Access, kullanıcıların kendi alanları (alanları) arasında veya içindeki eşleşmeleri bulabilmeleri için bir Excel veritabanının bir veya daha fazla bölümünü sisteme aktarmalarına olanak tanıyan bir veritabanı yöneticisi arabirimidir. Tek bir Access dosyası birden çok Excel elektronik tablosu içerebileceğinden, bu program aynı zamanda büyük miktarda Excel elektronik tablosu bilgilerini Access'te harmanlamak veya analiz etmek için de harikadır. Sadece birkaç önemli adım atmanız gerekiyor.
Adım
Bölüm 1/3: Excel'i Access'e Aktarmaya Hazırlanma
Adım 1. Her iki programı da bilgisayara açın
Excel ve Access içeren bir Microsoft Office planı satın almanız ve indirmeniz gerekir. Bunu yalnızca Microsoft web sitesi aracılığıyla yapabilirsiniz.
- Programın indirilmesi tamamlandıktan sonra, Windows'ta "Başlat"a tıklayın ve "Tüm Programlar"ı seçin.
- "Microsoft Office"i tıklayın ve açılır menüden "Erişim"i (veya "Excel") seçin. Belki de Excel elektronik tablosu bir siteden e-postayla gönderilmiş veya indirilmiştir. Dosya, bilgisayarınızda bir Office programı açacaktır.
Adım 2. Access'e aktarmadan önce Excel elektronik tablosunu temizleyin
İşleri sizin için kolaylaştırmak için Excel dosyasını Access'e aktarmadan önce birkaç basit adım uygulamanızı öneririz. Anahtar, içe aktarılacak elektronik tablolar arasındaki verilerin tutarlı olması gerektiğidir.
- Excel elektronik tablosunun ilk satırının sütun başlıklarını (veya hücre adlarını) içerdiğinden ve net ve kolay bir şekilde anlaşılabildiğinden emin olmak iyi bir fikirdir. Örneğin, kişilerin soyadlarını içeren bir sütun için "Soyadı" sütun başlığını vermenizi öneririz. Bir Excel sayfasının sütun başlıklarını diğeriyle eşleştirmeyi kolaylaştırmak için net ve doğru başlıklar sağlayın.
- Access, birden çok çalışma sayfası arasında iki veya daha fazla alanı bağlamanıza olanak tanır. Bordro bilgilerini içeren bir Excel çalışma sayfanız olduğunu varsayalım. Bu elektronik tablo, kişinin adını ve soyadını, adresini ve maaş tutarını içerir. Access'teki bir sayfayı, mali katkı kampanyasıyla ilgili bilgileri içeren ikinci bir Excel sayfasıyla eşleştirmek istediğinizi varsayalım. Bu ikinci sayfa kişinin adını, adresini ve bağışını içerir. Access, bir sütun başlığını diğeriyle eşleştirmenize olanak tanır. Örneğin, aynı ada sahip kişilerin her iki veritabanında da göründüğünü görmek için Ad Başlıklarını bağlayabilirsiniz.
- Her veri türünün aynı şekilde işlendiğinden emin olmak için Excel sayfasını tarayın ve Access'e aktarmadan önce temizleyin. Access'te "ilişkisel" olarak adlandırılan şey budur. Örneğin, bordro e-tablonuz bir sütunda ilk, son ve ikinci adları içeriyorsa, ancak ikinci e-tablo ayrı sütunlarda yalnızca adları içeriyorsa, Access eşleşmeleri görüntülemez. Sütun/alan başlıkları tam olarak eşleşmelidir.
Adım 3. Bilgileri Excel'deki sütunlara bölün
Bu soruna geçici bir çözüm bulmak için, Access'te "eşleşme yok" ile sonuçlanmaması için bilgilerin Excel'de sütunlara bölünmesi gerekir.
- Örneğin, adı, ikinci adının baş harfini ve soyadını, her birinin kendi sütunu olacak şekilde bölebilirsiniz. İkinci çalışma sayfası aynı şekilde yapılandırılmışsa, Access'te soyadı ile soyadı bağladığınızda, aynı adlar için eşleşme sonuçları görünür.
- Excel'de bir sütunu bölmek için, bölmek istediğiniz bilgileri içeren sütunu vurgulayın. Excel programında araç çubuğundaki "veri" verilerini tıklayın. "Sütunlara metin" seçeneğini tıklayın. Genellikle, "sınırlandırılmış" seçeneğini seçersiniz. İleri'ye tıklayın (ileri).
Adım 4. Yakınsak sütunları bölmek için sihirbazı kullanmaya devam edin
Artık bir sütunda birleştirilen bilgileri birkaç sütuna bölme işlemini gerçekleştirmeye hazırsınız.
- Sütundaki verilerin nasıl "sınırlandırılacağını" seçin. Yani, bir sütundaki her bilgi parçası bir şeyle ayrılır. Genellikle bu ayırıcı boşluk, virgül veya noktalı virgüldür. Genellikle bu bilgi sadece boşlukla ayrılmıştır. Örneğin, aşağıdaki örnekte, "Budi A. Dodo" adının bir sütunda göründüğünü söyleyin. Ad (Budi) ve baş harfleri A. boşluklarla ayrılır. Dodo'nun soyadı ve A. baş harfleri de boşlukla ayrılmıştır. Bu nedenle, sınırlandırılmış sihirbazda bir boşluk seçin.
- İleri 'yi tıklayın, ardından bitirin (bitti). Program Budi, A. ve Dodo'yu üç sütuna ayıracak. Daha sonra bu yeni sütunlara içerdikleri bilgi türünü (Soyadı, Ad, vb.) belirtmek için yeni başlıklar verebilirsiniz. Verilerin iletilmesi için önce bölünmüş verilerin sağında birkaç boş sütun oluşturmak en iyisidir. yeni bir boş sütuna (zaten bilgi içeren sütunların üzerine yazmak yerine - yerine).
Bölüm 2/3: Excel'i Access'e Aktarma
Adım 1. Bilgisayarınızda Access programını açın
Bilgisayar programı menüsüne gidin. Başlat menüsüne gidin, Microsoft Office'i seçin ve Microsoft Access'e tıklayın. Excel'i içe aktarabilmek için yeni bir boş Access veritabanı açmanız gerekir.
- Access programında yeni bir veritabanı oluşturmak için "boş masaüstü veritabanı"nı seçin.
- İstersen yeni bir isim ver. "Oluştur"a (oluştur) tıklayın.
Adım 2. Excel elektronik tablosunu Access'e aktarın
Sonraki adım, Excel elektronik tablosunu (bir veya daha fazla) Access veritabanına sürüklemektir.
- Access veritabanı yöneticisinde bir kez araç çubuğundaki "Harici Veriler"e tıklayın. "Excel"i seçin. Access'in bazı sürümlerinde, bu işlev, araç çubuğundaki "dosya" ve "Dış Veri Al" seçeneğine tıklanarak bulunabilir.
- " dosya adı " göründüğünde, bilgisayarınızdaki Excel sayfasını bulmak için " göz at " düğmesini tıklayın.
- "Kaynak verileri mevcut veritabanında yeni bir tabloya aktar" yazan kutunun işaretini kaldırın. Bu ayar varsayılan olarak önceden ayarlanmıştır.
- Bilgisayarınıza aktarmak istediğiniz elektronik tabloyu bulduğunuzda üzerine tıklayın. "Tamam" ı tıklayın. Bu adım, Excel'i Access'e aktarmak için sizi sihirbaza götürecektir.
Bölüm 3/3: İçe Aktarma İşlemini tamamlamak için Sihirbazı kullanma
Adım 1. Access'te görünen sihirbazdaki adımları izleyin
Elektronik tablo içe aktarma işlemini tamamlamak için sihirbazdaki adımları tamamlayın.
- Excel elektronik tablosunda içe aktarmak istediğiniz çalışma sayfasını seçin. Bununla birlikte, bazen insanlar bir Excel elektronik tablosunda, elektronik tablonun altındaki etiketlere tıklayarak görüntülenebilen birden çok sayfa oluşturur. Öyleyse, Access sihirbazına seçilen çalışma sayfasını söylemeniz gerekir. Sonrakine tıkla.
- Sonraki sayfada, Excel sayfasının ilk satırında sütun başlıkları olup olmadığını soran bir kutu vardır. Bu, ilk satırın sütun başlığı olduğundan emin olmak için, elektronik tablodaki her sütundaki verileri (ör. soyadı, adres, maaş vb.) temsil eden satırların önce temizlenmesi gerektiği anlamına gelir. Ardından, “evet, ilk satırın sütun başlıklarını içerdiğini” işaretleyin (evet, ilk satır sütun başlıklarını içeriyor). Bu en basit yoldur. Sonrakine tıkla.
- İlk satırınız sütun başlığı içermiyorsa, sonraki sayfa Access'te "alanlar" olarak adlandırılanları adlandırmak isteyip istemediğinizi soracaktır (bunlar sütun başlıklarıdır). İçe aktarmadan önce bu alanların her birini net ve hatırlaması kolay adlarla doldurmadıysanız (önerilir), bunu burada yapın.
Adım 2. İçe aktarma işlemini tamamlayın
İçe aktarma işleminde birkaç adım kaldı. Sihirbazın sonraki sayfası, birincil anahtarı tanımlamak isteyip istemediğinizi soracaktır.
- Bu adım zorunlu değildir, ancak yapılabilir. Birincil anahtar, bilgisayar programının her bilgi satırına benzersiz bir numara atayacağı anlamına gelir. Bu adım daha sonra verileri sıralarken yardımcı olabilir. Sonrakine tıkla.
- Sihirbazdaki bitiş ekranında, ilk adı içeren bir boşluk bulunur. İçe aktarılan Excel sayfasını yeniden adlandırabilirsiniz (dosya, içe aktarma bittiğinde sayfanın sol tarafında Access'te bir "tablo" haline gelir).
- " İçe aktar " ı ve ardından " kapat " ı tıklayın. Ekranın sol tarafında bir tablo göreceksiniz. Sayfa şimdi Access'e aktarılır.
- Birden fazla veri kümesini bağlamak istiyorsanız, bu işlemi bir veya daha fazla elektronik tabloyla tekrarlayın. Artık Access'te sayfadaki verileri eşleştirmeye hazırsınız.
Uyarı
- Excel dosyası Access dışındaki bir Office sürümündense, içe aktarma işlemi biraz zor olabilir.
- Elektronik tabloyu içe aktarmadan önce temizlemeniz gerektiğini tekrar vurguluyoruz. Bunun nedenlerinden biri, verilerdeki sorunların varlığını analiz etmektir.
- Her zaman orijinal elektronik tablonun bir kopyasını saklayın, böylece bir hata yaparsanız bu işlemin tekrarlanması gerekmez.
- 255'ten fazla hücreyi/kutuyu Access'e aktaramazsınız.
