Belki de bir etkinliğin başarısını, sonuçları hedefleriyle karşılaştırarak değerlendirmek için bir etkinlik raporu yazmanız gerekir. Bu rapor, değişiklik yapılması gerekip gerekmediğini belirlemek için etkinliği düzenleyen şirket veya kişi tarafından istenir. Başarılı bir olay raporunun iyi yazıldığından emin olmanın birkaç yolu vardır. Başka bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız buna ihtiyacınız olacak!
Adım
Bölüm 1/3: Olay Raporlarını Derleme
Adım 1. Her izleyici için sunum stilini ve biçimini belirleyin
Olay raporları, PDF dosyaları, PowerPoint sunumları vb. biçiminde zımbalanabilir, zımbalanabilir.
- Etkinlik raporunun anlaşılır bölümler halinde düzenlendiğinden emin olun. Etkinliğin sonuçlarını amaçlarıyla nasıl karşılaştıracağınızı belirlemelisiniz. Gerçekleştirilen olayların ana sonuçlarını özetleyin.
- Etkinlik raporlarını her sponsorun ve izleyicinin ihtiyaçlarına ve ilgi alanlarına göre özelleştirin. Sponsorların hedeflerini düşünün. Bir dereceye kadar, sponsorlar etkinlik raporları için kilit hedef kitledir. Sponsorlu etkinliğin uygunluğunu değerlendirmek istiyorlar. Bu yüzden ne istediklerini ve onları en çok neyin ilgilendirdiğini bildiğinizden emin olun.
- Benzersiz etkinlikler ve sponsorlarla ilgili özel ihtiyaçları karşılamak için etkinlik raporlarını özelleştirin. Bir tür hedef kitleye yönelikmiş gibi bir rapor yazmayın. Üst düzey yöneticiler ve finans yöneticileri de etkinlik raporunuz için başka bir hedef kitledir.
Adım 2. Etkinlik boyunca ihtiyaç duyulan bilgileri izlemek için bir süreç oluşturun
Sadece hafızaya güvenemezsiniz.
- Daha spesifik ve hepsinden önemlisi daha etkili raporlar oluşturmak için olay öncesinde, sırasında ve sonrasında önemli bilgileri izleyin. Bu yöntem ayrıca raporları bir zaman çizelgesine göre derlemenize de olanak tanır.
- Gerekirse (stajyerler dahil) birden fazla kişinin yardımıyla sürekli veri toplamayı düşünün. Özünde, raporlama olayın tamamlanmasını beklememelidir.
Adım 3. Raporu ana noktalara özetleyin
Olay raporlarıyla ilgili sorunlardan biri, gündemin çok azını kapsama veya tatlı ifadelere odaklanma eğiliminde olmalarıdır. Bunu yapma. Ana noktaları net ve analitik bir şekilde vurgulamak iyi bir fikirdir.
- Daha ayrıntılı olarak tartışılacak etkinliğin bazı önemli kısımlarını seçin. En başarılı olan üç şeyi ve en çok şaşırtan üç noktayı bulun.
- Raporu, öğle yemeği menüsü veya tüm açılış konuşmasının ayrıntılı bir özeti gibi önemsiz ayrıntılarla doldurmayın. Önemli olan şeyleri eklemeniz gerekir.
Bölüm 2/3: Rapora Doğru İçeriği Yerleştirme
Adım 1. Bir yönetici özeti yazın
Olay raporu, tam raporun kısaltılmış bir versiyonu olan bir genel bakış içermelidir. Yönetici özetini olay raporuna bir giriş olarak düşünün.
- Etkinliğin sonucuyla ilgilenen kişiler için oluşturulmuş bir yönetici özeti ve etkinliğin hazırlanması, yürütülmesi ve sponsorluğu ile ilgilenen kişiler için daha ayrıntılı bir rapor olmak üzere iki rapor oluşturabilirsiniz.
- Yönetici özetinde, ana nesneler ve sonuçları tartışmalı ve bunlara odaklanmalısınız. Yönetici özeti kısa olmalı, sadece bir veya iki sayfa olmalıdır. Rapor, olayın temel unsurlarını özetlemeli ve verilerin kısa bir yorumunu içermelidir.
Adım 2. Raporlarınıza derin görsel yardımlar ekleyin
Raporlar, okuyucuya yalnızca bir grup sayıyı bildirmek yerine, istatistiksel eğilimleri gösteren grafikler içerdiklerinde genellikle daha etkilidir.
- Etkinlik yeni bir ürün içeriyorsa, o ürünün fotoğrafını eklemenizi öneririz. Etkinlik sırasındaki anı gösteren fotoğraflar, raporun okuyucusunun düzenlenen etkinlik hakkında fikir edinmesine yardımcı olabilir. Raporda belgelenmesi için sponsorun etkinliğe katılımını gösteren fotoğraflar çekmeye çalışın. Yine, bu görev olayın tamamlanmasını bekleyemez.
- Ayrıca sitede meydana gelen örnekleri, reprodüksiyonları ve diğer örnekleri de dahil edebilirsiniz. Sponsorlu kupon vb. alan kişilerin sayısını bildirin. Medyada, sponsorlar için izleyicilere etkinlik tarafından oluşturulan yerinde ve tesis dışı maruziyeti belgeleyin.
Adım 3. Tüm reklam ve medya maruziyetini belgeleyin
Ortaya çıkan medyanın etkinliğin belirtilen amaçlarıyla karşılaştırmasını değerlendirmenizi öneririz.
- Günlük gazete dağıtımlarının ve reklam derecelendirmelerinin sayısına ek olarak, sponsorun adını ve reklamını içeren basılı reklamlara ve makalelere odaklanın.
- Televizyon reklamlarını, kamu duyurularını, ücret listesi ve derecelendirme kartı değerlerini ve haber kapsamını belgeleyin.
- Radyo belgelerini, ücret listesi reklamlarını, reklam ve promosyon notlarını, denetlenmiş raporları vb. unutmayın.
Adım 4. Etkinliğin amacına ilişkin bir açıklama ekleyin
Etkinliğin amaçlarını sonuçla ilişkilendirmeniz gerekecek, bu nedenle etkinliğin orijinal misyon ve hedeflerine ilişkin bir hatırlatıcı eklediğinizden emin olun.
- Olayların bir program listesini ekleyebilirsiniz. Ayrıca etkinlik sırasında kilit katılımcıların kim olacağını da tartışmalısınız. Ancak kısa tutun.
- Etkinliğin belirli önemli sonuçlarını kaydetmek ve tartışmak ve bunları kaydedilen sonuçlarla eşleştirmek için çok zaman harcadığınızdan emin olun. Gerçekçi olun ve olması gerektiği gibi gitmeyen şeyleri tatlandırmayın.
Adım 5. Olay raporundaki finansal bilgileri dahil edin
Etkinliğin devam eden bütçesi ve fiili harcamaları hakkında ayrıntılı bir tartışma sağlamalısınız. Bütçenizi gerçek harcamalarla karşılaştırmanın yanı sıra iyi giden bazı şeyleri ve iyileştirilmesi gereken alanları vurguladığınızdan emin olun.
- Ayrıca, pazarlama ve promosyon faaliyetlerinin maliyetleri, personel giderleri ve sponsorluk maliyetleri de dahil olmak üzere tüm maliyetleri kaleme almalısınız. Ayrıntılı bir bütçe oluşturmanızı öneririz. Finans yöneticileri ve üst düzey yöneticiler, harcama sonuçlarınızı destekleyecek kanıtları görmek isteyecektir.
- Örneğin biletlerden, sponsorlardan ve sergilerden elde edilen gelir hesaplamalarını dahil edin. Ancak, gerçek geliri tahminlerle karşılaştırdığınızdan emin olun.
Adım 6. Okuyucuyla ilgili istatistikleri ekleyin
Raporunuzun tatlı bilgilerle dolmasına izin vermeyin. Etkinliğe katılan kişi sayısı, eklemeniz gereken verilerden biridir. Raporlarda ölçülebilir veriler sağlamanızı öneririz.
- Satış sayısı ve belirli bir stanttaki ziyaretçi sayısı gibi dahil edilebilecek istatistikler ve diğer ilgili veriler. Sağlanan veriler eksiksiz ise olay raporu daha güvenilir olacaktır. Katılımcılar/ziyaretçiler ile ilgili bilgileri ekleyin. Demografik bilgileri, ziyaretçi sayılarını ve ziyaretçi araştırma sonuçlarını (ör. satın alma alışkanlıkları) dahil edin.
- Sponsorlu kampanyalara yanıt verenlerin sayısını ve kâr amacı gütmeyen kuruluşlara yapılan bağışları bildirin. Ekonomik etkiyi ve çalışan katılımını belgeleyin.
Adım 7. Verileri bağlamlaştıran niteliksel unsurları dahil edin
Raporunuz bazı istatistikler içermelidir, ancak bağlamla ilgili geri bildirim sağlamak için kişilerin alıntılarına da ihtiyacınız olacaktır.
- Etkinlik başarısının değerlendirilmesinin yalnızca etkinlik raporu yazarlarından gelmemesi için katılımcılardan ve etkinlik ekibi üyelerinden geri bildirim ve geri bildirim toplayın. Bu, raporunuzu daha güvenilir hale getirir.
- Ayrıca üçüncü taraf araştırmalarını da dahil etmeyi düşünün. Medya teşhirine değer vermek, üçüncü tarafların araştırabileceklerine bir örnektir.
- Mekan değeri ve olay hazırlığı. Sitenin etkinliğini ve hazırlığı başka bir kişinin bakış açısından değerlendirmek için zaman ayırmalısınız. Alanı konferanslar, etkinlikler vb. için nasıl kullanacağınızı tartışın.
Bölüm 3/3: Olay Raporunu Tamamlama
Adım 1. Zamanında bir olay raporu hazırlayın
Etkinlikten sonra mümkün olan en kısa sürede raporu yazmaya ve yayınlamaya çalışın. Zamanında olduğundan emin olmak için bunu takviminizde planladığınızdan emin olun. Bazıları raporun olaydan 30 gün sonra yayınlanmasını tavsiye ederken, bazıları raporun olaydan sadece birkaç gün sonra yayınlanması gerektiğini savunuyor.
- Son teslim tarihi ne zaman olursa olsun, bunu kaçırmadığınızdan emin olun. Belki de belirli bir müşteri tarafından talep edilen bir ajans için bir etkinlik raporu yazıyorsunuz. Tüm isteklere dikkat edin.
- Özünde, hedef kitleniz kapsamlı ve zamanında bir rapor bekler. Bu nedenle, beklentileri karşılayan ve bayatlamak için fazla beklemeyen raporlar oluşturun.
Adım 2. Etkinlik raporunuzu inceleyin
Etkinlik raporunun iyi bir dil bilgisi kullandığından ve yazım yanlışları, noktalama işaretleri ve diğer hatalar içermediğinden emin olun.
- Cevaplarınızın sığ olmadığından emin olun. Genel bir kural olarak “göster, söyleme” yazma tekniğini kullanmalısınız. Bu, raporda belirtilen genel noktaları desteklemek için bazı özel örnekler vermeniz gerektiği anlamına gelir.
- Hedef kitlenizi unutmayın ve raporun yazımının resmi ve profesyonel göründüğünden emin olun. Olay raporları gayri resmi belgeler değildir; bu belge, etkinliği sağlamanın fizibilitesini belirlemek için önemlidir, bu nedenle yetkili gibi görünmelidir.
İpuçları
- İhtiyacınızdan daha fazla fotoğraf çekin. Ne kadar çok seçenek, o kadar iyi.
- Liderlerden ve planlamacılardan alıntılar topladığınızda, doğrudan onlara gitmeyin. Onlar olay bittikten çok sonra hala etrafta olan insanlar. Kalabalıktan ilk ayrılan onlar olacağından, sorunuzu önce kalabalığa sormak en iyisidir. Ayrıca, meşgulse konuşmacıyı veya etkinlik liderini rahatsız etmeyin. Daha sonra sorgulanabilecekler.
- Alıntıları toplarken konuşmayı normal tutun ve diğer kişi fikrini söylemeye istekli olana kadar doğal olarak sorular sormaya devam edin.
- İhtiyacınız olandan daha fazla teklif toplayın. Ne kadar çok, o kadar iyi.
- İyi bir fotoğraf olayın nasıl gittiğini veya insanların olaya nasıl tepki verdiğini gösterebilir.
- Okuyuculara olayın büyüklüğünü göstermek için tek bir resimde kalabalığın ve konuşmacıların fotoğrafları da dahil olmak üzere, olayın büyük resmini gösteren fotoğraflar çekmeyi deneyin.
