Yazılı politikalar ve prosedürler, kuruluşun yönergelerini, kurallarını, odağını ve ilkelerini ana hatlarıyla belirtir. Genel olarak, politikalar ve prosedürler, çalışanlar için oluşturulan kılavuzlarda yer alır. İş politikaları ve prosedürlerinin nasıl yazılacağı, şirketin hedeflerine bağlıdır.
Adım
Bölüm 1/5: Anahat İş Hedefleri
Adım 1. Hedeflerin bir listesini yapın
Bir yönetici veya işletme sahibi olarak şirketin hedeflerini bilirsiniz. Satış hedefleri, çalışan ve yönetim hedefleri ve önümüzdeki birkaç yıl içinde olmayı beklediğiniz iş pozisyonu gibi şeyleri düşünün.
- Yalnızca spesifik değil, aynı zamanda ulaşılabilir ve uğraşmaya değer hedefler belirlemeye çalışın. Örneğin, ulaşılabilecek finansal hedefler belirleyin ve belirleyeceğiniz politika ve prosedürleri izleyerek elde edilebilecek çalışan performansı için hedefler belirleyin.
- Hedeflerinizi belirledikten sonra, bir işletme sahibi veya yöneticisi olarak taahhütte bulunmaya hazır olduğunuzdan emin olun. Hedeflerin belirlenmesi, politika ve prosedürlerin geliştirilmesinde önemli bir ilk adımdır. O zaman, uymak daha az önemli değildir.
Adım 2. İşlerin ve prosedürlerin bir listesini yazın
İşletmenizdeki günlük olayları ve görevleri düşünün. İşin sorunsuz yürümesi için her gün tamamlanması gereken her işi yazın.
Aşağıdakileri göz önünde bulundurun: Hangi görevler resmi açıklama veya yönlendirme gerektirir? Hangi prosedürler tutarlı bir şekilde aynı şekilde yapılmalıdır? Çok fazla talimat gerektirmeyen manuel işlere odaklanmak yerine, daha büyük görevlere odaklanın
Adım 3. Olası sorunları ve çözümleri listeleyin
Her şeyin yolunda gitmesini ve çalışanların ve yöneticilerin performans standartlarına sahip olmasını sağlamak için politikalar oluşturulur. Bir politikanın yokluğunda ortaya çıkabilecek sorunları düşünün. Bu şekilde, ihtiyacınız olan politikaları düşünebilirsiniz.
Olası bir sorunu düşünürken, sorunun nasıl çözüleceğine veya düzeltileceğine dair hızlı bir genel bakış arayın. Finans, çalışanlar ve müşteriler arasındaki etkileşimler ve çalışan davranış ve tutumları gibi günlük iş faaliyetleriyle ilgili sorunları düşünün
Bölüm 2/5: İş Politikaları Yazma
Adım 1. Politika kategorilerini listeleyin
Politikayla çözülmesi gereken çeşitli olası sorunları değerlendirdikten sonra, her birinin kategorileri üzerinde düşünün. Örneğin, güvenlik, zamanlama, davranış, ödeme, sosyal haklar, tatil veya izin ve ayrımcılık gibi kategorileri kullanın.
Daha sonra kılavuzu derlerken, kategorilere ayrılmış politikalar kılavuzu ve bölümlerini düzenlemenize yardımcı olacaktır. Kategoriler ayrıca neyin en önemli olduğuna karar vermenize yardımcı olur ve bunları daha ayrıntılı olarak ayırabilir
Adım 2. Her bir kategori altındaki çeşitli politikaları ayırmak için anahat biçimini kullanın
Şablon, her bir ilke veya kategorinin özelliklerini daha derinlemesine incelemenize ve ilerledikçe şartlar ve özellikler eklemenize olanak tanır. Her bölümü veya kategoriyi sıralamak için sayıları kullanın.
Kısa bir taslakla başlayın. Ardından, başlangıçtaki tüm fikirleri yazdıktan sonra, ana hatlara geri dönebilir ve değişiklik yaptıkça eklemeler yapabilir veya genişletebilirsiniz
Adım 3. Politika ihlallerinin uygun sonuçlarını düşünün
Politikalar, işletmelerin düzgün çalışmasını sağlar ve ayrıca çalışanların ve yönetimin uyması gereken standartlar olarak hizmet eder. Politikalar ayrıca politika sorunlarının veya ihlallerin nasıl ele alınacağını ana hatlarıyla belirten yazılı belgeler olarak da işlev görür. Bu, özellikle sorunu çözmek için eyleme ihtiyaç duyulduğunda ve gerektiğinde önemlidir.
Politikalar, resmi belgelere yazıldığında, çalışanların ve şirketin yasal hak ve yükümlülüklerini kapsayabilir. Politika, engelli kişilerin istihdam hakları, vergiler ve işyerinde ayrımcılık ve tacize ilişkin yasaklar hakkında bilgiler içerir. Bilgileri geçerli yasalara göre girdiğinizden emin olun
Adım 4. İşten çıkarılma konusunda net bir politika oluşturun
Bir politikayı ihlal ettiği için bir çalışanı işten çıkarmanız gerekiyorsa, çalışanın haksız yere kovulduğunu düşünmesi durumunda kanıt olarak kullanılacak olan bu yazılı politikadır. İşten çıkarılma kurallarını tartışmaya bir bölüm ayırdığınızdan emin olun.
Ayrıca bir işe alım politikası oluşturmalısınız. Örneğin, bir aday işe alınmadan önce geçmiş kontrolleri veya bir çalışan işe alındıktan sonra ve kalıcı bir çalışan olmadan önce bir deneme süresi. Net terimler oluşturduğunuzdan ve ana hatlarıyla belirttiğinizden emin olun
Adım 5. Net aktif bir dil kullanın
Tüm politikaları, yanlış yorumlanmayacak veya yanlış anlaşılmayacak şekilde net bir şekilde yazın. Başka bir yorum varsa, onu başka bir dilde yeniden yazmayı düşünün.
Örneğin, "Belli koşullar altında ek hastalık izni verilebilir" yazmayın. Bunun yerine, "Ek hastalık izni yalnızca görevli yöneticinin açık izniyle onaylanır" yazın
Bölüm 3/5: Yazma Prosedürleri
Adım 1. Hangi işlerin ayrıntılı prosedürler gerektirdiğini belirleyin
Tüm işler veya olaylar ayrıntılı talimatlar gerektirmez. Bordro veya zamanlama gibi tutarlı bir şekilde yapılması gereken görevlere veya prosedürlere öncelik verin.
Hangi prosedürlerin ayrıntı gerektirdiğine karar verirken aşağıdaki soruları göz önünde bulundurun: Prosedür uzun mu yoksa karmaşık mı? Uygulamada bir hata olursa sonuçları nelerdir? Son zamanlarda herhangi bir önemli değişiklik uygulandı mı? Bu prosedür önemli veya kapsamlı belgeler gerektiriyor mu? Çalışanların genellikle prosedürle kafası karışıyor mu?
Adım 2. Her prosedür için gereken bilgileri toplayın
Prosedürü özetlemeden önce, tüm adımları ve yönlerini bilmeniz gerekir. Çalışanların ortaya çıkan sorularını ve karşılaşmış olabileceğiniz sorunları göz önünde bulundurun.
Tüm bilgilere sahip olsanız bile, yine de prosedürün temellerine bağlı kalmanız gerekecektir. Okuyucuların veya çalışanların prosedürü anlamak ve yürütmek için neye ihtiyacı olduğunu düşünün
Adım 3. Açık bir prosedür yazmak için tüm bilgileri kullanın
Aktif dili kullanın. Uzun ve gereksiz kelimelerden kaçınmaya çalışın. Çalışanların bilmeyebileceği jargon dahil, anlaşılması zor bir dil kullanmadığınızdan emin olun.
Örneğin, "Personel yırtık bordro makbuzları mali dosyada tutulmalıdır" yazmak yerine, "Yırtık bordro makbuzlarının mali dosyada tutulması" ifadesini kullanın
Bölüm 4/5: Yasallığı Anlamak
Adım 1. Ayrımcılıkla mücadele politikası hakkında bir bölüm girin
Tüm işletme sahipleri, hükümet tarafından belirlenen ayrımcılıkla mücadele politikalarına uymalıdır. Politikayla ilgili bilgileri ve tüm çalışanların buna uyması beklentilerini eklediğinizden emin olun.
Politikada, engelliler için çalışma hakkı yasası ve taciz politikasının yanı sıra eşit istihdam fırsatlarına ilişkin bilgiler de yer almalıdır
Adım 2. Politikanızın yasal olduğundan emin olun
Hazırlanan tüm politikaların adil ve yasalara uygun olduğundan emin olmalısınız. Politikanızın yürürlükteki yasalara uygun olup olmadığını öğrenmek için kullanabileceğiniz birçok kaynak vardır.
Ayrıca hukuk danışmanından, hazırladığınız politikaları çalışanlara uygulamadan önce incelemesini isteyebilirsiniz. Bir işletme sahibi olarak, düzenli olarak danışabileceğiniz bir hukuk danışmanına sahip olmak çok faydalıdır
Adım 3. Çalışanlardan taslak politika ve prosedürleri imzalamalarını isteyin
Yeni çalışanlardan politika ve prosedür belgelerini kabul etmeleri ve imzalamaları istenmeli ve referans olması için bir kopyası kendilerine verilmelidir. Ayrıca, herhangi bir değişiklik tüm çalışanlar tarafından yeniden imzalanmalıdır. Bu, gelecekte her iki tarafça yapılacak herhangi bir yasal işlem olması durumunda hepsinin politikaya bağlı olmasını sağlamak içindir.
Küçükler yasal olarak sözleşme yapamazlar. 18 yaşından küçük çalışanları işe alırsanız, ebeveyn veya vasi sözleşmeyi yasal olarak feshedebileceğinden, sözleşme yapmak için bir vasiden yazılı izin aldıklarından emin olun
Bölüm 5/5: Kılavuzun Derlenmesi
Adım 1. Bilgileri mantıksal bir sıraya göre düzenleyin
Daha büyük noktalarla başlayın, ardından daha küçük olanlarla devam edin. Örneğin, ücret kategorisiyle başlamak yerine, kılavuza işe alma süreci veya uygunluk kategorisi ile başlayın.
- Daha önce ana hatlarıyla belirttiğiniz gibi, şirketin hedeflerinin açıklamasını içeren bir kılavuz açmayı düşünün. El kitabını, çalışanların şirketten neler bekleyebileceğini ve şirketin çalışanlardan neler beklediğini özetleyen net, birleşik bir veya iki paragraf yazın.
- Kılavuzda alt kategoriler oluşturmak için anahattı kullanın. İşiniz bittiğinde bir içindekiler tablosu yapın, böylece her bilgi parçasının bulunması kolay olur.
Adım 2. Bir resim, çizelge veya diyagram kullanın
Daha görsel olan insanlar vardır, bu nedenle kılavuzdaki diyagramlar, çizelgeler veya resimler farklı türdeki çalışanların kavramları anlamasına yardımcı olabilir. Görüntüler, prosedürleri ve politikaları basitleştirebilir.
Örneğin, çeşitli başlıkları ve görevlerini listeleyen bir çizelge veya tablo oluşturabilirsiniz. Ayrıca, gerektiğinde çalışanların referans olarak kullanabileceği bir soru ve cevap tablosunu da kullanabilirsiniz
Adım 3. Tüm çalışanların kolayca erişebileceği kılavuzlar sağlayın
İdeal olarak, yeni çalışanlar işe alındığında kılavuzun bir kopyasını alır ve bir revizyon olduğunda eski çalışanlar yeni bir kopya alır. Tüm çalışanların, kılavuzda belirtilen tüm noktaları anladıklarını ve kabul ettiklerini belirten bir sözleşme imzalamasını düşünün.
