Dostça hatırlatma e-postaları yazmak zor olabilir. Saldırgan veya sabırsız görünmek istemezsiniz, ancak mesajınız karşı tarafa geçmelidir. Nazik selamlama ve ifadelerle e-postalarda samimi bir ton kullanın. Alıcıların ne istediğinizi bilmesi için hatırlatma e-postasını gönderme nedeninizi ekleyin. E-postada hata olmadığından emin olun, böylece yalnızca arkadaşça değil, aynı zamanda profesyonel de görünürsünüz.
Adım
Bölüm 1/3: Dostça Bir Ton Kullanma
Adım 1. Alıcıyı selamlayın
Bir iş durumunda, "Sevgili" gibi resmi bir selamlama kullanabilirsiniz. Ancak, kişiselleştirilmiş e-posta giderek daha sık kullanılıyor. Dostça bir ton oluşturmaya yardımcı olabilecek bazı e-posta selamları şunları içerir:
- Selam!
- Selam dostum
- Uzun zamandır görüşemedik
- Merhaba!
Adım 2. Alıcıyla olan ilişkinizi ima edin
Yalnızca hatırlatıcıya odaklanırsanız, mesajınız soğuk görünecektir. Arkadaşlıkları ve paylaşılan deneyimleri yansıtan ifadeler ekleyerek alıcıyla kişisel bir ilişkiye atıfta bulunun. Bu içerir:
- Okul nasıl?
- Merhaba arkadaş nasılsın?
- Geçen hafta sonu çok eğlenceliydi.
- En son ne zaman konuştuk, bir ay önce?
- Son gezimiz gerçekten eğlenceliydi! Tekrar yapmalıyız.
Adım 3. İfadenizi hassaslaştırın
Bu, özellikle e-postanın hatırlatma bölümü için önemlidir. Alıcıyla uzun süredir iletişim kurmadıysanız, özür dilemek veya yalnızca hatırlatmak için aramak için bir bahane sunmak en iyisidir. İnce ifadelerin bazı örnekleri şunları içerir:
- Biliyorum uzun zamandır konuşmuyoruz ama hatırlatmak istedim…
- Yeni bir bebeğin gelişi beni meşgul etti, size hatırlatmayı hatırladım…
- Meşgul olduğunuzu biliyorum, bu yüzden sizi rahatsız etmek istemiyorum ama bir hatırlatma göndermek istedim…
Adım 4. Kibar olun
Hatırlatma önemliyse, saldırgan görünebilirsin. Alıcının hayatıyla meşgul olduğunu unutmayın. Her zaman uygun ifadelerle “lütfen” ve “teşekkür ederim” deyin. Aşağıdaki gibi kibar ifadeler eklemek isteyebilirsiniz:
- Rahatsız ettiğim için özür dilerim ama emin olmak istedim…
- Lütfen bu e-postayı mümkün olan en kısa sürede yanıtlayın…
- Bu hatırlatma e-postasını okumak ve yanıtlamak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Gerçekten onu takdir ederim.
- Cevabın için bekliyorum.
Bölüm 2/3: Listeleme Gereksinimleri
Adım 1. Sütun başlıklarını kullanın
Akıllı bir başlık sütunu yazmanıza gerek yoktur. Açık ve net olan sütun başlıkları daha faydalı olacaktır. Bu şekilde, alıcı e-postanın amacını bir bakışta anlayabilir. Dostça hatırlatma e-postaları için bazı yaygın seçenekler şunlardır:
- Kontrol etmek
- Hakkında Hızlı Hatırlatma…
- Yaklaşan geziler/etkinlikler.
- Seyahat/etkinlik katılımcılarını sayma.
Adım 2. Bir hatırlatıcı eklemeyi unutmayın
Kibar ve arkadaş canlısı olmak için çok uğraştığınızda, bir hatırlatma gibi önemli bir şeyi unutabilirsiniz. Selamlama ve kişisel ilişki cümlesinden sonra e-postanın başına bir paket hatırlatıcısı yazın. Örneğin:
- "Selam dostum, Uzun zamandır konuşmadık, Ben. Eşiniz ve çocuklarınız nasıl? Karım ve çocuğum beni oyaladı ama size sormak istedim…”
-
Selam!
Büyükanne, bu mesajı uzun zamandır göndermeyi düşünüyordum. Çok meşgul olduğum için üzgünüm. Büyükanneme öğle yemeğimizi hatırlatmak istiyorum…”
Adım 3. Kısa ve öz bir dil kullanın
Kibar dilin daha uzun cümleler gerektirdiği doğrudur. Örneğin, "Daha çok çalışsaydın daha iyi olurdu" yazarsan "Daha çok çalış" ifadesi daha kibar olurdu.
E-postalarınız için daha basit bir yapı kullanın. Belki şöyle bir şey olabilir: Selamlama (açılış) → Kişisel İlişkiler → Hatırlatma → Kapanış selamlaması (kapanış)
Adım 4. Gereksiz bilgileri düzenleyin
Her cümle ve cümlenin bir kısmı için kendinize sorun, “Bu gerekli mi?” Bazı durumlarda “gerekli”, “E-postamın soğuk gelmemesi için bu gerekli” gibi geniş bir anlama sahip olabilir. Gereksiz kısımları kaldırın. e-postadan.
Genel olarak zarflar ("very", "very", "really", "once" ve "tabii ki" gibi) e-postanızı daha özlü hale getirmek için kaldırılabilir
Adım 5. E-postayı bir kapanış selamlaması ile sonlandırın
"Bereket", "hoşçakal" demek. Kapanış selamı, "Selamlar", "Saygılarımızla", "Saygılarımızla" ve "Selamlar" gibi ifadeleri içerir. Kapanış selamından sonra imzanız yazılmalıdır. Bunun gibi genel bir kapanış selamlaması resmi görünebilir. Şunun gibi bir şey denemek isteyebilirsiniz:
- senin arkadaşın
- senin arkadaşın
- başarı için selam gönder
- İyi günler
- senin sıran
- Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum
Bölüm 3/3: E-postada Hata Olmadığından Emin Olma
Adım 1. E-postanızı iki kez kontrol edin
Bir e-postayı bir veya iki kez gözden geçirmek bile, siz yazarken ortaya çıkabilecek temel hataları azaltacaktır. E-postanızı oluşturduktan sonra e-postanızdaki yazım ve dil bilgisini iki kez kontrol edin.
- Birçok e-posta sağlayıcısının yazım ve dil bilgisi denetimi özellikleri vardır. Özelliğin kalitesi e-posta sağlayıcısına bağlıdır. Bazı durumlarda bu özellik çok doğru olmayabilir.
- Başlık, selamlama ve kapanış (kapanış) alanlarını kontrol etmeyi unutmayın. Muhtemelen bunu unutacak ve sadece e-postanın içeriğine odaklanacaksınız.
Adım 2. E-postayı yüksek sesle okuyun
Önemli bir e-posta yazıyorsanız veya birine kibar ve arkadaşça görünmek istiyorsanız, e-postanızı baştan sona yüksek sesle okuyun. Bir konuşma gibi geliyor mu? Eğer öyleyse, e-postanız gönderilmeye hazırdır.
Kulağa garip gelen cümleleri veya pasajları yeniden yazın. Bunu değerlendirirken en iyi kararınızı kullanın. Nasıl konuştuğunuza bağlı olarak her insan farklı bir görüşe sahip olacaktır
Adım 3. E-postanızı başka birinin okumasını sağlayın
İş amaçları gibi önemli iletişimler için, göndermeden önce bir başkasından hatırlatma e-postasını kontrol etmesini isteyebilirsiniz. E-postanız kısasa, genellikle kısa sürer ve en küçük hataları bile tespit etmek kolaydır.
- Çevrimiçi mesajlaşma servislerini kontrol edin. Arkadaşlarınıza çevrimiçi e-posta gönderin ve "Merhaba, göndermem gereken kısa e-postayı okuyabilir misiniz? Uzun sürmeyecek."
- E-postanızı okuyan herkese her zaman teşekkür etmeyi unutmayın. Sonuçta, sana yardım ediyorlar.
