E-posta yazmak aslında oldukça basittir ancak dikkat etmeniz gereken genel bir format vardır. Ayrıca, resmi ve gayri resmi e-postalar arasındaki farkı bilin. İşte bilmeniz gereken şeyler.
Adım
Yöntem 1/5: Temel E-posta Gönderme Adımları
Adım 1. Bir e-posta adresi oluşturun
Henüz bir e-posta adresiniz yoksa, devam etmeden önce bir e-posta servis sağlayıcısına kaydolmanız gerekir. Neyse ki, birçok ücretsiz web tabanlı e-posta hizmeti, herhangi bir para harcamadan bir e-posta adresi almanızı sağlar. En popüler web e-posta hizmetlerinden bazıları şunlardır:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo e
2. Adım. "Oluştur" veya "Yeni" ye tıklayın
"Bir e-posta oluşturmadan önce, oluşturmak için yeni, boş bir posta kutusu açmanız gerekecek. Posta kutusunu açmanın yolu, kullandığınız hizmete bağlı olarak değişir, ancak genellikle sayfanın üst kısmına yakın bir yerde bir düğme bulunur. "Oluştur", "Yeni" veya "Yeni İleti" gibi bir etiket.
Nasıl yeni bir mesaj oluşturacağınızı bilmiyorsanız, nasıl yapılacağını ayrıntılı olarak öğrenmek için e-posta hizmetinizin destek sayfasına bakın
Adım 3. Alıcının e-posta adresini yazın
E-posta adresinizi yazmanıza gerek yoktur, ancak e-postanızı alacak kişinin e-posta adresini yazmalısınız.
- Genellikle, birden çok e-posta adresini ayırmak için bir boşluk kullanabilirsiniz, ancak bazı hizmetler, birden çok e-posta adresini virgül veya başka bir noktalama işaretiyle ayırmanızı gerektirir. Kullandığınız hizmet bu noktalama işaretlerinin kullanılmasını gerektiriyorsa, hizmet sağlayıcının yol göstermesi gerekir.
- "Kime:" alanına birincil alıcının e-posta adresini girin. Birincil alıcı genellikle mesajın gönderildiği veya e-postanın gövdesinde atıfta bulunulan kişidir.
- "CC:" alanına başka bir e-posta adresi yazın. Bu sütun "kopyala" sütunudur. E-posta özellikle kopyanın alıcısına yönelik değilse, ancak bilmesi gereken şeyler varsa, alıcılar genellikle kopya alanına girilir.
- E-posta adreslerini gizlemek için "BCC:" alanını kullanın. Alıcıların bir e-postanın kime yönlendirildiğini görmesini istemiyorsanız, "kör kopya" alanına alıcının adresini yazın.
Adım 4. Bilgilendirici bir başlık yazın
Her e-posta hizmeti, e-postanızın başlığını/konusunu “Konu” kutusuna yazmanıza izin verir.
-
E-postanızın başlığı kısa olmalı, ancak alıcıya e-postanın içeriği hakkında bir fikir vermelidir.
- Örneğin, bir arkadaşınıza gönderilen resmi olmayan bir e-postanın başlığı "Nasılsın?" olabilir, ancak bir ödevi e-postayla gönderdiyseniz, e-postanın başlığı "Matematik Ödevi" olabilir.
- Öğretim üyelerine veya amirlere sorulan soruların başlığı da "Sorular …" şeklinde olabilir, ardından sorduğunuz konunun açıklamasını içeren kısa bir etiket takip edebilir.
- Adsız iletilerin alıcıların "(konu yok)" etiketli gelen kutularında görüneceğini unutmayın.
Adım 5. E-postanızın gövdesini yazın
E-postanın gövdesi, başlık alanının altındaki büyük metin kutusuna yazılmalıdır.
- Bir e-posta genellikle bir karşılama, mesaj ve kapanış içermelidir.
- E-posta hızlı iletişim için tasarlandığından, genellikle e-postanızın çok uzun olmadığından emin olmalısınız.
Adım 6. "Gönder" düğmesine basın
E-postayı oluşturmayı bitirdikten sonra, herhangi bir dil bilgisi veya yazım hatası yapmadığınızdan ve mesajın ele almak istediğiniz konuyu gündeme getirdiğinden emin olmak için e-postayı tekrar okuyun. E-postanız gönderilmeye hazır olduğunda, e-postayı alıcıya göndermek için mesaj kutusundaki "Gönder"i tıklayın.
Yöntem 2/5: Resmi Olmayan Bir E-posta Yazma
Adım 1. Resmi olmayan e-postaları ne zaman göndereceğinizi bilin
Resmi olmayan e-postalar, arkadaşlarınız, aileniz ve ortaklarınız dahil olmak üzere değer verdiğiniz kişilere gönderilmelidir. E-postanız resmi değilse ve iyi tanıdığınız birine gönderiyorsanız, gayri resmi bir e-posta gönderebilirsiniz.
Arkadaşlarınıza veya ailenize resmi bir e-posta göndermenin tek iyi zamanı, bağış talebi veya reklam gibi resmi bir tonda bir grup mesajı gönderdiğiniz zamandır. E-posta size çok yakın olmayan kişilere de gönderileceğinden, bu kişileri memnun etmek için tonu ayarlamanız gerekecektir
Adım 2. Resmi olmayan bir başlık yazın
Başlık yazmak zorunda değilsiniz, ancak e-postanıza bir başlık vermelisiniz. Kısa, öz ve samimi bir başlık yazın.
- Örneğin, eski bir arkadaşınıza e-posta yazıyorsanız, sizi güldüren bir başlık veya "Uzun zamandır görüşmüyoruz!" gibi basit bir başlık kullanabilirsiniz.
- Belirli bir amacı olan bir e-posta yazıyorsanız, amacınızı yazın. Örneğin, bir buluşma hakkında bir e-posta yazıyorsanız, e-postanıza etkinlikten bahseden bir başlık koyun.
Adım 3. E-postada alıcının adını belirtmeyi düşünün
Gayri resmi e-postalar için bu kesinlikle gerekli değildir, ancak yine de bir mesaj başlatmanın kibar bir yolu olabilir.
-
Karşılamanız, alıcının adı kadar basit olabilir:
Bob,
-
Ayrıca arkadaşça bir selamlama da ekleyebilirsiniz:
- "Merhaba Bob!"
- "Bay Bob"
- "Günaydın Bob!"
Adım 4. E-postayı net bir şekilde yazın, ancak resmi olmayan bir dil kullanın
E-postanızın içeriği kolay anlaşılır olmalı, ancak resmi olmayan bir konuşma tonunda olmalıdır.
- E-postayı okuyun ve kendinize sorun, bu e-posta şahsen konuşsaydım söyleyeceğim şeye benziyor mu? Cevabınız evet ise, resmi olmayan e-postalar için doğru tonu buldunuz.
- Kısaltmalar kullanın. Kısaltmalar resmi yazının bir parçası değildir. ancak günlük konuşmalarda yaygın olarak kullanılır. Bu nedenle, kısaltma resmi olmayan e-postalar için uygundur.
- İsterseniz argo kullanın. "Teşekkür ederim" için "thx" gibi İnternet argosu kullanabilirsiniz. "Yolda dikkatli olun" için "Titi DJ", "katılıyorum" için "s7" vb.
- Ayrıca gerekirse ifadeleri kullanın:).
Adım 5. E-postanın sonuna adınızı yazmayı düşünün
Bir selamlama, kapatma veya imza gayri resmi e-postalar için gerçekten gerekli olmadığı gibi, bir mesajı kapatmanın iyi bir yolu olabilirler.
-
E-posta kapanışınız yalnızca bir ad olabilir:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Ayrıca e-posta kapanışlarıyla biraz yaratıcı olabilirsiniz:
- "Bu uzun zaman önceydi! Jen."
- "Bu e-posta otomatik olarak silinecek. 3…2…1…"
Yöntem 3/5: Resmi E-posta Yazma
Adım 1. Resmi bir e-posta gönderme zamanının geldiğini bilin
Patronlar, iş arkadaşları, müşteriler ve müşteriler, eğitmenler ve topluluk/politik liderler gibi iyi tanımadığınız kişilere mesaj yazarken resmi bir e-posta kullanmalısınız.
-
Yukarıdaki kişilere e-posta yazdığınızda, o kişiyle bir ilişkiniz olduğunda resmi bir e-postanın gereksiz olduğunu düşünebileceğinizi unutmayın. Resmi bir e-posta çok sert geldiğinde, "yarı resmi" bir e-posta yazın.
- Yarı resmi e-postalarda tarzınız biraz daha rahat olabilir, ancak yine de internet argosu kullanmanıza izin verilmez.
- Yarı resmi e-postalara yine de bir imza eklemelisiniz, ancak tüm iletişim bilgilerinizi adınızın altında vermeniz gerekmez.
Adım 2. Bilgilendirici bir başlık yazın
E-posta başlığınız kısa ama doğru olmalıdır. Doğrudan dile getirdiğiniz konuya gidin.
-
Örneğin:
- Profesörünüze bir kompozisyon ödevi hakkında e-posta gönderirken, "Deneme soruları" yazın.
- İlandan bildiğiniz bir işe başvurduğunuzda "Yönetim Pozisyonu Başvurusu (İlandan)" yazınız.
- Müşteri hizmetlerinden yardım isteyen veya teknik bir sorunu bildiren bir e-posta yazıyorsanız, "Bölüm #000000 ile İlgili Sorun" yazın.
Adım 3. Resmi bir selamlama yazın
Resmi selamlama, "Sevgili/Sevgili" ifadesini ve ardından alıcının adını içermelidir. Alıcının soyadını ve uygun unvanını kullanın, ardından selamlamayı bir nokta ile bitirin.
-
Örneğin:
- "Sayın Bay Smith"
- "Sevgili Bayan Jones"
- "Sevgili Dr Evans"
Adım 4. E-postanın içeriğinin hedeflenen ve doğru olduğundan emin olun
Birkaç paragraftan uzun olmadığından ve içeriğin gerçekten e-postanın konusunu kapsaması amaçlandığından emin olun. Resmi bir dil kullanın ve yazım ve dil bilginizin doğru olduğundan emin olun.
- Kısaltmalar kullanmaktan kaçının.
- İnternet argosu veya ifadeleri kullanmayın.
Adım 5. Uygun bir kapanış selamlaması kullanın
En yaygın kapanış selamlaması "Selamlar"dır, ancak kullanabileceğiniz başka birkaç kapanış selamlaması da vardır. Kibar bir kapanış selamı kullanın ve virgülle bitirin.
-
Kullanabileceğiniz diğer kapanış selamlamaları şunları içerir:
- Saygılarımla,
- Teşekkürler,
- En iyi dileklerimle,
Adım 6. Gerekirse imzanızda iletişim bilgilerini sağlayın
E-posta kapanış karşılama mesajının altına tam adınızı ekleyin. Adınızın altına, gerekli olabilecek unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi eklemek isteyebilirsiniz.
- Pozisyonunuz, varsa, çalıştığınız şirketin/kurumun adını ve pozisyonunu içermelidir.
- En az bir telefon numarası, faks numarası ve e-posta adresi ekleyin. Ayrıca bir posta adresi ve web sitesi eklemek isteyebilirsiniz.
Yöntem 4/5: Resmi Olmayan E-posta Türleri
Adım 1. Evini taşıyan bir arkadaşınıza bir e-posta yazın
Arkadaşlarınız, aileniz veya eşiniz yakın zamanda eve taşındıysa, durumlarını öğrenmek için bir e-posta yazın. Göç süreçlerinin nasıl gittiğini, yeni ortamlarının nasıl olduğunu vb. sorun.
Adım 2. Size hiç e-posta adresi vermeyen bir arkadaşınıza e-posta gönderin
Bir arkadaşınızın e-posta adresini başka birinden alırsanız, e-postayı yazmanız ve arkadaşınızın e-postasının doğru olduğundan emin olmanız çok önemlidir. Kim olduğunuzu da açıklamayı unutmayın.
Adım 3. Erkeklere e-posta yazmayı öğrenin
Bir kadınsanız ve bir erkeğe ilk kez e-posta yazıyorsanız, özellikle erkek hoşlanabileceğiniz bir erkekse, endişeli hissedebilirsiniz. Rahat görünen ama yine de akıllı ve sakin görünen bir e-posta yazmaya çalışın.
Tehlikeli görünse bile sevginizi ifade etmek için bir e-posta yazabilirsiniz
Adım 4. Kadınlara e-posta yazmayı öğrenin
Bir kadına ilk kez e-posta gönderen bir erkekseniz, süreci çok zor bulabilirsiniz. Kendinizi sakinleştirin ve sıradan ama temiz görünen bir mesaj yazın.
Adım 5. Bir talep e-postası yazın
E-postanın alıcısına komik görünmek istiyorsanız, alıcının önünde kullandığınız baştan çıkarıcı dille aynı dili kullanın. Ayrıca "sarılmalar ve öpücükler" gibi ifadeler veya ifadeler de kullanabilirsiniz.
Ayrıca tanışma sitelerinde tanıdığınız kişilere baştan çıkarma e-postaları yazabilirsiniz. Bu e-postayı yazıyorsanız, kim olduğunuzu bilmesi için bilgilendirici olduğu kadar baştan çıkarıcı görünmeniz gerekir
Adım 6. Bir aşk e-postası yazın
Bu dijital çağda, aşk e-postaları, aşk mektupları kadar önemlidir. Partneriniz dışarıdaysa ve sevginizi ifade etmek istiyorsanız, bunu yapmanın en hızlı yolu e-postadır.
Yöntem 5/5: Resmi E-posta Türleri
Adım 1. İş başvurunuzu e-posta ile gönderin
Başvurunuzu e-posta ile gönderip özgeçmişinizi gönderdiğinizde, hangi boş pozisyona başvurduğunuzu, işi neden istediğinizi ve hangi niteliklere sahip olduğunuzu bu işe uygun hale getireceğinizi açıklamanız gerekir. Ayrıca özgeçmişinizi ek olarak eklemelisiniz.
- Ayrıca staj başvurusu yapmak için bir e-posta yazabilirsiniz. Ne tür bir staj istediğinizi ve kariyer hedeflerinize ulaşmanıza nasıl yardımcı olabileceğini açıklayın. Ayrıca staj için neden seçilmeniz gerektiğini de belirtin.
- Başvurduğunuz pozisyonla ilgili bir yanıt almazsanız bir takip e-postası gönderin.
Adım 2. Öğretim görevlilerine nasıl e-posta gönderileceğini öğrenin
Profesörlere e-posta göndermek göz korkutucu olabilir, ancak yine de diğer resmi e-postaları göndermek kadar zordur. Profesörünüz meşgul biri olabilir, bu nedenle soruları olabildiğince açık hale getirin.
Öğretim görevlisi tarafından iyi biliniyorsanız, ona bir tavsiye mektubu talebini e-posta ile de gönderebilirsiniz
Adım 3. Bir "sorgu" e-postası gönderin
Bu e-posta, bir çalışmanın yayınlanmak üzere kabul edilmesi için editöre gönderilen bir e-posta sorgusudur. Editörünüzün işi anlaması için çalışmanızı açıklamanız gerekir.
Adım 4. Personelle iletişim kurmak için e-postayı kullanın
Şirketinizin İK'sında bir sorun olduğunu düşünüyorsanız, bunu çözmenin en hızlı yolu, ilgili personele e-posta göndermektir. E-postanızın sorunu iyi tanımladığından emin olun.
Uyarı
E-postalarda şifreler, kullanıcı adları veya kredi kartı numaraları ve TIN gibi kişisel bilgiler vermeyin.
