Üyesi olduğunuz komiteye yeni seçildiniz veya sekreter olarak atandınız. Güvenli! Tutanak oluşturmayı, hazırlamayı ve sunmayı biliyor musunuz? Yasama organının "Robert'in Düzen Kuralları"na uymak veya daha az resmi bir ortamda tutanak tutmak, işte izlenmesi gereken önemli yöntemler.
Adım
Bölüm 1/4: İlk Hazırlık
Adım 1. Kuruluşunuzun toplantı politikalarını anlayın
Sekreterin resmi tutanak tutması bekleniyorsa, grubun Robert'ın Emir Kurallarına veya diğer yönergelere uyup uymadığını sorun. Daha resmi olmayan bir ortamda, tutanaklara nelerin eklenmesi gerektiğini veya bunların nasıl kullanılacağını sorun.
- Bir not alıcı olarak, Sipariş Kuralları sayfasının tamamına aşina olmanıza gerek yoktur. Ancak, kitabın bir kopyasını edinmek (veya başkandan ödünç almak) belirli soruları yanıtlamak için yararlı olabilir.
- Rolünüzü iyi anlayın. Tutanağı tutan bazı sekreterler toplantıya katılmazken, diğerleri tutanak tuttu ve tartışmaya katkıda bulundu. Her iki durumda da sekreter, toplantı lideri veya kolaylaştırıcı gibi başka bir birincil rolü olan biri olmamalıdır.
Adım 2. Şablonu önceden hazırlayın
Her toplantı tutanağı aynı bilgilerin çoğunu içerecektir. Şablonlar, kolay başvuru için tutarlı bir biçim oluşturur. Aşağıdaki bilgiler için boşluk ekleyin.
- Kuruluş Adı.
- Toplantı türü. Bu haftalık veya yıllık bir toplantı mı, daha küçük bir komite toplantısı mı yoksa özel bir amaç için yapılan bir toplantı mı?
- Tarih, saat ve yer. Toplantının başlangıcı ve bitişi için yer açın (açılış ve dağılma).
- Toplantı başkanının veya başkanının adı ve sekreterin (veya halefinin) adı.
- "Katılımcılar" ve "yokluk için özür" listesi. Bu, katılım listeleri için süslü bir terimdir. Yeterli sayıya ulaşılıp ulaşılmadığına dikkat edin (oy pusulası için yeterli sayıda kişi).
- İmzanız için yer açın. Bir not tutucu olarak, her zaman notlarınızı imzalamalısınız. Tutanaklar onaylandığında kuruluşunuzun politikalarına göre ek imzalar gerekebilir.
- Varsa bir gündem defteri. Başkan veya toplantı kolaylaştırıcısı sizden bir gündem taslağı hazırlamanızı istemezse, talep üzerine sunulmalıdır. Referans için bir ajandaya sahip olmak, toplantı tutanaklarını düzenlemenize yardımcı olacaktır.
Adım 3. Dizüstü bilgisayarınızı veya dizüstü bilgisayarınızı yanınıza alın
Getirdiğiniz her şeyin sizin için rahat olduğundan emin olun. Sık sık not alacaksanız, bunun için bir not defteri tutun veya bilgisayarınızda bir klasör oluşturun.
- Onaylanmamış bir önceki toplantı için tutanak alırsanız, bunları yanınıza alın.
- Bir ses kaydedici, dakikaları daha sonra yazmanıza yardımcı olsa da, dakikaların yerini tutmaz. Bir toplantı kaydediyorsanız, hazır bulunan herkesin aynı fikirde olduğundan ve kelimesi kelimesine konuşma dökümü yapma cazibesine kapılmadığından emin olun.
- Steno öğrenmek not almayı hızlandıracaktır, ancak not almak için her kelimeyi yazmak zorunda değilsiniz. Aslında bundan kaçınmalısınız.
- Bir toplantıda herkese açık olarak tutanak tutmanız istenirse, bir OHP veya sunum panosu kullanın. Daha sonra evde mürekkebi solmadan not alabildiğinizden emin olun, böylece notlarınızı yazmak için stenografiyi kullanabilirsiniz.
Bölüm 2/4: Toplantı Tutanakları Hazırlama
Adım 1. Katılım listesini paylaşın
Herkes hazır olur olmaz, insanların adlarını ve iletişim bilgilerini yazmaları için yeterli alana sahip bir kağıt parçası (daha büyük toplantılar için) dağıtın. Bu kağıdı toplantıdan sonra şablonunuzun katılımcı listesi bölümünü doldurmak için kullanabilir veya bu listeyi biten tutanaklarınıza yapıştırabilirsiniz.
Orada bulunan çok sayıda insana aşina değilseniz, bir oturma planı çizin ve herkesten kendilerini tanıtmalarını istediğinizde doldurun. Tutanakları yazarken bu çizelgeyi hazır bulundurun, böylece mümkün olduğunda insanları isimleriyle adlandırabilirsiniz (aşağıda tartışıldığı gibi)
Adım 2. Mevcut şablonları mümkün olduğunca doldurun
Toplantının başlamasını beklerken organizasyonun adını, toplantının tarih ve yerini ve toplantının türünü (haftalık yönetim kurulu toplantısı, özel komite toplantısı vb.) not edin. Toplantı başladığında, başlangıç saatini not edin.
- Bir şablonunuz yoksa, bu bilgiyi notunuzun en üstüne not edin.
- Toplantı özel bir amaç veya etkinlik için yapılıyorsa, üyelere bildirmek için gönderilen bildirimleri kaydedin. Kopyalandıktan sonra nota yapıştırmanız gerekecek.
Adım 3. İlk hareketin sonuçlarını kaydedin
Çoğu resmi toplantı bir gündem kabul etme hareketiyle başlayacak, bu nedenle bu adım örnek olarak kullanılacaktır. Toplantı farklı bir önergeyle başlarsa, ilgili tüm bilgileri kaydettiğinizden emin olun:
- Önergenin başlangıcı için uygun ifade "Bir teklifte bulunuyorum" şeklindedir. Bu genellikle "Bu gündemin kabul edilmesini öneriyorum" gibi cümleler içindir.
- Teklif sahibinin adı (talepte bulunan kişi).
- Oylama sonuçları. Oylama başarılı olursa, "önerge kabul edildi" yazın. Başarısız olursa, "hareket reddedildi" yazın.
- Doğru bir şekilde kaydedemezseniz, uzun bir önergeyi yazılı olarak sunabilirsiniz. Bu tekrarlanırsa, toplantının aralarında, bu belgedeki önergelerin sunulmasının belirli sayıda kelime içeren önergeler için resmi politika haline getirilip getirilemeyeceğini sorun.
- Gündem taslağı yaparsanız, bu önergenin savunucusu ve tutanak sekreteri olabilirsiniz. Yapılabilir; Objektif kaldığınız sürece, kendi stuntlarınızı kaydetmekte sorun olmayacaktır.
Adım 4. Toplantı boyunca diğer hareketleri kaydedin
Tüm tartışmayı dikkatlice dinleyin, ancak (aksi belirtilmedikçe!) kaydetmeyin. Yeni bir hareket yapıldığında ilgili bilgileri kaydedin.
- Unutmayın, her bir önerge, önergenin tam ifadesini, teklif sahibinin adını ve oylamanın sonucunu içermelidir.
- Bazı önergeler, oy pusulasına gitmeden önce teklif sahiplerini gerektirir. Biri "Bu hareketi destekliyorum" veya benzeri sözler söylerse, o kişinin adını destekçi olarak not edin.
- Teklifi verenin adını bilmiyorsanız veya önergeyi tekrar ettirmeniz gerekiyorsa, toplantıyı kibarca durdurun. Bilgileri doğru bir şekilde kaydetmek, küçük kesintileri haklı çıkarmak için önemlidir.
- Bir hareket düzeltilirse, notlarınızdaki hareketin ifadesini değiştirmeniz yeterlidir. Değişiklik tartışmalı olmadıkça ve uzun bir tartışmaya yol açmadıkça, değişikliğin toplantıda gerçekleştiğini not etmeye gerek yoktur.
Adım 5. Raporu dinleyin ve raporun bir kopyasını alın
Bir rapor, haber bülteni veya benzeri bir madde yüksek sesle okunduğunda, raporun başlığını ve onu okuyan kişiyi (veya onu hazırlayan alt komitenin adını) not edin. Bir hareket eklenmişse, başka herhangi bir harekette yaptığınız gibi kaydedin.
- Toplantı sonunda raporun bir kopyasını elde etmek en pratik olanıdır. Toplantıdan sonra okuyucudan veya toplantı liderinden (başkan veya başkan) bir kopyasını istemek için not alın. Daha önce kopyalanan tutanaklara kadar her raporun bir kopyasını ekleyeceksiniz.
- Bir kopya mevcut değilse, orijinalin nerede saklandığını not edin. Bu bilgileri toplantıdan sonra talep etmeniz gerekebilir.
- Üyeler sözlü bir rapor hazırlıyorlarsa (ve bir belgeden okumuyorlarsa), raporun kısa ve nesnel bir özetini yazın. Özel ayrıntıları veya konuşmacı alıntılarını kelimesi kelimesine dahil etmeyin.
Adım 6. Alınan veya verilen eylemleri kaydedin
Bu, geçmiş toplantılardaki görevlerin yanı sıra yeni eylemleri "kontrol etmeyi" içerir. Birisi mektup yazmakla görevlendirildi mi? Adlarını ve talimatlarını yazın.
- Toplantınızın ne kadar resmi olduğuna bağlı olarak, bu eylemlerin çoğu "önergeler" kategorisine girer. Daha az resmi toplantılar için, çok net olmayan kararlara dikkat etmeniz gerekebilir.
- Varsa, bir kararın arkasındaki nedenlerin kısa bir hareketini ekleyin.
Adım 7. Tüm talimat ve karar noktalarını kaydedin
Prosedüre bir itiraz girildiğinde, itirazı ve dayanağını ve Başkan tarafından verilen tam kararı kaydedin.
Robert'ın Düzen Kurallarına, dahili organizasyon kurallarına veya şirket protokollerine referanslar eklediğinizden emin olun
Adım 8. Yalnızca istendiğinde, tartışmanın bir özetini kaydedin
Resmi olarak tutanaklar, "söylenenlerin" değil, "yapılanların" kaydıdır.
- Tartışmaları kaydederken mümkün olduğunca objektif olun. Görüşleri değil, somut noktaları dahil edin ve sıfat ve zarfların kullanımını en aza indirin. Amacınız kuru, gerçek ve sıkıcı yazı yazmak!
- Tartışma özetinde insanlardan isimleriyle bahsetmeyin. Bu, özellikle sorunlara neden olabilecek sıcak tartışmalarda önemlidir.
Adım 9. Toplantının sonunda kapatın
Toplantının sonlandırıldığı zamanı kaydedin. Raporun bir kopyasını istemeyi veya birisine size göndermesini hatırlatmayı unutmayın.
Bir şeyi atlayıp atlamadığınızı veya açıklamaya ihtiyacınız olup olmadığını görmek için notlarınızı tarayın. Birine bir soru sormanız gerekiyorsa, o ayrılmadan önce şimdi yapın
Bölüm 3/4: Dakikaları Kopyalama
Adım 1. Bu işlemi mümkün olan en kısa sürede başlatın
Olaylar hala hafızanızda tazeyken, toplantıdan hemen sonra resmi tutanakları kopyalamak en iyisidir.
Adım 2. Toplantı tutanaklarınızı yazmak için bir bilgisayar kullanın
Dizüstü bilgisayarınızı bir toplantıda kullanıyorsanız muhtemelen bunu yapmışsınızdır. Notlarınızı kaydedin ve dakikalar için yeni bir belge oluşturun, böylece notlarınızı ve notlarınızı yan yana karşılaştırabilirsiniz.
Adım 3. Notlarınızı düzgün paragraflar halinde biçimlendirin
Her yeni önerge, karar veya talimat noktası ayrı bir paragrafa dahil edilmelidir. Biçimi oluşturduğunuzda, şunları kontrol edin:
- Doğru yazım ve dilbilgisi kullanın. Gerekirse bir yazım denetleyicisi kullanın.
- Rapor boyunca aynı dili kullanın. Geçmiş zamanı veya şimdiki zamanı kullanın, ancak bunları asla aynı belgede değiştirmeyin.
- Mümkün olduğunca objektif yazın. Fikriniz tutanaklardan çıkarılmamalıdır. Herkesin kullanması için objektif bir kayıt oluşturmaya çalışıyorsunuz.
- Basit ve kesin bir dil kullanın. Belirsiz dil, kesin kelimelerle değiştirilmelidir. Çiçekli açıklama tamamen atlanmalıdır.
- Tartışmayı değil, yapılan işlemleri listeleyin. Bir tartışmayı kaydetmeniz istenmedikçe, neye odaklanmalısınız? tamamlamakne değil dedim.
- Kolay başvuru için sayfa numaraları sağlayın.
Adım 4. Taslak tutanaklarınızı üyelerle paylaşın
Katılım listesindeki iletişim bilgilerini kullanarak her üyeye bir kopya gönderin. İletişim bilgilerine sahip değilseniz, toplantı lideri onlarla iletişim kurabilmelidir.
Adım 5. Onay için tutanaklarınızı getirin
Bir sonraki toplantıda tutanakları yüksek sesle okumanız ve onay için göndermeniz istenebilir. Önerge başarılı ise tutanakların kabul edildiğini işaretleyiniz.
- Tutanak kabul edilmeden önce gerekçeli ise, değişiklikleri belgeye kaydedin ve tutanağın düzeltildiğini sonunda belirtin. Düzeltmeyi özel olarak açıklamayın.
- Tutanak alındıktan sonra düzeltilmesi için bir önerge verilmişse, önergenin tam metni ve önergenin kabul edilip edilmediğini ilgili tutanaklara ekleyin.
Bölüm 4/4: Toplantı Tutanakları Şablonlarını Kullanma
Adım 1. Toplantı şablonu toplayıcı sitesini ziyaret edin
Bu hazır şablon, not alma hatalarını önlerken toplantı tutanaklarını hazırlarken zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur.
Adım 2. Bu siteleri keşfetmek için biraz zaman ayırın
Arama özelliğini kullanın ve sizin için en iyisini bulmak için mevcut seçenekleri keşfedin.
Örneğin genel veya standart özel bir şablona ihtiyacınız varsa, özel ihtiyaçlarınıza uyan bir şablon bulmak için siteye göz atın ve ardından “indir” veya “şablonu kullan” düğmesine tıklayarak indirin. Kaybetmemek için kolayca bulunabilecek bir yerde sakladığınızdan emin olun
Adım 3. Şablon dosyasını açın
İndirdikten sonra zip dosyasını açın ve ardından Microsoft Word veya Excel ile açın. En yüksek kalitede şablonu elde etmek ve kullanımı kolaylaştırmak için Microsoft word'ün en son sürümünü kullanın. En son sürümü kullanmak işinizi kolaylaştırırken yeni özellikleri kullanmanıza da olanak tanır.
Adım 4. Şablon kafasına şirket logosunu ve telif hakkı işaretini ekleyin
Örnek logoyu kaldırın, ancak şablon kaynak sitenin kullanım koşullarını okuduğunuzdan emin olun. Gereksiz yasal sorunlarla karşılaşmak istemezsiniz, değil mi?
Adım 5. Başlığı değiştirin
Başlık bölümünde, "Toplantı/Grup" kelimesini vurgulayın ve ardından toplantı tutanaklarınız için bir başlık yazın.
Adım 6. Temayı değiştirin (isteğe bağlı)
Toplantı dakikalarını daha güzel ve profesyonel hale getirmek için renkleri değiştirmeyi veya önceden hazırlanmış bir tema seçmeyi düşünün. İşin püf noktası basit, "Sayfa düzeni"ni aratın ve ardından "Renkler ve Temalar" bölümünü açın. Bu bölümde şablonun görünümünü ayarlayabilirsiniz. Hatta rengi şirket logosunun rengine uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.
Adım 7. Şablonun bölümlerini adlandırın
Şablonda birkaç bölüm olmalıdır. Daha fazlasına veya daha azına ihtiyacınız olabilir veya sadece ismi gerçekten sevmiyorsunuz. Özel toplantı ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde değiştirebilirsiniz.
Adım 8. Bu şablonu dizüstü bilgisayarınıza kaydedin, böylece toplantı tutanaklarını yanınızda götürebilirsiniz
Hâlâ Microsoft Office kullanıyorsanız, bu işi yapmak kolay ve hızlı olacaktır. Ayrıca toplantılara eskisinden daha düzenli ve doğru bir şekilde katılabilmelisiniz. Alternatif olarak, bir şablon yazdırabilir ve tutanakları elle yazabilirsiniz. Ancak, bölümleri gerektiği kadar geniş tutacak kadar geniş tuttuğunuzdan emin olun.
Adım 9. Şablonunuzu kontrol edin
Güvenli! Toplantı tutanağı şablonunu oluşturmayı bitirdiniz. Toplantı notlarını düzenlemek için bir kılavuz şablonunuz olduğuna göre, toplantılar sırasında üretkenliğiniz ve çalışma doğruluğunuz önemli ölçüde artacaktır. Tıpkı diğer işlerde olduğu gibi, eksik veya net olmayan bir şey olup olmadığını görmek için şablondaki ayrıntıları okuyun. Her şeyin doğru olduğundan emin olduktan sonra bu şablon kullanılabilir ve bir sonraki toplantınız için daha iyi hazırlanırsınız.
İpuçları
- Toplantı biter bitmez tutanaklarınızı yazın. Olaylar hala hafızanızda tazeyken bunu yapmak en iyisidir. Katılımcıların toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede eylem öğesinin bir kopyasını almaları önemlidir.
- Toplantı liderine mümkün olduğunca yakın oturun. Bu, sesinizi yükseltmek zorunda kalmadan her şeyi duymanıza ve açıklama istemenize izin verecektir.
- İnsanlardan hareketlerini kaydetmelerini isteyin, böylece yerinde kayıt yapmak zorunda kalmazsınız.
- Dakikaları güvenli bir dosyada saklayın.
Herhangi bir zamanda araya girmekten ve açıklama istemekten korkmayın.
- Notlar çok önemlidir. Bu kayıtlar saklanır ve gelecekte referans olarak kullanılabilir. Örneğin, yasal konular söz konusu olduğunda, birinin itibarı tutanaklarınıza bağlı olabilir.
- Robert'ın Düzen Kuralları'ndaki bölümleri, özellikle sekreterlik mesleğiyle ilgili bölümü okuyun.
- Konuştuklarında önemli şeyleri yazın. Aynı konu iki kez açılmışsa, bunları bir arada gruplamayınız.
Uyarı
- Dakikalara çok fazla ayrıntı eklemeyin. Bir tartışmayı kaydetmeniz istense bile, mümkün olduğunca kısa ve doğrudan tutun. Kendinizi önemli noktaları kaydetmekle sınırlayın yoksa tutanakları gereksiz ayrıntılarla doldurmak sizi bunaltacaktır.
- Not tutan kişinin kişisel yorumları ve duyguları notlarda yer almamalıdır.
- Toplantının bir bölümünün avukat-müvekkil gizliliği kapsamına girmesi halinde, yapamaz o kısmı kaydedin. "Avukat, bu görüşmenin avukat-müvekkil gizliliğini içerdiğini bildirir. Bu görüşme kaydedilmez."
- Avukatlar ve müvekkiller arasındaki gibi gizli görüşmeleri kaydetmeniz istenirse, "farklı" tutanaklar hazırlayın ve bunları normal tutanaklardan ayrı tutun. Gizli olarak işaretleyin ve belgeye kimin erişimi olduğunu açıkça belirtin.
