Etkili bir Risk Yönetim Planı geliştirmek, küçük sorunların büyümesini engelleyebilir. Farklı Risk Yönetim Planları türleri, bir olayın olasılığını, sizin üzerinizdeki etkisini, hangi risklerin spekülatif olduğunu ve bu risklerle ilişkili sorunların nasıl azaltılacağını hesaplayabilir. Planlama, ortaya çıkan veya ortaya çıkacak zor durumlarla başa çıkmanıza ve bunları önlemenize yardımcı olacaktır.
Adım
Adım 1. Risk Yönetiminin nasıl çalıştığını anlayın
Risk, bir veya birkaç yerde meydana gelen bir olay veya olaylar dizisinin etkisidir (olumlu veya olumsuz). Risk, bir olayın sorun haline gelme olasılığına ve bunun sonucunda ortaya çıkan etkiye göre hesaplanır (Risk = Acil Durum X Etkisi). Riski analiz etmek için aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörler tanımlanmalıdır:
-
Olay: Ne olabilir?
Bir Risk Yönetim Planı Geliştirin Adım 1Bullet1 -
Olasılık: Olayın meydana gelme olasılığı nedir?
Bir Risk Yönetim Planı Geliştirin Adım 1Bullet2 - Etki: Oluşursa etki ne kadar şiddetli olacak?
- Azaltma: Olasılığı nasıl (ve ne kadar) azaltabilirsiniz.
- Acil Durum: Etkiyi nasıl (ve ne kadar) azaltabilirsiniz?
- Azaltma = Azaltma X Olasılık
- Maruziyet = Risk – Azaltma
- Yukarıdaki değişkenleri tanımladığınızda, sonuç Pozlamadır. Bu kaçınılması mümkün olmayan risk miktarıdır. Maruziyet Tehdit, Sorumluluk veya Önem Derecesi olarak da adlandırılabilir, ancak hepsi aynı şeyi ifade eder. Maruziyet, planlanan faaliyetin gerçekleştirilmesi gerekip gerekmediğini belirlemeye yardımcı olmak için kullanılacaktır.
- Bu genellikle bir maliyet-fayda formülüdür. Bir değişikliği uygulama riskinin, değişikliği uygulamama riskinden daha yüksek veya daha düşük olup olmadığını belirlemek için bu öğeleri kullanabilirsiniz.
- Üstlenilen Risk. Devam etmeye karar verirseniz (bazen başka seçeneğiniz yoktur, örneğin hükümet düzenlemeleri), o zaman Maruziyetiniz bir Varsayılan Risk olur. Bazı ortamlarda, Üstlenilen Risk, daha sonra nihai ürünün karlılığını hesaplamak için kullanılan rupi değerlerine çevrilir.
Adım 2. Projenizi tanımlayın
Bu makalede, bazı büyük nüfusa önemli (ama kritik olmayan) bilgiler sağlayan bir bilgisayar sisteminden sorumlu olduğunuzu düşünelim. Bu sistemi barındıran ana bilgisayar eski ve değiştirilmesi gerekiyor. Göreviniz bu hamle için bir Risk Yönetim Planı geliştirmek. Bu plan, Risk ve Etki'nin Yüksek, Orta veya Düşük olarak sınıflandırılacağı basitleştirilmiş bir modelde gösterilecektir (bu yöntem Proje Yönetiminde çok yaygındır).
Adım 3. Başkalarından girdi alın
Beyin fırtınası riskleri. Projeye çok aşina olan birkaç kişi toplayın ve ne olacağı, nasıl önleneceği ve gerçekleşirse ne yapılması gerektiği konusunda fikir isteyin. Bol bol not alın! Bu önemli oturumun çıktısını aşağıdaki adımlarda birkaç kez kullanacaksınız. Verilen fikirlere açık olun. "Kutunun dışında" düşünmek iyidir, ancak hedefe odaklanmasını sağlamak için oturumunuzun kontrolünü elinizde tutun.
Adım 4. Her riskin sonuçlarını tanımlayın
Beyin fırtınası oturumunuzdan, riskin gerçeğe dönüşmesi durumunda ne olacağına dair çeşitli bilgiler toplanmıştır. Her riski, seans sırasında ima edilen sonuçlarla mümkün olduğunca spesifik olarak ilişkilendirin. “Proje erteleme”, örneğin “Proje 13 gün içinde ertelenecek” şeklinde bölünmelidir. Bir rupi değeri varsa, sadece "Bütçeyi aşıyor"dan bahsetmek çok genel olacaktır.
Adım 5. Alakasız sorunları ortadan kaldırın
Örneğin, bir araba bayisinin bilgisayar sistemini hareket ettirirseniz, nükleer savaş, veba veya öldürücü asteroitler projenize müdahale etmez. etkiyi planlamak veya azaltmak için yapabileceğiniz hiçbir şey yoktur. Ancak bu olayları risk planlamanıza dahil etmediğinizi unutmayın.
Adım 6. Tanımlanmış tüm risk unsurlarını listeleyin
Bunları sırayla düzenlemenize gerek yok. Bunları tek tek kayıt edin.
Adım 7. Olasılıkları dahil edin
Listenizdeki her bir risk unsuru için, bu risklerin gerçekleşme olasılığının yeterince Yüksek, Orta veya Düşük olup olmadığını belirleyin. Rakamları kullanmanız gerekiyorsa, Düşük ölçek için Olabilirlik 0,01-0, 33, Orta = 0,34-0, 66 ve Yüksek = 0,67 – 1,00'dir.
-
Unutulmamalıdır ki, olayın gerçekleşme olasılığı sıfır ise risk artık dikkate alınmamaktadır. Ne olmayacağını düşünmenin bir anlamı yok (kızgın bir T-Rex bilgisayarını yer).
Adım 8. Etkiyi tanımlayın
Genel olarak Etki, tanımlanan yönergelere göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak belirlenir. Rakamları kullanmanız gerekiyorsa, bu, 0,01 ila 1,00 arasındaki Etki ölçekleri anlamına gelir, yani 0,01 ila 0,33 = Düşük, 0,34 – 0,66 = Orta, 0,67 – 1,00 = Yüksek.
-
Not: Bir olayın etkisi sıfır ise, riskin kaydedilmesi gerekmez. Olasılıklar ne olursa olsun alakasız şeyleri düşünmek için hiçbir sebep yok (köpeğim akşam yemeği yedi).
Adım 9. Öğenin riskini belirleyin
Bunun için genellikle tablolar kullanılır. Yüksek, Orta ve Düşük değerleri kullanıyorsanız en üstteki tabloyu kullanmanızı öneririz. Sayısal değerler kullanıyorsanız, buradaki ikinci tabloya benzer biraz daha karmaşık bir puanlama sistemi düşünmeniz gerekir. Olasılığı Etki ile birleştirmek için evrensel bir formül olmadığını ve formülün kişiye ve projeye bağlı olarak değiştiğini belirtmek önemlidir. Bu makaledeki formüller sadece bir örnektir (gerçek bir hikayeye dayanmasına rağmen):
-
Analizde esnek olun.
Bazen T-S-R yöntemi ile sayısal yöntem arasında gidip gelmeniz gerekir. Aşağıdaki tabloya benzer bir tablo kullanabilirsiniz.
Adım 10. Tüm riskleri sıralayın
En yüksek riskten en düşüğe doğru tanımlanmış tüm unsurları listeleyin.
Adım 11. Toplam riski hesaplayın
Burada rakamlar size yardımcı olacaktır. Tablo 6'da T, T, S, S, S, R ve R değerlerine sahip 7 riskiniz bulunmaktadır. Bu değerler 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5 olarak değiştirilebilir., 0, 5, 0, 2 ve 0, 2, tablo 5'ten. Ortalama toplam risk 0,5 veya Orta'dır.
Adım 12. Bir azaltma stratejisi geliştirin
Azaltma, bir riskin görünür hale gelme olasılığını azaltmak için tasarlanmıştır. Genellikle, bunu yalnızca Yüksek ve Orta öğeler için yapmanız gerekir. Low öğesini azaltabilir, ancak diğerlerini ilk sıraya koyabilirsiniz. Örneğin, bir risk unsuru kritik parçaların teslimatını geciktirebilirse, bunları projede erken sipariş ederek riski azaltabilirsiniz.
Adım 13. Bir yedekleme planı geliştirin
Beklenmedik durumlar genellikle, risk belirgin hale gelmezse etkiyi azaltmak için tasarlanır. Yine, genellikle sadece Yüksek ve Orta elementler için olasılıklar geliştireceksiniz. Örneğin, ihtiyacınız olan önemli bir parça zamanında gelmezse, yeni parça beklerken mevcut olan eski parçaları kullanmak zorunda kalabilirsiniz.
Adım 14. Strateji etkinliğinin analizi
Olasılık ve Etki ne kadar azaltıldı? Acil Durum ve Azaltma stratejinizi değerlendirin ve risklerinize Etkin Değerlendirmeyi yeniden atayın.
Adım 15. Etkili riskinizi hesaplayın
Şimdi, yedi riskiniz S, S, S, R, R, R ve R, yani 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 ve 0, 2. Böylece, 0,329'luk bir ortalama risk elde edersiniz. Tablo 5'e bakın ve genel riskin Düşük olarak kategorize edildiğini görüyoruz. Başlangıçta Riskiniz Orta (0, 5). Yönetim stratejisinin uygulanmasından sonra, Maruziyetiniz Düşük (0.329). Bu, Azaltma ve Acil Durum yoluyla %34,2'lik bir risk azalması elde ettiğiniz anlamına gelir. Güvenli!
Adım 16. Riskinizi izleyin
Riskin büyüklüğünü öğrendikten sonra, bir yedekleme planı oluşturmanız gerekip gerekmediğini anlamak için riskin gerçek olup olmadığını nasıl bileceğinizi belirlemeniz gerekir. Bu, Risk İşaretleri belirlenerek yapılır. Yüksek ve Orta element riski altında yapın. Ardından proje ilerledikçe risk unsurunun bir sorun haline gelip gelmediğini belirleyebileceksiniz. İşaretleri bilmiyorsanız, iyi bir yedekleme planınız olsa bile, riskin kimse fark etmeden gerçek olma ve projeyi etkileme olasılığı yüksektir.
İpuçları
- Proje Yöneticisinin çok fazla Risk Yönetimi fonksiyonuna sahip olduğu durumlarda, analiz projenin kritik yolu ile sınırlandırılabilir. Bu gibi durumlarda, kritik yolda olması muhtemel görevleri daha proaktif olarak belirlemek için, belki de ek gecikme süresiyle birden çok kritik yolun hesaplanması tavsiye edilir. Bu, özellikle bir Proje Yöneticisinin birden fazla projeyi kontrol ettiği ancak diğer planlama ve kontrol fonksiyonlarını gölgede bırakmadığı durumlarda uygundur (bkz. Uyarılar).
- Azaltma = Risk – Maruz Kalma. Bu örnekte (ve 1000000$'lık bir proje varsayılırsa) Riskiniz 0,5 X 1000000$ (500000000 IDR) ve Maruziyetiniz 0,329 X 1,000,000,000 IDR (329.000.000 IDR)'dir, bu da indirgeme değeri = 171,000,000 IDR anlamına gelir. gözden geçirilmiş proje tahmininin bir parçası olması gereken (sigorta gibi) riski yönetmek için makul harcama tutarının bir göstergesi olarak kullanın.
- Plan değişiklikleri. Risk Yönetimi belirsiz bir süreçtir çünkü risk her zaman değişmektedir. Bugün, olasılığı ve etkisi yüksek olan birden fazla risk atayabilirsiniz. Ertesi gün, olasılık veya etki değişebilir. Ayrıca bazı riskler tamamen ortadan kalkarken bazıları ortaya çıkabilir.
- Proje uygulanabilirliğini belirlemeye yardımcı olması için Pozlamayı kullanabilirsiniz. Toplam tahmini proje 1000000$ ve Maruziyetiniz 0,329 ise, genel kural projenin tahmini 329.000$ aşma potansiyeline sahip olmasıdır. Her ihtimale karşı ekstra nakit için bütçe ayırabilir misiniz? Aksi takdirde, projenizin kapsamını yeniden gözden geçirebilirsiniz.
- Risk planlamasını sürekli olarak izlemek için çalışma kağıtlarını kullanın. Riskler her zaman değişmektedir, eski riskler kaybolabilir ve yeni riskler gündeme gelebilir.
- Erken uyarı sinyalleri, iyi bir yedekleme planlamasının parçasıdır. herhangi bir test sonucu bir yedekleme planının gerekli olduğunu gösteriyorsa, test sonuçlarını hızlandırdığınızdan emin olun. İyi bir uyarı sinyali yoksa, kendinizinkini oluşturmayı deneyin.
- Her zaman bir soruşturma yapın. Ne kaçırdın? Hesaba katmadığınız ne olabilir? Bu yapılması en zor ve en önemli şeylerden biridir. Bir liste yapın ve tekrar tekrar kontrol edin.
- Asgari deneyime sahip bir proje yöneticisiyseniz veya küçük bir projeyseniz, çalışmayan veya proje üzerinde çok az etkisi olan adımları atlayarak zaman kazanmayı düşünün, resmi Olasılık ve Etki değerlendirmesini atlayın, “zihinsel bir hesaplama” yapın ve atlayın. hemen içeri girin ve projeye bakın. Örneğin, elektrik devresi bakımı yapmanız gerekiyorsa ve bu aktivite sunucuyu “kapatacak”sa, sunucuyu yeni bir devreye taşımanın riski, sunucuyu yeniden etkinleştirmek için bakımın tamamlanmasını beklemekten daha fazladır. Her iki durumda da sunucu kapanacaktır, ancak proje için hangi eylemin daha az riskli olduğunu belirleyebilirsiniz.
Uyarı
- Yapamaz siyasetin kararlarınıza müdahale etmesine izin verin. bu sık sık olur. İnsanlar, kontrol ettikleri şeylerin sorunlu olabileceğine inanmak istemezler ve sizin risk seviyenize karşı çıkarlar. Belki gerçekten risk gerçekleşmeyebilir ama kişinin kendi egosunun peşinden gitme ihtimali vardır.
- Düşük riskli unsurları tamamen göz ardı etmeyin, ancak onlar için de zaman kaybetmeyin. Yüksek, Orta ve Düşük ölçüler, her bir riski izlemek için ne kadar çaba harcanacağını gösterir.
- İki veya üç sorun bir arada olursa neler olabileceğini düşünün. Olasılık çok düşük, ancak etkisi çok büyük olacak. Hemen hemen tüm büyük afetler çeşitli hatalar içerir.
- Projeyi fazla karmaşıklaştırmayın. Risk Yönetimi projenin önemli bir parçasıdır. Ancak, projenizin fiili çalışmasının engellenmesine izin vermeyin. Dikkatli olmazsanız, alakasız risklerin peşine düşebilir ve planlarınızı gereksiz bilgilerle aşırı yükleyebilirsiniz.
- Tüm risklerin tanımlandığını varsaymayın. Riskin doğası tahmin edilemez.
