İlk başta bir iş raporu yazmak zor görünebilir, ancak aslında düşündüğünüzden daha kolaydır. Çalışma raporları genellikle belirli bir projenin ilerlemesini açıklamak veya işyerindeki belirli konularda sonuçlar ve öneriler sağlamak için kullanılır. Etkili bir çalışma raporunu kolayca yazabilmek için amacınızı, hedef kitlenizi, araştırmanızı ve mesajınızı göz önünde bulundurarak başlayın. İş raporu formatını kullanarak bir rapor taslağı oluşturun. Raporun yürürlüğe girmesi için revizyonlar yapın.
Adım
Bölüm 1/3: Bir Çalışma Raporu Planlama
Adım 1. Raporun amacını ve konusunu belirleyin
Bazen bir rapor hazırlamanız istenebilir. Raporun amacı veya konusu büyük olasılıkla talepte belirtilecektir. Bir hedef veya konudan emin değilseniz, okuyucularınıza iletmek istediğiniz mesajı düşünün. Ayrıca amiriniz veya amiriniz ile açıklığa kavuşturabilirsiniz.
Örneğin, amacınız bir iş sorununu analiz etmek, üzerinde çalıştığınız bir projenin sonuçlarını açıklamak veya bir süpervizöre çalışmanızın ilerleyişinin bir taslağını sağlamak olabilir
Adım 2. Okuyucuya uygun bir ton ve dil seçin
Okuyucunun bilgisini ve bildiği jargonları düşünün. Bir rapor yazarken, halk için yazdığınızdan daha fazla jargon ve daha profesyonel bir dil kullanabilirsiniz.
- Raporu kim okuyacak? Raporunuzu kullanması muhtemel okuyucuları düşünün.
- Okur kitleniz heterojense, yazdıklarınız hakkında en az bilgiye sahip olan okuyucu için tüm bilgileri yazın. Ancak, daha eğitimli okuyucuların gerekli olmadığını düşündükleri bilgileri atlayabilmeleri için her bölüm için başlıklar kullanın. Belirli okuyucu gruplarına hitap etmek için belirli bölümler de yazabilirsiniz.
Adım 3. Varsa verileri ve destekleyici materyalleri toplayın
Sonuçlarınız veya önerileriniz için temel olarak kullandığınız materyali ekleyin. Raporu hazırlarken bu materyallere başvuracaksınız. Bu materyalleri raporun ekine de eklemeniz gerekebilir. Rapor hazırlarken ekleyebileceğiniz materyal türleri aşağıdadır:
- Finansal bilgi
- Diyagram
- Çizelge
- İstatistiki bilgi
- Anket
- anket
- Uzmanlar, iş arkadaşları, müşteriler vb. ile yapılan görüşmelerin sonuçları.
Adım 4. Bir ilerleme raporu yazıyorsanız ilerlemenizi gözden geçirin
Bunun yerine, yaptığınız işin, yapacağınız işin ve çalışmanın ilk hedefe uygun olup olmadığının bir taslağını verin. Raporu, insanların projenizle ilgili olabilecek sorularına bir cevap olarak düşünün. Raporda yanıtlamanız gereken sorular aşağıdadır:
- İşin kapsamı değişti mi?
- Son rapordan bu yana hangi çalışmaları tamamladınız?
- Ne iş yapacaksın?
- Projeniz zamanında tamamlanacak mı? Değilse, neden?
- Nasıl bir sorunla karşılaştınız ve nasıl çözdünüz?
- Bu ay hangi dersleri öğrendin?
Adım 5. Rapora dahil etmeniz gereken bilgileri ana hatlarıyla belirtin
Bir rehber olarak fikrinizin bir taslağını yazın. Ana hatları çizerken, söyleyeceğiniz şeyleri düzenlemeye yardımcı olacak rapor başlıkları geliştirin. Bu taslağın düzgün veya iyi yazılmış olması gerekmez çünkü onu yalnızca siz kullanacaksınız.
- Genel olarak rapor, sonuçların, sonuçların veya tavsiyelerin bir açıklamasıyla başlar. Daha sonra bu sonuca nasıl vardığınızı ve mümkünse düşünce tarzınızı açıklayın.
- Tartışmalı bir sonuç veya tavsiyede bulunacaksanız, okuyucunun vardığınız sonuçların ve tavsiyelerinizin arkasındaki nedenleri anlaması için sürecinizi ve gerekçenizi açıklayın.
Bölüm 2/3: Çalışma Raporu Hazırlama
Adım 1. Bir kapak sayfası veya başlık sayfası kullanın
Başlık sayfası, raporun adını ve ardından ayrı bir satırda teslim tarihini içermelidir. Üçüncü satıra, tüm rapor yazarlarının adlarını yazın. Bundan sonra dördüncü satıra kuruluşun adını yazın.
- Bazı durumlarda, raporu neden yazdığınızı, içinde ne olduğunu ve bundan sonra ne yapacağınızı açıklayan bir ön yazı ekleyebilirsiniz. Bu tür mektuplar, rapor yazma süreci uzun sürdüğünde veya yazar, okuyucunun raporu incelemeden önce ek açıklamaya ihtiyacı olduğunu hissettiğinde yaygın olarak kullanılır.
- İlerleme raporları için başlık sayfasına adınızı, proje adınızı, tarihinizi ve raporlama döneminizi yazın. Onları farklı satırlara yazın. Her satırı 'ad', 'proje adı', 'tarih' ve 'rapor dönemi' gibi kelimelerle etiketleyebilirsiniz. Bunlarla ilgili bilgileri etiketsiz olarak da yazabilirsiniz.
- İş raporunda herhangi bir özel öneri olup olmadığını patronunuza sorun. Bu öneriler, raporların hazırlanması için en iyi malzeme kaynağıdır.
Adım 2. Anahtar bilgileri içeren bir yönetici özeti oluşturun
Sonuçlarınızı, gerekçelerinizi ve önerilerinizi ekleyin. Okuyucu, raporun kilit noktalarını, tamamını okumak zorunda kalmadan anlayacaktır. Çok fazla ayrıntıya girmenize gerek yok, ancak okuyucu raporunuzun açıklamasını anlamalıdır. Yönetici özeti yarım sayfa olmalıdır.
- Raporun tamamını özetlemenize gerek yok. Ana tavsiyeniz veya sonucunuz gibi rapordaki önemli fikirlere odaklanın.
- Bir ilerleme raporu yazıyorsanız, bu bölümü atlayın.
Adım 3. İçindekiler tablosu oluşturun
Raporun tüm bölüm başlıklarını ve sayfa numaralarını listeleyin. Bu liste, okuyucuların raporunuzu kullanmasını ve ihtiyaç duydukları bilgileri bulmasını kolaylaştıracaktır.
- Raporun okunmasının kolay olması için her bölüm için başlıklar ve başlıklar kullanın.
- Bir ilerleme raporu yazıyorsanız, patronunuz istemediği sürece genellikle bir içindekiler tablosu oluşturmanız gerekmez. Ancak, raporun okunmasını kolaylaştırmak için her bölüm için bir başlık ve başlık ekleyin.
Adım 4. Raporunuz hakkında fikir vermek için bir giriş yazın
Okuyucuya raporu neden yazdığınızı söyleyin. Raporun arkasındaki bağlamı özetleyin ve amacınızı açıklayın. Raporda cevaplayacağınız soruları veya çözeceğiniz konuları belirtiniz. Raporun kapsamını ve organizasyonunu açıklayın.
- Girişin uzun olması gerekmez. Açıkça ve özellikle yazın, böylece okuyucular çok uzun bir açıklama okumak zorunda kalmadan bağlamı ve amacı bilsin.
- Giriş için 2-4 paragraf yazın.
- Bir ilerleme raporu için 1-2 paragraflık bir giriş bölümü yeterlidir. Giriş, projenizi ve hedeflerinizi özetlemelidir. Ayrıca tamamladığınız çalışmalardan ve sonraki planlarınızdan da bahsedebilirsiniz.
Adım 5. Bahsettiğiniz sonuçları veya sonuçları açıklayın
Projeyle ilgili tamamladığınız herhangi bir araştırma veya değerlendirmeyi ana hatlarıyla belirtin. Bulguların ve bunların raporun konusuyla ilişkisinin bir tartışmasını ve yorumunu yazın.
- Genel olarak, bu bölüm bir giriş paragrafından ve sonuçlarınızın bir listesinden oluşur.
- Sonuç şu şekilde yazılabilir: “1. Nüfus yaşlanıyor, dolayısıyla müşterilerimizin sağlık riskleri artıyor.”
- Bir ilerleme raporu yazarsanız, hiçbir sonuç veya sonuç elde edemezsiniz. Girişten sonra başarıları veya tamamladığınız çalışmaları yazın. Bu bölüm için 2-4 paragraf yazabilirsiniz. Ancak, genellikle bir liste yeterli olacaktır. “Festival çadırlarını kiralamak için 200.000.000 IDR topladı”, “Festivali planlamak için Parti Planlama Şirketi ile sözleşme imzaladı” ve “Kamuoyu toplamak için 1.500 sakinle anket yaptı” yazın.
Adım 6. Gelecekteki adımlar için önerilerde bulunun
Öneriler gelecekte ne olacağını açıklamalıdır. Çözümünüzü kullanarak hangi sorunun çözülebileceğini ve bunun çıkardığınız sonuçla nasıl ilişkili olduğunu açıklayın. Açıklamayı yazdıktan sonra önerileri numaraya göre sıralayın. Her cümleye bir fiil ile başlayın. Önerilerin bir listesini yapın ve en önemli olanla başlayın.
- Örneğin, “1. Çalışanlara Kardiyopulmoner resüsitasyon eğitimi verin.”
- İlerleme raporu yazıyorsanız, önümüzdeki dönemde üzerinde çalışacağınız/başaracağınız işlerin veya hedeflerin bir listesini yapmalısınız. Örneğin, "Festival için bir satıcı bul", "Festivalin tasarımını belirle" ve "Tanıtım afişi sipariş et" yazabilirsiniz.
Adım 7. Sonucun altında yatan süreci ve çerçeveyi tartışın
Konuyu, sorunu veya sorunu analiz etmek için kullandığınız yaklaşımı tanımlayın. Bulgularınızı gözden geçirin, ardından önerilerin temeli olarak nasıl kullanıldığını açıklayın. Tartışmayı bölümlere ayırın. Bölümleri içeriklerine göre adlandırın.
- Bu bölüm ayrıca daha uzun bir araştırma ve değerlendirme tartışması içerir.
- Bu, raporunuzdaki en uzun bölüm olmalıdır.
- İlerleme raporu yazıyorsanız bu bölümü atlayabilirsiniz. Bir proje üzerinde çalışırken darboğazlar ve bunların nasıl üstesinden gelineceği ile ilgili bir bölümle değiştirebilirsiniz. Şöyle yazabilirsiniz: “Birçok sakin, ön ödemeli posta ücretiyle gelmediği için anketleri geri göndermiyor. Bundan sonra, ön ödemeli posta ücretini dahil edeceğiz veya dijital bir anket seçeneği sunacağız.”
Adım 8. Raporu hazırlamak için kullandığınız referansları listeleyin
Referanslar dergi makaleleri, haberler, röportajlar, anketler, anketler, istatistiksel bulgular ve diğer ilgili bilgiler şeklinde olabilir. Bu referansları raporun sonunda belirtin. "Bibliyografya" adını verin.
- Belirli bir alıntı stili kullanmanız istenmedikçe, iş raporlarında APA biçimini kullanın.
- Bir ilerleme raporu hazırlıyorsanız bu adımı atlayın.
Adım 9. Anketler, anketler veya e-postalar gibi materyallere ekler ekleyin
Her rapor bir ek gerektirmez. Ancak, alıntı yaptığınız materyali veya konunuzu veya bulgularınızı daha kolay anlamalarına yardımcı olabilecek ek bilgiler sağlamak istiyorsanız bunları ekleyebilirsiniz. Her eki farklı bir harf kullanarak etiketleyin.
- Örneğin, "Ek A", "Ek B" ve "Ek C" olabilir.
- Bir ilerleme raporu yazıyorsanız, bu bölümü eklemeniz gerekmez.
Adım 10. Tüm bulgularınızı veya ilerlemenizi özetleyen kısa bir sonuç yazın
Bir sonuç yazmanız gerekmeyebilir, ancak bir sonuç, yaptığınız çabaları vurgulayabilir. Raporda sunduğunuz tüm bilgileri özetlemek için 3-4 cümlelik bir sonuç çıkarın.
“Sanat festivali planlama projesi planlandığı gibi yürütüldü. Planlama faaliyetlerinin %90'ını tamamladık ve malzeme satın alma sürecine geçtik. Şu anda projede herhangi bir engelle karşılaşılmıyor, ancak gelecekte ortaya çıkabilecek sorunlarla ilgileneceğiz.”
Bölüm 3/3: Etkili Raporlar Yazma
Adım 1. Raporun kullanımını kolaylaştırmak için net bir başlık kullanın
Başlığı açık ve ayrıntılı değil. Okuyucu başlığa bakarak haberinizin ne hakkında olduğunu hemen anlamalıdır.
- İhtiyaç duyabileceğiniz başlıklar şunları içerir: Giriş, Tamamlanan İş, Sonraki Dönem Hedefi, Engeller ve Çözümler ve Sonuç.
- Rapordaki bilgilerle eşleşen bir başlık oluşturun.
- İlerleme raporları için okuyucularınız büyük olasılıkla denetçiler, ekipler veya müşterilerdir.
Adım 2. Fikirleri iletmek için basit, anlaşılır bir dil kullanın
İş raporları karmaşık kelimeler ve süslü cümleler gerektirmez. Önemli noktaları okuyucuya aktarmanız yeterlidir. Mümkün olan en basit kelimeleri kullanarak fikirleri iletin ve fikrin özüne inin.
"Gelirler %50 arttı ve dördüncü çeyrek kazançlarını parlak hale getirdi" yerine "Gelirler dördüncü çeyrekte %50 arttı" yazın
Adım 3. Raporunuzu kısa tutmak için kısa ve öz yazı kullanın
Çok uzun yazmak, siz ve okuyucu için sadece zaman kaybıdır. Gereksiz kelimeleri ortadan kaldırın ve doğrudan ifadenizin noktasına gelin.
- Bazı çalışma raporları doğal olarak uzundur çünkü çok fazla bilgi içerirler. Ancak, yazma şekliniz kısa ve öz kalmalıdır.
- "Personelin telefonla pazarlama yapmasının ardından satışlar son çeyrekte arttı" şeklinde yazmak daha iyidir, "Yetenekli ve kendini adamış satış ekibimiz potansiyel müşterileri telefonla satın almalarını sağlamak için pazarladıkça gelirler son çeyrekte keskin bir şekilde arttı. Ürün:% s."
Adım 4. Objektif ve duygusuz bir dil kullanarak fikirleri sunun
Gerçekleri yazın ve okuyucuların nesnel bir bakış açısına dayalı olarak kendi sonuçlarını oluşturmasına izin verin. Belirli bir konunun nasıl ele alınacağı konusunda tavsiyelerde bulunabilirsiniz, ancak okuyucunun duygularını ikna etmeye çalışmayın. Okuyucuların objektif bir bakış açısına dayalı fikirler ve kararlar oluşturmasına izin verin.
“Mutsuz personel genellikle moralsizdir, bu nedenle ofis ruhsuz bir makine gibi hissettirir” yazmak yerine, “Nispeten düşük üretkenliğe sahip personel kendilerini mutsuz hissettiklerini söylüyor” yazabilirsiniz
Adım 5. Resmi olmayan bir dil ve “Ben” veya “Ben” kelimelerini kullanmayın
” Proje üzerinde yalnız çalışıyorsanız, ilerleme raporunda “Ben” kelimesini kullanabilirsiniz. Aksi takdirde, iş raporlarında “ben” kelimesini veya çok resmi olmayan kelimeleri kullanmayın. Ancak belirli cümleleri hedef kitlenize yönlendirirken “siz” kelimesini kullanabilirsiniz.
Raporlarda profesyonel bir dil kullanın
Adım 6. Hata olmadığından emin olmak için raporu yeniden okuyun
Dil bilgisi ve yazım hataları, raporun profesyonelliğinin itibarını düşürür. Yazım hataları, kötü ifadeler veya yanlış kelime seçimleri olmadığından emin olmak için tekrar okuyun. Raporu iki kez tekrar okuyabilirseniz daha iyi olur.
- Mümkünse, bir başkasından raporu okumasını isteyin, çünkü bazen kendinizde hata bulmak zor olabilir.
- Zamanınız varsa, raporu tekrar okumadan önce 24 saat bırakın.
İpuçları
- İlk çalışma raporunu yazdıktan sonra, sonraki raporlar için şablon olarak kullanın.
- İş yerinizin bir çalışma raporu şablonu olabilir. Yöneticinize ofis şablonunu kullanıp kullanamayacağınızı sorun.
- Bunu yapabiliyorsanız, çalıştığınız kuruluşun mevcut iş raporu formatını kullanın. Ofisteki dosyaları kontrol edin veya bir amir veya iş arkadaşınızdan raporun bir kopyasını isteyin.
