Genellikle kişisel ve gayri resmi amaçlar için kullanıldığından, resmi bir e-posta yazmak göz korkutucu olabilir. Ancak, bir öğretmene, patrona, iş ortağına, devlet kurumuna veya formaliteye ihtiyacı olan başka bir kişiye resmi bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, bu basit yönergeleri izlemeniz yeterlidir. Fikrinizi kısa ve net bir şekilde iletin ve yazı, stil ve resmi mektup formatı kurallarına uyun. Son olarak, göndermeden önce e-postanızı kontrol edin ve düzeltin.
Adım
Yöntem 1/3: E-postayı Biçimlendirme
Adım 1. Profesyonel bir e-posta adresi kullanın
İdeal olarak, e-posta adresi bir kullanıcı adı veya takma ad değil, gerçek adınızın bir çeşitlemesidir. Mümkünse sayı veya diğer harfler olmadan nokta, tire veya alt çizgi kullanın.
Örneğin [email protected] profesyonelce görünmüyor. Bu arada [email protected] adresini kullanmanız daha uygun olacaktır
Adım 2. Profesyonel bir yazı tipi kullanın
Günümüzde çoğu e-posta hizmeti, çeşitli yazı tiplerinde ve metinlerde yazmanıza olanak tanır. Ancak resmi e-postalar için Times New Roman ve Arial gibi resmi yazı tiplerine bağlı kalmak en iyisidir. Comic Sans veya Old English gibi dekoratif yazı tiplerinden kaçının. Ek olarak:
- E-postanızı 12 boyutu gibi okunması kolay bir yazı tipiyle yazın.
- E-postanın içeriğine ve amacına uygun olmadığı sürece italik, kalın veya çok renkli yazı tipleri gibi özel yazılardan kaçının.
- E-postayı tamamen büyük harflerle yazmayın. Böyle yazmak, alıcıya bağırıyormuş gibi görünmenize neden olur.
Adım 3. E-postaya kısa ve net bir başlık (konu) verin
Başlıkta e-postanın içeriğiyle ilgili birkaç anahtar kelime kullanın. Bu, alıcının e-postanızı görmezden gelmesini önlemeye yardımcı olacaktır. Başlıksız veya belirsiz bir başlık kullanılarak gönderilen e-postalar alıcı için önemsiz görünecektir.
- "Hızlı Sorular", "Sizinle İletişime Geçmek" veya "Önemli Konular" gibi e-posta başlıkları alıcıya belirsiz görünecektir.
- Bu arada, "12 Mart için Program, Misafir Listesi, Öğle Yemeği Daveti ve Toplantı Özeti" e-posta başlığı çok uzun görünebilir ve aynı anda birden fazla konu içerebilir.
- Öte yandan, "Yürüyen Merdiven Hasarı Hakkında 12 Mart Toplantısı" e-postasının başlığı oldukça kısa ve net. Bu başlık, alıcıya ana konuya genel bir bakışın yanı sıra net bir tarih verebilir.
Yöntem 2/3: İçerik Yazma
Adım 1. Uygun bir selamlama kullanın
Her zaman bir selamlama ile resmi bir e-posta başlatın. Alıcının adını doğrudan yazabilirsiniz (eğer biliyorsanız). Alıcının adını, unvanı veya unvanıyla tamamlayın (Bay, Bayan, Dr., vb.). Dilerseniz alıcının adının ve unvanının önüne "Sevgili" de yazabilirsiniz.
- E-postanın alıcısının adını bilmiyorsanız, "Sayın Bay/Bayan" veya "İlgili taraflara" yazmanız yeterlidir.
- "Merhaba" veya "Merhaba" veya diğer resmi olmayan selamları kullanmayın.
Adım 2. İlk paragrafta kendinizi tanıtın (gerekirse)
Yeni bir müşteri, insan kaynakları yöneticisi veya devlet memuru gibi daha önce hiç iletişim kurmadığınız birine yazıyorsanız, kendinizi tanıtın ve neden e-posta gönderdiğinizi açıklayın. Bunu e-postanızın ilk veya ikinci cümlesine yazın.
Örneğin, bir iş başvurusunu e-postayla gönderirken, "Benim adım Maria Isabella. JobXYZ.com web sitesinde ilan edilen bir yönetici asistanı olarak işe başvurmak için sizinle iletişime geçtim" yazabilirsiniz
Adım 3. En önemli bilgilere öncelik verin
Kendinizi tanıttıktan ve e-postayı göndermekteki asıl amacınızı belirttikten sonra, e-postanın gövdesine geçebilirsiniz. En önemli bilgileri en üstte listeleyin. Bu şekilde, alıcının zamanını daha çok takdir edecek ve e-postanın amacını daha net hale getireceksiniz.
Örneğin, bir devlet görevlisine e-posta yazarken şöyle başlayabilirsiniz: "Benim adım Maria Isabella. E-posta adresinizi Salatiga Şehir Mahkemesi'nin resmi web sitesinden aldım. Bu mektubu davaya itirazımı ifade etmek için gönderiyorum. 29 Şubat 2015'te aldığım bilet."
Adım 4. Mektubun amacına doğrudan ulaşın
Resmi bir mektupta, amacınızı doğrudan ifade edebilirsiniz. Küçük konuşmalar yalnızca okuyucunun kafasını karıştıracak ve onlardan neye ihtiyacınız olduğunu veya neye ihtiyacınız olduğunu anlamasını zorlaştıracaktır.
- Örneğin, kampüste bir profesöre mektup yazarken, dönüp dolaşıp şöyle şeyler yazmanıza gerek yok: "Ben Maria Isabella. Beni tanıyor musunuz? Kimya 221 şu anda benim en sevdiğim ders çünkü sizin öğretim materyalleri çok iyi organize edilmiş. Bu nedenle, neyin test edileceğini her zaman takip edebiliyorum ve biliyorum. Sınavla ilgili olarak, yaklaşan sınavı hatırlatıyorum."
- Öte yandan, böyle bir e-posta yazmak, "Ben Maria Isabella. Ben Kimya 221 alan bir öğrenciyim ve size olası bir sınav takvimi çakışmasından bahsetmek istedim."
Adım 5. Kısa bir e-posta yazın
Belirli bir uzunluk sınırı olmasa da, bir dizüstü bilgisayar veya bilgisayar ekranı kadar uzun bir e-posta oluşturmak iyi bir fikirdir.
E-postanız yeterince uzunsa, birkaç kısa paragrafa bölün. Girintili yazmak yerine her paragraf arasında boş bir satır bırakın
Adım 6. Resmi dili kullanın
Resmi e-postalar profesyonel amaçlar için yapıldığından, iyi bir izlenim bırakmanız gerekir. Tam cümleler ve kibar ifadeler kullanın. Aşağıdakilerden kaçının:
- Argo
- Gereksiz kısaltmalar
- İfadelerin ve emojilerin kullanımı
- saygısız sözler
- Şaka
Adım 7. Uygun bir kapanış selamlaması kullanın
Açılış selamları gibi, resmi mektuplarda kullanılabilecek birkaç selamlama kapatma seçeneği vardır. Tam adınızı ve unvanınızı ve varsa diğer unvanları (varsa) eklediğinizden emin olun. Kullanılabilecek kapanış selamlarına örnekler:
- "Saygılarımla,"
- "Saygılarımla,"
- "Teşekkürler,"
- "Selamlar,"
- "Senin öğrencin,"
Yöntem 3/3: Mektup Göndermeye Hazırlanma
Adım 1. Gerekli ekleri ekleyin
Bir ek eklemeniz gerekiyorsa, onu okuyan kişilerin görebilmesi için e-postanın gövdesine eklediğinizden emin olun. Eklerin sayısını ve dosya boyutlarını sınırlamaya çalışın ve yaygın ve yaygın olarak kullanılan dosya türlerini kullanın.
Örneğin, "Özgeçmişim ve portföyümün bir PDF kopyasını ekliyorum" gibi bir bildirim ekleyin
Adım 2. E-postanın içeriğini, yazımını ve dil bilgisini iyileştirin
Yazım ve dil bilgisi hatalarınızı tespit etmek için yalnızca e-posta hizmetlerine güvenmeyin. E-postanızı yüksek sesle okuyun veya birisinin kontrol edip düzeltmesini sağlayın. Bu şekilde yazım hatalarını ve anlaşılmayan cümleleri kolayca bulabilirsiniz.
Adım 3. E-postanızın hassas bilgiler içermediğinden emin olun
E-postanın güvenli bir iletişim yolu olmadığını daima unutmayın. E-posta sunucularının saldırıya uğrayabileceğini veya alıcının kasıtlı veya kasıtsız olarak ifşa etmek istemediğiniz bilgileri paylaşabileceğini unutmayın.
