Microsoft Access, herkesin veritabanları oluşturmasına ve yönetmesine izin veren bir veritabanı oluşturma programıdır. Bu program küçük projelerden büyük işletmelere kadar uygundur ve çok görsel olarak çalışır. Bu, tablolar veya çalışma sayfaları ile çalışmak zorunda olmadığınız için veri girişi için mükemmel olmasını sağlar. Microsoft Access'ten en iyi şekilde yararlanmaya başlamak için aşağıdaki ilk adımlara göz atın.
Adım
Bölüm 1/6: Yeni Bir Veritabanı Oluşturma
1. Adım. Dosya sekmesine tıklayın ve "Yeni"yi seçin
Veritabanı, verilerinizin çeşitli biçimlerde depolandığı yerdir. Boş bir veritabanı oluşturmayı seçebilir veya mevcut bir şablondan seçim yapabilirsiniz.
- Boş bir veritabanı, standart Access veritabanıdır ve yerel kullanım için önerilir. Yerel bir veritabanı oluşturmak bir tablo içerecektir.
- Web veritabanları, Access web cihazlarıyla uyumlu olacak şekilde tasarlanmıştır. Bir web veritabanı oluşturmak bir tablo içerecektir.
- Şablonlar, çeşitli kullanımlar için tasarlanmış veritabanlarıdır. Veritabanını tasarlamak için zaman harcamak istemiyorsanız bir şablon seçin.
Adım 2. Veritabanını adlandırın
Veritabanı türünü seçtikten sonra, içeriğini yansıtan bir ad verin. Bu, özellikle birçok farklı veritabanıyla çalışacaksanız kullanışlıdır. "Dosya Adı" kutusuna veritabanınızın adını girin. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturmak için "Oluştur"u seçin.
Bölüm 2/6: Veritabanına Veri Ekleme
Adım 1. Verileriniz için en iyi yapıyı belirleyin
Boş bir veritabanı oluşturuyorsanız, verilerinizi nasıl düzenleyeceğinizi ve uygun veri yapılarını nasıl ekleyeceğinizi düşünmeniz gerekecektir. Access'te verilerinizi biçimlendirmenin ve bunlarla etkileşim kurmanın çeşitli yolları vardır:
- Tablolar - Tablolar, veri tabanınızda veri depolamanın birincil yoludur. Tablolar Excel'deki çalışma sayfalarıyla karşılaştırılabilir: veriler sütunlar ve tablolar halinde düzenlenir. Bu nedenle, Excel'den ve diğer sayı işleme programlarından veri almak kolay bir işlemdir.
- Formlar - Formlar, veritabanınıza veri eklemenin bir yoludur. Veritabanına doğrudan tablolarda veri ekleyebilseniz de, formların kullanılması görsel veri girişini hızlandıracaktır.
- Raporlar - Raporlar, veritabanınızdaki verileri özetlemek ve görüntülemek için kullanışlıdır. Raporlar, verileri analiz etmek ve ne kadar kar elde edildiği veya en çok müşterinin nerede olduğu gibi belirli soruları yanıtlamak için kullanılır. Raporlar yazdırılmak üzere tasarlanmıştır.
- Sorgu - Sorgu, verileri alma ve sıralama yönteminizdir. Çeşitli tablolardan belirli girdileri görüntülemek için kullanabilirsiniz. Veri eklemek ve güncellemek için sorguları da kullanabilirsiniz.
Adım 2. İlk tablonuzu oluşturun
Boş bir veritabanı başlatırsanız, boş bir tabloyla başlarsınız. Bu tabloya ister elle ister başka bir kaynaktan kopyalayarak veri girmeye başlayabilirsiniz.
- Her veri parçası kendi sütununda (alanında) saklanmalı, veriler ise kendi satırına yerleştirilmelidir. Örneğin, her müşterinin verileri bir satırda saklanırken, mevcut alanlar o tüketici hakkında farklı bilgiler (ad, soyad, e-posta adresi vb.)
- Her alanın adını bilmenizi kolaylaştırmak için sütun etiketlerini adlandırabilirsiniz. Yeniden adlandırmak için sütun başlığına çift tıklayın.
Adım 3. Diğer kaynaklardan verileri içe aktarın
Desteklenen bir dosyadan veya konumdan içe aktarmak istiyorsanız, Access'i bilgileri kabul edecek ve veritabanınıza ekleyecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu, web sunucularından veya diğer paylaşılan kaynaklardan veri almak için kullanışlıdır.
- Dış Veri sekmesine tıklayın
- İçe aktarmak istediğiniz dosya türünü seçin. "İçe Aktar ve Bağla" bölümünde, veri türleri için birkaç seçenek göreceksiniz. Daha fazla seçenek görmek için Diğer'i tıklayabilirsiniz. ODBC, Açık Veritabanı Bağlantısı anlamına gelir ve SQL gibi veritabanlarını içerir.
- Veri konumlarına göz atın. Veriler sunucudaysa, sunucu adresini girmeniz gerekir.
- Bir sonraki pencerede, "Geçerli veritabanındaki verileri nasıl ve nerede saklamak istediğinizi belirtin" seçeneğini seçin. "Tamam"ı seçin. Verilerinizi içe aktarmak için adımları izleyin.
Adım 4. Başka bir tablo ekleyin
Farklı veritabanlarında farklı kayıtları saklamak isteyeceksiniz. Bu, veritabanınızın sorunsuz çalışmasını sağlayacaktır. Örneğin, bir müşteri bilgileri tablonuz ve sipariş bilgileri için başka bir tablonuz olabilir. Daha sonra müşteri bilgileri tablosunu sipariş bilgileri tablosuna bağlayabilirsiniz.
Ana Sayfa sekmesinin "Oluştur" bölümünde, "Tablo" düğmesini tıklayın. Veritabanınızda yeni bir tablo görünecektir. Bilgileri ilk tablodaki gibi girebilirsiniz
Bölüm 3/6: Tablolar Arasındaki İlişkileri Yönetme
Adım 1. Kilitlerin nasıl çalıştığını anlayın
Her tablo, her giriş için benzersiz bir birincil anahtara sahip olacaktır. Başlangıçta Access, sayısı her girişte artan bir kimlik sütunu oluşturur. Bu sütun "birincil anahtar" görevi görecektir. Tablolar, veritabanındaki diğer tablolardan bağlantılı alanlar olan "yabancı anahtar" alanlarına da sahip olabilir. Bağlantılı alanlar aynı verilere sahip olacaktır.
- Örneğin, Siparişler tablosunda müşterinin siparişini kaydetmek için bir Müşteri Kimliği alanınız olabilir. Müşteriler tablosundaki Kimlik alanı ile o alan için bir ilişki oluşturabilirsiniz.
- Tablolar arasındaki ilişkileri kullanmak, verilerinizin tutarlılığına, verimliliğine ve erişim kolaylığına yardımcı olacaktır.
Adım 2. Veritabanı Araçları sekmesine tıklayın, ardından İlişkiler bölümündeki İlişkiler düğmesine tıklayın
Bu, veritabanındaki tüm tabloların önizlemesini içeren yeni bir pencere açacaktır. Her alan, her tablonun adının altında görüntülenecektir.
İlişki oluşturmadan önce "yabancı anahtar" için bir alan oluşturmalısınız. Örneğin, Siparişler tablosunda Müşteri Kimliği kullanmak istiyorsanız, tabloda Müşteri adında bir alan oluşturun ve alanı boş bırakın. Biçimin, bağlantı verdiğiniz alanla aynı olduğundan emin olun (örn. sayılar)
Adım 3. Yabancı anahtar olarak kullanmak istediğiniz alanı yabancı anahtar için oluşturduğunuz alana sürükleyin
Alanlar arasındaki ilişkiyi ayarlamak için görüntülenen pencerede Oluştur'a tıklayın. İki alanı birbirine bağlayan iki tablo arasında bir çizgi görünecektir.
Bir ilişki oluştururken "Bilgi Bütünlüğünü Uygula" onay kutusunu işaretleyin. Bu, bir alandaki veriler değiştirilirse diğer alanlardaki verilerin de değişeceği anlamına gelir. Bu, verilerinizi daha doğru hale getirecektir
Bölüm 4/6: Sorgu Oluşturma
Adım 1. Sorguların rolünü anlayın
Sorgular, bir veritabanındaki verileri hızlı bir şekilde görüntülemenize, eklemenize ve düzenlemenize olanak tanıyan eylemlerdir. Basit aramalardan mevcut verilere dayalı yeni tablolar oluşturmaya kadar birçok sorgu türü vardır. Rapor oluşturmada sorgular önemlidir.
Sorgular iki ana türe ayrılır: Seç ve Eylem. İlk sorgu tablodan veri çeker ve bunu hesaplayabilir, ikincisi ise tablodan veri ekleyebilir, düzenleyebilir ve silebilir
Adım 2. Temel bir Seçme sorgusu oluşturmak için Sorgu Sihirbazını kullanın
Temel bir Seçme sorgusu kullanmak istiyorsanız, adımlarda size yol göstermesi için Sorgu Sihirbazı'nı kullanın. Sorgu Sihirbazına Oluştur sekmesinden erişebilirsiniz. Bu, bir tablodan belirli alanları görüntülemenizi sağlar.
Kriterlerle Seçme Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Sorgu Tasarımını açın
Select sorgunuzu küçültmek ve yalnızca ihtiyacınız olan bilgileri görüntülemek için ölçütleri kullanabilirsiniz. Başlamak için Oluştur sekmesine tıklayın ve Sorgu Tasarımı'nı seçin.
Adım 2. Masanızı seçin
Tabloyu Göster kutusu açılacaktır. Kullanmak istediğiniz tabloya çift tıklayın ve Kapat'a tıklayın.
Adım 3. Verilerin çıkarılacağı alanları ekleyin
Sorguya eklemek istediğiniz tablodaki her alanı çift tıklayın. Alan Tasarım listesine eklenecektir.
Adım 4. Ölçüt ekleyin
Metin veya işlevler gibi farklı türde ölçütler kullanabilirsiniz. Örneğin, Fiyat alanından 50$'dan yüksek bir fiyat görüntülemek istiyorsanız, şunu girin:
=50
kriterler üzerinde. Yalnızca İngiltere'den gelen müşterileri göstermek istiyorsanız, şunu girin:
Birleşik Krallık
Kriterler kutusunda.
Her sorguda birden çok ölçüt kullanabilirsiniz
Adım 5. Sonucu görmek için "Çalıştır"a tıklayın
Bu düğme Tasarım sekmesindedir. Sorgunuzun sonuçları pencerede görüntülenecektir. Sorguyu kaydetmek için Ctrl+S tuşlarına basın..
Parametrelerle Seçme Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Sorgu Tasarımını açın
Parametreli sorgu, her sorgu çalıştırdığınızda hangi verileri almak istediğinizi ayarlamanıza olanak tanır. Örneğin, farklı şehirlerden müşterilerden oluşan bir veritabanınız varsa, hangi şehrin verilerini görüntülemek istediğinizi sormak için parametreler içeren bir sorgu kullanabilirsiniz.
Adım 2. Bir Select sorgusu oluşturun ve tabloyu tanımlayın
Tablo önizlemesine çift tıklayarak sorguda veri almak istediğiniz alanları ekleyin.
Adım 3. Ölçütler bölümüne parametreleri ekleyin
Parametreler, çevrelerinde "" karakterleri ile işaretlenmiştir. Parantez içindeki metin, sorgu yürütüldüğünde görünen sorguda görüntülenecektir. Örneğin, şehir girişi istemek için Şehir alanı için Ölçüt hücresine tıklayın ve
[Hangi şehir?]
ile parametreleri sonlandırabilirsiniz? veya:, ama ! veya
Adım 4. Birçok parametreli bir sorgu oluşturun
Sorgu sonuçlarınızda özel boşluk oluşturmak için birden çok parametre kullanabilirsiniz. Örneğin, tercih ettiğiniz alan Tarih ise, kod>Arasında[Başlangıç Tarihi:] ve [Bitiş Tarihi:] yazarak belirli tarihler arasındaki sonuçları alabilirsiniz. Sorguyu çalıştırdığınızda iki istem alacaksınız.
Tablo Oluşturma Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Oluştur sekmesine tıklayın ve Sorgu Tasarımı'nı seçin
Mevcut bir tablodan belirli verileri almak için bir sorgu kullanabilir ve bu verilerle yeni bir tablo oluşturabilirsiniz. Bu, veritabanınızın belirli bir bölümünü bölmek veya veritabanının belirli bir bölümü için bir form oluşturmak istiyorsanız çok kullanışlıdır. Önce normal bir Select sorgusu oluşturacaksınız.
Adım 2. Veri almak istediğiniz tabloyu seçin
Tabloları çift tıklayın. Gerekirse aynı anda birden fazla tablo seçebilirsiniz.
Adım 3. Veri almak istediğiniz alanı seçin
Tablo önizlemesinden eklemek istediğiniz her bir alana çift tıklayın. Bu alan sorgu listenize eklenecektir.
Adım 4. Kriterleri belirleyin
Bir alanda belirli verileri belirtmek istiyorsanız, bunu ayarlamak için Ölçüt bölümünü kullanın. Ayrıntılar için "Kriterlerle Seçme Sorgusu Oluşturma" bölümüne bakın.
Adım 5. Sonuçların ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olmak için sorgunuzu test edin
Tablonuzu oluşturmadan önce, doğru verileri aldığından emin olmak için bir sorgu çalıştırın. Doğru verileri elde edene kadar ölçütleri ve alanları ayarlayın.
Adım 6. Ctrl+S tuşlarına basarak sorguyu kaydedin
Sorgu, ekranın solundaki gezinme çerçevesinde görünecektir. Tekrar seçmek için sorguya tıklayın ve Tasarım sekmesine tıklayın.
Adım 7. "Sorgu Türü" bölümünde "Tablo Yap" ı tıklayın
Yeni bir tablo adı soran bir pencere açılacaktır. Bir tablo adı girin ve Tamam'ı tıklayın.
Adım 8. Çalıştır'a tıklayın
Oluşturduğunuz sorguya göre yeni tablonuz oluşturulacaktır. Tablo, ekranın solundaki gezinme çerçevesinde görünecektir.
Ekleme Sorgusu Oluşturma
Adım 1. Daha önce oluşturulan Sorguyu açın
Varolan bir tabloya başka bir tablodan veri eklemek için bir Ekle sorgusu kullanabilirsiniz. Bu, bir tablo oluşturma sorgusu aracılığıyla oluşturduğunuz bir tabloya veri eklemeniz gerektiğinde kullanışlıdır.
Adım 2. Tasarım sekmesindeki Ekle düğmesine tıklayın
Bu, Ekle penceresini açacaktır. Veri eklemek istediğiniz tabloyu seçin.
Adım 3. Sorgu kriterlerinizi istediğiniz gibi değiştirin
Örneğin, "Yıl" alanında "2010" ölçütüne sahip bir tablo oluşturursanız, bunu eklemek istediğiniz yıla değiştirin, örneğin "2011".
Adım 4. Verileri nereye eklemek istediğinizi ayarlayın
Veri eklediğiniz her sütun için doğru alanları ayarladığınızdan emin olun. Örneğin, yukarıdaki değişiklikler kullanılarak veriler, "Ekle" satırındaki Yıl kutusuna eklenmelidir.
Adım 5. Sorguyu çalıştırın
Tasarım sekmesinde "Çalıştır" ı tıklayın. Sorgu yürütülecek ve veriler tabloya eklenecektir. Daha sonra verilerin doğru girilip girilmediğini kontrol etmek için bir tablo ekleyebilirsiniz.
Bölüm 5 / 6: Form Oluşturma ve Kullanma
Adım 1. Formu oluşturmak istediğiniz tabloyu seçin
Formlar, her alandaki verileri görüntülemenize ve girdiler arasında geçiş yapmanıza ve hızlı ve kolay bir şekilde yeni girdiler oluşturmanıza olanak tanır. Formlar, verileri uzun bir süre boyunca girerseniz çok önemlidir, çünkü birçok kişi kullanmayı tablolardan daha kolay bulur.
Adım 2. Oluştur sekmesindeki Form düğmesine tıklayın
Bu, otomatik olarak tablodaki alanlara dayalı bir form oluşturacaktır. Access yeterli boyutta alanlar oluşturur, ancak formdaki öğeleri istediğiniz zaman yeniden boyutlandırabilir ve taşıyabilirsiniz.
- Formda belirli alanların görünmesini istemiyorsanız, sağ tıklayıp Sil'i seçebilirsiniz.
- Tablonuzun bir ilişkisi varsa, bağlantılı verileri görüntüleyen her girişin altında bir veri satırı görünür. Bu, bağlantılı verileri daha kolay düzenlemenizi sağlar. Örneğin, veritabanınızdaki her satış görevlisi, girişleriyle bağlantılı müşteri verilerine sahip olabilir.
Adım 3. Formunuza göz atın
Alt kısımdaki yön düğmeleri, girişler arasında geçiş yapmak için kullanışlıdır. Siz girişler arasında geçiş yaparken formdaki kutular verilerinizle doldurulacaktır. İlk veya son kayda geçmek için köşedeki butonları kullanabilirsiniz.
Adım 4. Tabloyu kullanmak için Veri Sayfası düğmesini tıklayın
Bu düğme sol üsttedir ve form ile veri içeriğinizi değiştirmeye başlamanızı sağlar.
Adım 5. Yaptığınız girişleri değiştirin
Tablodaki mevcut verileri değiştirmek için her giriş için kutunun tamamındaki metni düzenleyebilirsiniz. Yapılan değişiklikler hemen tabloda ve bağlantılı verilerde görünecektir.
Adım 6. Yeni bir giriş ekleyin
Satırın sonunda yeni bir giriş oluşturmak için gezinme düğmelerinin yanındaki "Kayıt Ekle" düğmesini tıklayın. Tablodaki boş kutulara veri girmek için kutuları kullanabilirsiniz. Bu, tablo görünümü kullanmak yerine bilgi eklemenin kolay bir yoludur.
Adım 7. Bitirdiğinizde formu kaydedin
Formu daha sonra erişebilmek için Ctrl + S tuşlarına basarak kaydettiğinizden emin olun. Form, ekranın solundaki gezinme çerçevesinde görünecektir.
Bölüm 6/6: Rapor Hazırlama
Adım 1. Bir tablo veya sorgu seçin
Raporlar, verilerinizin bir özetini görüntülemenize olanak tanır. Raporlar genellikle bordro ve teslimat raporları için kullanılır ve herhangi bir kullanım için özelleştirilebilir. Raporlar, oluşturduğunuz tablolardan veya sorgulardan verileri alır.
Adım 2. Oluştur sekmesine tıklayın
Oluşturmak istediğiniz rapor türünü seçin. Yapabileceğiniz raporlar oluşturmanın birkaç yolu vardır. Access sizin için otomatik olarak raporlar oluşturabilir ve ayrıca özel raporlar da oluşturabilirsiniz.
- Rapor - Bu, kaynağınızdaki tüm verilerle otomatik bir rapor oluşturur. Burada veri gruplaması yoktur, ancak küçük veritabanları için bu tür bir rapor ihtiyaçlarınız için uygun olabilir.
- Boş Rapor - Bu, verileri istediğiniz zaman doldurabileceğiniz boş bir rapor oluşturur. Özel bir rapor oluşturmak için mevcut alanlar arasından seçim yapabilirsiniz.
- Rapor Sihirbazı - Rapor oluşturma sihirbazı, verileri seçmenize, gruplamanıza ve verileri biçimlendirmenize olanak vererek, rapor oluşturma sürecinde size rehberlik edecektir.
Adım 3. Boş raporunuz için veri kaynağını seçin
Boş bir rapor oluşturmayı seçerseniz, veri kaynağını seçmelisiniz. İlk önce Düzenle sekmesine tıklayın ve Özellik Sayfası'nı seçin. Veya Alt+Enter tuşlarına da basabilirsiniz.
Kayıt Kaynağı'nın yanındaki aşağı oku tıklayın. Tablolarınızın ve sorgularınızın bir listesi görünecektir. Bir tablo veya sorgu seçin ve seçenekleriniz rapor için seçilecektir
Adım 4. Raporunuza alanlar ekleyin
Kaynaklara sahip olduğunuzda, raporunuza alanlar ekleyebilirsiniz. "Biçim" sekmesine tıklayın ve "Mevcut Alanı Ekle" ye tıklayın. Sağ tarafta bir alan listesi görünecektir.
- Eklemek istediğiniz alanları tıklayın ve Tasarım çerçevesine sürükleyin. Giriş, raporunuzda görünecektir. Ek alanlar eklediğinizde, bunlar mevcut alanlarla otomatik olarak ayarlanır.
- Bir alanın boyutunu köşesine tıklayıp fare ile sürükleyerek değiştirebilirsiniz.
- Başlığına tıklayıp Sil'e basarak bir alanı rapordan kaldırın.
Adım 5. Raporlarınızı gruplayın
Gruplama, ilgili veriler zaten düzenlenmiş olduğundan, raporlardan gelen bilgileri hızlı bir şekilde işlemenize olanak tanır. Örneğin, satışları bölgeye veya satıcıya göre gruplandırmak isteyebilirsiniz. Gruplama tam da bunu yapmanızı sağlar.
- Tasarım sekmesine tıklayın ve "Grupla ve Sırala"ya tıklayın.
- Gruplamak istediğiniz alanda herhangi bir yeri sağ tıklayın. Menüde "Grup Açık" seçeneğini seçin.
- Grup için bir kafa oluşturulacak. Grupları etiketlemek için başlık başlıklarını özelleştirebilirsiniz.
Adım 6. Raporu kaydedin ve paylaşın
Raporunuz tamamlandığında, herhangi bir belge gibi kaydedebilir ve paylaşabilir veya yazdırabilirsiniz. Performans raporlarını yatırımcılarla, çalışanlarla ilgili iletişim bilgilerini ve daha fazlasını paylaşmak için raporları kullanın.
İpuçları
Microsoft Access, bir veritabanı açmanıza, yeni bir veritabanı oluşturmanıza veya veritabanınızı düzenlemek için komutlara erişmenize izin veren menü seçenekleri sağlayan "Sahne Arkası Görünümü" modunda açılır
Uyarı
Access'teki bazı özellikler, oluşturduğunuz veritabanının türüne bağlı olarak her zaman kullanılamaz. Örneğin, bir masaüstü veritabanını Web'de paylaşamazsınız ve sorgu sayısı gibi belirli masaüstü özellikleri Web veritabanında kullanılamaz
== Kaynak ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
