Hayatta, sürenin uzatılmasını istemenizi gerektiren birçok olay vardır. Belki ödev yapmak için zamana ihtiyacın var ya da iş projelerini zamanında bitirmekte zorlanıyorsun. Böyle zamanlarda etkili ve uygun bir şekilde süre uzatımı talep eden bir mektup yazabilmelisiniz. İsteğinizi düşünün, örneğin ne kadar zamana ihtiyacınız var ve neden? Ardından mektubu resmi bir üslupla yazın ve sizi sakinleştirmek için bir izleyici ile gönderin.
Adım
Yöntem 1/3: Mektubun İçeriğini Derleme
Adım 1. Mümkün olan en kısa sürede yazın
Bir uzatmaya ihtiyacınız olduğunu anladıktan sonra, hemen bir mektup hazırlayın. Durumunuza karar vermesi için alıcıya mümkün olduğunca fazla zaman vermelisiniz. Ayrıca bir program ayarlaması istemenize rağmen hazır görünmeniz gerekir.
Adım 2. Ne kadar fazladan zamana ihtiyacınız olduğunu belirleyin
Tüm faktörleri göz önünde bulundurun ve gerçekçi bir istekte bulunun. İstenen süre çok kısaysa daha sonra uzatma talebinde bulunmanız gerekebilir. Mümkün olduğunda, son tarihler kaçırılmamalıdır. Bu nedenle, hesaplamalarınızın biraz abartılı olması en iyisidir.
- Duruma göre bu mektubu müzakerelerin bir parçası olarak değerlendirmek isteyebilirsiniz. Bu durumda, daha fazla zaman istemek iyi bir fikirdir, böylece hala uzlaşma ve orta bir yol bulmak için yer kalır.
- Mevcut ilerlemenize ve henüz tamamlanmamış olan bölüme göre hızınızı ölçün. Örneğin, üç aydır bir danışmanlık projesi üzerinde çalışıyorsanız, hala ne kadar işin bitmemiş olduğunu tahmin edebilmelisiniz.
- Mektubun alıcısının da bir zaman sınırı olabileceğini unutmayın. Belki de artık geri çekilmesi gereken bir son teslim tarihleri vardır. Örneğin, öğretim görevlileri genellikle fakülteye yarıyıl ortası notları vermek zorundadır ve öğrenci ödevlerinin teslimini son tarihe göre planlamalıdır.
Adım 3. Kuralları bilin
Bir ayarlama istemeden önce kesin son tarihi bilin. Mevcut durumu bilmeden ek süre isteyerek zamanınızı yönetemeyeceğiniz izlenimi vermeyin. Örneğin, bazı devlet kurumları, ilk temastan sonraki 24 saat içinde bir talep göndermenizi ister. Karşılayamıyorsanız, programın çok sıkı olduğunu söyleyebilirsiniz.
Adım 4. Makul bir açıklama ekleyin
Mektubu hazırlamak için zaman ayırıyorsunuz ve alıcı da okumak için zaman ayırıyor. Öyleyse bu mektubu anlamlı hale getirin. Gerçek nedeninizi düşünün ve bunu alıcıya dürüstçe iletin. Yalan söylemeyin ya da sebepleri abartmayın çünkü kendinizi kaybedersiniz.
- İyi bir neden ileri sürülebilir, kapsamlı ve dikkatli çalışma arzusudur. Örneğin, çok sayıda kişinin güvenliğini etkileyen bir projeyi tamamlıyorsanız, bunu açıklamanızda belirtmeniz size fayda sağlayacaktır.
- Birkaç neden varsa, en iyisini seçin. Örneğin, bir iş teklifini ertelerseniz, taşınma maliyetleri konusunda ek araştırma yapmak istediğinizi söyleyin (bu doğruysa), başka bir teklif beklediğinizi de söylemeyin.
Adım 5. Seçili bazı ayrıntıları sağlayın
Ayrıntılar, özgünlük ve yazma becerisi kazandıracaktır. Bu, özellikle hükümete veya kişisel olarak hiç tanışmadığınız bir grup insana yazıyorsanız önemlidir.
- Örneğin, büyükbabanız kolej ödevinin son teslim tarihinden iki gün önce öldüyse, olayı sadece bir "acil durum" olarak değil, bir "aile acil durumu" olarak tanımlamak isteyebilirsiniz. Ayrıca büyükbabanızın gidişinden ve eve dönüş yolculuğunuzla ilgili bazı bilgilerden de bahsetmeniz gerekecek.
- Bir istek göndermeden önce belgeleri hazırlayın. Özellikle hükümet veya diğer resmi kurumlarla iş yapıyorsanız, önceki başvurunuzu veya istihdamınızı tanımlamanız gerekebilir. Bu noktaya kadar sürecin tüm adımlarını takip ettiğinizi göstermeniz davanıza fayda sağlayacaktır.
Adım 6. Olumlu bir stil ve içerik seçin
Hiç kimse şikayet içeren bir mektubu okumak istemez. Bunun yerine, olumsuz olayı hızlı bir şekilde tanımlayın ve seviyelendirin, ardından istediğiniz olumlu çözüme geçin. Örneğin, başlangıç maaş teklifinizin çok düşük olduğunu düşünüyorsanız, "Teklifinizi değerlendirmek için biraz zamana ihtiyacım var. Ancak, daha yüksek maaşın daha verimli çalışmamı sağladığını düşünüyorum" yazabilirsiniz.
Adım 7. Mektubu göndermeden önce araştırın
Mektubunuzu göndermeden önce tekrar okumak için birkaç dakikanızı ayırın. Yazım ve yazım hatalarını arayın. Bilgisayarda bir dilbilgisi ve yazım denetimi programı çalıştırın. Güvenilir arkadaşınızdan okumasını isteyin. Acele etmeyin veya bu adımı atlamayın, çünkü bir hata yaparsanız dikkatsiz görünürsünüz ve bu nihai sonucu etkileyebilir.
Yöntem 2/3: Resmi Mektup Yazma Kurallarına Uyma
Adım 1. Başlık bölümünü hazırlayın
Tarih sayfanın sağ üst köşesinde olmalıdır. Altına bir satır atlayın, ardından adresi de sağa hizalı olarak yazın. Ardından, başka bir satırı atlayın ve sola hizalı alıcının tam adresini yazın.
İstek e-posta ile gönderilirse, tarih ve adres bölümünü atlayabilir ve doğrudan karşılamaya gidebilirsiniz. Ancak, etkili ve net bir konu kullandığınızdan emin olun. Örneğin, bir öğretim görevlisine mektup gönderiyorsanız, "Andi Widodo'nun Cava Tarihi Belgesinin Uzatılması Talebi" konusunu yazın
Adım 2. Resmi ve eksiksiz bir selamlama kullanın
"Sevgili" ile başla. Ardından başlık ve isme göre takip edin. Örneğin, "Sevgili. Bay Baskoro" veya "Sevgili. Bayan Darmawati". Bazen, "Sevgili" gibi karmaşık bir başlık da kullanmanız gerekir. Profesör Abdurrahman" veya "Sevgili. Raden Wiraningrat".
- Alıcıyı gayri resmi olarak tanıyor olsanız bile, bu mektup hala resmi bir taleptir, bu nedenle stil ve içerik resmi olmalıdır. Örneğin, "Merhaba Don" yazmayın.
- Mektubunuzu alacak belirli bir kişiyi bulmaya çalışın. Aksi takdirde, mektubunuz bir biçim mektubu gibi görünecektir. Örneğin, "Sevgili. Raden Wiraningrat", "İlgilenene"den daha iyidir.
Adım 3. Kısa paragraf biçimlendirmesini kullanın
Mektubun gövdesi sadece 1-3 paragraftan oluşmalıdır. Çoğu durumda 1-2 satır ile açabilir, isteği 2-4 satır ile açıklayabilir ve 1-2 satır ile sonlandırabilirsiniz. En fazla üç tam paragraf geliştirmeniz gerekiyorsa, giriş, gövde ve sonucu ayırın.
Mektubu açmak için, "Ben Andi Widodo, her Pazartesi sabahı III-C numaralı odada Cava Tarihi dersinize katılan bir öğrenciyim" diyebilirsiniz. Bu, öğretim görevlisinin hafızasını uyandıracak ve kim olduğunuzu aramak zorunda kalmayacak
Adım 4. Sonuç kelimelerine dikkat edin
Sağlam sonuçların önemini gözden kaçırmayın. Vakanızı (tek satırda) yeniden ifade etmek için bu son cümleyi kullanın ve zaman ayırdığı için alıcıya teşekkür edin. “Zaman ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkür ederim” yazabilirsiniz.
- Mektubu isminizden önce resmi bir selamlama ile kapatın. Bazıları “Saygılarımızla”, “Saygılarımızla” veya “Tüm saygımla” şeklindedir.
- Belirli bir süre içinde bir yanıta ihtiyacınız varsa, bu bilgiyi sonuna ekleyin. Teşekkür satırına koyabilirsiniz. Örneğin, "İlginiz için teşekkürler ve gelecek hafta sizden haber almayı dört gözle bekliyorum." Bu bölümü yazarken alıcıya baskı yapıyor ya da peşinden koşuyormuş izlenimi vermemeye çalışın.
Adım 5. Tam adınızı ve imzanızı girin
“Saygılarımızla” selamının altında 3-4 satır boş bırakın. Ardından, tam adı sola hizalı olarak yazın. Orijinal imzayı eklemek için boş satırı kullanın. Bu mektup e-posta ile gönderilecekse, boş satırı silebilir ve sadece adı yazabilirsiniz.
Yöntem 3/3: Alıcılara Mektup Gönderme
Adım 1. Mektubunuzun bir kopyasını yapın veya kaydedin
Taslağı düzelttikten sonra ve göndermeden önce mektubun bir fotoğrafını çekin (PDF'ye aktarın), taslağı çevrimiçi kaydedin veya fotokopisini çekin. Mektubun tarihi ile aynı değilse, teslimat tarihini not etmeniz gerekebilir. Bu kopyayı kişisel dosyalarınız için güvenli bir yerde saklayın.
Adım 2. Standart nakliye ile gönderin
Mektubu postaneye götürün, katipe verin veya posta kutusuna koyun. Postanın alındığından emin olmak istiyorsanız, bir takip hizmeti isteyin.
Mektup postayla gönderilecekse, iyi mürekkeple yüksek kaliteli bir yazıcıda yazdırıldığından emin olun. El yazısı istek mektupları genellikle kabul edilmez
Adım 3. E-posta ile gönderin
Fazla zaman almadığı ve çok güvenilir olduğu için bu muhtemelen bir istek göndermenin en iyi yoludur. Alıcının e-posta adresinin doğru olduğundan emin olun ve ilgiliyse kimlik numaranızı konuya ekleyin.
- Alıcı, e-postayı gönderdiğiniz günü ve saati görebilir. Gece geç saatlerde sık sık e-posta gönderiyorsanız bunun farkında olun.
- E-postanızın kullandığınız adresle resmi olduğundan emin olun. Profesyonel görünümlü bir hesaptan gönderin. İş için uygun bir e-posta hesabı örneği "[email protected]" dur.
- Faks yoluyla bir mektup gönderiyorsanız, mektubunuzun başarıyla gönderildiğini ve alındığını belirten onay sayfasını beklediğinizden emin olun.
Adım 4. Mektup yerine telefonla talepte bulunun
Talebiniz acilse veya son dakikaya yaklaşıyorsa, telefonla yüz yüze sormak iyi bir fikir olabilir. Durum buysa, resmi bir tavır takın ve durumunuzu tutarlı bir şekilde ifade edin.
İpuçları
- Bir sayfa veya daha kısa bir mektup yazmaya çalışın. Bunun gibi bir mektup eksiksiz görünüyor, ancak okunması kolay.
- Alıcının bir onay mektubu gibi bir yanıt gönderip göndermeyeceğini bilin.
Uyarı
- Gerçekçi bir şey için söz verin. Fazladan zamanınızın ek görevlere harcanmasına izin vermeyin.
- Bu uzantıdan en iyi şekilde yararlanın. Tekrar uzatma istemenize izin vermeyin.
- Gerekli tüm biçimleri eklediğinizden emin olun. Bazı kuruluşlar, tanımladıkları bir harf biçimini kullanmanızı gerektirir.
