İki tür değişiklik yönetimi planı vardır. İlk plan türü, değişimin organizasyon üzerindeki etkisini ele alır ve bu da geçişi kolaylaştırır. İkinci plan türü, proje kapsamındaki değişikliklerin net bir kaydıyla sonuçlanan belirli proje değişikliklerini izler. Her iki plan da yapılması gerekenleri açık ve doğru bir şekilde iletmeyi amaçlar.
Adım
Yöntem 1/2: Organizasyonel Değişimi Yönetmek için Bir Plan Yazma
Adım 1. Değişikliğin arkasındaki nedeni gösterin
Düşük performans, yeni teknoloji veya kuruluşun misyonundaki bir değişiklik gibi değişim kararını yönlendiren faktörleri listeleyin.
Kullanılabilecek bir yaklaşım, organizasyonun yaratmak istediği mevcut durumu ve gelecekteki durumu tanımlamaktır
Adım 2. Değişikliğin türünü ve kapsamını tanımlayın
Değişiklik projesinin doğasını kısaca açıklayın. Bu değişikliğin iş unvanını, iş süreçlerini, politika değişikliklerini ve/veya organizasyon yapısını etkileyip etkilemeyeceğini belirleyin. Değişikliklere tabi tutulacak departmanları, çalışma gruplarını, sistemleri veya diğer bileşenleri listeleyin.
Adım 3. Paydaş desteğini tanımlayın
Önerilen değişiklikten etkilenecek tüm tarafları listeleyin, örneğin üst yönetim, proje yöneticileri, proje sponsorları, son kullanıcılar ve/veya çalışanlar. Her bir taraf için, partinin değişikliği destekleyip desteklemediğini yazın.
- Bunu açık ve özlü bir şekilde iletmek için bir diyagram oluşturmayı düşünün. Bir örnek, Yüksek/Orta/Düşük bir ölçek kullanarak sıralanan her bir tarafın Farkındalık, Destek Düzeyini ve Etkisini listelemektir.
- Mümkünse, desteği ölçmek için yüz yüze bir görüşme yapın.
Adım 4. Bir değişiklik yönetimi ekibi oluşturun
Bu ekip, tüm taraflara bilgi sağlamaktan, endişeleri dinlemekten ve değişim sürecinin mümkün olduğunca sorunsuz olmasını sağlamaktan sorumludur. Kuruluş içinde güvenilirliğe ve iyi iletişim becerilerine sahip kişileri seçin.
Bu ekipte ayrıca üst düzey yönetici seviyesinden üyeler bulunmalıdır. Sadece onay vermekten değil, değişimi teşvik etmekten de sorumlu olduklarını vurgulayın
Adım 5. Yönetime bir yaklaşım geliştirin
Organizasyondaki önemli kişilerin tam desteği, değişimin başarısı için çok önemlidir. Kıdemli çalışanlara geri bildirim sağlama ve değişimi gösterme ve liderlik etmede aktif bir rol oluşturmak için onlarla birlikte çalışma fırsatı verin.
Adım 6. Her ilgili taraf için bir plan oluşturun
Değişimi destekleyenler de dahil olmak üzere tüm tarafların risklerini ve endişelerini değerlendirin. Endişeleri gidermek için yönetim ekibini atayın.
Adım 7. Bir iletişim planı oluşturun
İletişim, değişim yönetiminde en önemli bileşendir. Değişiklikten etkilenen insanlarla düzenli olarak iletişim kurun. Değişimin arkasındaki nedenleri ve değişimden elde edilecek faydaları vurgulayın.
- İlgili taraflar iki taraflı kişisel iletişimleri kabul etmelidir. Yüz yüze veya yüz yüze görüşmeler çok önemlidir.
- İletişim, üst düzey bir değişim sponsorundan, doğrudan amirinizden ve ilgili tarafların güvendiği diğer kişilerden gelmelidir. Tüm iletişimler tutarlı bir mesaj iletmelidir.
Adım 8. Maçı izleyin
Her zaman değişime direnenler vardır. Bu maç bireysel seviyede. Bu nedenle, muhakemelerini anlamak için kişiyle iletişim kurun. Değişiklik yönetimi ekibinin bunları ele alabilmesi için şikayetleri izleyin. Direncin yaygın nedenleri şunlardır:
- Değişmek için motivasyon yok, aciliyet duygusu yok
- Genel durum hakkında veya neden değişikliğe ihtiyaç duyulduğu hakkında hiçbir fikriniz yok
- Süreçte girdi eksikliği
- İş güvenliği, gelecekteki roller veya gelecekteki işleri gerçekleştirmek için gereken talepler ve beceriler hakkında belirsizlik.
- Yönetimin değişikliğin uygulanması veya iletişim ile ilgili beklentileri karşılamaması
Adım 9. Engelleri aşın
Birçok şikayet, belirli sorunları ele almak için iletişimleri geliştirerek veya iletişim stratejilerini değiştirerek çözülmelidir. Bazı şikayetler, planın bir parçası olarak dahil edebileceğiniz ek bir yaklaşım gerektirir veya gerekeni yapabilmeleri için yönetim ekibine yetki verebilirsiniz. Kuruluşunuzda hangi adımların uygun olduğunu düşünün:
- Değişen roller veya iş süreçleri için çalışan eğitimine öncelik verin.
- Düşük moral veya stresli bir geçiş dönemi öngörüyorsanız, şirket etkinlikleri veya çalışanlara sağlanan faydalarla ilgilenin.
- İlgili taraflar değişmeye motive değilse, teşvik edin.
- İlgili taraflar değişim sürecine dahil hissetmiyorlarsa, geri bildirim toplamak ve planları değiştirmeyi düşünmek için bir toplantı düzenleyin.
Yöntem 2/2: Proje Değişikliklerini İzleme
Adım 1. Değişiklik yönetimi rolünü tanımlayın
Bu proje için atanacak pozisyonların bir listesini yapın. Her pozisyon için gereken sorumlulukları ve becerileri tanımlayın. Asgari olarak, günlük değişiklikler yapmak için bir proje yöneticisi ve genel ilerlemeyi izlemek ve büyük değişiklik kararları vermek için bir proje sponsoru dahil edin.
Büyük bir organizasyonda geniş bir proje için, proje yönetimi rolünü uzmanlık bilgisi olan birkaç kişiye bölün
Adım 2. Bir değişiklik kontrol panosu oluşturmayı düşünün
Yazılım geliştirme projelerinde genellikle ilgili grupların her birinden temsilcilerden oluşan bir Değişiklik Kontrol Kurulu bulunur. Proje yöneticisi değil, değişiklik taleplerini onaylayan ve kararları ilgili taraflara ileten bu kuruldur. Bu yaklaşım, minimum kapsamı ve hedefleri genellikle yeniden değerlendirmeyi gerektiren birden fazla grup ve projeyi içeren projeler için iyi çalışır.
Adım 3. Değişiklik isteklerini gerçekleştirmek için bir süreç oluşturun
Değişim ekibinden biri bir sonraki adımı bulduğunda, bir fikri nasıl gerçeğe dönüştürürsünüz? Bu süreci ekibin mutabakatı ile açıklayın. Örnek:
- Ekip üyeleri bir Değişiklik Talebi formu doldurur ve proje yöneticisine gönderir.
- Proje yöneticisi, formu Değişiklik Talebi Kaydı'na girer ve değişiklikler uygulandıkça veya reddedildikçe bu kaydı ayarlar.
- Yönetici, ekip üyelerinden belirli bir plan yazmalarını ve ne kadar çaba gerekeceğini tahmin etmelerini ister.
- Proje yöneticisi planı onay veya ret için proje sponsoruna gönderir.
- Değişiklikleri uygulayın. İlgili taraflar gelişmelerden düzenli olarak haberdar edilir.
Adım 4. Bir değişiklik talep formu oluşturun
Her değişiklik talebi yapıldığında ve değişiklik günlüğüne girildiğinde aşağıdaki veriler dahil edilmelidir:
- İstek tarihini değiştir
- Proje yöneticisi tarafından atanan istek numarasını değiştir
- Başlık ve açıklama
- Başvuru sahibinin adı, e-posta adresi ve telefon numarası
- Öncelik (Yüksek, Orta veya Düşük). Acil durum değişiklik yönetimi planları belirli son tarihler gerektirebilir.
- Ürün ve sürüm numarası (yazılım projeleri için)
Adım 5. Değişiklik notlarına ek bilgileri girin
Değişiklik kayıtları, kararları ve uygulamayı kaydetmelidir. Değişiklik talep formundan kopyalanan bilgilere ek olarak, aşağıdakileri yazmak için bir yer hazırlamanız gerekir:
- Onay veya ret işareti
- Talebi onaylayan veya reddeden kişinin imzası
- Uygulama son tarihini değiştir
- Tamamlanma tarihini değiştir
Adım 6. Önemli kararları izleyin
Günlük notlara ek olarak önemli kararların takibi proje için faydalı olacaktır. Bu kayıtlar, uzun vadeli projeleri veya liderlik değişikliği yaşayan projeleri izlemenizi kolaylaştıracaktır. Bu kayıtlar ayrıca müşteriler veya üst yönetim ile iletişime rehberlik edebilir. Son teslim tarihlerinde, proje kapsamı veya gereksinimlerinde, öncelik düzeyinde veya stratejide yapılacak herhangi bir değişiklik için aşağıdaki bilgileri ekleyin:
- Karar veren insanlar
- Karar günü
- Kararın ve karar verme sürecinin arkasındaki nedenlerin özeti. Bu süreçle ilgili belgeleri ekleyin.
