Özellikle ofis ortamında iş ve iş, belirli bir düzeyde işbirliği gerektirir. Örneğin, önemli kararlar genellikle bir kişinin bakış açısından daha fazlasını gerektirir ve genellikle önemli bir işin başarısı, birkaç kişinin uzmanlığını gerektirir. Toplantılar, yapılandırılmış ve organize bir işbirliği oluşturmanın bir yoludur, ancak bir amaç veya kontrol olmadan toplantılar kolayca çok uzun ve verimsiz hale gelebilir. Toplantıları nasıl planlayacağınızı, hazırlayacağınızı ve yöneteceğinizi bilmek, etkili bir toplantı ile zaman kaybettiren bir toplantı arasındaki farkı yaratabilir.
Adım
Bölüm 1/3: Toplantıya Hazırlık
Adım 1. Yaklaşan toplantıyı katılımcılarla tartışın
Yaklaşan bir toplantıya başkanlık edeceğinizi öğrendiğinizde, yapmanız gereken ilk şeylerden biri, katılacak insanlarla (özellikle önemli ve üst düzey insanlarla) konuşmaya biraz zaman ayırmaktır. Toplantıda özellikle tartışmak istedikleri bir şey olup olmadığını sorun. Cevaplarını kaydedin ve gündeminizi yazarken bir kılavuz olarak kullanın.
Katılımcılara ne tartışmak istediklerini sormak, yalnızca gündemi yazmanızı kolaylaştırmak için değil, aynı zamanda onları toplantı başlamadan önce toplantı sürecine dahil etmek için akıllıca bir harekettir. İnsanlar, kendileri için önemli olan konuların tartışılacağını bildiklerinde, toplantılara katılma ve dikkat etme olasılıkları daha yüksektir
Adım 2. Bir gündem yazın ve paylaşın
Toplantı gündemi sadece toplantı lideri için değil, aynı zamanda mevcut konuklar için de faydalıdır. Gündem, toplantıya ne zaman, nerede ve kimlerin katılacağı gibi toplantı hakkında faydalı bilgiler içerir. En önemlisi gündem de tartışılacak konuların ana hatlarını çiziyor ki herkes hazırlık yapsın. Gündemi toplantının kendisinden önce gönderin - toplantı ne kadar önemliyse, gündemi o kadar erken göndermelisiniz.
Gündeme alınması gereken bir şey, her tartışma için tahmini süre sınırıdır. Daha önce ana hatlarıyla belirtilen kaba bir programa sahip olmak, toplantıyı doğru yola koymanızı kolaylaştırabilir. Ajandanızdaki bazı etkinlikler daha uzun (ve diğerleri daha hızlı) olsa da, program, genel zamanı organize etmenizi ve ayarlamanızı kolaylaştıracaktır
Adım 3. Önceki tartışmalar ve toplantıların konusu hakkında biraz araştırma yapın
Toplantıya katılan kişiler, tartışmayı planladığınız konuyla ilgili tüm bilgileri bilmiyor olabilir - bazıları son toplantıya katılmamış, bazıları ise unutmuş olabilir. Toplantı başkanı olarak, tartışmanın şu ana kadarki geçmişini bilmek sizin için iyi bir fikirdir. Toplantıda tartışabilmeniz için çözülmemiş sorunları bulmak için daha önce önemli toplantılara katılan kişilerle konuşmayı deneyin. Ayrıca, planlarınızı düzenlemenize yardımcı olmak için notları tutan görevliden son toplantının tutanaklarını almanız gerekecektir.
Önceki toplantılardan alınan dakikalar, bir lider olarak sizin için önemli bir kaynak olabilir. Dakikalar, son toplantı sırasında meydana gelen tartışmaları ve kararları özetler, böylece tüm önemli bilgileri nispeten hızlı ve kolay bir şekilde bulabilirsiniz. Önemli toplantı tutanaklarını bir gündemle birlikte katılımcılarla paylaşmanız gerekebilir
Adım 4. Buluşma yerini önceden hazırlayın
Toplantı günü, kullanılacak oda veya mekanın temiz, düzenli ve toplantı katılımcılarını ağırlamaya hazır olduğundan emin olmalısınız. Tüm toplantı teknolojisi bileşenlerinin (sunular, projektörler, görsel cihazlar vb.) düzgün çalıştığından ve kullanıma hazır olduğundan emin olmalısınız; teknik dağınıklık değerli zamanınızı boşa harcayabilir ve toplantının sorunsuz çalışmasını bozabilir.
Elektronik bir sunum (PowerPoint vb.) kullanıyorsanız, sunumda kullanılacak uzaktan kumandayı veya tıklamayı tanımak için zaman ayırın. Önemli konuları tartışırken kesinlikle bu kontrolörlerle uğraşarak zaman kaybetmek istemezsiniz
Bölüm 2/3: Toplantılar Sırasında Lider Olarak Hareket Etme
Adım 1. Toplantıyı resmi olarak açın
Planlanan süre dolduğunda ve tüm katılımcılar (veya en azından tüm önemli katılımcılar) hazır olduğunda, odadaki herkesin dikkatini çekin. Kendinizi lider olarak tanıtın ve toplantının amacı nedir. Planladığınız toplantının ne zaman biteceğini belirterek bir zaman çerçevesi belirleyin - uzun veya kısa bir toplantı yapabilirsiniz, ancak önceden bir zaman sınırı belirtmek toplantının zamanında kalmasına yardımcı olur. Katılımcılardan bazıları birbirini tanımıyorsa, katılımcıların isimlerini kısaca okumak ve önemli katılımcıları tanıtmak için zaman ayırın.
Bazı işletme ve kuruluşların toplantı açma ve yürütme konusunda katı ve düzenli prosedürleri olduğu unutulmamalıdır. Örneğin toplantıları çekiç darbesiyle açan kuruluşlar var
Adım 2. Önceki toplantıların ilgili özetlerini sağlayın
Uzun süredir devam eden bir projenin parçası olan bir toplantının başlangıcında, önceki toplantının olaylarının veya kararlarının hızlı bir özetini vererek proje hakkında kısa bilgi vermeniz gerekir. Tüm katılımcılar sizin kadar tartışma konusu hakkında bilgi sahibi değildir, bu nedenle bu adım toplantıyı etkili ve verimli hale getirmede yardımcı olabilir.
- Önceki toplantıların sonuçlarını kendiniz özetlemek yerine, toplantı sekreterinden veya not tutan yetkiliden önceki toplantıların tutanaklarını okumasını isteyebilirsiniz.
- Ayrıca, önceki toplantıdan sonra meydana gelen önemli yazışmaları veya iletişimleri okumayı da düşünmelisiniz.
- Tutanakların/yazışmaların kopyalarını katılımcılara verirseniz, okumalarına gerek kalmayabileceğine dikkat edilmelidir.
Adım 3. Önemli katılımcıların genel durum hakkında rapor vermelerine izin verin
Ardından, son toplantıdan bu yana meydana gelen yeni gelişmeler hakkında sizi bilgilendirmek için ilgili bilgiye sahip kişileri davet edin. Bu herhangi bir şey olabilir – örneğin, iş veya organizasyonun karşılaştığı yeni sorunlar, personeldeki değişiklikler, proje geliştirmeleri ve burada tartışılabilecek stratejideki değişiklikler. Toplantı katılımcıları, önceki toplantıların sonucunda gerçekleştirilen belirli eylemlerin sonuçlarını da duymak ister.
Adım 4. Tamamlanmamış tüm işleri bitirin
Çözülmemiş sorunlar ve son toplantıdan alınmamış kararlar varsa, yeni konuları tartışmadan önce bunları çözmeye çalışın. Önceki sayı ne kadar uzun süre bekletilirse, katılımcı o kadar az sorumluluk almak isteyecektir, bu nedenle toplantı sırasında bitmemiş işleri tanımlamaya ve çözmeye çalışın. Genellikle, tamamlanmamış işler, önceki toplantının tutanaklarında özellikle "kararsız" veya "daha fazla tartışmaya sunuldu" olarak işaretlenir.
- Çalıştığınız kültüre ve düzenlemelere bağlı olarak, işletmenizin veya kuruluşunuz karar almak için belirli prosedürlere sahip olabilir - örneğin, toplantı katılımcılarının yalnızca çoğunluk bir fikir birliğine varması gerekebilir veya belki de bir grup üst düzey insan karar vermekle görevlendirilmiştir. tüm kararlar. karar.
- Bazı şeylerin toplantı sırasında bitirilemeyecek kadar büyük olduğunu unutmayın. Bitmemiş projelerin uzun vadeli ilerlemesini düşünmek zorunda değilsiniz. Ancak, şu anda eylem gerektiren bir kararı veya projeyi gündeme getirmelisiniz.
Adım 5. Yeni işi tartışın
Ardından, tartışılması gereken yeni sorunları, endişeleri ve sorunları bulun. Bunlar, önceki ve şimdiki toplantılar arasında yaşanan gelişmelerden doğal olarak kaynaklanan şeyler. Katılımcılardan somut, kesin kararlar almaya çalışın – ne kadar çok şeyi cevapsız bırakırsanız, bir sonraki toplantınıza o kadar çok çözülmemiş meseleler getirirsiniz.
Adım 6. Toplantının sonucunu okuyun
Tüm eski ve güncel sorunlarınızı çözdükten sonra, toplantının sonucunu orada bulunan herkes için okumak için zaman ayırın. Bireysel olarak alınan tüm kararları listeleyin ve gerekirse bir sonraki toplantıdan önce katılımcıların yapması beklenen belirli eylemleri tanımlayın.
Bu adım çok önemlidir – herkesin projenin tam olarak nerede durduğunu ve onlardan ne beklendiğini tam olarak bilerek toplantıdan ayrılmasını sağlamak için son şansınız
Adım 7. Bir sonraki toplantı için temel bilgileri düzenleyerek sonuca varın
Son olarak, bir sonraki toplantıda nelerin tartışılacağını belirtin ve planlamaya başladığınızda, toplantının ne zaman ve nerede yapılacağını söyleyin. Bu, katılımcıların önemli bir projeden veya karardan diğerine süreklilik duygusu yaratmalarına yardımcı olur ve kendilerine verilen görevi sürdürmeleri veya tamamlamaları için onlara bir zaman çerçevesi verir.
Mevcut toplantıda tüm eski ve yeni konuları ele aldıysanız, başka bir toplantı planlamanız gerekmediğini belirtmekte fayda var. Ancak, daha fazla tartışma gerektiren yeterince çözülmemiş sorun varsa veya belirli bir projede ilerleme görmek istiyorsanız, başka bir toplantı iyi bir fikir olabilir
Bölüm 3/3: Toplantıları Etkili Bir Şekilde Yönetmek
Adım 1. Tartışmayı yönlendirin, ancak hakimiyet kurmayın
Toplantı lideri olarak rollerinizden biri, tartışmanın sorunsuz yürümesini sağlamaktır. Rolünüz, tüm konularda bir fikir sunmak veya tartışmanın sabit bir programda ilerlemesini sağlamak değildir. Esnekliğe sahip olmalısınız. Diğer katılımcıların özgürce konuşmasına izin verin ve gündemde olmasalar bile yeni tartışma konularının ortaya çıkmasına izin verin. Tartışmayı yolunda tutmak için bir konuyu ustaca bitirmeniz veya belirli bir tartışma konusunu değiştirmeniz gerekebilir, ancak toplantının tüm yönlerini kontrol etmek zorunda hissetmemelisiniz. Sonuçta, toplantılar işbirlikçi bir süreçtir.
Toplantı sırasında gündeminize dikkat edin. Bir toplantı gündem dışıysa, belirli tartışma konularını atlamanız veya daha sonraya ertelemeniz gerekebilir. Tartışılan konu çok önemliyse bunu yapmaktan korkmayın
Adım 2. Tüm katılımcıları katılmaya teşvik edin
Toplantı lideri olarak işiniz açık ve verimli bir toplantı sağlamaktır. Tartışılan konuyla ilgili bilgisi olan bazı katılımcıların gruba açık olmadığını fark ederseniz, onları konuşmaya teşvik edin. Onlara doğrudan meydan okumanıza veya onları aramanıza gerek yok - sadece "Bence Bayan Mitha'nın uzmanlığı burada işe yarayacak" gibi bir şey söyleyin ve bu, daha az aktif üyeleri toplantıya dahil etmenin harika bir yoludur.
Adım 3. Herkesin neyin tartışıldığını anladığından emin olun
Bir toplantıya katılan herkesin tartışma konusu hakkında aynı deneyime veya bilgiye sahip olduğunu hatırlamak zordur. Katılımcıların toplantıda zamanlarını akıllıca geçirmelerini sağlamak için, karmaşık bir konuyu veya konuyu kısaca basitleştirme fırsatını değerlendirmek isteyebilirsiniz. Bu bilgiyi bilmeyen katılımcılar kesinlikle takdir edecektir.
Adım 4. Zor veya garip soruları görmezden gelmeyin
Bu tür sorular yetkili bir lider tarafından kontrol edilmezse, toplantı verimsiz olacaktır. Tartışmak istediğiniz tüm önemli konuların toplantıda tartışıldığından emin olmaya çalışın. Katılımcıların suçu başkasına atmasına veya çözülmemiş sorunlar için belirsiz mazeretler sunmasına izin vermeyin. Kimsenin tartışmak istemediği konulara açıklık getirmeye ve cevaplar almaya çalışın. Katılımcılar istemese de, toplantının etkili olması için cevaplanması gereken sorular bunlar.
Tüm önemli kararların kaydedildiğinden emin olun (bir yetkiliniz veya not tutucunuz varsa, bu görevi onlara devredin). Zor bir soru sorma zahmetinden geçmeniz gerekiyorsa, cevaplarınızın iyi belgelendiğinden emin olmak isteyeceksiniz
Adım 5. Zamanınızı izleyin
Toplantıların kötü bir üne sahip olmasının bir nedeni vardır - çoğu insan için toplantılar zaman alan bir aktivitedir. Bir toplantının çok uzun sürmesini önlemek için, tartışmayı ilerletmek için bir lider olarak gücünüzü kullanın. Toplantı beklediğinizden daha uzun sürecek gibi görünüyorsa, bazı önemsiz konuları veya konuşmaları bir sonraki tartışmaya ertelemekten korkmayın. Hiçbir katılımcının zamanının boşa gitmemesini sağlamak için programı ayarlamaya hazır ve istekli olmalısınız.
