Birçok şirket, belirli bir süre boyunca yaptıklarını raporlayabilmeleri için çalışanlarından kendilerini değerlendirerek iş başarı raporları hazırlamalarını ister. Toplantı notu alıcısı olarak çalışıyorsanız, raporu hazırlamanız da istenebilir. Bu makale, kariyerinizin başarısını veya başarısızlığını belirlemede önemli bir rol oynadığı için iyi bir performans raporunun nasıl hazırlanacağını açıklamaktadır.
Adım
Bölüm 1/3: İş Başarı Raporu Formatını Anlama
Adım 1. Başarılarınızın kısa bir özetini yazarak raporu hazırlamaya başlayın
Raporun üst kısmında, iş performansınızın genel bir resmini vermek için gönderdiğiniz bilgilerin bir özetini sunun.
- Örneğin: Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşta çalışıyorsunuz ve patronunuz sizden bir performans raporu hazırlamanızı istiyor. Tamamlanan tüm görevleri bir paragrafta kısaca rapor edin, örneğin: kuruluş sahibine faydalı faaliyetler organize ettiniz, sektörde tanınmayı başardınız ve iş ortaklarıyla ilişkiler kurdunuz.
- Özete belirli şeyleri dahil etmeyin, çünkü genel olarak iş başarılarına genel bir bakış sağlamak için yalnızca önemli bilgileri sunmanız gerekir. Kılavuz olarak, işveren farklı bir format belirtmediği sürece raporlar 2 sayfa olarak sunulmalıdır. Öncelikle belirli bir formata göre rapor hazırlamanız gerekip gerekmediğinden emin olun.
Adım 2. Ayrıntılı destekleyici bilgiler sağlayın
Raporun başında sunulan özetteki her bir bilgiyi desteklemek için aşağıdaki talimatlara göre ayrıntıları yazın:
- Bir liste formatı kullanın. Her aktivite için ayrı ayrı raporlar hazırlayın. Faaliyeti raporun başlığı olarak ekleyin ve ardından başlığın altına faaliyetin açıklamasını ekleyin. Örneğin: Yaptığınız aktivite “Etkinlik Hazırlama ve Yürütme”dir.
- Başlığın altında, düzenlediğiniz etkinliği, amacını ve kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesini desteklemedeki faydalarını da içeren kısaca ve özel olarak tanımlamak için sayıları veya harfleri kullanarak bir liste yapın.
Adım 3. Profesyonel görünmesi için standart formatta bir rapor oluşturun
Rastgele raporlar sunmayın. Bunun yerine, standart boyutlu kağıt kullanarak profesyonel yazı tipinde düzgün yazılmış bir rapor hazırlayın.
- Bilgilerin düzgün bir şekilde düzenlenmesi için raporun başlığını kağıdın ortasına kalın harflerle yazın.
- Raporun üst kısmına raporun tamamlandığı tarihi yazın. Ayrıca raporu hazırlayan kişinin adını, unvanını ve unvanını da ekleyin.
Adım 4. Raporlama dönemi boyunca günlük tutun
Faaliyetler çalışırken hemen not alırsanız raporları derlemeniz daha kolay olacaktır.
- Belirli bir süre boyunca iş başarılarını kaydetmek için bir not defteri veya klasör hazırlayın. Bu, patronunuz isterse rapor hazırlamanızı kolaylaştıracaktır.
- Bu yapılmazsa, raporlama döneminin başında elde edilen önemli başarılar unutulabilir.
Bölüm 2/3: Kaliteli İçerik Sunma
Adım 1. Ulaşmak istediğiniz hedefi ve karşılamanız gereken iş beklentilerini tanımlayın
Okuyuculara raporlama döneminin başında ulaşmak istediğiniz bir hedef olduğunu hatırlatın. Kuruluşun hedeflerini ve sizden beklenen iş katkısını bildiğinizden emin olun. Henüz bilmiyorsanız, işverene bunları sorun.
- Ardından, gerçek verileri sağlayarak hedefinize ulaştığınızı açıklayın. Hedef ve gerçekleşmesi arasındaki verilerin bir karşılaştırmasını sunan bir rapor yapın.
- Örneğin: Hedeflenenden daha fazla fon toplamayı başardınız ve bu başarı yatırımcılar ve işverenler için olumlu bir şey. Ancak bu çalışmanın sonuçları başarı olarak kabul edilemez ve karşılaştırma verileri yoksa başarınızın ne kadar yüksek olduğunu belirlemek zordur.
Adım 2. Rapora görsel bilgiler ekleyin
Okuyucuların sunduğunuz verileri görselleştirmesini kolaylaştıran bazı tablolar veya grafikler ekleyin.
- Meşgul okuyucuların genellikle yalnızca raporları gözden geçirdiğini unutmayın. Bazen görsel araçlar bilgiyi daha etkili bir şekilde iletebilir.
- Ancak, çok fazla grafik sunmayın. Önemli bilgileri açıklayabilecek 1-2 tablo seçin.
Adım 3. “CAR” a odaklanın
CAR şu anlama gelir: Meydan okuma (meydan okuma), Eylem (eylem), Sonuçlar (sonuçlar). Bu üç şeyi tartışarak sistematik bir iş başarı raporu yapabilirsiniz.
- Karşılaştığınız zorlukları belirleyin. Zorlukların üstesinden gelmek için yaptığınız eylemleri ve sonuçların neler olduğunu açıklayın. Örneğin: bir restoran yöneticisi olarak, bir rapor yazın: "Zorluk: Akşam yemeğinin yoğun olduğu saatlerde kuyruklar uzuyor ve şikayet eden müşteriler %10 artıyor. Eylem: Yoğun saatlerde hizmet kalitesini artırmak için 1 garsondan 1 saat önce işe başlamasını isteyin. Sonuç: Şikayet eden müşteriler 2 kişiye düştü veya %80 azaldı”.
- Belirli bilgileri sağlayarak bir rapor oluşturun. Ölçülemeyen başarılar, örneğin: “Bir takımda iyi çalışabilirim” işe yaramaz çünkü herkes aynı şeyi söyleyebilir. Bu nedenle, ele alınacak sonuçlar ve sorunlar arasındaki ilişkiyi gösterebilmeniz ve belirli veri ve bilgiler sağlayarak performansı raporlayabilmeniz gerekir.
Adım 4. Kullandığınız metodolojiyi tanımlayın
Bir rapor yazmak için temel olarak veri toplamanız gerekiyorsa, uyguladığınız veri toplama metodolojisini kısaca açıklayın.
- Okuyucuyu anket yöntemini seçme nedenleri, faydaları ve sonuçları hakkında bilgilendirin. Ayrıca yöntemin neden güvenilir kabul edildiğini de açıklayın. Yukarıdaki örnekteki restoran senaryosuna devam ederek, neden bir anket yöntemi olarak müşteri şikayet verilerini kullandığınızı açıklayın.
- Anketin tarihini veya dönemini ve anketten ne elde etmek istediğinizi ekleyin.
Adım 5. İş başarılarını raporlamaya odaklanın
Rapordaki bilgileri iş başarılarına odaklı tutmak için, raporlama döneminde en çok gurur duyduğunuz şeyi düşünün, örneğin: endişeli bir konuğu sakinleştirebilmeniz veya bir astınıza eğitim verebilmeniz. Okuyucuya çok detaylı bilgi vermeyin.
- Diğer bir yol ise, Durum (sorun), Görev (görev), Eylem (eylem), Sonuçlar (sonuç) anlamına gelen “YILDIZ” yöntemini kullanmaktır. İçinde bulunduğunuz durumu, yapmanız gereken görevi, görevi tamamlamak için yaptığınız eylemleri ve elde ettiğiniz sonuçları kısaca tanımlayın. Tıpkı “CAR” yönteminde olduğu gibi, amaç “problem” ve “sonuç” arasındaki ilişkiyi göstermek ve nasıl başarılacağını anlatmaktır.
- Aşağıdakileri gösterebilen raporlar oluşturmaya odaklanın: zorluk, ayrıcalık, öncelik, yüksek görünürlük, son tarihler, yenilik, iş tanımı ve işinizin kuruluş üzerindeki etkisi.
- Örneğin: Şube müdürlüğüne terfi ettiğinizde çalışanlarınızın yıllık cirosunun %35 olduğunu raporda belirtin. Çalışan memnuniyeti anketleri yaptıktan, çalışanlara mentorluk yaptıktan ve tüm personelle haftalık toplantılar yaptıktan sonra çalışan devir hızı %15'e düşüyor. Bu örnek, okuyucunun ilişkiyi doğru anlayabildiği sürece başarı raporunun uzun cümleler kullanmasına gerek olmadığını göstermektedir.
Adım 6. Eyleminizin esasını açıklayın
Sadece sonuçları teslim etmeyin. Ayrıca, başarının neden kuruluş için faydalı olduğunu da açıklamanız gerekir.
- Örneğin: Personelle bir toplantınız var. Takibin ne olduğunu ve kuruluşa faydalarını açıklayın? Neyi bildirmek istediğinizi dikkatlice düşünün. Yararlı değilse, diğer çalışmaları bildirmelisiniz.
- Personel ile yapılan toplantı, iş motivasyonunu artırabiliyorsa, böylece çalışan devamsızlığı iyileşir ve şirket sahiplerine para tasarrufu sağlanır. Bu, yararlı olduğu düşünülen çalışmanın sonucudur.
Adım 7. Göndermeden önce raporu kontrol edin
Çok sayıda hata içeren ve profesyonel olmayan yazım biçimleri içeren bir rapor gönderirseniz, rapor yazma hedeflerine ulaşılamamıştır.
- Kelimelerin gramerini, noktalama işaretlerini ve yazımını kontrol edin. Raporunuzu 1 gece saklayın ve sabah tekrar okuyun. Son dakika raporları yapmayın.
- Raporu kağıda yazdırın ve düzeltilmesi gereken başka bir şey olup olmadığını kontrol edin. Bazen bilgisayar ekranına uzun süre bakmaktan gözlerimiz o kadar yorulur ki hatalar görmezden gelinir.
Bölüm 3/3: Doğru Kelimeleri Kullanma
Adım 1. Olumsuz şeyleri olumlu bir şekilde söyleyin
Ulaşılmayan bir hedef varsa, bunu bildirmemek daha iyidir. Okuyucuyu buna odaklamak yerine başka bir şekilde bilgilendirmeye çalışın.
- Tatmin edici olmayan iş sonuçlarını olumlu cümleler kullanarak tanımlayın, örneğin açıklamayı başkalarını suçlamak veya mazeret üretmek yerine sorunu çözmek için atacağınız somut adımlara odaklayarak.
- Başkalarını suçlama. Yaptığınız eylemleri açıklamaya ve olumlu bir insan olduğunuzu göstermeye odaklanın. Sizin veya ekibinizin iyi yaptığı şeyleri paylaşın. Raporları gurur duyulacak işlere odaklayın.
Adım 2. Rakamları sunun ve metrikleri raporlarda kullanın
Çok spesifik veriler sunabiliyorsanız, iş başarılarınız daha inandırıcı olacaktır. Aktardığınız bilgileri destekleyici kanıt olarak ölçülebilir bir şeyle tamamlayın.
- Çok kullanılan üstün kelimeler, örneğin: "en iyi" veya "güvenilir" daha az kullanışlıdır. Herkes “Bu yıl iş performansım çok iyiydi” diyebilir.
- Bu ifadeyi hatırlayın: “Kanıtlayın, sadece konuşmayın!” Başkalarına bu yıl iyi bir iş çıkarabildiğinizi söylemek yerine, neyi iyi yaptığınızı veriler ve metriklerle ayrıntılı olarak gösterin. Sadece müşterilerle iyi ilişkiler kurabileceğinizi söylemeyin. Bunun yerine, bir müşteri memnuniyeti anketinin sonuçlarını alıntılayın, bir müşteriden aldığınız mektubu ekleyin ve şikayet eden müşteri sayısındaki azalma hakkında veri sağlayın.
- Mevcut sayılar. Okuyucular personelinizde kaç kişi olduğunu bilmiyorlarsa, birden fazla personeli yönetebileceğinizi söylemek anlamsızdır. Okuyucuların kaç kişiye “çok” dediğinizi bilmesi ve yaptığınız işin tanımını açıklayabilmesi için verileri sayısal biçimde sunun.
Adım 3. Her durumda doğruyu söyleyin
Abartmayın veya yalan söylemeyin. Yakalanırsan başın büyük belaya girer.
- Tamamen kasıtsız olsa bile, yalan söylersen başın büyük belaya girer. Kendinizi güvensiz hissedeceksiniz ve kariyer yolunuz tıkanacak.
- Güçlü ve zayıf yönlerinizi olduğu gibi bildirmek için dürüst bir öz değerlendirme yapın. Eksiklikleri olumlu bir şekilde gidermeye çalışın.
Adım 4. Başkalarının çalışmalarını onaylayın
İşletme ve mühendislik raporu yazma kursları, "Ben" kelimesini kullanmamanızı önerir, ancak bazı durumlarda performans raporlarında kullanılabilir.
- Örneğin: “100 çalışanı işe aldım” şeklinde rapor verirseniz, başarınızın diğer insanlardan veya ekipten gelen katkılarla desteklendiğini açıklamayı unutmayın.
- Kibirli değilseniz ekstra değer elde edeceksiniz. Her zaman "ben" kelimesiyle başlamamaları için çeşitli cümleler düzenleyin.
İpuçları
- Bir performans raporunda asla öfkeyi ifade eden kelimeler kullanmayın. Her zaman pozitif olursanız, iyi bir izlenim bırakacaksınız.
- Profesyonel kelimeler kullanın. Resmi olmayan bir dil stili kullanmayın.
