Açık bir amaç olmadan bir toplantıya davet edilen iş arkadaşları gelmeyecektir. Toplantının gündemini belirlemekle sorumluysanız, toplantıda tartışılacak konuları ve her konunun ne kadar sürede ele alınacağını belirterek bundan kaçının. Elinizden gelenin en iyisini planlayarak ve uygulayarak daha iyi sonuçlar elde edebilirsiniz ve toplantı katılımcılarınız zaman kaybından dolayı kendilerini dezavantajlı hissetmezler.
Adım
Bölüm 1/3: Hazırlanmak
Adım 1. İş arkadaşlarınızdan bilgi isteyin
Toplantı katılımcıları, toplantı gündemini belirlemeye dahil olurlarsa kendilerini daha fazla dahil hissedeceklerdir. Tartışmak istedikleri bir konuyu önermelerini isteyin ve ardından gündeme alın.
- Toplantıdan birkaç gün önce davet edilecek bir iş arkadaşınızla bir e-posta gönderin veya görüşün.
- Bu adımı en az 6-7 gün önceden yapın, böylece katkıda bulunmak için hala zamanları olur. Toplantı gündeminin toplantı tarihinden 3-4 gün önce kesin olmasına özen gösteriniz.
Adım 2. Ulaşılacak ana hedefi veya birkaç hedefi belirleyin
Toplantının belirli bir amaçla yapıldığından emin olun, örneğin kararlar almak, bilgi paylaşmak, iş planları yapmak veya görevlerin tamamlanmasıyla ilgili ilerleme hakkında rapor vermek. Bir amacınız yoksa toplantı yapmanıza gerek yoktur.
Toplantılar, örneğin uzun vadeli kararlar almak için bir temel olarak iş ilerlemesini raporlamak gibi çeşitli amaçlar için yapılabilir
Adım 3. Birçok insanı etkileyen konulara odaklanın
2 kişinin katılımıyla yeterince tartışılan konular gündeme alınmamalıdır. Birçok insanın katılımını gerektiren çözümler bulmak için zaman ayırın.
- Örneğin, siz ve bir iş arkadaşınız yeni bir ödevi tartışmak istiyorsanız (toplantı dışında) ayrı bir toplantı düzenleyin.
- Yalnızca birkaç kişinin çözebileceği bir sorunu tartışmak için bir toplantı düzenliyorsanız, konuyu tartışmaya dahil olmayan toplantı katılımcıları çalışmaya devam edebilmelidir. Bu, çalışma süreleri boşa gittiği için hayal kırıklığına uğramalarına neden olur. Bu nedenle mümkün olduğunca bu fırsatı iyi değerlendirin çünkü çok kişinin katıldığı bir toplantı yapmak kolay değil.
Adım 4. Tartışmak istediğiniz konuları seçerek toplantı gündemini düzenleyin
Tüm konuları gündeme alamayacağınız için toplantıda tartışılması gereken önemli konuları önceliklendirin.
- Örneğin, "proje son teslim tarihi müzakereleri", "ilerleme raporu sunumları", "yeni proje planları" ve "öneriler" listelemek isteyebilirsiniz. Zaman kısıtlaması nedeniyle beyin fırtınası oturumunu toplantı gündemine dahil etmediniz.
- Genel kurul toplantısına hazırlanırken ana gündemi tartışmak için birkaç kişiyle bir toplantı yapmanız gerekip gerekmediğini düşünün.
Adım 5. Önce en önemli konuları listeleyin
Bir toplantı planlarken, en önemli konuları toplantının başına koymak iyi bir politikadır. Bu şekilde, tüm katılımcılar toplantı başladığında zihinleri açık ve fiziksel olarak uygunken önemli konuları tartışabilirler.
- Örneğin, "karar verme" ve ardından "ilerleme raporu sunumu" planlayın (karar vermek için bir ilerleme raporu gerekmedikçe).
- Ayrıca, toplantının erken bitmesi veya bazı toplantı katılımcılarının toplantı bitmeden toplantıyı terk etmek zorunda kalması durumunda en önemli konular tartışıldı.
Adım 6. Her bir konuyu ele almanın ne kadar süreceğini tahmin edin
Her konuyu ele almanın ne kadar süreceğinden emin olamasanız da, bir tahminde bulunun. Toplantının ne kadar süreceğini ve kaç konunun ele alınacağını düşünün. En önemli konulara daha fazla zaman ayırın.
- Örneğin, ilerleme raporlaması için 30 dakika, tartışma için 10 dakika ve yeni son tarihler belirlemek için 10 dakika ayırın.
- Her konu için zaman ayrılmadığından toplantı gündemleri genellikle tamamlanamaz. Gündemdeki tüm konuların sonuna kadar tartışılabileceğinden emin olmak için toplantı yapılmadan önce bir zaman bölümü yapın.
- Fazladan süreyi hesaplarken davet edilen toplantı katılımcılarının sayısını göz önünde bulundurun. Toplantıya 15 kişi katılacaksa ve her konu için 15 dakika ayırırsanız, her kişiye konu başına yaklaşık 1 dakika konuşma süresi verilir. Herkes konuşmasa da, ayrılan süre çok kısaydı.
Bölüm 2/3: Toplantı Gündeminin Hazırlanması
Adım 1. Toplantı gündeminin başlığını yazın
Okuyucunun tartışılacak konuyu içeren gündemi okuduğunu bilmesini sağlamak için toplantı gündeminin başlığını kullanın. Başlığı belirledikten sonra boş belgenin en üstüne koyun. Basit ve anlaşılır bir başlık seçin.
- Toplantı gündemi başlıklarına örnekler: "Temmuz Gündemi: Yeni Proje Fikirlerini Tartış" veya "Ağustos 2018 Gündemi: Proje Son Tarihinin Uzatılması".
- Times New Roman veya Calibri gibi bir iş yazı tipi kullanarak toplantı gündemini yazın.
Adım 2. Katılımcıları toplantıya katıldıkları için selamlamak ve teşekkür etmek için zaman ayırın
Katılımcıları selamlamak için bu fırsatı kullanın. Bu sırada siz veya başka bir toplantı başkanı toplantıyı açabilir ve tartışılacak ana konuları açıklayabilir.
- Toplantı katılımcılarının çoğu birbirini tanımıyorsa, ortamı yumuşatmak için zaman ayırın.
- Konferans gibi önemli bir toplantı için toplantı gündemi ayarlamak istiyorsanız, toplantıyı açmak için gereken süre genellikle daha uzundur. Düzenli ofis toplantıları için açılış oturumu genellikle sadece birkaç dakika sürer.
- Toplantı başladığında gündemdeki değişiklikleri tahmin etmek için zaman tanıyın.
Adım 3. Katılımcıların merakını uyandırmak için soru şeklinde bir toplantı gündemi ekleyin
Sadece birkaç kelimeyle bir toplantı gündemi formüle edip etmediğinizi merak edecekler. Sorular, tartışılacak bağlamı ortaya çıkarabilir, böylece toplantı katılımcılarının toplantı öncesinde bunun hakkında iyi düşünme fırsatı olur.
- Örneğin, "Proje Son Tarihlerinin Tartışılması" yazmak yerine, "Talep arttıkça proje son tarihlerinin uzatılması gerekiyor mu?"
- Gerekirse, sorunun altında kısa bir açıklama yapın.
Adım 4. Her konunun yanında tahmini süreyi listeleyin
Zaman tahminleri gündemde olmasa da, bu bilgiler iş arkadaşlarının gerektiğinde ek süre hazırlamasına veya talep etmesine yardımcı olur.
Ayrıca, kendilerine ayrılan süreye göre sunulacak raporu kısaltmak için hala zamanları vardı
Adım 5. Gündemdeki her konu için bir tartışma akışı hazırlayın
Tartışma akışı, her konuyu tartışmak için bir yöntemdir. Örneğin, bir proje son teslim tarihini uzatmayı tartışırken, herkes önceden belirlenmiş bir akışa göre tartışacaktır. Böylece tüm toplantı katılımcıları aynı bakış açısına sahip olacaktır.
Örneğin, toplantı artan talebi karşılamak için proje son tarihini uzatmayı tartışacak. Bunun için, "İşin bugüne kadarki ilerlemesini tartışmak için 10 dakika; verimliliği nasıl artıracağınıza karar vermek için 15 dakika; olumlu ve olumsuz yönleri değerlendirmek için 10 dakika; sürenin uzatılıp uzatılmadığına karar vermek için 5 dakika" dan oluşan bir tartışma akışı hazırlayın
Adım 6. Her konunun tartışmasını kimin yöneteceğine karar verin
Kendisini hazırlayabilmesi için adını konunun yanına koyun. Bu görevi toplantıdan birkaç gün önce söz konusu kişiyle onaylayın ve gündeme alın.
Toplantıya baştan sona başkanlık edecekseniz, bunu toplantı gündemi başlığı altında listeleyin
Adım 7. Toplantıda konuk konuşmacılar varsa zaman ayırın
Toplantıda önemli bir konuyu tartışan birkaç konuk konuşmacı olacaksa, toplantı zamanının bir kısmını onlara ayırmanız gerekecektir. Her konuğun birkaç konuyu tartışmak istese bile konuşma fırsatı bulabilmesi için gündemde bir program belirleyin. Böylece teslim edilecek malzemeyi mümkün olduğu kadar iyi hazırlayabilirler.
Toplantıdan birkaç gün önce, ele almak istediğiniz konuyu tartışmak için gereken süreyi sormak için konuk konuşmacıyı arayın. Bu, programınızı birbirleriyle çakışmayacak şekilde düzenlemenize yardımcı olacaktır
Adım 8. Diğer konuları tartışmak için zaman ayırın
Bu oturumu toplantının sonunda planlayın. Toplantı kapanmadan önce tüm katılımcılara tartışmak istedikleri başka bir şey olup olmadığını sormak için bu oturumdan yararlanın. Ek olarak, gözden kaçan veya tartışılmayan şeyleri yine de iletebilirler.
- Davetli, bu oturumu gündeme alarak, iletmek istediği şey toplantı gündeminde yer almasa bile katkıda bulunabileceğini bilir.
- Bu oturumda soru ve cevaplar için zaman tanıyın.
Bölüm 3/3: Toplantı Gündeminin Sonuçlandırılması
Adım 1. Toplantının yürütülmesiyle ilgili ayrıntıları listeleyin
Toplantının saatini, tarihini ve yerini toplantıya katılabilecek katılımcıların isimleriyle birlikte gündeme yazın. Böylece davetiyeyi aldıklarında toplantıda kimlerle karşılaşacaklarını zaten biliyorlar.
- Genellikle toplantıya katılan ancak bu sefer katılamayacak olan katılımcıların isimlerini eklemek iyi bir fikirdir. Adın toplantıya katılamayacağını açıkça belirtin.
- Toplantının nerede yapıldığını bilmeyen kişiler için bir konum haritası ekleyin.
Adım 2. Toplantıdan önce hazırlanması gereken şeyleri söyleyin
Davet edilen iş arkadaşlarınızı, raporları okumak, çözümleri belirlemek için bilgi toplamak veya sorunları belirlemek gibi önceden hazırlamaları gereken şeyler varsa bilgilendirin.
Tüm toplantı katılımcıları için anlaşılır ve kolay okunabilmesi için bu bilgileri kalın veya renkli harfler kullanarak toplantı gündeminin en altına ekleyin
Adım 3. Hata olmaması için dağıtmadan önce toplantı gündemini dikkatlice kontrol edin
Toplantı gündemi davet edilen kişiler için önemlidir. Dağıtmadan önce, bilgilerin eksiksiz ve doğru yazıldığından ve yazım hatası olmadığından emin olmak için toplantı gündemini kontrol edin. Bu yol, yüksek bir iş ahlakı sergilemenin yanı sıra, ayrıntılara önem verdiğinizi ve onlara değer verdiğinizi yansıtır.
Adım 4. Gündemi toplantıdan 3-4 gün önce dağıtın
Daveti alan meslektaşların, toplantı gündemini birkaç gün önce okudularsa, kendilerini hazırlamak için hala zamanları vardır, ancak çok erken göndermeyin çünkü göz ardı edilme olasılığı vardır.
Bir konferans sırasında önemli bir toplantı yapmak istiyorsanız, gündemi birkaç ay önceden hazırlayın
İpuçları
- Word programında bulunan toplantı gündemi biçimini kullanın. Microsoft Office, Pages for Mac vb. gibi belge oluşturmaya yönelik birçok program. örneğin toplantı gündemlerini hızlı ve kolay bir şekilde düzenlemek için kişisel ve profesyonel belge formatları sağlar.
- Şirketinizde standart bir toplantı gündemi formatı varsa, bu formatı kullanın.
- Toplantının önceden belirlenmiş bir programa göre gittiğinden emin olun, ancak esnek olun. Saati sık sık kontrol ederek toplantıyı takip etmeniz gerekiyor. İlk gündemin görüşülmesi tamamlanmışsa, katılımcıları bir sonraki gündemi tartışarak toplantıya devam etmeye yönlendirin. Kibarca, "Bir sonraki konuyu ele alacağız, böylece toplantı zamanında bitsin" diyebilirsiniz.
