Şirketin veya kuruluşun faaliyetlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini desteklemek için etkili bir toplantı düzenlemek gerekir. Toplantılar, işi koordine etmek, bilgi paylaşmak, ekip çalışmasını geliştirmek ve hedeflere verimli bir şekilde ulaşmak için bir fırsattır. Etkili toplantılar iyi bir hazırlık, liderlik ve görev dağılımı gerektirir. Toplantı sırasında katılımcıların motivasyonunu artırmaya çalışın ve tüm ekibi dahil edin.
Adım
Bölüm 1/3: Toplantılar Yapmak
Adım 1. Elinizden geldiğince toplantıya hazırlanın
Her şeyden önce, gündemi ve tartışılacak konuları içeren bir toplantı gündemi hazırlayın ve toplantı bitmeden yeniden onaylanması gereken önemli şeyleri belirleyin.
- Toplantı odasına zamanında gelin çünkü çalıştığınız yer diğer insanların sizi nasıl algıladığını etkiler. Toplantı odasında 15 dakika erken beklemek, diğer insanların daha az üretken olduğunuzu düşünmelerine veya toplantıya gitme bahanesiyle başka bir işten ayrılmak istemenize neden olur.
- Gündemin bir fotokopisini hazırlayın. Dijital ajanda oluşturabilseniz de, kullanımını kolaylaştırmak için ajandanın bir fotokopisini de hazırlayın.
Adım 2. Toplantıyı yönetin
Bir toplantıyı yönetirken, gündemdeki tüm konuları ele aldığınızdan ve tüm katılımcıların söylediklerini aşağıdaki şekillerde dinlediğinizden emin olun:
- Katılım listesini dağıtın. Toplantı, ekip içinde bilgi yaymanın bir aracıdır ve herkesin kendi sorumluluklarını bilmesi ve böylece beklenen iş performansını sağlayabilmeleri için bir tartışma fırsatı haline gelir. Katılım listesini dağıtarak, kimin gelmediğini bilirsiniz, böylece iletişim kurulabilir ve toplantıya katılabilir. Ayrıca toplantıda paylaşacağınız bilgilerin önemli olduğunu gösterir.
- Her toplantı katılımcısının odaklanmasını ve ne yapmaları gerektiğini bilmesini kolaylaştırmak için gündemi bir kılavuz olarak kullanın. Toplantı katılımcıları sırayla gelebilir. Bu nedenle, gündemi toplantıdan önce hazırlamak, toplantıyı yönetirken daha fazla odaklanmanızı sağlar.
Adım 3. Bir çalışma planı geliştirin
İş planı, toplantı sonrasında yapılacak işleri teyit eden nihai özettir ve tüm toplantı katılımcılarını etkileyen devam eden bir plandır. Aşağıdaki talimatlara göre bir çalışma planı yapın:
- Birini belirli bir hedeften sorumlu kişi olarak atayın. Atanan kişinin hedefe şahsen ulaşması gerekmez, çünkü dahil olması gereken ekip üyelerini birbirine bağlamaktan ve gerekli kaynakları hazırlamaktan sorumlu proje yöneticisi olacaktır.
- Resmi ve gayri resmi olarak ilerleme raporları isteyin, böylece belirlenen personel, belirli bir zaman diliminde elde edilen işi rapor eder.
Adım 4. Toplantı gündemine göre konuya odaklanın
Gündemdeki bir konuyu tartıştıktan ve gerekli tartışmaları yaptıktan sonra, tartışma sonuçlarının bir özetini sunun, soru sorma fırsatı verin, ardından bir sonraki konuyu tartışarak toplantıya devam edin.
Adım 5. Yaklaşan toplantının programını belirleyin
Planlamayı kolaylaştırmak için herkes bir araya geldiğinde bir sonraki toplantının programını duyurun. Bu şekilde, çakışan programları önlemek için toplantı programını önceden bilgilendirdiniz.
Ekip üyelerinden gündemde olması gereken konuları e-posta yoluyla önermelerini isteyin. Toplantı bittikten sonra, bir sonraki toplantı için aynı gündemi kullanacağınızı bildirin ve toplantı katılımcılarından şirket/kuruluş hedeflerine ulaşılmasını destekleyen konu önerileri sunmalarını isteyin
Bölüm 2/3: Toplantıya Hazırlık
Adım 1. Toplantıya kimin başkanlık edeceğini belirleyin
Bu rol genellikle bir yöneticiye atanır, ancak ekip üyelerine daha sonra daha yüksek düzeyde toplantılara başkanlık edebilmeleri için departman toplantılarına liderlik etme fırsatı verebilirsiniz.
Adım 2. Konuşmacıları davet edin
Konuşmacı, iş süreçlerini ve sonuçlarını etkili bir şekilde açıklamak da dahil olmak üzere ekip üyelerinin en iyi performansı elde edebilmeleri için insan kaynakları ve diğer kaynakları yönetme konusunda deneyimli olduğu için belirli bir nedenle bir toplantıya katılmaya davet edilen kişidir. Ayrıca, öngörülemeyen durumları tahmin etmek ve gerektiğinde kaynakları artırmak için tavsiyelerde bulunabilir.
Adım 3. Doğru toplantı programını belirleyin
Bir program ayarlarken, zaman müsaitliğini ve katılımcı sınırlamalarını göz önünde bulundurun. Örneğin: tüm katılımcılar Cuma öğleden sonra toplantısına katılabilir, ancak büyük konuları tartışmak için doğru zaman değil.
- Tüm ekip üyelerinin yaklaşan toplantıya katılabilmesi için önce programdan sorumlu proje görevlisine sorun ve ardından tüm katılımcılardan kendi programlarını plana göre düzenlemelerini isteyin.
- Tutanakları kimin alacağını belirleyin ve toplantı sonuçlarıyla ilgili bilgilerin toplantıya katılmayan katılımcılara da gönderilmesini sağlayın.
Adım 4. Toplantı gündemini hazırlayın
Toplantı gündemi en azından tartışılacak konuların bir listesini, sunum görevlerinin delegasyonunu ve her bir konunun tartışılması için zaman tahsisini içermelidir. Toplantı gündemini aşağıdaki önerilere göre düzenleyebilirsiniz:
- Toplantıdan en az 2 gün önce e-posta göndererek tüm toplantı katılımcılarından bilgi alın. E-posta bunun için en iyi araçtır çünkü istekleri yazılı olarak alacaksınız.
- Tartışılacak tüm konuları, konuşmacıları ve ayrılan zamanı kaydetmek için bir masa toplantısı gündemi yapın. Genel temadan sapan bir konu talebi varsa, ilgili kişiyle iletişime geçerek bir sonraki toplantıda görüşülmek üzere özel bir talepte bulunmasını isteyin.
- Gerçekçi bir program yapın. 30 dakika süren açıklamalar ve tartışmalar 15 dakikada bitirilmeye zorlanmamalıdır. Gerektiğinde bir program yapın ve tüm konular tartışıldıktan sonra toplantıyı erken bitirin.
Adım 5. Toplantı kuralları önerin
Resmi kurallar koymanız veya yaptırımlar uygulamanız gerekmez, ancak kuralların uygulanması toplantının sorunsuz yürümesini sağlar ve herkes fikrini iyi ifade edebilir.
Toplantı başladığında kuralları şu şekilde belirtin: “Zaman kazanmak için katılımcılar, konuşmacı sunumunu bitirdikten sonra sorular sorabilir ve yanıt verebilir. Tartışma süresi bittikten sonra hala geri bildiriminiz varsa, lütfen daha fazla tartışabilmemiz için bana e-posta gönderin.”
Adım 6. Zaman bölümünü belirleyin
Her konuşmacının ne kadar süreye ihtiyacı olacağını belirleyerek ve her bir konuyu tartışarak toplantı gündemini belirleyin.
- Tüm katılımcıların ne zaman katkıda bulunabileceklerini ve rastgele veya çarpıtılmış tartışmaları önleyebileceklerini bilmeleri için toplantı başlamadan önce zaman bölümünü bilgilendirin.
- Bir rehber olarak, belirli konular tartışıldıktan sonra tartışmak için en az 10 dakika bekleyin.
Adım 7. Toplantı gündemini gönderin
Toplantıdan bir gün önce, toplantı gündemini tüm katılımcılara gönderin, böylece herkes programın bir fotokopisine sahip olsun ve toplantının amacını bilsin. Ayrıca gündemde yanlış bilgi olup olmadığını da size bildirebilirler.
Adım 8. Bir hatırlatıcı gönderin
İlk kez veya rutin olmayan bir toplantıya başlamadan önce, tüm katılımcıların zamanında gelmesi için bir saat önceden bir hatırlatıcı gönderin.
Bölüm 3/3: Etkili Bir Toplantı Lideri Olmak
Adım 1. İyi bir toplantı lideri olun
Toplantı hedeflerine ulaşılabilmesi için toplantı sırasında tüm katılımcılarla iletişim kurmaya çalışın. Belirli konuları tartışmak üzere davet edilen konuşmacılara toplantılara başkanlık etme sorumluluğunu devredin. Tartışma sırasında kendiniz aktif olarak katılmalısınız.
Adım 2. Ulaşılan ve ulaşılmayan iş hedeflerini bildirin
Toplantının amacı birkaç hedefi tartışmaksa, kaydedilen ilerlemeyi ve başarıdan kimin sorumlu olduğunu bildirin.
- Son toplantıdan bu yana ilerlemeyen bir iş planı varsa nedenini sorun.
- Bu, zaman veya diğer kaynakların eksikliğinden kaynaklanıyorsa, çözümü projeden sorumlu olarak atanan kişiyle tartışın veya konuyu toplantı dışında ayrıntılı olarak tartışın.
Adım 3. Tartışma konudan saparsa yeniden odaklanın
Bazen, katılımcıların coşkusu veya hayal kırıklığı nedeniyle tartışma yolunu kaybeder. Aşağıdaki yöntemleri uygulayarak dikkatinizi toplayın ve başıboş tartışmaları yönlendirin:
- Toplantıyı bir bilgi toplama görevi olarak düşünün. Mümkün olduğunca fazla bilgi toplayabilmeniz için her katılımcıya konuşma şansı verin. Bu yöntem aynı zamanda toplantıya hakim olmak isteyenler de dahil olmak üzere toplantı katılımcılarının sırayla konuşmasını sağlar.
- Fikirleri gruplar halinde paylaşmak için bir elektronik iletişim programı olan Cyberstorming'i kullanın ve gayri resmi toplantılar için kullanılabilir. Bu yöntem, gruptaki herkes diğer üyelerden gelen girdileri görebildiğinden, duyulmak isteyen ekip üyeleri arasındaki rekabeti önler.
- Toplantıdaki biri gündem dışı bir konuyu tartışıyorsa, örneğin: "İlginç bir fikir, Bob! Bunu daha sonra konuşabiliriz.” Birçok kişi toplantının gündeminden farklı konuları tartıştıklarını fark etmezler, ancak konu gerçekten önemliyse tartışmak için size gelirler.
- Tartışmanın yönünü kontrol edin. Çok uzun konuşan katılımcılara ek olarak, birisi gündem dışı konuları tartışmaya devam ettiğinden toplantıda sorunlar ortaya çıkabilir. Bunu aşmak için önce onun söyleyeceklerini dinleyin ve daha sonra konunun bir sonraki toplantıda daha fazla tartışılmasını önerin. Toplantının gündemde yer alan konuları tartışmaya devam edeceğini vurgulayın.
- Toplantıya hakim olan kişiyle özel bir konuşma yapın ve nedenini sorun. Sinirlenmek yerine endişe gösterin. Toplantı sırasında gözlemlediğiniz şeye odaklanın ve davranışını açıklamasına izin verin. Toplantıya hükmetmeyi bırakmasına yardım etmeyi teklif edin.
Adım 4. Programdaki bir sonraki konuya geçin
İddialı davranarak zaman yönetimini uygulayın, kaba olmayın. Zamanı iyi ayarlamak, her katılımcının toplantının devam ettiğini ve toplantı bittikten sonra toplantı ile ilgili olmayan tartışmalara devam edilebileceğini bilmesini sağlar.
Acele etme. Durumu kontrol altına almak zorunda kalsanız bile, tartışma kısaltılırsa toplantı daha az faydalı olacaktır. Toplantı devam etmeden önce, katılımcılara soru sorma veya girdi sağlama fırsatı verin. Tüm ekip üyelerinin ihmal edilmiş hissetmek yerine dahil olduklarından emin olun
Adım 5. Önemli konuyu vurgulayın
Ulaşılacak ana hedefleri ve bunların ana hedeflere ulaşılmasını destekleyen diğer hedeflerle ilişkisini vurgulayın.
Toplantı katılımcılarına, üzerinde çalıştıkları projenin kapsamını ve bir birimin önemli bir parçası olarak kendi rollerini anlamaları için açıklayın
Adım 6. Gerekirse not almaya yardımcı olun
Toplantı başlamadan önce, tutanakları kimin alacağına karar verin. Bunalmışsa, yardım eli uzatın veya kendiniz not alın.
Adım 7. Yanlış anlama durumunda netleştirin
Tüm konular tartışıldıktan sonra, toplantı lideri, katılımcıların toplantının sonuçlarını bilmesi ve hala net olmayan şeyler varsa sorular sorması için bir özet yapacaktır.
Toplantı lideri olarak, tüm katılımcıların toplantının sonuçlarını anlaması için ayrıntılı açıklamalar yapın
Adım 8. Toplantıyı kapatmadan önce kapsamlı bir özet sağlayın
Karar vermede kararlı olan liderler, durgunluğu ve kararsızlığı önleyecek, çalışanların azimli ve motive olmasını sağlayacak, değişikliklere ve yeni bilgilere duyarlı olmalarını sağlayacaktır. Bu, aşağıdaki özelliklerden görülebilir:
- Şirket/kuruluş hedefleri ve etik ile kararlar arasında uyum olmasını sağlamak için net hedeflere sahip olun.
- Etkili ve verimli karar vermenin temeli olarak yaşam hayatında örnek olmaya ve iş etiğine uymaya özen göstermek.
- Şirket için faydalı olan kararların herkese kendini geliştirme fırsatı verdiğini kanıtlayarak şeffaflık, yani özveri gösterin.
- Başarısızlığı, daha iyi kararlar alabilmek için bir basamak taşı olacak bir öğrenme fırsatı olarak görmek. Bir şeyler ters gittiğinde, kararlı bir lider durumu anlayabilir.
- Astları veya üstleri ile iletişim kurarken tutarsızlıkları veya çelişkileri önlemek için kurum/kuruluş kültürüne uygun açık ve etkili iletişim kurmak.
