İster özel bir parti, ister aile ve arkadaşlar için kurumsal bir etkinlik, isterse bir düğün ve diğer resmi etkinlikler olsun, etkinlik yönetimi harika bir deneyimdir. Bu işi yapmak çok zor ama aynı zamanda çok tatmin edici. Misafirperverliğinizi ve bir doğum günü partisi, yıldönümleri, düğünü veya başka herhangi bir kutlamayı organize etme çabanızı takdir edecek olan ilgili kişiler için gerçekten bir fark yaratabilirsiniz. Aşağıdaki adımlar size nasıl iyi bir etkinlik yöneticisi olunacağını öğretecek, sorun giderme önerileri sunacak ve dikkatli planlama ile tüm sorunlardan kaçınacaktır.
Adım
Bölüm 1/5: Temel Bilgilerde Ustalaşmak
Adım 1. Ulaşmak istediğiniz amaç ve hedefleri belirleyin
Bütün bunlar çok mantıklı görünüyor, ancak hangi büyüklükte bir mekanın en iyi sonuç vereceğini, bütçenin doğru olduğunu, etkinliğin amacını, konuk sayısını (veya türünü) ve hangi stratejileri izleyeceğinizi öğrenmek için bunları yazmanız gerekiyor. özel etkinliğiniz. İdeal nihai sonuç nedir? Ne elde etmek istiyorsun?
- Hangi etkinliği düzenleyeceğinize karar verdikten sonra (kutlama, bağış toplama, eğitim, satış, teklif vb.), bunu neden yaptığınızı düşünün. Motivasyonunuzu bilmek, odaklanmış ve enerjik kalmanıza yardımcı olabilir.
- Bazı hedefler belirlemek de doğru hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilir. Belirsiz bir hedefe ulaşmaya çalışmaya devam edemezsin! Yalnızca 40.000.000,00 IDR'ye sahip olduğunuzda ve 50.000.000,00 IDR'ye ulaşmak istediğinizde, bu tutarı hedefleyin ve bitiş çizgisine ulaşmanıza yardımcı olun.
Adım 2. Tarih ve saati seçin
Bu ikisi etkinlik planlamasında en önemli faktörlerdir. Pek çok kişinin katılmasına engel olacak bir tarih ve saat seçmeyin, aksi takdirde tüm etkinlik planlama çabalarınız boşa gidecektir. Ayrıca bu iki unsuru şimdiki zamandan çok uzak – hatta çok yakın – ayarlamaktan kaçının yoksa misafirleriniz etkinliğinizi unutup başka planlar yapacaktır. Olayları yönetirken Goldilocks sendromuna yakalanmayın!
İdeal olarak, konukları iki hafta önceden bilgilendirin. Bu sayede plan yapmak için zamanları olur ve zamanı gelmeden onlara bir veya iki kez daha hatırlatabilirsiniz. Mümkünse etkinlik davetiyelerini birkaç hafta önceden gönderin
Adım 3. Bir yer seçin
Etkinliğin türünü ve zamanını belirledikten sonra yeri düşünün. Tarihleri ve neye ihtiyacınız olacağını hazırlayarak potansiyel konumlara yaklaşın. Ne tür bir bina kullanmak istersiniz ve alan nasıl düzenlenir? Misafirler sıra sıra sıralarda, normal sıralarda, kendilerine bir yemek masası veya açık hava piknik kilimleri üzerinde mi oturacaklar? Hava koşullarının etkisi olacak mı? Dans için yer, konuşmacı podyumu veya sahne olacak mı? Eğer öyleyse, istediğiniz mekanın yeterince büyük olduğundan emin olmak için bir plan yapın.
- Her zaman potansiyel mekanları önceden ziyaret edin ve bir harita çizin. Bu harita bir "savaş planı" olarak kullanılabilir ve masa alanı, yemek servis yolları, engelli erişimi (gerekirse) ve çıkış yolları oluşturmanın yanı sıra gerekli çeşitli ekipmanı nasıl yükleyeceğinizi çizmenize ve ayırmanıza olanak tanır. Ayrıca güç jeneratörlerinin, buzdolapları, buz makineleri, ızgaralar veya sobalar vb. gibi harici ekipmanların yerini de işaretlemelisiniz. Ayrıca, elektrik prizlerinin ve kabloların yerlerini (bunları bir halının altına kapatabilirsiniz) ve güvenlik tehlikesi oluşturabilecek diğer her şeyi inceleyin.
- Yasal olarak bir yerel yönetim iznine ihtiyacınız olacak mı? Çoğu durumda, bu izin barları açmak için gereklidir, ancak bazen gürültü, araç erişimi ve park yeri, pavyonlar, kalabalıklar gibi büyük yapılar ve diğer amaçlar için de gereklidir.
Adım 4. Davet edilecek kişi sayısını belirleyin
Bütçe ve mekana göre kaç kişi davet edebilirsiniz? Bazı etkinlikler kesinlikle yalnızca davetlilerin katılmasına izin vermekle sınırlıdır, bu da planlamayı kolaylaştırır, ancak diğerleri çocuklar, eşler veya arkadaşlar gibi ek kişilere izin verebilir. Ayrıca ne kadar çok misafiriniz olursa, o kadar fazla mürettebat üyesine ihtiyacınız olacağını da bilin.
- Lojistik sorunlardan kaçınmak için, davetlinin içinde insanların hareket etmesi için her zaman yeterli alan olduğundan emin olun.
- Eski işletmelerde genellikle misafir sayısına "kişi" olarak atıfta bulunurlar, yani çok amaçlı bir binada "150 Kişi" ibaresini görürseniz bu, kapasitenin 150 kişi olduğu anlamına gelir.
Adım 5. Bütçeyi belirleyin
İdeal olarak, bu etkinlik için ne kadar paraya ihtiyacınız olacağını hesaplamak için güvenebileceğiniz birkaç kişi vardır. Personele ödeme yapacak mısınız? Ekipman kiralama ve toplantı yerleri? Yiyecek ve içecek temini? Broşür veya kartpostal yazdırın mı? Makul bir miktar belirleyin ve planı bu miktara göre ayarlayın. Mecbur kalmadıkça bütçenizi aşmanıza izin vermeyin.
Sponsor veya bağış almanın mümkün olduğu bir durumda olabilirsiniz, ancak çoğumuz genellikle o kadar şanslı değiliz. Fazladan paranın geleceğini tahmin edemiyorsanız, elinizden geldiğince tasarruf edin. Yemek servisi kiralamak yerine, bir şans etkinliği düzenleyin (misafirler kendi yiyeceklerini getirir). Yine de biraz yemek hazırlayabilirsiniz, ancak genellikle tek yapmanız gereken bir yemek masası, mutfak gereçleri ve bir buzdolabı sağlamaktır. Bir fotoğrafçı tutmak yerine kendi etkinliğinizi çekin. Gerektiğinde yaratıcı olun
Adım 6. Bir ekip kurun
Etkinliği profesyonel olarak yürütmüyor olsanız ve yalnızca küçük aile etkinlikleri düzenliyor olsanız bile, farklı ilgili bölümleri ele almak için bir servis ekibi (bu ekip arkadaşlarınız, akrabalarınız veya diğer gönüllüleri içerse bile) kurun. İyi büyük ölçekli etkinlik yönetiminin özü, insanları belirli alanlara yönlendirmek ve tüm ekip üyelerinin büyük planı bilmesini sağlamaktır.
Mürettebatınız, ödeme yaptığınız diğer ekipler ve davet ettiğiniz misafirler gibi, önemli konulardan mümkün olduğunca erken haberdar edilmelidir. Her mürettebat üyesini görev hakkında mümkün olan en kısa sürede bilgilendirin ve mümkün olduğunda onlara seçenekler sunun. Ayrıca, etkinliğin her alanında her zaman bazı küçük hıçkırıklar olacağından, birkaç kişiyi beklemeye almaya çalışın
Adım 7. Bir etkinlik gündemi oluşturun
Etkinliğinizde ne olacağına karar verin. Konuşmacılar ne zaman konuşmaya başlayacak? Programlanacak oyunlar, etkinlikler veya sunumlar olacak mı? Konukların yemek yemesi ne kadar sürer? Gün boyunca etkinlikler için ayrıntılı bir program tanımlayın.
Her zaman hataya yer bırakın; bu dünyada dakikasına kadar tam olarak planlandığı gibi gidebilecek tek bir olay olmayacak. İnsanlar geç gelecek, konuşmalar uzayacak, yemek kuyrukları düzgün çalışmayacak veya önünüze milyonlarca başka sorun çıkabilir. Yani neler olup bittiğini bilmeniz gerekirken, bunun sadece organizasyona yardımcı olmak için olduğunu ve hiçbir şeyin kesin olmadığını anlayın
Bölüm 2/5: Koşu Etkinlikleri
Adım 1. Davetiyeyi gönderin
Değilse, insanlar bir etkinliğe ev sahipliği yaptığınızı başka nasıl bilecekler? Davet gönder! Bunu görmezden gelme. Davetiyeler, etkinliğinizin ana yüzüdür. İnsanların ne bekleyebileceklerine dair ilk izlenimler ve gelip gelmeyeceklerine karar vermelerini sağlayın. Bu davet iyi olmalı.
-
Tipik davetiyeleri düşünün – kartpostallar, broşürler vb. Ancak kağıt kullanmamaya da çalışın: e-postalar, haber bültenleri gönderin veya davet, misafir sayıları ve takvimler göndermek için Facebook, Twitter ve Eventbrite gibi siteleri kullanın.
Düzeltme: Mümkün olduğu kadar çok insanı getirmek istiyorsanız, Facebook ve Twitter'ı kullanın. Bunu sadece VIP misafirlerle sınırlamaya çalışırsanız, bu iki hizmetten kaçının yoksa başınız belaya girer
Adım 2. Varlığını teyit edenleri not alın
Ne kadarına ve neye ihtiyacın olduğunu öğrenmek için ileriye sayman gerekecek, o yüzden not al! Görünen sayılar olmayabilir, ancak yine de bir genel bakış alacaksınız. Etkinlikleri yönetmek için tasarlanmış siteler bu konuda yardımcı olabilir - ancak Facebook ve Excel çalışma sayfalarını da kullanabilirsiniz.
Adım 3. Kiralamanız gerekenleri halledin
Fotoğrafçılar, inşaatçılar, tasarımcılar ve dekoratörler, konuk konuşmacılar, sponsorlar, eğlendiriciler veya gruplar, dini liderler veya yetkililer, dansçılar veya gösteri etkinlikleri bulmanız, kiralamanız, rezervasyon yaptırmanız veya görevlendirmeniz mi gerekiyor? Oturma ve yemek yerken tüm bu hususları göz önünde bulundurun, böylece gerekirse onlar için yemek ve masa hazırlayabilirsiniz.
- Yiyecek ve içecek hazırlayacak mısınız? Eğer öyleyse, hangi ekip üyeleri yemeğin pişirilmesini, servis edilmesini ve hijyenini denetleyecek? Ne tür yiyecekler servis etmelisiniz? Misafirlerin alerjisi, vejetaryen ihtiyaçları, şeker hastalığı, helal veya koşer gibi dini ihtiyaçları, glütensiz vb. olması mümkün mü? Katı gıda yiyemeyen bebekler, küçük çocuklar veya yaşlılar/yaralılar olacak mı?
-
Eğlence ve lojistik yönlerine dikkat edildi mi? Bu bölüm müzik ekipmanları, pavyonlar veya çadırlar hakkında konuşabilir ve ayrıca mikrofonlar ve amplifikatörler, aydınlatma, güç hatları, slayt gösterileri için projektörler ve ekranlar, duman makineleri veya diğer sihirli sahne efektleri gibi sahne yönetiminden ihtiyacınız olacak dekoratif efektler hakkında konuşabilir.., aynalar, şirket afişleri ve işaretleri vb.
Eğlenceyi yürütmek için bir taşeron kiralarsanız, hizmet yeri, aşama ve programa ek olarak ekipmanı kendileri tedarik edip hazırlayabileceklerinden emin olmak için onlara danışın. Bu şekilde, onlara yardım etmek için ne yapacağınızı öğrenebilirsiniz
- Yemek hizmeti sağlayıcıları, çiçekçiler, eğlence ve diğer önemli kişilerin hazırlanmak için çok zamana ihtiyacı vardır. Ani istekler genellikle daha pahalıya mal olur. Ayrıca, sözlerini tutamazlarsa, alternatif aramak için hala zamanınız olacak.
Adım 4. Ev sahibi (MC) olacak birini bulun
Sunucu her zaman tüm etkinliği organize etmek zorunda değildir, ancak ona rehberlik edecektir. MC genellikle bir konuşma yapacak, yemek, dans, önemli konuklar veya eğlence gibi bir dizi etkinliği duyuracak bir parti üyesidir. Bu kişiyle sık sık iletişim kurun ve onu güncel tutun.
Bazen MC olmanız gerekebilir. Eğer öyleyse, göreviniz çok daha zor olacaktır çünkü tüm etkinlik tamamlanana kadar çalışmak zorundasınız. Servis ekibiniz için grup liderleri oluşturun, böylece çoğu normal görev onlara devredilebilir
Adım 5. Ekipmanı toplayın
Bir ekip kiralarken, iki kez kontrol edin ve gerekli eşyaların yanlarında olduğundan emin olun. Bazı durumlarda sadece kendileri veya belirli malzemeleri hazırlayabilirler; İhtiyaç duydukları ekipmanı ayrı olarak tedarik etmeniz gerekebilir. Bu araçları sosyal ağlarınızdan kiralayabilir, satın alabilir ve hatta ödünç alabilirsiniz. Peçetelerden hoparlör sistemine ve bağlantı kablolarına kadar ihtiyaç listesini kontrol edin.
Dekorasyon, herhangi bir etkinliğin önemli bir parçasıdır. Masa örtüleri, çiçekler, hediyeler, mumlar, balonlar, afişler veya fotoğraf arka planları, kırmızı halılar vb. her zaman önceden iyi planlanmalıdır
Adım 6. Temel ihtiyaçları karşılayın
Birçok yeni başlayanın unuttuğu şeylerden biri de etkinlik alanındaki tesislerin üstünlüğü. Mekan yeterli imkanlara sahip mi? Örnekler tuvaletler ve duşlar, otopark alanları, engelliler için kolay erişim, soyunma odaları, depolar ve mutfaklar, su giderleri, şarap soğutucuları, elektriğe erişim vb. Böylece oluşabilecek engelleri önceden tahmin edebilirsiniz.
Etkinliğin dışında da düşünün: Şehir dışından/yurtdışından gelen konuklar veya otel delegeleri için ulaşım ve konaklamaya ihtiyacınız olacak mı? Etkinliğe ve etkinliğe ulaşımları için bir yer ayırtmanız gerekiyor mu?
Adım 7. Kiminle buluşacağınızı bilin
Bir etkinliğin sosyal hiyerarşisini anlamak - sizin etkinliğiniz olmasa bile - herhangi bir durumun nasıl ele alınacağını bilmek için çok önemlidir. Müşterilerin size inanması gerektiğinden, şunları öğrenin:
- Önemli konuklar kimlerdir?--etkinlik bir kutlama olduğunda bunu anlamak genellikle kolaydır--örneğin, bir düğünde gelin ve damat. Ancak, müşteri yine de gruptaki taraflardan biri olarak sınıflandırılsa bile her zaman kilit konuk değildir. Veya müşteriniz hiç katılmayabilir.
- Ev sahibi misafir tipi olan misafirler kimlerdir –– bunlar genellikle kendi masalarında ev sahibi olarak hareket eden ve sosyalleşme ve diğer misafirleri motive etme konusunda iyi olma eğiliminde olan kişilerdir. Hoş bir atmosfer sağlamak ve ortalık sakinleştiğinde sohbet etmek, insanları dans etmeye teşvik etmek veya insanları yeni arkadaşlıklar için diğer konuklarla tanıştırmak için kullanışlıdırlar. Ayrıca, acil bir durumda yardımcı olabilecekleri ve hatta konuk konuşmacı/MC olarak hizmet edebilecekleri için, genellikle olaylarla ilgili güncel bilgileri tutmak için güvenilir ve kullanışlıdırlar. Bunun gibi insanlar, bir etkinliğin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini ön planda tutan şeydir.
- Barışçıl tipte konuklar kimlerdir? Bu insanları her zaman aklınızda tutmalısınız, çünkü sorunlarla ilgili danışmak isteyeceğiniz kişiler onlar olacaktır. Gerekirse onları ele alma ve tartışmaya da dahil edeceksiniz. Bu gruptaki konuklar genellikle ailenin reisi, vasi veya güvenlik şefidir.
- Karar verici kimdir. Çoğu durumda, karar verici yönetici olarak kendinizsiniz, ancak önemli bir grubu dahil etmeden (genellikle iyi bir ev sahibi olmaya odaklandıkları için) konuklarla görüşmeniz gerektiğinde, acil bir durumda kimi görmeniz gerektiğini öğrenin. Basitçe söylemek gerekirse, bu kişi, hizmetlerinizin veya "müşteri" olarak adlandırdığınız kişinin faturasını ödeyecektir.
Bölüm 3/5: Bitiş Çizgisine Yaklaşmak
Adım 1. Mekanı tanıyın
Etkinlik başlamadan önce mekanı kontrol edin ve işleri nasıl bir araya getireceğinize karar verin. Kat planına uyum sağlamak için ek düzenlemeler belirtmeniz gerekebilir - örneğin kablolama, aydınlatma vb. Ve bu şeyleri bulmak sizin için zorsa, konuklar da aynı şeyi yaşayabilir, bu yüzden pratik yönü düşünün!
Mümkün olduğunda bir dağıtım planı ve zamanlamaları çizin. Bir şey uymuyorsa, ondan kurtulun. Site yöneticisiyle konuşun ve yardımcı olmak için neler yapabileceğini ve özellikle acil durumlarda uymanız gereken imar kuralları olup olmadığını öğrenin
Adım 2. Ekibiniz için hediyeler hazırlamayı düşünün
İçindeki mürettebat üyeleri çok çalışacak. Takdir göstermek ve performansı sürdürmek için etkinlik sona erdikten sonra vermek üzere küçük bir hediye hazırlayın. Şişe içecekler, granola barlar, çikolatalar, diğer küçük eşyalar, size uygun ne varsa onların moralini yüksek tutmasına yardımcı olacaktır.
Ayrıca etkinliğin bir parçası olduklarını hissetmeleri ve hatırlamaları için onlara bir broş veya küçük bir parti kalemi vermeyi düşünün. Ayrıca beslendiklerinden ve sulandıklarından emin olun! Ekip, gelecekte kullanmaya devam edebilmeniz gereken bir kaynaktır
Adım 3. Tüm ekipleri ve yabancıları kontrol edin
Etkinlikten önce herkesin aynı fikirde olduğundan emin olun. Mürettebata mekana nasıl gidecekleri konusunda net talimatlar verin ve yol tarifi almak için arayabilmeleri için irtibat numaranızı veya kartvizitinizi verin. Her şeyin hiçbir sorusu olmadığından emin olarak bitirin.
Herkesin görevle rahat olduğundan emin olun. Bazı insanlar bunu söylemek istemeyebilir, bu yüzden onları okumayı deneyin. Kendinden emin ve kendinden emin görünüyorlar mı? Değilse, onları rahatlatın, ödevleri gözden geçirin ve bazı temel sorular sorun. Şüphe duyduğunuzda, şüpheliyi daha yetenekli bir ortakla eşleştirin
Adım 4. Kişi listenizi ve gerekirse diğer dosyaları hazırlayın
Kişisel ayarlar, etkinlik düzenlemeleri kadar önemlidir. Her zaman düzenliysen, bazı şeyler berbat olsa bile her şey yoluna girer. Ama aksi takdirde olayın durumu tamamen mahvolacaktı. İşte kendinizi hazırlamanın bazı yolları:
- Telefon numaraları ve adresler içeren bir iletişim sayfası oluşturun. Pastane, siparişi almaya gelenin sen olduğunu mu düşündü? Önemli değil. Mağazanın yakınında yaşayan ekibinizin bir üyesini arayın ve etkinlik yerine giderken onu almasını sağlayın.
- Bir kontrol listesi oluşturun. Ekip raporlarına göre hangi öğelerin, ekipmanların ve öğelerin hala eksik olduğunu bileceksiniz.
- Ödeme kanıtı ve fatura ihtiyaçlarını buna göre hazırlayın. Ne kadar kapsamlı olursanız, gelecekte o kadar az sorun yaşarsınız.
Adım 5. Son dakika değişikliklerinden kaçının
Düzenli sanatsal değişiklikler olacak mı? Düğünler genellikle böyledir, müşteri son dakikada bir tasarım değişikliği ister, bu nedenle değişikliğin son tarihini ona bildirdiğinizden emin olun. Genellikle bu son tarih, müşterileri ücretsiz tutmak için etkinlikten 1 hafta öncedir, ancak aynı zamanda hantal ve yapılması pahalı olan son dakika değişikliklerinden de korunursunuz.
Değişiklikler basit, küçük veya basitse ve önceden kurulmuş süslemeleri kullanabiliyorsa, müşterinin isteğini mümkün olduğunca reddetmemeye çalışın. Çok duygusal olabilecek bir olayda, müşterinin ihtiyaçlarını elinizden gelen en iyi şekilde karşıladığınızdan emin olun
Bölüm 4/5: Gerçek Olayı Ele Alma
Adım 1. Her şeyi hazırlayın
Hazırlıkları denetlemek için olay yerine ilk gelen siz olun. Herkesin düzgün bir şekilde rapor verdiğinden emin olun ve yapmazlarsa aramaya başlayın. Yardıma ihtiyacı olanlara yardım edin, yönlendirilmesi gerekenleri gösterin ve gerektiğinde kenara çekilin. Etkinlik bitene kadar yaralanmaktan kendinizi koruyun.
Bir kontrol listeniz varsa, biraz daha sakin hissedeceksiniz. Mürettebat, dış ekip, dekorasyon ve kurulum ve ekipman için bu listeyi hazırlayın. Her şey kontrol edildikten sonra rahat bir nefes alabilirsiniz
Adım 2. Görevleri devredin
Bunu yapmaktan korkma. Bir olayda strese neden olan ana faktör zamandır. Paradan tasarruf etmek için işi bölmeye hazır olun. Bir kişi optimal olarak çalışmıyorsa, ona daha uygun başka bir görev verin. Bir tamirci veya sınırları aşmıyorsunuz; Sadece yükümlülüğünüz olan işi yapıyorsunuz.
Görevleri delege ederken, kararlı ama kibar olun. "John, yemek işine yardım etmen için şimdi sana ihtiyacım var. Teşekkürler." de. Mürettebatınız etkinliği yönetme konusunda tutkulu olmalıdır. Gerekli lider figürü olarak her şeyin yolunda gittiğinden emin olun
Adım 3. Esnek olun
Bu, her şeyin plana göre gittiğinden emin olmanız ve bir şeyler ters gittiğinde bir yedekleme planına yardım etmeniz veya çalıştırmanız ve bunu kabul edebilmeniz gerektiği anlamına gelir. Strese girmeye başlarsanız, doğru düşünemezsiniz. Zihin berrak olmadığında, asla iyi sonuçlar elde edemezsiniz. Bu nedenle, konuşmacı on dakika çok uzun sürdüğünde ve sinyallerinizi görmezden geldiğinde veya dikkatini dağıtmaya çalıştığında, rahatlayın. Sadece tatlı seansını ayarlayın, kimse fark etmeyecek. Etkinlik de sorunsuz bir şekilde devam edecek.
Sorunlar her zaman olacaktır. Her şeyi tahmin edemezsin ve bunu ne kadar erken kabul edersen o kadar iyi. Sakin ve istikrarlı bir etkinlik yöneticisi, herhangi bir etkinlik için çok yararlı olabilir; ama gerginseniz ve sakin değilseniz olaylar kötü gidebilir. O halde rahatlayın ve akışa bırakın – şovunuz sona eriyor
Adım 4. Herkese en son gelişmeleri anlatın
Etkinlik gününde konuk sayısının ve ihtiyaçlarının hala doğru olduğundan emin olun ve herhangi bir değişikliği mümkün olduğunca erken servis ekibine bildirin. Bir şeylerin yanlış olduğunu fark eden ilk çift göz olmalısınız.
Nasıl hissettiğini görmek için müşteriye danışın; heyecanlı, gergin, endişeli, sıkılmış veya bitkin olabilir ve sorunları olabilir. Anlayarak, güzel sözler söyleyerek ve pratikte ona yardım ederek ona yardım edebilirsiniz. Gerektiğinde misafirler ve ekip için coşku yaratmak için zaman ayırın
Adım 5. İşinizi yapın
Servis ekibine kendi işlerini yapmaları konusunda güvenin ve saygı gösterin - onlara sağlam bir temel oluşturduğunuzda, her şey yolunda gidecektir. Gerekirse yardım etmeyi teklif edin, ancak bu ekip üyesi hiç yardıma ihtiyaç duymayacak kadar deneyimli olmalıdır. İşte aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey:
- İlk başta resepsiyonist veya resepsiyonist olarak hareket edin. Gelen her misafirle tanışın ve (gerekirse) selamlayın. Etkinlik başladığında rolleri MC'ye aktarın. Burada, yönetici olarak rolünüz, sorunları çözerek ve yemek hazırlama ve servis gibi tüm perde arkası işlerin plana göre gitmesini sağlayarak daha aktif olacaktır.
- Konuklara dikkat edin ve MC ile iletişim halinde olun. Planlarınızı değiştirmeniz gerekebilir diye bunu gizlice yapın.
- Önemli konuklarla aranızdaki mesafeyi koruyun - bu gösteri onlar hakkında - ancak belirli anlarda check-in yaparak kolayca ulaşabileceğiniz bir yerde olduğunuzdan emin olun. Onlara şov hakkında ne hissettiklerini ve olası sorunları, istekleri veya önerilerini sorun.
Adım 6. Pazarlama etkinlikleri için hediyelik eşyalar hazırlayın
Tüm konukların geçirdikleri güzel zamanları hatırladığından emin olun. Hatta mutlu anılardan daha fazlasını isteyebilirsiniz: örneğin web sitelerini ziyaret etmek, gelecekteki bağışlar, ağızdan ağıza iletişimin özellikleri vb. Etkinliğinizin amacına ulaştığından emin olmak için hediyelik eşya paylaşın. Bir resim, poster veya tükenmez kalem olsun, konuklara etkinliği hatırlatacak bir şeyler vermek onlar tarafından hatırlanmanızı sağlamanın harika bir yoludur.
Adım 7. Etkinlik bittikten sonra kendinizi tebrik edin
Çoğu olay, başladığında bağımsızdır, ancak zor iş, kimsenin fark etmediği hazırlık dönemindedir. Bu yüzden kendinizi tebrik edin çünkü mutlu olmayı hak ediyorsunuz!
Etkinlikten sonra, müşteriyle tanışmak ve teşekkür etmek için zaman ayırın. Onlarla geçirdiğiniz zamanı hatırlamak için uygun ve içten bir hediye vermeniz önerilir, çünkü bunlar gibi küçük dokunuşlar deneyimi zenginleştirir ve gelecekte hizmetlerinizi önermelerine olanak tanır. Bir etkinlikte hediye veriyorsanız, çiçekler, etkinlikte en sevdikleri anların fotoğrafları (ör. kurdele kesme, doruk noktası gösterisi, ödül töreni, düğün öpücüğü, doğum günü mumları üfleme vb.) gibi etkinlik sonrası hediyeler veya diğer hediyeler uygun olabilir
Adım 8. Yeri temizleyin ve eve gidin
Annelerin dediği gibi, “Geldiğiniz gibi bırakın”, mekanlar için geçerli olan ilkeler de öyle. İşler, siz onlara gelmeden önceki durumunda bırakılmalıdır – etkinlik yönetimi işi, hataya pek yer olmayan hassas bir iştir. Bu yüzden ekip üyelerinize siteyi temizleme zamanının geldiğini bildirin ve her şey yoluna girene kadar evlerine gitmelerine izin vermeyin. Siz de müdahale etmelisiniz!
İyi bir şey olmasının yanı sıra, daha pahalı faturalar almanızı da engeller. Pek çok yer, imkanları varsa temizlik için ekstra ücret talep eder. Bu nedenle, gizli ücretlerden kaçınmak için elinizden gelenin en iyisini yapın
Adım 9. İlgili tüm taraflara değişiklik, ödeme ve teşekkür işlemlerini tamamlayın
Kiraladığınız veya ödünç aldığınız ekipmanın iadesini ayarlamanız ve müşteriye deneyimleri hakkında danışmanız gerekebilir. Ödeme almasanız bile, onlara teşekkür etmek için zaman ayırın ve etkinliği onlarla birlikte yürütmekten keyif aldığınızı söyleyin. Birbirinizle kartvizit alışverişi yapabilir misiniz?
Ekip üyelerine de teşekkürler! Tüm taraflara ödeme yapıldığından (ve ödediğinden) emin olun, faturaları kaydedin ve işleri halledin. Mekandan ayrılan son kişilerden biri olmalısınız - her şeyin yolunda olduğundan emin olun
Bölüm 5/5: Sorun Giderme
Adım 1. Geç gelen ve başka sorunları olan misafirlerle nasıl başa çıkacağınızı bilin
Bu yaygın bir sorundur, bu yüzden kendinizi hazırlasanız iyi olur. Gecikme kaçınılmazdır (örneğin, öngörülemeyen trafik sorunları nedeniyle) ve genellikle zamanında gelen diğer konuklar tarafından tolere edilebilir. Bu nedenle, bunu önlemek için yapabileceğiniz birkaç şey vardır:
- Davetiyede etkinliğin zamanının açıkça yazıldığından emin olun. Bir LCV sistemi çalıştırıyorsanız, saatin onaylandığından da emin olun. Kolayca çözülemeyecek bir engelle karşılaştığınızda (iletişim sayfanız aracılığıyla) MC, ilgili misafirler (genellikle lider parti üyesi), eğlenceler ve mutfak personeli ile iletişim kurun. Etkinliğin odak noktası geciken konuklarsa (örneğin damat ve gelin), tipik olarak:
- Tahmini varış zamanını kontrol etmek için bekleyen konukla doğrudan iletişime geçmelisiniz. Pişirme hızını zamana göre ayarlayabilmeleri için en son gelişmeler hakkında hemen mutfakla iletişime geçin.
- Etkinliğin belirli konuklar nedeniyle ertelendiğini bildirmekten kaçının (çünkü parti bunu kendi başına çözecektir), ancak ana konuklara durumun farkında olduğunuzu bildirin. Onlara ne planladığınızı söyleyin, ancak genellikle konuğu tanıdıkları ve bu bağlamda ne yapacaklarını bildikleri için önerilerde bulunmalarına da izin verin.
- Konuşmanın zamanlamasına dikkat edin. Önemli konuklar geç gelirse, zamanında gelen diğer konukların sıkılmasını önlemek ve meşgul olmalarını sağlamak için ek mezeler ve/veya erken içecekler servis edin.
- Misafirler çok geç kalacaklarsa (örneğin sufle gibi geciktirilemeyecek yiyecekler sunarken), etkinliği planlandığı gibi başlatın. Geldiklerinde bir sonraki porsiyonu servis edin (bu porsiyon tatlı olsa bile).
- Dans, oyun, komedi veya diğer eğlence türlerine (özellikle müzik) hazırlanın ve grup fotoğrafları gibi fazladan dikkat dağıtıcı şeyler olduğundan emin olun. Bu yedekleme stratejisi bir gün önce başlatılmış olmalıdır.
-
Kasıtlı olarak geç gelen konuklar için, bunu yönetici olarak sizin hatanız olarak algılamayın. Bu nedenle, önce diğer konukları katmak ve ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak sizin işiniz. Özünde, hiçbir şey yokmuş gibi davranın ve olaya devam edin.
Adım 2. Yiyecek problemleriyle nasıl başa çıkacağınızı bilin
Özellikle planlarınızı dikkatli bir şekilde planladıysanız, bu alandaki sorunlar nadirdir, ancak ara sıra kazalar meydana gelir (misafir veya küçük bir çocuğun yemek masasını dağıtması veya mutfakta bir olay gibi). Yiyeceklerin ne zaman ve nerede teşhir edileceğini (örneğin açık büfe yemekler için) ve konukların oturma pozisyonlarını değerlendirebilmek için öncelikle katılacak olan misafir tiplerinin farkında olmalısınız.
- Bunun için kırmızı halıdan veya süslü dekorasyonlardan ve mobilyalardan kurtulmanız gerektiği anlamına gelse bile, güvenlik nedenleriyle tüm dökülmeler derhal temizlenmelidir. Bir öğenin (antika bir mobilya parçası gibi) görünümünü veya bütünlüğünü etkilemeden lekeyi gizlemek imkansızdır, bu yüzden önce ondan kurtulun. Bir yedeğiniz varsa onu kullanın; aksi takdirde, konukların fark etmemesi için nesneyi gizlice hareket ettirin.
- Yiyecek alanlarını (örneğin dağınık bir masa veya bir sonraki yemeğinizi hazırlarken) gizlemek için ipler, perdeler veya paravanlar kullanmanız önerilir, çünkü bazı konuklar görünür yiyecekleri herhangi bir zamanda serbestçe tüketilebilecek bir şey olarak algılayabilir. – bu ille de böyle olmayabilir ama niyetinize göre.
- Menüleri karıştırın. Bir yemek servis edilemiyorsa (örneğin yandığı için), hepsinden kurtulun veya yeni bir alternatif bulun. Yiyeceklerden tasarruf etmek için porsiyonları azaltın, ancak diğer yiyecekleri dengeli tutmak için porsiyonları artırın. Konukları gerektiği gibi bilgilendirin.
- Vejetaryenler, seçici yiyiciler, alerjisi olanlar veya özel diyet/dindar kişiler ihtiyaçlarını karşılamalıdır – bunu iyi bir planlama ile yapabilmelisiniz. Ancak bazen misafirler, özellikle davet ücretsiz ise, size haber vermeden bir aile üyesini, eşini veya yakın bir arkadaşını getirir. Bu olduğunda, çözüm kolaydır. Son gelen konukları sayın ve kapıya geldiklerinde özel diyet ihtiyaçlarını sorun ve hemen servis ve mutfak personeline bildirin.
- Etkinliğe karanlık misafir olarak katılmayan büyük gruplar için, mutfağa bir ekip üyesi gönderin ve stoğu saymasını sağlayın. Gerekirse, ek gıda malzemeleri satın alın. Mutfak bölümü genellikle her ihtimale karşı porsiyonları abartır, bu nedenle iptaller yiyecek kıtlığından daha yaygındır. Ekmekler, salatalar veya sebze yemekleri gibi ek dolgular sağlarsanız, yerel süpermarketten kolayca elde edebileceğiniz malzemelerle sınırlı porsiyonlar da tasarruf edilebilir.
Adım 3. Küçük çocuklarla nasıl başa çıkacağınızı bilin
Birçok yöneticinin bir etkinlikte çocukların zekasını, ihtiyaçlarını ve isteklerini sıklıkla unuttuğunu veya hafife aldığını unutmayın. Yetişkinlerle aynıdırlar – eğlenmek ve sıkılmamak isterler. Unutmayın, bir etkinlik çocuklarının ihtiyaçlarını karşılayamazsa ebeveynler de rahatsız olacaktır. Katılabilecek herhangi bir çocuk için katılım onayı (RSVP) istemek iyi bir fikirdir.
- Akşam yemeği saat 20:00'ye kadar sunulmayabileceğinden, küçük çocuklara (10 yaşından küçük) önceden yiyecek veya atıştırmalık servis edilmesi daha iyidir. Bu servis zamanı, çoğu çocuğun yemek zamanları için genellikle çok geç. Çocuklarınıza verdiğiniz yiyecekler aynı zamanda eğlenceli ve sağlıklı olmalı, ancak yine de onlar için özel bir dokunuşla özel olmalıdır - bu, ebeveynlerin yardım almasına ve etkinliğin misafir olarak tadını çıkarmasına yardımcı olur.
- 10 yaşından büyük çocuklara, bitirmeseler bile genellikle yetişkin yiyecekleri ve porsiyonları verilebilir, ancak hoşlanmazlarsa onlara bir çocuk menüsü de (elbette ebeveyn izniyle) sunulur. Tipik olarak, 13-18 yaş arasındaki gençler, daha resmi restoran yemekleri yerine hamburger ve patates kızartması gibi küçük çocuklarla aynı yiyecekleri ister. Çocuklar için yemek genellikle "Alternatif Menü" terimi ile yazılır. Güvende olun ve uzun zaman önce gençleri ve yaşlıları başarıyla tatmin etmeye devam etmek için önemli misafirlerinizle planlarınızı tartışın.
- Küçük çocukları olan anneler için bir alan sağlayın. Tuvalet molaları, emzirme ihtiyaçları vb. ihtiyaçlarını karşılayın ve çok küçük çocuklar için yorgun olduklarında uyuyabilecekleri bir dinlenme yeri hazırlayın.
Adım 4. Sarhoş veya kaba misafirler, davetsiz misafirler ve daha fazlasıyla nasıl başa çıkacağınızı bilin
Bu misafirler bazen hem aile hem de kurumsal etkinliklerde sorun çıkarır. Dramanın yanı sıra politika da taşırlar ve dışarıdan biri olarak bunu fark etmeyebilirsiniz. Bu nedenle, her zaman tetikte olun.
- Bunun gibi olası sorunlar hakkında bilgi edinmek için etkinlikten önce müşteriyle veya önemli konuklarla veya önemli konukların rahatsız edilmemesi için birkaç kişiyle görüşün. Bu şekilde insanların doğru yerde oturduğundan ve herhangi bir soruna yol açmayacağından emin olabilirsiniz. Hizmet personelini veya kilit konukları gayri resmi denetçiler olarak hareket edecek, tetikte olacak ve gerektiğinde yardımcı olacak şekilde hazırlayın. Göreviniz, etkinliğin sorunsuz geçmesini sağlamak ve kesinlikle gerekli olmadıkça kişisel konulardan uzak durmaktır. Bu nedenle, etkinlikte kimlerin "barış sağlayanlar" tipi konuk olarak sınıflandırıldığını bildiğinizden emin olun (etkinliğin sorunsuz yürümesine yardımcı olabilecek kişiler).
- Sarhoş konuklara alkol vermeyi reddetmek veya kızgın ve kaba misafirlerle uğraşmak zor olabileceğinden, arabulucu bir konuğu dahil etmek en iyisidir. Yalnızca gerekli olduğunda ve önemli konuklarla görüştükten sonra yasal personelle iletişime geçin. Küçük etkinlikler yürütürken veya arka bahçede bile uyanık olmanız gerekir.
- Davetsiz misafirler zor bir iştir. Gelip yaygara çıkarırlarsa, gerekirse onları dışarı atın – bu kişilerin istenmediğini doğrulamak için kilit konuklara danışın. Şiddete başvuran çok sayıda isyancı varsa, göreviniz diğer konukları korumak ve bu isyancılar yönetici ve/veya kilit konuklar olarak tarafınızca istendikten sonra binayı terk etmeyi reddederse güvenlik veya polisle iletişime geçmektir.
- Misafirler genellikle kartvizitlerini masanın etrafında gezdirmeyi severler, böylece istedikleri kişinin yanına ya da istedikleri masaya oturabilirler. Buna ne kadar izin verildiği konusunda önemli konuklara danışın. Genellikle, masa planlarını önceden ayarlamanız ve önemli konukların onayını almanız gerekir. Bu masanın konumu doğruysa, zamanı gelmeden misafirleri yemek alanından uzak tutmak daha iyidir. Genellikle bar alanı, lobi veya bekleme odası misafirleri ağırlamak için kullanılabilir. Ailevi meseleler nedeniyle belirli gruplaşmalar özellikle önemliyse, insanları bir araya getirin ve her grup için ayrı masalara yönlendirin ve uygun sıraya oturtun.
Adım 5. Sert hava koşullarıyla nasıl başa çıkacağınızı bilin
Dünyanın her yerinde, bazen yağmur veya kar gibi beklenmedik kötü hava koşulları olabilir. Soğuk rüzgarlar veya sıcak hava da sorunlara neden olabilir. Etkinlik iç mekanda yapıldığında havanın genellikle çok fazla etkisi olmasa da, dışarıda olmanın zorluklarına hazırlıklı olmalısınız. Sert hava durumunu tahmin edebiliyorsanız, etkinlik yerini değiştirmeyi düşünün. Yapamıyorsanız, bir çadır veya büyük bir köşk kiralayın (özellikle bir hevesle yapılırsa fiyat pahalı olabilir). Hava durumunu takip etmek önemlidir; eğer olay zaten bu yüzden berbat olmuşsa, olayı düzeltmeniz neredeyse imkansız, bu yüzden zaten bildiklerinizden ve sahip olduklarınızdan en iyi şekilde yararlanın.
Dünyanın birçok yerinde artık kötü hava koşulları veya diğer sorunlar için sigorta poliçeleri var. Havadaki ani değişikliklerle bilinen bir bölgedeyseniz, etkinliğin yeniden planlanıp planlanmayacağını teyit edin, böylece müşteriler en azından ekipman, mekan ve servis personeli kiralama maliyetlerinden tasarruf edebilirler
İpuçları
- Dökülenleri silmek için ekstra peçeteler, yangın söndürücüler, ilk yardım çantaları ve diğer olası çantalar gibi eşyalarla dolu küçük bir alan hazırlayın. İşler iyi gidiyorsa buna ihtiyacınız olmayacak, ancak büyük bir olay için tetikte olmak daha iyidir.
- Yorgun olan veya jet lag yaşayan misafir ve konuşmacıların zinde olmaları sağlanmalıdır. Gerekirse, spa ve masaj uygulamaları veya diğer vücut tazeleme yöntemlerini sipariş etmek için doğrudan onlara veya yardımcılarına danışın. Ayrıca, bir süredir yemek yemedilerse onlara yiyecek veya kendilerini biraz kötü hissediyorlarsa ilaç (uçmaktan veya sinirden kaynaklanan bir baş ağrısı veya mide ağrısı gibi) gönderebilirsiniz. Gerekirse bir doktora başvurun. Yorgun konuklar ve konuşmacılar, üstesinden gelebileceğiniz diğer tüm zorluklara rağmen bir etkinliği mahvedebilir.
- Herkesin sahneyi, müziği veya konuşmayı görüp duyabildiğinden emin olun.
- Ayrıca, diğer insanların olaylarını ele almanın bir onur olduğunu unutmayın. Bu çok stresli ve zor görünse de, katkınız birçok insanı mutlu edebilir, böylece hayatlarının geri kalanında olayı hatırlayacaklar. Ayrıca, günlük yaşamda faydalı olan yeteneklere de alışkınsınız.
- Bir yönetici olarak, etkinliğin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için hazırlıksız bir ev sahibi veya hatta bir dans partneri olarak hareket etmeniz gerekebilir. Konuşma ve dans etme becerilerini geliştirin, ancak aynı zamanda geçici olarak yerinizi alabilecek diğer ekip üyelerine yönetim rolleri devredin. Buradaki amaç, masada kimsenin hareketsiz oturmadığından emin olmaktır.
