Yönetici özeti, bir iş belgesinin en önemli parçasıdır. İnsanların okuyacağı ilk (hatta bazen tek) şey ve yazmanız gereken son şey. Bu özet, belgenizi okuyacak olan meşgul yöneticilerin tam olarak ne kadar okuyacaklarını ve ne yapacaklarını bilmeleri için sağlanan bir belgenin kısa bir özetidir.
Adım
Yöntem 1/2: Temel Bilgiler
Adım 1. Yönetici özetinin bir iş belgesinin kısa bir özeti olduğunu anlayın
Bu durumda, "kısa" ve "özet" anahtar kelimelerdir. Yönetici özeti hiçbir şekilde kapsamlı değildir ve orijinalin yerine geçmez. Yönetici özeti, orijinalin %10'unu geçmemelidir. Yüzde 5-10 arasında yazabilmeniz için hedefleyin.
Yönetici özeti, özetten farklıdır. Özet, okuyucuya bir bakış ve yönlendirme sağlarken, yönetici özeti okuyucuya bir genel bakış sağlar. Özetler daha çok akademide yazılırken, yönetici özetleri daha çok iş amaçlı kullanılır
Adım 2. Bu özetin belirli yapısal ve üslup kurallarına uygun olduğundan emin olun
Yönetici özetleri yazan en yetkili kaynaklar, belirli yapısal ve üslup yönergelerinin uygulanması gerektiği konusunda hemfikirdir. Bu kılavuz şunları içerir:
- Paragraflar kısa ve öz olmalıdır.
- Orijinal raporu okumamış olsanız bile yönetici özeti anlamlı olmalıdır.
- Yönetici özeti, hedef kitleye uygun bir dilde yazılmalıdır.
Adım 3. Sorunu tanımlayın
Yönetici özeti, ister tedarik zinciri yönetimi ister denizaşırı bir pazarlama kampanyası ile ilgili olsun, konuyu net bir şekilde tanımlamalıdır. Özellikle yönetici özeti, sorunun net bir tanımını gerektirir, çünkü dayandığı belge olan Teklif Talepleri (RFP), genellikle kavramsal meseleleri yeterince anlamayan teknik kişiler tarafından yazılır. Sorunun açık ve anlaşılması kolay terimlerle tanımlandığından emin olun.
Adım 4. Bir çözüm sağlayın
Bir sorun her zaman bir çözüme ihtiyaç duyar. Bir talep beyanı (ve girişimi finanse etmek için nedenler) sunmak için, sorunu etkili bir şekilde çözebilecek bir çözüm bulmanız gerekir. Sorununuz açıkça yazılmamışsa, çözümünüz bir anlam ifade etmeyecektir.
Adım 5. Belgenin bu şekilde bir bakışta okunması daha kolaysa, grafikleri, işaretçileri ve başlıkları kullanın
Yönetici özeti, uzun metin blokları gerektiren bir makale değildir. Yapabilirsen anlayışı geliştirmek veya bir özet yapın bir bakışta daha okunabilir, kullanmak sorun değil:
- Çizelge. Müşterinin sorununun özelliklerini doğru bir şekilde gösteren iyi yerleştirilmiş bir çizelge, özetin önemli bir bölümünü vurgulayabilir. Görsel duyularını uyarmak çoğu zaman analitik duyularını uyarmak kadar etkilidir.
- Puan ayrıntıları. Uzun bilgi listeleri daha sindirilebilir ayrıntılara bölünebilir.
- Başlık. Gerekirse bir başlık kullanarak bir özet tema geliştirin. Bu, okuyucuyu özete girerken yönlendirmeye yardımcı olacaktır.
Adım 6. Yazınızı taze ve jargonsuz tutun
Jargon, anlayışın düşmanıdır. Bu arada jargon iş dünyasında çok popüler. "Arayüz", "kaldıraç", "temel yeterlilik" ve "platform kritik" gibi kelimeler kaçınmanız gereken kelimelerdir. Bu kelimeler gerçek anlamlarını gizler ve özetinizin belirsiz ve anlamsız görünmesine neden olabilir.
Yöntem 2/2: Özel Ayrıntılar
Adım 1. Orijinal belgeyle başlayın
Yönetici özeti başka bir belgenin özeti olduğundan, onu bilgilendirici ve pratik bir versiyonda özetleyebilmek için orijinaline aşina olmanız gerekir. Bir rapor, iş planı, teklif, el kitabı veya başka bir belge olsun, orijinali inceleyin ve ana fikirleri arayın.
Adım 2. Kısa bir özet yazın
Belgeye veya orijinal belgenin kendisine sponsor olan şirketin amacı nedir? Kapsam nedir?
Örnek: "Women WorldWide, dünya çapındaki kadınları aile içi şiddete etkili çözümlerle buluşturan ve aile içi şiddet mağdurları için bir destek ağı sunan, kar amacı gütmeyen bir kuruluştur. Kanada, Alberta'daki merkezinden faaliyet göstermesine rağmen, dünya çapında 170 ülkedeki kadınlardan sevk alıyor."
Adım 3. "Çekirdeği" öne çıkarın
Bu bölüm muhtemelen tüm yönetici özetinin en önemli kısmıdır. İki ila üç cümlede okuyucuya işinizin neden özel olduğunu söylemeniz bekleniyor. İşletme neden özeti okuyan kişiden bir iş teklifi veya işbirliği almaya değer?
- Belki bir müşteriniz Michael Jordan'dır ve ürününüzü Twitter'da ücretsiz olarak tanıtmıştır. Belki de Google ile bir ortaklık imzaladınız. Ayrıca yeni bir patent almış olmanız veya ilk büyük satışınızı yapmış olmanız da mümkündür.
- Bazen basit bir alıntı veya referans yeterli olacaktır. Anahtar, okuyucunun dikkatini çekmek, işletme itibarınızın mümkün olduğunca iyi görünmesini sağlamak ve okuyucuyu belgenin sonuna kadar okumaya ikna etmektir.
Adım 4. Büyük sorunu tanımlayın
Yönetici özetinin ilk somut bileşeni, sorunun tartışılmasıdır, bu nedenle ürün/hizmetinizin ele aldığı sorunu tanımlayın. Sorunun mümkün olduğunca açık bir şekilde tanımlandığından emin olun. Ayrıntılı olarak açıklanmayan sorunlar inandırıcı gelmeyecek ve çözümünüzü istediğiniz kadar önemli kılmayacaktır.
Örnek: "Los Angeles trafik sıkışıklığı nedeniyle sakat kalıyor. DC Metro bölgesi dışında, Los Angeles ülkedeki en kötü trafik sıkışıklığına sahip. Trafik sıkışıklığının neden olduğu duman ve kirlilik sadece iş verimliliğini azaltıyor, astım oranlarını artırıyor ve yavaş yavaş ciddi sağlık sorunları yaratıyor. LA'da, araba kullanacak yaştaki insanlardan daha fazla araba var"
Adım 5. Benzersiz çözümünüzü sunun
Büyük sorun, kolay kısmı. Şimdi okuyucularınızı bu büyük soruna benzersiz bir çözümünüz olduğuna ikna etmeniz gerekiyor. Bu iki malzemeyi teslim edebilirseniz, harika bir fikir ortaya çıkaracak malzemeye sahipsiniz.
Örnek: "Innotech, belirli bir şeritteki araba sayısını okuyabilen ve trafiği koşullara göre yönlendirebilen patentli "akıllı ızgaralar" kurarak seyahat süresini kısaltabilen çığır açan bir trafik kontrol sistemi yarattı. Amerikalı sürücüler yapmaz. Karşı yönde araç olmadığını belirten yeşil ışık yanıp söndüğünde dakikalarca tekrar kırmızı ışıkta beklemek zorunda kalacak."
Adım 6. Pazar potansiyeli hakkında konuşun
Sektörünüz için istatistikler sağlayarak büyük sorunu tanımlayın. Gerçekte olduğunuzdan daha büyük bir pazarı kontrol ediyormuş gibi davranmamaya dikkat edin! Tıbbi cihaz sektörünün yılda 100 milyar dolar değerinde olması hiçbir şey ifade etmiyor çünkü yeni tıbbi cihazınız sektörün sadece belirli bir kesimine hizmet edecek. Gerçekçi bir pazar potansiyeline daraltın.
Adım 7. Benzersiz satış teklifinizi girin
Bu, benzersiz çözümünüzü tanımladığınız an. Ürününüze veya hizmetinize rekabette üstünlük sağlayan şey nedir? Belki evde bakım hizmetiniz aslında sadece hemşireler yerine doktorları evlere gönderir veya belki de aynı gün ziyaretleri garanti edersiniz, böylece önceden planlama yapmanız gerekmez. İşletmenizin neden özel olduğunu gösterin.
Örnek: "Intellilight, evde kimsenin olmadığı zamanları algılayabilme gibi ek bir avantaja sahiptir. Boş bir odada bir ışık açık bırakılırsa, odada hareket algıladığında otomatik olarak kapanır ve tekrar açılır. Tüketiciler öder elektrik faturaları ve daha az enerji harcarlar."
Adım 8. Gerekirse iş modeliniz hakkında konuşun
Bazı yönetici özetleri bir iş modeli gerektirmez. (Kar amacı gütmeyen kuruluşlar, ticari olmayan kuruluşlar ve STK'ların bir iş planı olması gerekmeyebilir.) Ancak işletmenizin bir planı varsa, iş modelinizin açık ve takip etmesi kolay olması gerekir. Esasen, "İnsanların cüzdanlarından para alıp size vermelerini nasıl sağlarsınız?" sorusuna cevap veriyorsunuz. Modeli, özellikle yönetici özetinde basit tutun. Kısa bir özet fazlasıyla yeterlidir.
Adım 9. Gerekirse yönetim ekibinizle görüşün
Sektörünüze bağlı olarak bu, yönetici özetinizin en önemli bölümlerinden biri olabilir. Yatırımcınız veya bankacınız, öne sürdüğünüz fikre değil, ekibinize güvenir. Fikirleri önermek kolaydır, ancak onları gerçekleştirmek için güçlü bir ekip gerekir. Ekibinizin iş planınızı iyi bir şekilde yürütmek için neden deneyim ve bilgiye sahip olduğunu kısaca belirtin.
Adım 10. Beyanınızı desteklemek için finansal projeksiyonlar sağlayın
Pazarınıza, iş modelinize ve geçmiş performansınıza bağlı olarak aşağıdan yukarıya bir finansal tahmin geliştirmeniz gerekecektir. Öngörünüzün amacı, sadece yeterliliğinizi ve ikna edici bir dizi varsayıma dayalı finansal projeksiyonlar oluşturma yeteneğinizi göstermektir.
Planınız bir grup yatırımcı içinse, ne kadar para kazanabileceğiniz hakkında hiçbir fikriniz olmadığını bildikleri için bu bölüme çok fazla zaman harcamayın. Yatırımcılar genellikle finansal tahminlerinize dayanarak evet veya hayır kararı vermezler. Temelde kendi finansal projeksiyonlarını yapacaklar
Adım 11. İsteğinize giden yolu düzleştirin
Yönetici özetinizin amaçlarına bağlı olarak şimdi bir yatırım veya kredi talebi gönderme zamanı. Şirketinizin neden belirli bir değer sağladığını yeniden ifade etmeniz gerekiyor. Okuyuculara, ürününüz/hizmetiniz ve potansiyel pazarınızla ilgili çözmekte olduğunuz büyük bir sorunu hatırlatın. Sonunda, ekibinizi ve işi tamamlama yeteneklerini yeniden vurgulayın. Bir sonraki büyük iş dönüm noktasına ulaşmak için gereken para miktarını isteyin. Ne kadar öz sermayeden vazgeçmeye hazır olduğunuzu veya ödemeye hazır olduğunuz faiz oranını açıklamayın. Bu daha sonra yüz yüze görüşmeler yoluyla yapılmalıdır.
Adım 12. Özetinizi tekrar okuyun
Temel bilgileri yazdıysanız, dikkatlice tekrar okuyun. Özeti çok dikkatli bir şekilde düzeltmeniz gerekir. Yeniden okurken, belgenin okuyucusunu da göz önünde bulundurun. Yeni referansların iyi açıklandığından ve dilin konuya aşina olmayan kişiler için anlaşılır olduğundan emin olun. Gerekirse yeniden yazın.
- Aklı başında başkalarından yönetici özetinizi okumalarını isteyin ve şunlara dikkat edin:
- netlik. Kullanılan kelimeler net mi, fikirler net mi ve özet jargon kullanmıyor mu?
- Hata. Dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazım hataları oluşabilir. Başka birinden sayıları ve istatistikleri doğrulamasını istemek de iyi bir fikirdir.
- mecburiyet. Özetteki fikirler aşırı tanıtım gibi mi geliyor? Varsa tanıtım eksikliği nerede?
- Tutarlılık. Hangi parçalar birbirine uymuyor? Hangi kısım uygundur?
İpuçları
- Yönetici ne kadar meşgulse, o kadar az okuyacaktır. Yeterki yaz.
- Başlamak için çoğu kelime işlemci yazılımıyla birlikte gelen belge şablonlarını deneyin.
- Yönetici özet belgelerinin uzunluğu değişebilir, ancak kısa olmalıdır. Amacınız, küçük ila orta miktarda okuma ile mümkün olduğunca fazla bilgi iletmektir. Özetinize ayrıntılar eklerseniz, sonuçlar ve öneriler gibi en önemli noktaları önce ekleyin.
- Bu aynı dört alan, çeşitli iş anlaşmaları için yönetici özetleri için kullanılabilir.
