Yönetime bir teklif yazmak, çalışma prosedürlerinde iyileştirmeler önermek, tasarruf yolları önermek, kâr fırsatları hakkında bilgi sağlamak veya değişiklik önermek istediğinizde yapılabilir. Şirket yönetimi için bir teklif yazmak istiyorsanız, gerekli bilgileri toplamak için zaman ayırın. Ne düşündüklerini öğrenmek için iş arkadaşlarınızla fikirleri tartışın ve yönetimle kurnazca ilgilenin.
Adım
Yöntem 1/2: Bir Teklif Tasarlama
Adım 1. İş akışını iyileştirmek veya maliyetleri azaltmak gibi teklifte ele alınacak fikri veya konuyu tanımlayın
Genel olarak, fikirleri net bir şekilde görselleştirebilirsiniz. Ancak, bir sorunu çözmek veya önemli bir şey için teklifte bulunmak istiyorsanız, ilgili her şeye çok dikkat edin.
Adım 2. Araştırmanızı yapın ve bir teklif yazmadan önce mevcut durumu kontrol edin
İş arkadaşları, yöneticiler veya müşteriler gibi ilgili taraflarla görüşün. Rakipler hakkında bilgi arayın ve nasıl çalıştıklarını görün.
Örneğin, ofisteki yemek servisinin değiştirilmesi gerektiğini düşünüyorsanız, önce mutfak personeli ile konuşun. Farklı yemek hizmeti sağlayıcılarıyla başka bir yerde çalıştılar mı? İş arkadaşlarınız ne düşünüyor? Memnuniyetsizliğiniz bir kalite sorunu değil, sadece bir zevk meselesi olabilir
Adım 3. Sorunun bir açıklamasını yazın
Mevcut koşulları açıklayarak teklife başlayın. Fail, tarih ve yer gibi ilgili tüm gerçekleri dahil edin. Bir açılış teklifi yazarken yargıda bulunmayın. Koşulları gerçeğe göre açıklayın.
Örneğin, "PT Sukses Maju, 7 yıldır Bayan Nyengir'in yemek hizmetlerini kullanıyor. Ancak, mevcut ana menü, beş menüden ikiye giderek azalıyor. Vejetaryen menülerin mevcudiyeti de etkileniyor. Aslında, belirli günlerde, vejetaryen menüler mevcut değil. mevcut."
Adım 4. Problemi tanımladıktan sonra, önermek istediğiniz çözümü ve uygulama adımlarını yazın
Çözümün özünü yazarak başlayın ve gözlemlerinize dayanarak ne bulduğunuzu açıklayın.
Örneğin, "Bence, PT Sukses Maju yeni bir yemek hizmeti sağlayıcısı aramalı. PT Fast Bangkrut başka birçok yemek hizmetini kullanıyor. Yemek Hizmeti Bayan Sisca Soewitomo ve Bay Rudi Chaeruddin, rekabetçi fiyatlarla daha fazla menü sağlıyor. Ayrıca, yiyecek içecek hizmetleri Mr. Rudi Chaeruddin her gün vejetaryen, vegan ve glütensiz menüler sunar, catering daha çok şirketin ihtiyaçları doğrultusundadır. Bayan Sisca Soewitomo için yemek servisine de bir göz atılabilir, ancak yemek şirketindeki vejeteryan menüsü değil Bay Rudi Chaeruddin'in yemek firmasınınki kadar çeşitlidir. 2011 yılında yapılan bir çalışan anketine göre, PT Sukses Maju çalışanlarının %40'ı vejetaryen, %10'u vegan ve %2'si glütensiz beslenmelidir."
Adım 5. Bir uygulama planı oluşturun
Atılması gereken her adımı ve ilgili zamanı ve maliyeti açıklayın. Bildiklerinizi ve hala öğrenmeniz gerekenleri yazın. Adımları bir liste şeklinde yazmayı ve ardından ayrıntılı olarak açıklamayı düşünün. Değişiklikleri abartmayın. Ancak, bu değişikliklerin olası sonuçlarını açıklamayı unutmayın.
Örneğin, "Başka bir yemek servisini kullanmak için şirketin şunları yapması gerekir: 1. Bayan Nyengir ile olan sözleşmeyi feshetme. 2. Yemek şirketi Bayan Sisca Soewitomo ve Bay Rudi Chaeruddin'den bir tat testi yapmasını isteyin. 3. Şunlardan birini seçin. 4. Seçilen yemek şirketi ile sözleşme imzalamak Gereken yemek ücretleri, Bayan Nyengir'in yemek ücretlerinden çok farklı değildir. Şirket, Bayan Nyengir ile sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirdiği sürece, şirket cezalandırılmayacaktır. Ayrıca çalışanlar sunulan yemekleri tercih ederlerse çalışma koşullarından daha memnun olacaklardır."
Adım 6. Planınıza olası direnci yazın
Planınız bazı çalışanlar tarafından reddedilecek mi? Bu durumda bazı çalışanlar Bayan Nyengir'in yemeklerinin tadını beğenebilir. Veya bir ürün fikri sunuyorsanız, ilgili kurum yetkililerini yeni ürünün kullanımının güvenli olduğuna ikna edebilir misiniz? Başkalarını projenize ikna etmek için atabileceğiniz adımları yazın.
Adım 7. Adımları yazdıktan sonra gerekli malzemeleri veya varsa insan kaynaklarını yazın
Ayrıca, değişikliklerin uygulanması için gereken süreyi de yazın çünkü vakit nakittir. Basit bir kontrol listesi yapın. Yukarıdaki örnekte aşağıdaki gibi bir liste oluşturabilirsiniz:
Gerekli kaynaklar: yemek değerlendirmesi için alt komite (farklı bölümlerden 4 kişi), tat testi için 2 saat ve rapor yazma için 3 saat
Adım 8. Yapmak istediğiniz değişiklikleri ve bunların ana faydalarını yeniden yazarak teklifi sonuçlandırın
Üç ana noktanızı yeniden yazın, ardından bir kapanış cümlesi yapın. Teklifin sonunu bir yönetici özeti olarak düşünün. Örneğin:
- "Daha önce de açıklandığı gibi, Bayan Nyengir'in ikramı, son 7 yılda mevcut ana menüyü kademeli olarak azaltıyor. Catering Bayan Sisca Soewitomo ve Bay Rudi Chaeruddin, rekabetçi fiyatlarla daha çeşitli bir menü sunuyor. Bu nedenle, PT Sukses Maju'nun yapmasını öneriyorum. bu. tat testi yapın ve şirket için yeni bir catering firması seçin. Bu yeni catering firması ile çalışan memnuniyetinin artması bekleniyor ve çalışanların kalma olasılığı daha yüksek olacak."
- Varsa, değişikliğin nicel veya finansal faydalarını belirtin.
- Değişimin niteliksel avantajlarını açıklayın. Bazen değişimin faydaları sayılarla veya gerçeklerle ölçülemez. Önerdiğiniz değişiklik çalışan mutluluğu ile ilgiliyse, bunu açıklayın. Niteliksel değişim, niceliksel değişim kadar değerli olabilir.
Yöntem 2/2: Teklifi Paylaşma
Adım 1. Bir iş arkadaşınızdan teklifinizi okumasını ve geri bildirimde bulunmasını sağlayın
Teklif ettiğiniz değişiklikleri kabul edebilir veya etmeyebilir. Kabul etmiyorsa, nedenini düşünün. Sebepler geçerliyse ve teklifinizi etkiliyorsa, revize etmeye hazır olun. Düşünceyi anlıyor ancak aynı fikirde değilseniz, partnerinizin anlaşmazlığını "Anlaşmazlık" sütununa da ekleyebilirsiniz.
Adım 2. Bir teklif oluşturduktan ve meslektaşlarınızdan geri bildirim istedikten sonra teklifin akışını, dilbilgisini, doğruluğunu ve kelime sayısını gözden geçirin
Teklifinizin yönetici tarafından fark edilmesi için çok uzun bir teklifte bulunmayın. Mümkünse 1-2 sayfa uzunluğunda bir teklif yapın.
Adım 3. Teklif hazır olduğunda, kime sunulması gerektiğini öğrenin ve ardından teklifi gönderin
Bazı şirketlerde karar vericiler nettir, ancak diğerleri kiminle iletişime geçileceğini bilmeyi zorlaştıran daha akıcı bir yapıya sahiptir. Kime teklif göndermeniz gerektiğini öğrenmek için şirketin geçmişine bakın.
