Günlük ajanda, örneğin önemli randevuları yerine getirmek, görevleri tamamlamak, eğlenceli etkinlikler yapmak ve son teslim tarihlerinde işi tamamlamak gibi etkinlikleri programa uygun olarak gerçekleştirmenize yardımcı olur. Ancak her gün ajanda kullanma alışkanlığı oluşturmak kolay değil çünkü düzenli olarak not almanız ve her yere götürmeniz gerekiyor. Gündemi günlük rutininizin bir parçası olarak kolay ve verimli bir şekilde kullanmaya alışmak için aşağıdaki talimatları okuyun.
Adım
Bölüm 1: Doğru Gündemi Seçmek
Adım 1. Gündemi ne için kullandığınızı düşünün
Kullanıcının mesleğine ve kişiliğine göre çeşitli ajandalar vardır. Bir ajanda seçerken, çeşitli görevleri kaydetmek için tablolar sağlayan çizgili bir not defteri veya basılı bir ajanda kullanabilirsiniz. Gündemi neden ve ne için kullanmak istediğinizi önceden düşünün. Gündem, günlük aktiviteleri planlamak için tek araç olacaksa, yalnızca bir gündem kullanın. Birden fazla gündem kullanmak kafa karıştırıcı ve daha az kullanışlı olma eğilimindedir. En uygun gündemi belirlemek için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
- Gündeme telefon numarası koymam gerekiyor mu?
- Gündemi yalnızca toplantı programını kaydetmek için mi kullanacağım?
- Bir yıldan fazla süren bir ajandaya ihtiyacım var mı?
- Gündem, genellikle kullandığım notların yerini alabilir mi, örneğin: günlük görev programı?
- Normal bir not defteri mi yoksa çok özellikli, tablolu bir ajanda mı kullanacağım?
- Cebime sığacak küçük bir ajandaya mı yoksa toplantı tutanaklarını takip edebilecek kadar büyük bir ajandaya mı ihtiyacım var?
- Programı her gün mü yazacağım yoksa sadece hafta sonu aktiviteleri için mi?
Adım 2. Gündemi gerektiği gibi seçin
Ofis malzemeleri, kırtasiye malzemeleri, takvimler veya çevrimiçi olarak satan bir mağazada ajanda arayın. Gündemin fiyatı çok çeşitlidir. Estetik yönünün yanı sıra kitap ve masa formatlarının da gündemdeki dağılımına öncelik verin. Yaşam tarzınıza ve günlük aktivitelerinize göre beğendiğiniz bir ajanda seçin.
Adım 3. Estetik yönü düşünün
Önceliklendirme işlevine ek olarak, çekici ve hoş bir ajanda, ajandayı kullanmaktan daha mutlu olmanızı sağlar. Sade bir siyah kapaklı sade bir ajanda veya çekici resim ve tasarımlara sahip renkli bir kapak seçebilirsiniz. Estetik yön, şirkette hakim olan iş etiğine uygunsa faydalı olacaktır.
Gündemin sadece dışa değil, estetik yönlerine de dikkat edin. Birçok kişi, çizgili sayfalar yerine düz sayfalı ajandaları tercih eder. Diğerleri simetrik tablolar veya ayarlanması kolay bir düzen gerektirir. Kendiniz belirli bir görünümle farklı bir gündeme ihtiyacınız olabilir. Ajandanızı her gün kullanma konusunda sizi heyecanlandırmak için güzel görünümlü bir kapağa ve iç tasarıma sahip bir ajanda seçin
Adım 4. Bir kalem ve kurşun kalem hazırlayın
Gündem not almak için kullanılırsa daha faydalı olacaktır. Ajandanızı yazacağınız veya koyacağınız yere bir kalem ve kalem hazırlayın, örneğin:
- Evrak çantanızda veya dizüstü bilgisayar çantanızda
- çantada
- Ofisteki masada
- evdeki masada
- telefonun yanında
- Yazı gereçlerinizi sık sık kaybediyorsanız, her ihtimale karşı ajandanızda bir kalem bulundurun veya kalemlik olan bir ajanda kullanın.
Bölüm 2/2: Gündemi Etkili Kullanma
Adım 1. Gündemi her gün kullanmaya niyet edin
Güçlü bir şekilde bağlı olan insanlar, taahhütlerini daha iyi yerine getirme eğilimindedir. Alışkanlıkları değiştirmek kolay değildir, ancak kendinize küçük şeyleri yeni yollarla yapmak istediğinizi söyleyerek yeni alışkanlıklar oluşturabilirsiniz.
Her seferinde belirli bir alışkanlığa odaklanırsanız, iyi alışkanlıkların oluşmasının daha kolay olduğunu unutmayın. Sizi bunaltacak yeni alışkanlıklar oluşturmayın. Şimdilik, ajanda kullanma alışkanlığı oluşturmaya odaklanın
Adım 2. Bir arkadaşınıza ajandayı kullanmak istediğinizi söyleyin
Kararlarını bilen ve birbirini destekleyen topluluklarda insanlar yeni alışkanlıkları daha kolay benimseme eğilimindedir. Niyetlerinizi bir arkadaşınızla veya iş arkadaşınızla paylaşın. Arkadaşlarınız da aynı iyi alışkanlıkları oluşturmak istiyorsa, birbirinize düzenli olarak not almalarını hatırlatabilirsiniz.
Adım 3. Gündemi her gün aynı yere koyun
Gündemi evde ve işte tek takvim olarak kullanın çünkü iki ajanda kullanırsanız bir program organize etmekte zorlanacaksınız. Ancak bu aynı zamanda tutarlılık gerektirir çünkü evde ve işte tüm etkinlikleri kaydetmeniz gerekir. Etrafta arama yapmak zorunda kalmamak için, gündeminizi belirlemek için ofiste bir yer ve evde başka bir yer seçin. Tutarlılık bu alışkanlığı oluşturmak için belirleyici faktördür, bu yüzden gündeminizi başka yere koymayın.
- Gündeminizi evde koymak için harika bir yer telefonunuzun yanında, evrak çantanızda, telefonunuzun veya araba anahtarlarınızın yanında.
- Ajandanızı ofise koymak için doğru yer masanız, masanızın ana çekmecesi, telefonunuzun yanı veya evrak çantanızdır.
Adım 4. İşe gidip gelirken her zaman bir gündem taşımanızı hatırlatmak için bir not alın
Gündeminizi evde veya işte kullanmaya yeni başladığınızda geride bırakmış olabilirsiniz. Bunu önlemek için hatırlatıcılar not alın ve evinizde ve ofisinizde görünür bir yere koyun. Araştırmaya göre, belirli davranışları şekillendirmenin etkili bir yolu, küçük kağıt parçalarına yazılmış hatırlatıcıları kullanmaktır. Aynı şeyi kendinize bir hatırlatıcı ayarlayarak yapın: “Gündeminizi getirdiniz mi?” görünür bir yerde, örneğin:
- dizüstü bilgisayarda
- Masanın üstünde
- telefonun yanında
- Kapıda
- mutfak masasında
- Banyodaki aynada
- Gündeminizi yanınızda taşımaya alıştıysanız, hatırlatıcılar bırakın.
Adım 5. Tüm bilgileri gündeme koyun
Bir ajandanız olduğunda, birçok bilgiyi kaydetmeniz gerekir, örneğin: planlanmış toplantılar, tamamlanmamış görevler ve önceden planlanmış diğer etkinlikler. Tüm bu bilgileri kaydetmek için 1-2 saat ayırın. Bu yöntem aynı zamanda ajandayı doğru kullanmaya ve iyi bir program yapabilmeye alıştırır. Gündemde dikkat edilmesi gerekenler, örneğin:
- Aile üyelerinin, arkadaşların, meslektaşların ve müşterilerin iletişim bilgileri
- Ofiste toplantı programı
- ders programı
- Ofis işleri veya okul çalışmaları için son tarihler
- Çalışma programı (çalışma saatleri sık sık değişiyorsa)
- Bir pratisyen hekim veya diş hekimi ile randevu
- Sevdiklerinizin doğum günleri
- Ofiste önemli faaliyetler
- Özel özel etkinlik
- Bir hobi veya ders dışı etkinlik için önemli tarihler, örneğin: bir piyano resital tarihi veya bir yoga uygulama programı
Adım 6. Gündemi her sabah okuyun
Her sabah işe gitmeden önce, toplantıların, toplantıların ve tamamlamanız gereken görevlerin zamanlamasını belirlemek için gündemi okumak için zaman ayırın. Programınıza eklemeniz gereken, tamamladığınız veya yeniden planlanması gereken görevler olup olmadığını hatırlamak için zaman ayırın. Ofise vardığınızda çalışma zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmek için her sabah programınızı kontrol edin.
Adım 7. İşten ayrılmadan önce gündemi okuyun
İşten ayrılmadan önce gündemi bir kez daha okuyarak tüm günlük aktiviteleri planlandığı gibi tamamladığınızdan emin olun. Gelecek hafta için not almanız gereken bir şey olup olmadığını düşünün. İş sorumluluklarınızı yerine getirmenizi kolaylaştırmak için ajandanızdaki notları güncelleme alışkanlığı edinin.
Adım 8. Kendinizi motive etmek için olumlu pekiştireç kullanın
Gündemi bir yük veya zorunluluk olarak değil, günlük hayatta olumlu bir şey olarak düşünün. Bir görevi bitirdikten sonra kendinizi ödüllendirmek için bir ajanda kullanın. Sonunda, bir görevi tamamlamaya çalışıyor olacaksınız çünkü tamamlanmış bir görev çizelgesinin üzerinden geçmenin ne kadar güzel olduğunu hissetmek istiyorsunuz. Olumlu pekiştirme olarak aşağıdakilerden bazılarını yapın:
- Tamamlanmış görevlerin ve toplantıların üzerini çizin. Kendinizi iyi hissetmiyorsanız, tamamladığınız tüm etkinlikleri tekrar okuyun ve yaptıklarınızdan gurur duyun.
- Bazı görevleri tamamladığınız için kendinizi ödüllendirin. Örneğin: 5 görevi tamamladıktan veya belirli bir hedefe ulaştıktan sonra en sevdiğiniz kahvenin tadını çıkarın veya yavaş bir yürüyüş yapın. Bu, ajandanızı kullanmak ve görevleri elinizden gelen en iyi şekilde tamamlamak için sizi daha motive edecektir.
- Gündemi okurken eğlenceli bir şeyler yapın. Gündemi kontrol ederken bunalmış hissetmek yerine, gündemi iş verimliliğini destekleyen bir araç olarak kullanın. Daha olumlu hissetmek ve olumsuz duyguları ortadan kaldırmak için eğlenceli aktiviteler yaparken gündemi okumaya alışın. Örneğin: sabahları veya işten eve gelmeden önce gündeminizi her okuduğunuzda, bir fincan kahve, çikolatanın tadını çıkarın veya en sevdiğiniz şarkıyı dinleyin. Bu yöntem, beynin gündemi olumlu duyguları besleyen bir şeyle ilişkilendirmesini sağlar.
- Gündemi bir hafta boyunca tutarlı bir şekilde kullanmayı başarırsanız özel bir ödül verin. Gündem kullanmaya yeni başlayan kişiler, genellikle her gün bir gündem taşımaya ve not almaya alışmak için ekstra motivasyona ihtiyaç duyarlar. Bunu bir hafta boyunca yapabiliyorsanız, kendinize özel bir hediye verin, örneğin: dondurma keyfi, film izlemek veya bir arkadaşınızla kahve içmek. Birkaç hafta sonra ajandayı taşımaya ve kullanmaya alışacaksınız.
- Önemli bir görev hakkında not almak gibi olumlu şeyler yazın. Yeni alışkanlıkları kolaylaştırmak için, eğlenceli aktiviteler (örneğin arkadaşlarla öğle yemeği) ve daha az zevkli aktiviteler (örneğin: dişçiye danışmak) için planlarınızı hatırlatmak için ajandayı kullanın.
Adım 9. Yapılacaklar notlarını gerektiği gibi güncelleme alışkanlığı edinin
Gündemi sabah ve akşam kontrol ederken, tüm yeni bilgileri not edin, örneğin: tamamlanacak görevler, toplantı programları, randevular ve son tarihler. Ayrıca her yeni görev olduğunda not alın. Gündeminizi düzenli olarak güncellemek, zamanınızı yönetmenizi ve daha sakin hissetmenizi kolaylaştıracaktır. Ayrıca, endişe ve şüpheden kurtulmak için kaydedilmiş görevleri hatırlamak zorunda değilsiniz.
Çok külfetli görevler varsa, yeteneğinize göre tamamlayabilmeniz için ayrı bir program yapın. İş günü rutininizi yaparken bitmemiş işleri düşündüğünüz için motivasyonunuzun kaybolmasına izin vermeyin
Adım 10. Sabırlı olun
Yeni alışkanlığın seyrini sürdürmesi 1-2 ay sürecektir. Sabırlı olun ve gündeminizi evde bırakırsanız veya programınızı kaydetmeyi unutursanız, bir süre sonra yeni alışkanlıklar oluşturacağından kendinizi affedin. Küçük ihmallerin yeni alışkanlıklar oluşturma yeteneğinizi azaltmadığını unutmayın.
Gündeminizi getirmeyi unutursanız, örneğin toplantı programını küçük bir kağıda yazıp ofiste masanıza yapıştırarak bir yedek plan hazırlayın. Kendinize tüm önemli etkinlikleri ve son teslim tarihlerini hatırlatmak için, gündeminizin gerisinde kalsanız bile her zaman güncel olduğunuzdan emin olmak için telefonunuzda veya dizüstü bilgisayarınızda çevrimiçi bir hatırlatma uygulaması kullanın
İpuçları
- Gündemi bir yük olarak değil, faydalı bir araç olarak görün. Bir ajanda kullanırsanız günlük aktivitelerinizi düzenlemeyi daha kolay bulacaksınız. Uzun vadede, her gün birkaç dakika tasarruf ederek birkaç saat kazanabilirsiniz.
- Olumlu pekiştirme ile desteklenen tutarlılık, yeni alışkanlıkların oluşmasında önemli bir rol oynar. Motivasyonu korumak için gündemi düzenli olarak kullanın, gündemi kullanarak elde ettiğiniz olumlu şeylere odaklanın ve gerekirse kendinizi ödüllendirin.
- Beğendiğiniz ve ihtiyaçlarınıza göre bir gündem seçin. Tüm önemli bilgileri not alabilmeniz ve günlük aktivitelerinizi planlayabilmeniz için tablo biçiminde bir ajanda satın alın.
