Doğası gereği, e-posta yazılı bir mektup kadar resmi değildir. Ancak, e-posta yazarken daha resmi bir ton kullanmanız gereken zamanlar vardır. Alıcının kim olduğunu düşünün, ardından doğru selamlamayı seçin. Bundan sonra bir selamlama formatı düşünebilir ve bir açılış cümlesi yazabilirsiniz.
Adım
Bölüm 1/3: Alıcıları Düşünme
Adım 1. Ne kadar resmi olmanız gerektiğine karar verin
"Resmi" bir e-posta yazsanız bile, formalite düzeyi onu alan kişiye bağlıdır. Örneğin, bir öğretim görevlisine gönderilen bir e-postanın formalite düzeyi, bir iş başvurusu için gönderilen bir e-posta ile aynı değildir.
İlk temasta, güvende olmak için daha resmi bir ton kullanın
Adım 2. Alıcının adını bulun
Tanımadığınız alıcıları bulmak için biraz araştırma yapın. Resmi bir teknik kullansanız bile, adı bilmek selamlamayı daha kişisel hale getirecektir.
Adım 3. Alıcı örneğini izleyin
Alıcı önce size e-posta gönderirse, kullandığı selamlamayı kopyalayabilirsiniz. Örneğin, "Merhaba" ve adınızı kullanıyorsa, "Merhaba" ve adını kullanarak aynı tarzda cevap verebilirsiniz.
Bölüm 2/3: Selamlaşmayı Seçme
Adım 1. "Sevgili" kullanın
Selamlar "Sevgili." (ardından alıcının adı gelir) bir nedenle çok yaygın olarak kullanılır. Bu selamlama zorba olmadan resmi ve o kadar tanıdık ki fazla dikkat çekmiyor ve sorun değil. Yersiz olduğu için göze çarpan bir selamlama istemezsiniz.
2. Adım. Alıcının adını bilmiyorsanız “Saygılarımızla” deneyin
Bu selamlama, özellikle alıcının adını bilmiyorsanız, iş e-postalarında kullanılan nispeten resmidir. Ancak, mümkünse önce isme bakmak iyi bir fikirdir.
E-posta çok resmiyse ve alıcının adını bilmiyorsanız “Kimin İçin Endişe Edebilir” seçeneğini de kullanabilirsiniz. Ancak bu selamlama kişisel olmadığı için bazen insanları gücendirir
Adım 3. Daha az resmi bir e-postada “Merhaba” veya “Merhaba” düşünün
E-postalar genel olarak mektuplardan daha az resmi görünme eğilimindedir. Bu nedenle, oldukça resmi bir e-postada "Merhaba" gibi bir selamlama kullanabilirsiniz. Örneğin, özellikle aşina olduğunuz bir öğretim görevlisine e-posta yazıyorsanız, yine de merhaba demek uygun olur.
Adım 4. “Hey” kullanmayın
Yarı resmi e-postalarda "Merhaba" kabul edilebilirken, "Hey" farklı bir hikaye. Bu selamlama, doğrudan konuşmada bile çok rahattır. Bu yüzden bundan kaçınmalısınız. Patronunuzu iyi tanıyor olsanız bile, ona gönderilen e-postalarda "Hey" kullanmaktan kaçının.
Adım 5. Gerekirse ad yerine başlık kullanın
Bazen birine bir e-posta yazdığınızda, yalnızca şirket veya kuruluştaki konumlarını bilirsiniz. Bu durumda, "Sevgili" gibi ad yerine sadece başlığı kullanın. İK Müdürü, “Sevgili. İşe Alım Komitesi” veya “Sevgili. Profesör".
Adım 6. E-postayı daha resmi hale getirmek için bir selamlama ekleyin
Mümkünse “Efendim”, “Baba”, “Anne”, “Dr.” ekleyin. veya daha resmi bir izlenim için alıcının adından önce “Profesör”. Ayrıca, sadece adınızı değil, soyadınızı veya tam adınızı kullanın.
Bölüm 3/3: Bir E-posta Oluşturun ve Başlatın
Adım 1. Selamlamayı ilk satıra yerleştirin
En üst satırda, seçtiğiniz karşılama mesajı ve ardından alıcının adı yer alır. Mümkünse “Bay”, “Anne” veya “Dr.” gibi bir unvan veya unvan kullanın, ardından adınızı ve soyadınızı ekleyin.
Adım 2. Virgül kullanın
Genellikle selamlamadan sonra virgül kullanmalısınız. Resmi bir mektupta iki nokta üst üste kullanabilirsiniz, ancak bu genellikle bir e-posta için fazla resmidir. Virgül yeterli olacaktır, ancak bir e-postada açılış mektubu yazıyorsanız iki nokta üst üste kullanabilirsiniz.
Adım 3. Bir sonraki satıra geçin
Salam'ın en üstte kendi yeri var. Bundan sonra, bir sonraki satıra devam etmek için Enter tuşuna basın. Yeni paragraflar için cümleleri girintilemek yerine boşluk kullanıyorsanız, selamlama ile ilk paragraf arasına boş bir satır koyun.
Adım 4. Gerekirse kendinizi açılış cümlesiyle tanıtın
İlk e-posta için, alıcıyı gerçek hayatta tanıyor olsanız bile kendinizi tanıtın. Kişisel bilgiler sağlayarak, alıcıların e-postanızı okuması teşvik edilecektir.
- Örneğin, "Benim adım Jessica Hartono ve ABC Şirketi'nde pazarlama müdürüyüm." Ayrıca alıcıya kendinizi "Benim adım Rama Susanto ve pazarlama dersinizi alıyorum (Pazarlama 101 her Salı ve Perşembe öğleden sonra)" gibi tanıtabilirsiniz.
- Alıcıyı zaten tanıyorsanız ve ona e-posta gönderdiyseniz, ilk cümleyi selamlama olarak kullanmaktan çekinmeyin. Örneğin, “Bu kadar hızlı cevap için teşekkür ederim” veya “Size sağlık diliyorum”.
Adım 5. E-postanın gövdesini yazın
Çoğu resmi e-posta, konunun özüne iner. Bu, birinci ve ikinci cümlelerin alıcıya neden yazdığınızı ele alması gerektiği anlamına gelir. Unutmayın, hedefiniz hakkında mümkün olduğunca kısa olun.
