Yönetim planı, organizasyonun veya işletmenin nasıl çalışacağının bir açıklamasıdır. Bir yönetim planı ile yönetim yapılarını ve operasyonlarını formüle edebilirsiniz. Plan ayrıca tüm üyelerin aynı görüşü paylaşmasını ve hedeflere ulaşılmasını sağlar. Birkaç basit adımda kolayca bir yönetim planı oluşturabilirsiniz.
Adım
Bölüm 1/4: Bir Yönetim Planına Başlamak
Adım 1. Bir yönetim planı ihtiyacını belirleyin
Yönetim planı, kuruluş için önemli olan prosedür ve politikaların yanı sıra ilgili herkesin sorumluluklarını ve yetkilerini formüle etmeye hizmet eder. Bir plan olmadan operasyonlar tutarsız olabilir, sorumluluklar belirsiz olabilir ve organizasyon belirli olaylar için hazırlıksız olabilir.
- İş planı, kuruluşun tüm üyelerinin, kime rapor vermeleri gerektiği, kime rapor vermeleri ve sorumlulukları da dahil olmak üzere konumlarını açıkça bilmelerini sağlar.
- Rol iddiası aynı zamanda bir sorumluluk duygusu yaratır çünkü bir şey olursa veya olmazsa kimin suçlu olduğu açık olacaktır.
Adım 2. Planı ana hatlarıyla belirtin
Yönetim planı bir dizi kilit unsuru içermelidir. Siz ve ekibinizin bunları tartışabilmeniz için yönetim planının bölümlerini gösteren bir beyaz tahta veya bilgisayar belgesine basit bir taslak çizin. Yönetim planı aşağıdaki bölümleri içermelidir:
- Yönetim yapısının tanımı.
- Her üyeyi, sorumluluklarını ve yetkilerini detaylandıran bir bölüm.
- Organizasyondaki her seviye arasındaki etkileşimleri ve sorumlulukları gösteren bir çizelge.
- Yönetilen kuruluşun çeşitli yönlerinin yanı sıra yönetim politikaları ve prosedürlerini açıklayan bölümler.
- Yönetim ve yönetim planlarının güncellenmesi, genişletilmesi ve geliştirilmesi için zaman çizelgesi.
Adım 3. Yönetim yapınızı tanımlayın
Her organizasyon veya işletme biraz farklı bir yönetim yapısına sahiptir. Planın başında, yönetim yapısını kelimeler veya diyagramlarla tanımlayın. Yönetim, yönetim kurulu veya tek bir kişi olsun, nihai kararları kimin verdiğini açıkça belirtin. Danışmanların yanı sıra harici ve dahili karar vericileri de dahil edin. Gerekirse, karar vermenin nasıl örgütsel hiyerarşiye dayalı olduğunu açıklayın.
Adım 4. Plan kapsamında yönetilecek organizasyonun çeşitli yönlerini listeleyin
Tüm süreçleri ve işlevleri kategorilere ayırın. Kategoriler, büyük bir işletmede departman tarafından veya küçük bir işletmede iş süreci tarafından tanımlanabilir. Genel olarak dahil edilen operasyonların yönleri, çalışan yönetimi, mali kontrol, envanter veya tedarik kontrolü, pazarlama veya halkla ilişkiler ve operasyonlardır (üretim veya satış gibi). Kuruluşun tüm yönlerini, ilgili rollerini ve prosedürlerini tanımlayabilmeniz için bölün.
Bölüm 2/4: Sahiplik ve Yönetimin Tanımlanması
Adım 1. Kuruluşun sahiplik türüne dikkat edin
Şirket sahipliğini net terimlerle tanımlayın. Kuruluşun kamuya açık, özel veya kar amacı gütmeyen bir kuruluş olup olmadığını belirtin. Ek olarak, birden fazla sahip veya yatırımcı varsa, yetki, sorumluluk ve hisse dağılımını açıklamanız gerekecektir. Örneğin, kuruluşun mülkiyeti bir ortaklıkta veya şirket hissedarlık sözleşmesinde paylaşılabilir.
Adım 2. Kurul üyelerinin isimlerini listeleyin
İşletmenizin bir yönetim kurulu varsa, üyeleri listeleyin. Liderliklerinin, deneyimlerinin, güçlü ve zayıf yönlerinin bir özetini yazın. Özel işletmelerde yönetim kurulu bulunmayabilir. Pano yoksa bu bölüme girmenize gerek yoktur.
Seçim koşulları, görev süresi, sorumluluklar, yetkiler ve çatışma çözümü de dahil olmak üzere yönetim kurulu politikalarının bir kopyasını ekleyin. Bu bilgiler ticari işletme sözleşmesinde veya diğer kuruluş belgelerinde belirtilmelidir
Adım 3. Kilit yönetim üyelerini tanıtın
Her üyenin niteliklerini ve deneyimini yazın. Sahipler ve yönetim kurulu üyelerine ek olarak, bu bölüm yatırımcılar, yöneticiler, yöneticiler, kilit çalışanlar ve personel ve girişimcileri içerir. Üyelerin geçmişlerini, özelliklerini ve işin başarısına katkılarını açıklayın.
Adım 4. Yönetim ekibindeki her bireyin güçlü yanlarını sunun
Bu niteliklerin her üyenin sahip olduğu pozisyon için ne kadar değerli olduğunu açıklayın. Motivasyon yeteneği, finansal yetenek ve iş becerisi gibi özellikleri ekleyin.
- Her üyenin mevcut yükümlülükleri için geçerli olan önceki pozisyonlarını ve görevlerini listeleyin. Yükümlülüğün yeteneklerden nasıl yararlandığını ve yönetimin konumunu nasıl güçlendirdiğini açıklayın.
- Her yöneticinin eğitim geçmişini girin. Eğitimlerinin şirket için nasıl faydalı olduğunu açıklayın. Yalnızca mevcut konumlarıyla ilgili eğitimi dahil edin.
- Tek çalışan sizseniz, kendi deneyiminizi ve güçlü yönlerinizi ekleyin.
Adım 5. İşe alma sürecini tanımlayın
Yeni çalışanları işe almanın temellerini açıklayın. Her pozisyon için gerekli nitelikleri ve deneyimi belirtin. Bu, özellikle bir yönetici tutmadıysanız önemlidir. Eğitim sürecini ve uygulanan teşvik veya ödül programlarını dahil edin. Faydaların bir açıklaması da buraya dahil edilebilir.
Adım 6. Kullanacağınız danışmanın veya dışarıdan danışmanın adını ekleyin
Pazarlama, kişisel tavsiye ve finansal danışmanlık için iletişime geçebileceğiniz insanlar var. Örneğin, işletmenizin şunlara ihtiyacı olabilir:
- Avukat
- Muhasebeci
- Sigorta acentası
- Danışman
Adım 7. Yönetim ekibinin yeteneklerinin bir özetini ekleyin
Ekibinizin neden başarılı olduğunu açıklayan kısa bir açıklama yazın. Yönetim planının sonunda, ekibinizin işin başarısını neden belirleyeceğini özellikle belirtin. Bu iş modelindeki yöneticilerin kombinasyonunun önümüzdeki yıllarda şirkete nasıl yardımcı olacağını açıklayın. Bu bölüm, planın çeşitli noktalarını birleştirir.
Örneğin, “Farklı yeteneklere sahip insanlardan oluşan ekibimiz, bu alanda 40 yıllık deneyimin bir kombinasyonuna sahiptir. Koordineli bir demokratik yapı ile istenilen sonuçlara ulaşmak için birlikte etkin bir şekilde çalışabilirler. Bu ekiple iki yıl içinde işin karlı olacağına inanıyoruz” dedi
Adım 8. Yönetim, sahipler ve çalışanlar arasındaki ilişkiyi tanımlayın
Yönetim operasyonlarının önemli bir yönü, yönetim seviyeleri ve yönetim/sahipler ve çalışanlar arasındaki etkileşimdir. İş operasyonları açısından her seviyenin yetki, sorumluluk ve rolünü tanımlayın. Ortak karar alma ve işbirliği süreçlerinin yanı sıra gerekli toplantıları veya iletişim hatlarını dahil edin. Herkesin anlaşmazlıkların nasıl çözüleceği ve gücün nasıl paylaşılacağı konusunda hemfikir olduğundan emin olun.
Bölüm 3/4: İlkeleri ve Prosedürleri Yazma
Adım 1. Yazılı bir politikaya olan ihtiyacı değerlendirin
Yazılı politikalar, büyük kuruluşlardaki işlemleri tanımlamayı amaçlar. Politikalar tutarlılık yaratacak ve tüm süreçlerin sorunsuz çalışmasını sağlayacaktır. Ancak, çok küçük bir işletme veya kuruluş bir politikaya ihtiyaç duymayabilir. Aslında, politikalar bazen işbirliğini sınırlayabilir ve küçük grup çalışmasını yavaşlatabilir. Bir politika taslağı hazırlamadan önce kuruluşunuzun boyutunu ve ihtiyaçlarını düşünün.
Adım 2. Bir yönetim ve çalışan grubu oluşturun
Operasyonların yönlerinin her bir değerlendirmesinde, süreç veya alandan doğrudan etkilenen veya sorumlu olan yönetim üyelerini ve çalışanları bir araya getirin. Onlarla birlikte politika ve prosedürleri tanımlayın, girdileri kabul edin ve tüm ayrıntıları netleştirin. Bu, planların gerçek operasyonlarda uygulanmasına izin verir ve çalışanlara sahiplik duygusu verir.
Adım 3. İşin her yönü için politika ve prosedürleri yazın
Bu, yönetime ve çalışanlara organizasyonun bu bölümünün nasıl işletileceği konusunda bir açıklama olarak kullanılacaktır. Kurumsal politikalar, felsefeler ve düzenlemeler, hedeflere ulaşmak ve operasyonların kurumsal ilkelerle uyumlu olmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Bu politika, iş operasyonlarını yürütmek için özel yöntemler olan prosedürler aracılığıyla gerçekleştirilir.
Örneğin, yalnızca çevre dostu malzeme ve ürünleri kullanma ve satma politikası. Bu politikayı destekleme prosedürü, çevre dostu satıcılardan mal satın almak veya kullanılan malzemelerin veya ürünlerin çevresel etkilerini kontrol etmektir
Adım 4. Politikanın kültürünüze ve felsefenize uygun olduğundan emin olun
Politikalar ve prosedürler felsefe ve hedefler doğrultusunda yapılmalıdır. Hepsinin aynı sonla sonuçlandığından emin olmak için her bir ilke noktasını kontrol edin. Bir şey uyumlu değilse veya şüpheliyse, göreve daha iyi uyması için değişiklikler yapın.
Bölüm 4/4: Planı Gözden Geçirme
Adım 1. Planı dikkatlice tekrar okuyun
Yönetim planı profesyonel olmalıdır. Belge, yazım ve dilbilgisi hataları içermemelidir. Kırışıksız, lekesiz beyaz kağıda yazdırın.
Adım 2. Net bir format seçin
Yönetim planı formatı, diğer tüm iş teklifleriyle aynı olmalıdır. Ana bölümleri kalın başlıklarla işaretleyebilirsiniz. Okunması kolay bir yazı tipi kullanın. Standart yazı tipi Times New Roman, 12 boyutundadır. Deneyimlerinizi, yeteneklerinizi ve sorumluluklarınızı listelemek veya önemli bilgileri kısa paragraflarda sunmak için madde işaretlerini kullanabilirsiniz.
Adım 3. Bir iş danışmanından taslak planı gözden geçirmesini isteyin
Ne kadar çok kişi okursa o kadar iyi. Bir iş danışmanı veya finansal planlayıcı daha iyi tavsiyelerde bulunabilir. Bir danışmanla tartışın. İçinde boşluklar veya çatışmalar bulabilirler.
Adım 4. Tüm sahiplere gönderin
Şirketteki tüm sahipler ve üst düzey yöneticiler yönetim planını onaylamalıdır. Her sahibin bir kopyası olduğundan emin olun. Size düzeltmeler ve revizyonlar gönderebilirler. Girişlerini dikkatlice düşünün. Bir değişikliği kabul etmiyorsanız, bir uzlaşma bulmak için onlarla tartışın.
Kabul ettiklerinde, yatırımcılara, bankalara veya fon kuruluşlarına teslim etmeden önce tüm sahiplerin bir yönetim planı imzalamasını sağlayın
Adım 5. Gerekirse planı değiştirme taahhüdünde bulunun
Yeni oluşturulan tüm yönetim planları test edilmemiştir ve uygulandıktan sonra büyük olasılıkla revizyon gerektirecektir. Bu nedenle, iş seyahatleri sırasında planların değiştirilebileceği ve revize edilebileceğine dair bir şart eklemelisiniz. Planın etkinliğini ve uygulamanın başarısını veya başarısızlığını tartışmak için bir toplantının ne zaman yapılacağını belirten bir değerlendirme programı yaparak başlayın.
- Tüm yönetimin ve çalışanların yönetim planıyla ilgili geri bildirim göndermesinin bir yolu olduğundan emin olun.
- Ardından onay yöntemini oluşturun ve değişiklikleri uygulayın.
