İş raporları, günümüz iş dünyasında en etkili iletişim araçlarından biridir. İş raporlarının faydaları çoktur. Şirketler veya bireyler, önemli kararlar almak için iş raporlarını kullanabilir. İyi bir iş raporu yazmak istiyorsanız, nasıl olduğunu öğrenin ve rapor yazmanın amacını anlayın.
Adım
Bölüm 1/2: Ne tür bir iş raporu yazmak istediğinize karar verin
Adım 1. Fikirleri iletmek için iş raporlarını kullanın
Bu rapora “gerekçe/tavsiye raporu” denir. Yöneticiniz veya direktörünüzle fikir paylaşmak için bu raporu kullanabilirsiniz. Genellikle, raporun bir özetini ve gövdesini hazırlamanız gerekecektir. Özet, fikirleri aktarmanın bir yoludur. Gövde, fikrinizle ilgili faydalar, maliyetler, riskler ve diğer bilgiler hakkında bilgiler içerir.
Örneğin, bölümünüz için bir yazıcı satın almak istiyorsunuz. Yöneticiyi yazıcının gerçekten gerekli olduğuna ikna etmek için, yönetime bir yazıcı satın alma talebinin resmi olarak sunulması için bir gerekçe/tavsiye raporu hazırlayın
Adım 2. İş fırsatına eşlik eden riskleri sunun
"Araştırma raporları", karar vericilerin, yönetimin istenmeyen etkileri önceden tahmin edebilmesi için belirli eylemlerde bulunmak istediklerinde yüzleşmeleri gereken riskleri dikkate almalarına yardımcı olur. Bu rapor bir giriş, bir metin ve bir sonuçtan oluşmaktadır. Önsöz, araştırılan konu hakkında önemli bilgiler içerir. Organ, gerçeklerin bir açıklamasını ve soruşturmanın sonuçlarını içerir. Sonuç, raporun bir özetini içerir.
Örneğin, ilaç firması X, bir sorunla karşı karşıya olan ilaç firması Y ile çalışmak istemektedir. X Şirketi, şu anda finansal sorunlar yaşayan veya yaşamış olan şirketlerle çalışmak istememektedir. Bu nedenle X şirketi, Y şirketi hakkında tam bilgi arar ve ardından Y şirketinin finansal verilerini finans direktörü ile görüşmek için bir araştırma raporu hazırlar
Adım 3. Uyumluluk bilgilerini devlet kurumlarına sunun
Genellikle "uyum raporu" olarak anılan bu rapor, yönetimin geçerli yasalara/yönetmeliklere göre çalıştığını ve finansmanı prosedürlere göre yönettiğini devlet kurumlarına (şehir, il, merkez vb.) kanıtlayarak kurumsal hesap verebilirliğin gösterilmesinde faydalıdır.. Bu rapor bir giriş, bir metin ve bir sonuçtan oluşmaktadır. Önsöz, raporda ele alınan ana konuların bir açıklamasını içerir. Bagaj, devlet kurumlarının bilmesi gereken verileri, gerçekleri ve diğer bilgileri içerir. Sonuç, raporun bir özetini içerir.
Örneğin bir devlet sigorta şirketinin yönetim kurulu, şirketin yönetiminin 2019 yılında yürürlükte olan kanun ve yönetmeliklere göre yürütüldüğünü maliye bakanına sunmalıdır. Bunun için yönetim kurulu yıllık olarak bir rapor hazırlar. 2019 yılı boyunca şirketin faaliyetlerini sunmak için uyum raporu
Adım 4. Önerilen fikir veya projenin fizibilitesini sunun
Bir fikrin kabul edilip edilmediğini belirleyen bir açıklama içeren rapora "fizibilite raporu" denir. Bu rapor bir özet ve bir gövdeden oluşur. Özet, fikirleri içerirken, gövde, önerilen fikirle ilgili faydaları, olası sorunları, maliyetleri ve diğer sorunları ana hatlarıyla belirtir. Yönetim, aşağıdaki soruları yanıtlamak için fizibilite raporunu kullanabilir:
- Bu proje mali bütçe dahilinde tamamlanabilir mi?
- Bu proje karlı mı?
- Bu proje önceden belirlenmiş bir programa göre tamamlanabilir mi?
Adım 5. Çalışma yoluyla elde edilen araştırma sonuçlarını sunun
Bir "araştırma raporu", çok özel bir konu veya problemin ayrıntılı bir çalışmasının sonuçlarını sunar. Bu rapor bir özet (özet), önsöz, kullanılan yöntemler, araştırma sonuçları, sonuçlar ve önerilerden oluşmaktadır. Rapor oluştururken, referans olarak kullanılan çalışmaların sonuçlarını bildirmelisiniz.
Örneğin yönetim, çalışanların şirket kantininde sigara içmelerinin yasaklanmasının gerekli olup olmadığına karar vermek için tüm personeli kapsayan bir çalışma yapmak istiyor. Çalışmayı yürüten kişi araştırma sonuçları hakkında bir rapor yazacaktır
Adım 6. Tutarlı bir gözetim yoluyla şirketin politikalarını, ürünlerini veya prosedürlerini iyileştirmesine yardımcı olun
Ardından, belirli bir zaman diliminde, örneğin haftalık, aylık, üç aylık vb. Bu rapor, şirketin belirli bir dönem için verimlilik düzeyi, kar/zarar ve diğer verilerini sunar.
Örneğin, bir eczane sahibi, satış görevlisinden takip eden ayın 3'ünde bir aylık satış raporu sunmasını isteyecektir
Adım 7. Belirli durumlarda bir rapor sağlayın
Periyodik raporların aksine, "durum raporları", yalnızca toplantılarda bilgi vermek veya doğal afetlerle başa çıkma çabalarını raporlamak gibi belirli ihtiyaçlar için yazılır. Bu rapor bir giriş, bir metin ve bir sonuçtan oluşmaktadır. Giriş, rapor edilen olayların bir açıklamasını içerir ve raporun gövdesinde tartışılan konulara kısa bir genel bakış sağlar. Sonuç olarak, yapılmış ve gerçekleştirilecek çözümleri açıklayınız.
Örneğin vali, sorumluluğundaki bölgede bir kasırga meydana geldiğinde belediye başkanından durum raporu vermesini ister
Adım 8. Sorunu çözmek için bazı çözümler sunun
"Karşılaştırma raporu", karar vermek için çeşitli çözüm seçenekleri sunar. Amacına göre yazar, yapılması gereken birkaç eylem önerir. Bu rapor bir giriş, bir metin ve bir sonuçtan oluşmaktadır. Önsöz, raporun yazılma amacını açıklar. Gövde, çeşitli çözüm seçenekleriyle birlikte eldeki durumu veya sorunu ifade eder. Sonuç en iyi çözümü ifade eder.
Örneğin bir otomotiv firması Asya'da fabrika kurmak istiyor. Karşılaştırma raporu yazarken, şirketin ihtiyaçlarına göre en fazla 3 ülke listeleyin ve sonuç bölümünde en iyi yeri önerin
Bölüm 2/2: Bir İş Raporu Yazma
Adım 1. Raporun yazılma amacını belirleyin ve biçimlendirin
Kendinize neden bir iş raporu yazmak istediğinizi sorun. Ulaşılacak hedeflere göre yukarıdaki listeden rapor türünü seçin.
- Sebep ne olursa olsun, kısa ve net hedefler belirlediğinizden emin olun. Hedeflerin formüle edilmesi uzun solukluysa, raporun güvenilirliğinden şüphe duyulacak şekilde rapor okuyucularının kafası karışır.
- Örneğin, departmanınızın ek promosyon fonlarına ihtiyacı var. Raporu yazarken, mevcut promosyon bütçesine odaklanın ve ek fonlardan en iyi şekilde yararlanmak için etkili bir çalışma planı sunun.
Adım 2. Raporu okuyacak olan kitleyi düşünün
Rapor okuyucuları şirket dışından (çalışanlardan değil) veya şirket içinden gelebilir. Bir rapor yazarken, okuyucunun tartışılan konu hakkında ne kadar iyi anladığını veya bilgi sahibi olduğunu düşünün. Ayrıca raporda sunulan bilgilerin okuyucu için ne kadar yararlı olacağını da düşünün.
- Raporu kim okursa okusun, mali yön, yönetim veya müşteriler için her zaman birinci önceliktir.
- Örneğin, bölümünüzde bir iş paylaşım programı uygulamak istiyorsunuz. Bunun için personel müdürü, operasyon direktörü ve icra kurulu başkanı tarafından okunacak bir iş raporu yazmanız gerekecektir. Raporda ilgili bilgileri sağlayabilmeniz için program hakkında zaten bilgi sahibi olma olasılığını göz önünde bulundurun. Yönetim bir iş paylaşım programını hiç tartışmadıysa, raporunuz bilgilendirici ve faydalıdır. Şirket bu programı önceden planlamışsa, raporunuz etkisiz ve daha az ikna edici olacaktır.
Adım 3. Nelerin öğrenilmesi gerektiğini belirleyin
İş raporu hazırlarken en zor adım yazmamaktır. Sonuç çıkarmak ve destekleyici veri toplamak en zorudur. Örneğin veri toplama ve piyasayı analiz etme gibi çok çeşitli becerilere sahip olmanız gerekecektir. Raporunuzda yer alan konular hakkında bilinçli kararlar alabilmek için sizin ve yönetimin bilmesi gerekenler nelerdir?
Adım 4. Bir rapor yazmak için ilgili verileri toplayın
Sağladığınız destekleyici verilerin araştırma sonucu olduğundan emin olun. Aksi takdirde inandırıcılığınızı kaybedebilirsiniz. Veri toplama da yazılacak raporun türüne göre belirlenir. Raporu yazma amacına uygun ve doğru verileri kullandığınızdan emin olun.
- Dahili kaynaklardan gelen verilerin toplanması genellikle daha hızlıdır. Örneğin, satış departmanından telefonla ürün satış verileri istenebilir. Böylece veriler anında alınır ve rapora dahil edilir.
- Dış veriler şirketten alınabilir. Diğer departmanlar tüketici verilerini toplamış ve analiz etmişse, kendi araştırmanızı yapmak zorunda kalmamak için isteyin. Gereken veriler iş alanına göre uyarlanmalıdır, ancak iş raporu yazarlarının genellikle önce araştırma yapması gerekmez.
- Örneğin, bir gerekçe/tavsiye raporu yazmak istiyorsanız, sunulan fikirlerin faydalarını öğrenmek için biraz araştırma yapın ve ardından araştırma sonuçlarını rapora ekleyin.
Adım 5. Yazmadan önce raporu nasıl yapılandıracağınıza karar verin
Bu karar, raporun yazılma amacından etkilenir. Örneğin, uygunluk raporunun nasıl hazırlanacağı ile fizibilite raporunun nasıl hazırlanacağı farklıdır. Raporu nasıl derleyeceğinizi çözebildiğiniz zaman yazmaya başlayın.
- Destekleyici verileri birkaç gruba ayırın. İş raporları genellikle çok sayıda veri ve bilgi içerir. Verileri gruplara ayırmak, başarılı bir iş raporu yazmanın anahtarıdır. Örneğin, satış verilerini müşteri verilerinden ayrı olarak sunun ve her veri özeti için bir başlık ekleyin.
- Okumayı ve anlamayı kolaylaştırmak için özet verilerini başlığa göre sıralayarak raporları derleyin. Böylece sunulan veriler, raporun yazılmasının temel amacını destekleyebilir.
- Bazen, başka birinin verileri analiz etmesini veya girmesini beklemeniz gerekir. Beklerken tüm veri setini işleyebilirsiniz.
Adım 6. Sonuçlar çizin ve belirli önerilerde bulunun
Raporda yer alan verileri kullanarak mantıklı sonuçlar çıkardığınızdan emin olun. Bu sonuçlara dayanarak yapılması gereken eylemleri açıklayın.
Önerdiğiniz her çözümü belirli, ölçülebilir eylemler takip etmelidir. Yeni iş planını uygulamak için gereken iş tanımı, programı veya fon tahsisindeki değişiklikleri tanımlayın. Önerilerinizin, raporda sunulan çözümleri uygulayarak yönetimin hedeflere ulaşabileceğini kanıtlayan verilerle desteklendiğinden emin olun
Adım 7. Bir yönetici özeti hazırlayın
Bu özet, iş raporunun ilk sayfası olacak, ancak en sonunda yazılır. Yönetici özeti, birinin sonuna kadar okumak için zamanı yoksa, raporun içeriğine bir bakış sağlamak için çalışmanın sonuçlarını ve sonuçlarını sunmanın bir yoludur. Bir örnek olarak, bir yönetici özeti bir film fragmanı veya bir tez özeti gibidir.
Bu rapora yönetici özeti denir çünkü meşgul yöneticiler sadece bu özeti okuyabilir. Yönetici özeti şeklinde 200-300 kelime ile önemli bilgileri üstlere iletin. Ayrıntıları öğrenmek isterse daha fazlasını okuyabilirdi
Adım 8. Belirli verileri iletmek için bilgi grafiklerini kullanın
Bazen, grafikler veya çizelgeler kullanarak nicel veriler sağlamanız gerekir. Daha çekici ve anlaşılması kolay hale getirmek için verileri çeşitli renklerle sunun. Verilerin daha kolay okunmasını sağlamak için madde işaretleri, sıralı sayılar veya tablolar kullanın. Bu adım, önemini göstermek için verilerin sunumunun farklı görünmesini sağlar.
- Genellikle görseller iş raporlarının daha çekici görünmesini sağlar. Raporlar yalnızca metin ve rakamlar içeriyorsa monoton görünür. Alakalı ve faydalı bilgi grafikleri sunun, ancak aşırıya kaçmayın.
- Bilgileri, neredeyse tamamen metinden oluşan, tablo veya sayı içermeyen bir sayfada kutulara yazın. Tam metin sayfaları sıkıcı olma eğilimindedir. Önemli bilgilerin bir özeti bir kutuda sunulabilir.
Adım 9. Bilgi kaynaklarını listeleyin
Yaptığınız araştırmanın türüne bağlı olarak, bilgi sağlayıcıyı listelemeniz gerekebilir. Bir iş raporunda, bir kaynakça veya kaynak sayfa, okuyucuya başka verileri kontrol etmek veya aramak isterse bilgi sağlamayı amaçlar.
Raporlara işletme türüne göre alıntılar eklerken doğru biçimi kullanın
Adım 10. Raporu 2 kez kontrol edin
Herhangi bir yazım veya dil bilgisi hatası bildirdiğinizde ciddi görünmüyorsunuz. Bu hatalar, çalışmanızın güvenilirliğini sorgular. Ayrıca, açık ve net bilgiler sunun.
- Örneğin, anlaşılması zor kelimeler veya çok uzun cümleler kullanmayın.
- Çeşitli konuşmalardan kaçının.
- Rapor okuyucu aynı işteyse, jargon veya teknik terimler kullanabilir, ancak aşırıya kaçmayın.
- Genellikle, iş raporları pasif ses kullanılarak yazılır. Bu rapor, pasif cümleler kullanarak yazmanın aktif cümlelerden daha iyi olduğunu gösteren bir örnektir.
- Raporları kontrol ederken, kendiniz yazdığınız için hatalar gözden kaçabilir. Destekleyici bir iş arkadaşınızın raporunuzu okumasını sağlayın ve ardından geri bildirim isteyin. Hataları iş arkadaşlarınızdan bilmek, üstlerinizden bilmekten çok daha iyidir. Önerileri dikkate alırken raporları iyileştirmek için akran girdilerinden yararlanın.
Adım 11. Bir içindekiler tablosu oluşturun
Belirli bir sayfayı ararken referans olarak faydalı olacak bir içindekiler tablosu oluşturarak resmi formata göre bir iş raporu yazın. Raporun her bölümünün sayfa numaralarını, özellikle yönetici özeti ve sonucu olmak üzere içindekiler tablosuna ekleyin.
Adım 12. Raporu bağlama zamanı
Yararlı bir tam inceleme sağlayan bir raporu iyileştirmenin en iyi yolu, örneğin spiral tel, bağlayıcılar veya karton kapaklar kullanarak mümkün olduğu kadar iyi ciltlemektir. Böylece, rapor düzgün ve çekici görünür, böylece diğerleri onu sonuna kadar okumak isteyecektir.
