İsteseniz de istemeseniz de, bir durum raporu yazmak, başarıları iletmek için harika bir yol olabilir. İyi bir durum raporu, sizin kadar patronun da görevleri ve iş sonuçlarını izlemesine yardımcı olacaktır. Aşağıda, okunması kolay durum raporları yazmak için bir kılavuz bulunmaktadır.
Adım
Yöntem 1/1: Durum Raporu Yazma
Adım 1. Rapora bir başlık ve tarih verin
Tarih içeren bir başlık (örneğin, "Aralık İlk Hafta Sonuçları") etkili bir başlık seçeneğidir. Raporun üzerine tarihi yazdığınızdan emin olun.
- Rapor e-postayla gönderilecekse, başlık olarak adı ve tarihi kullanabilirsiniz.
- Rapor belge ise belgenin başına başlık ve tarih konur.
Adım 2. Proje adı, başlangıç/bitiş tarihi ve personel adları gibi proje hakkında ayrıntılı bilgileri yazın
Adım 3. Başarıları "Başarılar", "Görev Tamamlandı" ve benzeri başlıklarla tanımlayın
- Raporlama döneminden bahsettiğinizden emin olun, ör. hafta, ay, çeyrek vb.
- Raporu başlatmak için "bitir", "açıkla", "tasarım", "iyileştir", "iyileştir" vb. gibi etkin fiiller kullanın.
- Haftalık raporlar için, her biri bir cümle uzunluğunda olan 3-6 puan ekleyebilirsiniz.
Adım 4. "Sonraki Plan", "Sonraki Görev", "PR" vb. başlıklar altında bir sonraki raporlama döneminde nelerin başarılması gerektiğini yazın
- Mümkünse bir görevi tamamlamak için gereken süreyi hesaplayın, örneğin "Bir tasarım değişikliğini belgeleyin (Tahmini Süre: 2 Gün)".
- Bir sonraki görevi proje zamanlamanızla eşleştirin.
- Haftalık raporlar için, her biri bir cümle uzunluğunda olan 3-6 puan ekleyebilirsiniz.
Adım 5. Ayrıca şu anda yaşadığınız veya yaşayacağınız sorunları da "Sorunlar" veya "Sorunlar ve Yorumlar" başlıklarıyla yazınız
Bu bölüm için 1-2 kısa paragraf yazabilirsiniz.
- Örneğin, bu hafta ofiste kimse olmadığı için tedarikçinizle iletişim kurmakta sorun yaşıyorsanız veya şirketinizin çalışma şeklini iyileştirmeye yönelik önerileriniz varsa, bunları "Sorunlar ve Yorumlar" bölümüne yazın.
- Sadece bir sorunu bildiriyorsanız, ancak yazıldığında yardıma ihtiyacınız yoksa, bunu belirtmeyi unutmayın. "Sorun 2 gün içinde çözüldü" gibi yorumlar, amirinize müdahale etmemesini, ancak yaşadığınız soruna dikkat etmesini söyleyecektir.
- İş probleminiz çözülmediyse, amir ona söylemediğinizi söyleyemez.
Adım 6. Raporu tekrar okuyun ve ilgili taraflara gönderin
Örnek
İşte wikiHow editöründen örnek bir durum raporu. Bu örnekteki stili, formatı ve başarıların listesini çalışmanızdan elde edilen verilerle eşleştirin, ancak her adımın aktif bir fiil ile başladığını unutmayın.
Durum Raporu 26 Eylül 2011.
bitmiş
- 3 makale başlattı: Kendi fikrinizden 1 makale, istekleri yerine getirmek için 2 makale.
- 2 makale geliştir
- 1 makaleyi yeniden yaz
- Yaklaşık 400 değişikliği devriye gezer ve yazım yanlışları/tekrarlamalar için düzenleme isteklerini kontrol eder.
sonraki plan
- 1 makaleye resim ekleme.
- 1 makaleyi tekrar okuyun ve düzenleyin.
- Tıbbi geçmişi veya ilk yardımı olan bir editörden kırıklarla ilgili makaleleri gözden geçirmesini isteyin. Yazarın tıbbi bir geçmişi yok, bu yüzden araştırmasının sonuçlarından şüphe ediyor.
- Halihazırda iyi olan ancak üslup geliştirmesi ve ek bilgi gerektiren 1 makale gözden geçiriliyor.
Sorunlar/Yorumlar
- Programcılara teşekkürler, çünkü bu haftaki yazılım güncellemesinin sorunsuz geçmesini sağladılar. Oluşan sorunlar daha sonra bildirilecektir.
- Bir gönüllü kedisi öldüğü için üzgün. Gönüllülerden önce dinlenmeleri istendi.
İpuçları
- Mümkünse, olumlu bir rapor yazın. Raporlar şikayet edilecek, kızılacak veya bahane üretilecek yer değildir. Olumlu bir rapor yazmanın bir yolu, bir sorunu bildirirseniz, bir sorunu çözmek için önerilerde bulunmak veya en azından yönergeler vermektir. Öneriniz, sorunu çözmek için inisiyatif aldığınızın kanıtıdır.
- Doğru yerde teşekkür edin, örneğin size yardım eden bir iş arkadaşınıza. Başka bir iş arkadaşınıza yardım ediyorsanız, bunu da raporda belirtin.
- Raporlamada dürüst olun. Yapmadığınız şeyleri rapor etmeyin.
- Kısa bir rapor yazın. Yöneticiniz meşgul biri, raporunuzu okumak için fazla zamanı yok. Yöneticinin daha fazla bilgiye ihtiyacı varsa, soracaktır.
- Cuma öğleden sonra bir rapor yazarsanız, Pazartesi sabahı işe döndüğünüzde işinizin ne kadar ilerlediğini bilirsiniz.
- İzlemeniz gereken çok şey varsa (satın alma talepleri, değişiklik talepleri, çalışma talepleri, notlar vb.), bir tablo veya veritabanı oluşturmak bunları takip etmenin iyi bir yolu olabilir.
- Özel raporlar yazın.
- Raporun bir kopyasını kendiniz için yapın. Kopya, özgeçmiş yazarken veya zam zamanı geldiğinde başarıları yazarken size yardımcı olabilir.
- Bir durum raporu yazmak istiyorsanız, düzenli olarak bir rapor yazın veya en azından bir başarı yazın, böylece ne yaptığınızı takip etmek için saatler harcamazsınız. Her gün katılım kartını doldururken başarıları yazın.
- Bu durum raporu yazma yöntemi, bir toplantıda bir projenin durumunu bildirdiğinizde de kullanılabilir.
- Yeni başladığınız bir şey, yeni okuduğunuz bir kitap veya araştırdığınız bir şey hakkında rapor vermek sorun değil. Her şey bir haftada yapılamaz ve yaptığınız hazırlık zaman alıcı olabilir ve projeye değer katabilir.
Uyarı
- Raporları profesyonelce yazın. Raporunuz, özellikle e-postayla gönderilmişse, düşündüğünüzden daha fazla kişi tarafından okunabilir.
- Patronunuza istenmeyen bir rapor gönderirseniz, gelecek hafta aynı raporu yazmaya hazır olun!
- Genel olarak, çok fazla söz vermeyin. Sadece bana ne yapabileceğini söyle.
