Akış çizelgeleri, anlaşılması zor süreçleri bir dizi kolay konsepte bölmek için ideal bir yardımcı programdır. Doğru akış şemasını oluşturmak, onu iletmek için gereken bilgiyi ve iletilebilme kolaylığını dengeleyecektir. Excel ve Word'de bir akış şeması oluşturmak için bu kılavuzu izleyin.
Adım
Yöntem 1/3: Bir Konsept Tasarlama
Adım 1. Temel kavramı yazın
Başarılı bir akış şemasının anahtarı, okunmasının kolay olmasıdır. Temel kavramların yazıldığından ve kavramlar arasındaki gelişmelerin basit adımlarla açıklandığından emin olun.
Grafik planında belirgin bir uç noktanız olduğundan emin olun. Bu, grafiğin daha kolay okunmasına yardımcı olacaktır
Adım 2. Standart mı yoksa kulvar biçimini mi seçeceğinize karar verin
Standart akış şemaları, süreçleri temel kavramlara ve gerekli eylemlere göre ayırır. Bir akış şemasında sürece dahil olan birden fazla grubunuz varsa, kulvar formatı kimin yapması gerektiğini belirtmeye yardımcı olabilir. Akış şemasının her adımı, görevi tamamlamaktan (Pazarlama, Satış, İK, vb.) sorumlu grup olan bir “Şerit”e (yol olarak da bilinir) yerleştirilir.
- Yüzme kulvarı genellikle yatay veya dikey bir formata sahiptir. Başlangıç noktası, grafiğin sol üst köşesidir.
- Bölümler arasında gidip gelmesi gereken birkaç konsept varsa kulvar tasarlamak zor olabilir. Bu tabloyu karıştıracaktır.
Adım 3. Bir akış şeması oluşturun
Yazılımla bir akış şeması tasarlamaya başlamadan önce, bir parça kağıda çizin. En baştan başlayarak taslağı yerleştirin ve altındaki grafiği genişletin.
- Çoğu akış şeması, temel ikili ilkeler üzerinde çalışır. Varyasyon sürecinin gerçekleştiği noktada, okuyucuya bir Evet veya Hayır sorusu sunulur (aka evet veya hayır). Cevap, okuyucuyu uygun konsepte yönlendirecektir.
- Farklı kavram veya karar türlerini temsil etmek için farklı şekiller kullanın. Görsel ipuçları eklemek, okumaya ve anlamaya yardımcı olacaktır.
Adım 4. Karmaşık süreçleri izole edin
Akış şemasının alanları çok yoğun hale gelirse, alt süreçleri yeni bir akış şemasına bölün. Kutuyu orijinal akış şemasına bir alt süreç referansı olarak ekleyin ve okuyucunun genişletilmiş bölümden geçerken geri dönmesine izin verin.
Yöntem 2/3: Excel'de Akış Şeması Oluşturma
Adım 1. Bir ızgara yapın
Excel çalışma sayfaları, varsayılan olarak hücre boyundan daha geniş olacak şekilde biçimlendirilir. Tek tip hale getirmek için hücre boyutunu kare olarak ayarlayın. Bunu yapmak için, çalışma sayfasının sol üst köşesinde bulunan Tüm Hücreleri Seç düğmesini tıklayın.
- Her sütun başlığına sağ tıklayın ve menüden Sütun Genişliği'ni seçin. Alana 2.14 yazın ve Enter'a basın. Bu, tüm hücreleri mükemmel bir kareye dönüştürecektir.
- Düzen veya Sayfa Düzeni sekmesindeki Hizala menüsünden Izgaraya Yapıştır'ı etkinleştirin. Bu, oluşturulan nesneyi ızgaraya sığacak şekilde yeniden boyutlandıracak ve tek tip bir şekil oluşturacaktır.
Adım 2. Kenar boşluklarını ayarlayın
Çalışma sayfasını Word'e veya başka bir programa aktarıyorsanız, kenar çizgilerinin hizalandığından emin olun. Kenar boşluklarını grafik dışa aktarma yazılımına uyacak şekilde ayarlamak için Sayfa Düzeni veya Düzen sekmesindeki Kenar Boşlukları menüsünü kullanın.
Düzen sekmesindeki Yönlendirme menüsünü kullanarak belgenin yönünü (dikey veya yatay) ayarlayabilirsiniz. Soldan sağa giden bir akış şeması yatay formatta olmalıdır
Adım 3. Şekli oluşturun
Ekle sekmesine tıklayın ve Şekiller menüsünü seçin. Oluşturmak istediğiniz şekli seçin ve ardından fareyi kullanarak kutunun boyutunu çizin. Bir şekli oluşturduktan sonra, açılan Biçim sekmesindeki araçları kullanarak rengini ve çizgi stilini değiştirebilirsiniz.
Adım 4. Metin ekleyin
Bir şekle metin eklemek için şeklin ortasına tıklayın ve yazmaya başlayın. Yazı tipini ve stili Ana Sayfa sekmesinden ayarlayabilirsiniz. Metnin kısa ve öz olduğundan ve okunmasının kolay olduğundan emin olun.
Adım 5. Tüm şekilleri bağlayın
Ekle sekmesinden Şekiller menüsünü açın. İhtiyaçlarınıza en uygun çizgi stilini seçin. Fareyi ilk şeklin üzerine getirin. Sonunda hatların nereye bağlanabileceğini gösteren küçük bir kırmızı kutu göreceksiniz.
- Çizgiyi kırmızı kareden başlatın ve ikinci şekle sürükleyin.
- İkinci şekilde kırmızı kutular görünecektir. Bitiş noktasını kutulardan birinin çizgisine yerleştirin.
- Artık tüm formlar birbirine bağlı. Şekli hareket ettirirseniz çizgiler bağlı kalır ve doğru açıya ayarlanır.
- Ekle sekmesinde bulunan metin kutusuna girerek bağlantı hattına yorum ekleyin.
Adım 6. Bir şablon indirin
Sıfırdan bir akış şeması oluşturmak yerine, internette ücretsiz veya ücretli olarak sunulan çeşitli Excel şablonlarını ve sihirbazlarını kullanabilirsiniz. Bu şablonların çoğu size grafik çizerken zaman kazandıracaktır.
Yöntem 3/3: Word'de Akış Şeması Oluşturma
Adım 1. Bir tuval yerleştirin
Word'de akış şeması oluşturmanın en kolay yolu, önce bir tuval oluşturmaktır. Bir tuvalle, çizim şekilleri üzerinde daha özgürsünüz ve bağlantı çizgileri gibi normalde mevcut olmayan bazı özelliklere izin veriyorsunuz.
Ekle sekmesini tıklayın. Şekiller menüsünü seçin ve ardından menünün altındaki Yeni Çizim Tuvali'ne tıklayın. Belgenizde noktalı bir tuval çizgisi görünecektir. Açısını değiştirerek tuval boyutunu ayarlayabilirsiniz
Adım 2. Izgarayı etkinleştirin
Bir ızgara ile tek tip bir şekil oluşturabilirsiniz. Etkinleştirmek için tuvale tıklayarak etkinleştirin. Biçim sekmesinde, Hizala'ya tıklayın ve ardından Izgara Ayarları'nı seçin. Kılavuz çizgilerini görüntülemek ve şekilleri hizalamak için kutuları işaretleyin.
Adım 3. Şekli oluşturun
Etkin tuvalde Ekle sekmesini seçin ve Şekiller menüsünü tıklayın. Eklemek istediğiniz şekli seçin. İstediğiniz boyutta bir şekil çizmek için fareyi kullanın. Bir şekli oluşturduktan sonra, açılan Biçim sekmesindeki araçları kullanarak rengini ve çizgi stilini değiştirebilirsiniz.
Adım 4. Metin ekleyin
Word 2007'de bir şekle metin eklemek için, üzerine sağ tıklayın ve menüden Metin Ekle'yi seçin. Word 2010/2013 için şekli tıklamanız ve yazmaya başlamanız yeterlidir. Yazı tipini ve stili Ana Sayfa sekmesinden ayarlayabilirsiniz.
Adım 5. Şekilleri bağlayın
Ekle sekmesinden Şekiller menüsünü açın. İhtiyaçlarınıza en uygun çizgi stilini seçin. Fareyi ilk şeklin üzerine getirin. Uçlarda hatların nereye bağlanabileceğini gösteren küçük kutular göreceksiniz.
- Kutunun içinde bir çizgi başlatın, ardından ikinci şekle sürükleyin.
- İkinci şeklin kenarlarında küçük kareler görünecektir. Bitiş noktasını kutulardan birinin çizgisine yerleştirin.
- Artık tüm formlar birbirine bağlı. Şekli hareket ettirirseniz çizgiler bağlı kalır ve doğru açıya ayarlanır.
- Ekle sekmesinde bulunan metin kutusuna girerek bağlantı hattına yorum ekleyin.
