Herkes bir şey satın aldığı veya sipariş ettiği, ancak istediğini alamadığı için hayal kırıklığına uğramış olmalı. Bunun gibi olaylar bazen fazla dert etmeye değmez, ancak bazen şikayette bulunmanın yapılacak doğru şey olduğu durumlar vardır. Bir şikayette bulunmak istiyorsanız, ister para iadesi, ister yeni bir ürün veya bir özür olsun, şikayetinizin karşılığını aldığından emin olmak istersiniz. Daha az duygusal ama verimli bir şikayette bulunmayı öğrenmek için aşağıdaki kılavuzu okuyun.
Adım
Yöntem 1/2: Şikayet Başlatma
Adım 1. Şikayetinizin duyulduğundan emin olun
İstediğinizi alamadığınızı veya size kötü davranıldığını düşünüyorsanız, sorununuzun çözülebilmesi için konuşmanız gerekir. Biraz saldırgan olmaya ve argümanınızı savunmaya hazır olun. Kendinizi duyurmazsanız, şikayetinizin basitçe göz ardı edilme olasılığı yüksektir.
Adım 2. Derhal şikayette bulunun
Olay hafızanızda tazeyken ve olaya karışan kişiler olay yerindeyken şikayette bulunun. Bekleyip daha sonra yaparsanız şikayette bulunmak biraz daha zorlaşacaktır. Olay veya olay günü ile aynı gün şikayette bulunmaya çalışın. Bu mümkün değilse, aynı hafta veya ayda yapın. Özünde, ne kadar erken, o kadar iyi.
Adım 3. Gerçekten yardımcı olabilecek birini bulun
Uçuş görevlilerine saldıranlardan olmayın çünkü transit uçuşunuzu kaçıracaksınız. Uçuş görevlisi bu konuda hiçbir şey yapamıyor ve durumu daha da kötüleştiriyorsunuz. Karşılaştığınız ilk kişiye hemen şikayet etmek yerine, önce durumunuzu ve sorununuzu çözmek için kimin bir şeyler yapabileceğini düşünün ya da en azından sizi yardımcı olabilecek biriyle temasa geçirin.
- Birçok mağazada, bir sorununuz olduğunda size yardımcı olmak için her zaman hazır olan bir çalışanın bulunduğu bir bilgi veya yardım masası vardır. Hemen mağaza kasiyerine şikayette bulunmadan önce, doğrudan konuşabileceğiniz daha uygun bir kişi olup olmadığını öğrenin.
- Kaydı yapan kişiden veya size hizmet veren restoran garsonundan başlayabilirsiniz. Ancak bu insanlar genellikle size yalnızca küçük sorunlarda yardımcı olabilir. Sorununuz çorbanızdaki böceklerden daha büyükse veya kırılan mobilyalarınızı onarmak istiyorsanız mağaza müdürüyle görüşmeniz gerekebilir.
- Müşteri hizmetlerini ararsanız, şikayette bulunduğunuzdan emin olun ve doğru kişiyle konuşmayı isteyin.
Adım 4. Sorunu ve istediğiniz çözümü tanımlayın
Konuşacak doğru kişiyi bulduğunuzda, durumu veya şikayetinizi ve istenen çözümün nasıl olduğunu net bir şekilde açıklayın. Paranızı geri istiyorsanız, lütfen miktarı belirtin. Sorun hizmetse ve açıklama istiyorsanız, söyleyin. Şikayetinizi dinleyen kişiler, tam ve özel olarak açıklarsanız sorunu daha kolay çözebilir.
- Konuştuğunuz kişinin adını söyleyin ve kendinizi de tanıtın. Resmi bir giriş, diğer kişinin yaptıklarını durdurmasını ve sizi dikkatle dinlemesini sağlamanın harika bir yoludur. "Merhaba Arif Bey, ben Budi. Nasılsınız? Bak bu Pak Arif'in suçu değil ama…"
- Onunla bir sırdaşmış gibi konuşun ve ona bir sır vermek istiyorsunuz. Sorun veya hata için onu kişisel olarak suçlamadığınızı söyleyerek başlayın, ancak çözmeye yardımcı olabilirse çok mutlu olacaktır.
Adım 5. Gülümseyin
Bu nokta daha açık bir şekilde vurgulanamaz. Sana asla çok sık gülümse denilmeyecek. İnsanların gülümseyen birine cevap verme olasılığı daha yüksektir. Gülümsediğinizde daha nazik ve nazik bir yanıt alacağınız garanti.
Adım 6. Duygusallaşmayın
Devam edip durmayın ve bunun için ne kadar kızgın olduğunuzu açıklamayın. Sesini yükseltmeyin veya kızgın hareketler yapmayın. Bu durumdan istediğinizi elde etmenin anahtarı, şikayetinizi alan kişinin lehinize bir çözüm bulmasına yardımcı olmaktır. Eylemleriniz tehdit edici görünüyorsa, istediğinizi elde etme olasılığınız daha düşüktür.
- Sakin ve tetikte görünmek için beden dilinizi ve yüz ifadelerinizi kontrol edin. Gözlerinizi devirmek, kollarınızı çaprazlamak ve öfkenizi kaybetmek üzere olduğunuzu gösteren diğer hareketler gibi hareketler ve ifadeler yapmayın.
- Sabırla bekle. Paranızı geri almak, bir özür dilemek veya başka bir şey talep etmek için müşteri hizmetleri temsilcisinin amirinden izin almasını beklemeniz gerekebilir. Sabırsız davranarak daha fazla gerginlik yaratmak kaba ve uygunsuz bir davranıştır. Sorununuz çözülürken sakince ve sabırla bekleyin.
Adım 7. Sizinle çalışmak için zaman ayıran kişiye teşekkür edin
İstediğinizi elde etmeyi başarırsanız, içten bir teşekkür şarttır. İstediğinizi alamazsanız, başka bir şikayette bulunup bulunmamanız gerektiğine karar vermek zorunda kalacaksınız.
Şikayeti alan kişi veya temsilcinin sizin ciddi olduğunuzu ve daha sonra sorumlu tutulabileceğini bilmesini sağlamak için bu kişinin veya temsilcinin adını hatırladığınızdan ve/veya kaydettiğinizden emin olun
Yöntem 2/2: Daha Fazla Şikayette Bulunma
Adım 1. Ayrıntıları yazın
Bu şikayetin şirkette daha yetkin bir kişiyi dahil etme zamanının geldiğine karar verdiyseniz, söz konusu olayın tüm ayrıntılarını ve ayrıntılarını yazarak başlayın. Tarihi, harcanan para miktarını ve olayla ilgili her türlü bilgiyi yazın. Şikayetinizi alan çalışanın veya müşteri hizmetleri görevlisinin adını yazın ve konuşmayı ve ondan aldığınız sonuçları açıklayın.
Adım 2. Resmi bir şikayet mektubu yazın
Şikayetleri alan ve ele alan şirketin adresini veya e-posta adresini bulun. Ne olduğu ve çözümünüzün ne olacağı hakkında samimi ama sağlam bir mektup yazın. Her şey hakkında net olun ve belirli bir zaman dilimi içinde yanıt isteyin - genellikle bir hafta en iyi zaman sınırıdır. İletişim bilgilerinizi ve size ne zaman ulaşılabileceğini ekleyin.
- E-posta, genellikle biriyle yazılı olarak iletişim kurmanın en hızlı yoludur. Ancak mektubunuzu yazdırabilir ve postayla da gönderebilirsiniz.
- Bu noktadan itibaren konuyla ilgili yazışmaların kaydını tutun.
- Aldığınız yanıttan memnunsanız, bir teşekkür mektubu yazın ve sorununuzun çözüldüğünü belirtin. Bir yanıt alamazsanız veya yanıt önemsiz ve uygunsuz görünüyorsa, şikayet etmeye devam edin ve daha yüksek ölçekte.
Adım 3. Şirketin CEO'suna e-posta gönderin
Şirket çalışanı veya yöneticisiyle gerçekten iletişime geçemiyorsanız veya istediğinizi alamıyorsanız, üst düzey bir şirkete şikayette bulunmaktan korkmayın. Şirketin hataları sizi riske atacak kadar kötüyse, şirketin CEO'sunun bunu kesinlikle bilmesi gerekir. Kalıcı ol. Bir yanıt alana kadar şirketin CEO'suna haftalık olarak e-posta gönderin.
Adım 4. Facebook veya Twitter'da yayınlayın
Bu, iletişim kurması veya ulaşılması zor olan şirketlerin dikkatini çekmenin giderek daha etkili bir yolu haline geliyor. Ne olduğunu açıklayan ve yardım isteyen bir gönderi veya tweet oluşturun. Şirketin Facebook veya Twitter hesabının bunu görebildiğinden emin olun (örneğin etiketler veya bahsedenlerle). Şikayetiniz herkese açık bir foruma gittiğinden, çok hızlı bir şekilde yanıt almanız olasıdır.
- Şirketle kişisel olarak iletişime geçmeyi deneyene kadar bu yöntemi kullanmayın, ancak boşuna.
- Halka açık forumlarda şirkete kötü söz söylemezseniz daha iyi sonuçlar alırsınız. Gönderinizin veya tweetinizin sakin ve doğrudan olduğundan emin olun. dırdır etme.
Adım 5. Bir danışmandan yardım isteyin
Karşılaştığınız sorunun gerçekten ciddi olduğunu ve şirketin sizi hak ettiğiniz haklardan mahrum bıraktığını düşünüyorsanız, yaşadığınız sorunu çözmenize yardımcı olabilecek bir dış taraf bulun. Tek başına şikayet etmek işe yaramazsa, belki dışarıdan yardım gelirse sonuçlar farklı olacaktır.
İpuçları
- Sorununuzu açık ve kısa bir şekilde tanımlayın.
- Her zaman kibar ol.
- Gülümsemek.
- Dost veya müttefik olun, düşman değil.
- Sakin ol.
- Argo veya popüler dil kullanmayın
- Ayrıca istediğiniz çözümü açıklayın.
