Notlar genellikle bir grup insana, örneğin faaliyetler, politikalar veya mevcut kaynaklar hakkında belirli bilgileri iletmek ve onlardan harekete geçmelerini istemek için kullanılır. "Memorandum" kelimesi, hatırlanması veya dikkat edilmesi gereken bir şey anlamına gelir. Bu ipuçlarını inceleyerek iyi, anlaşılması kolay bir not yazabilirsiniz.
Adım
Bölüm 1/4: Not Başlıkları Yazma
Adım 1. Bir not yazmak için kağıdın üst kısmına “MEMORRANDUM” yazın
İlk önce, bu belgenin bir muhtıra olduğunu açıklayın. “MEMORDUM” kelimesini kağıdın üst kenarından 3 cm uzağa ilk satır olarak kalın harflerle yazın. Bu kelime, büyük harfin ortasına veya soluna yerleştirilebilir.
Sonraki satırı yazmadan önce iki boş satırı atlayın
Adım 2. Notun alıcısının adını doğru bir şekilde yazın
Not, resmi bir iş iletişimi aracı olduğundan, alıcının da resmi olarak listelenmesi gerekir. Notun alıcısının tam adını ve unvanını yazın.
Bu not tüm personele yönelikse, şunu yazın: “Kime: Tüm Çalışanlar”
Adım 3. Diğer alıcıları da “CC” satırına yazın
“CC” satırı (Nezaket Kopyası anlamına gelir), notun gönderileceği kişinin değil, notun bir kopyasını alacak kişi veya kişilerin adını yazmak için kullanılır. “CC” satırında listelenen isim, notta açıklanan politika veya sorun hakkında bilgilendirilmesi gereken taraftır.
Adım 4. Adınızı “Kimden” satırına yazın
Notun yazarının ve gönderenin adı not başlığında olmalıdır. Bu satıra tam adınızı ve unvanınızı yazın.
Adım 5. Tarihi girin
Notun hazırlanma tarihini tarih, ay, yıl biçiminde tam olarak yazın. Örneğin: “Tarih: 9 Aralık 2015” veya “9/12/2015”.
Adım 6. Notun konusunu belirleyin ve “Hakkında” başlıklı ayrı bir satır olarak yazın
Notun konusu, notta tartışılanlar hakkında size bir fikir verecektir. Belirli ama kısa bir konu seçin.
Örneğin, konu olarak “Karıncalar” yazmak yerine daha spesifik bir şey seçin, örneğin: “Ofisteki Karınca Sorunu”
Adım 7. Not başlığının biçimini iyi öğrenin
Not başlığı sol tarafın üst kısmında olmalıdır. “Kime:”, “Kimden:”, “Tarih:” ve “Hakkında:” kelimeleri için büyük veya küçük harf kullanabilirsiniz.
-
Not başlığı aşağıdaki örnekteki gibi görünecektir:
Kime: Alıcının adı ve unvanı
Kimden: Adınız ve unvanınız
Tarih: Not yazma tarihi
Konu: Notta yer alan konular (önemli olduğunu düşündüğünüz şeyler için kalın veya belirli bir renk kullanın).
- Bir not başlığı yazarken, daha düzgün görünmesi için iki nokta üst üste işaretinden sonra bir boşluk bırakın.
- Not başlığını yazmayı bitirdiğinizde, not başlığını not gövdesinden ayırmak için notu yazmaya devam etmeden önce bir satır atlayın.
Bölüm 2/4: Notun Gövdesini Yazma
Adım 1. Notu alacak olan kitleyi düşünün
İnsanların okumaya ve yanıt vermeye ilgi duymasını sağlayan bir not yazmak için, notun gövdesindeki açıklamanızın stilini, uzunluğunu ve formalitesini, onu okuyacak olan kitleye göre belirlemelisiniz. Bunun için, bu notu kimin alacağını ve okuyacağını bilmelisiniz.
- Not alıcısının önceliklerinin ve endişelerinin neler olduğunu öğrenin.
- Notun okuyucularının soracağı soruları tahmin etmeye çalışın. Okuyucuyu etkileyebilecek bazı örnekler, kanıtlar veya diğer bilgiler sağlayarak açıklamanızı destekleyin.
- Notu okuyacak kitleyi göz önünde bulundurarak, notta doğru bilgi veya görüşleri iletebilirsiniz.
Adım 2. Resmi bir selamlama vermeyin
Notun “Sevgili Bay Anwar” gibi bir selamlama ile başlaması gerekmez. Bunun yerine, sadece ele almak istediğiniz konuyu açıklamak için bir açılış cümlesi yazın.
Adım 3. Sorunu veya konuyu ilk paragrafta belirtin
Yapmak istediğiniz eylemin arka planını kısaca açıklayın. Bir tez bildirisi gönderirken olduğu gibi, konuyu açıklayın ve bu eylemin neden önemli olduğunu açıklayın. Bu giriş cümlesini bir özet veya kısa not özeti olarak kullanabilirsiniz.
Genel bir kılavuz olarak, açılış bölümü tek paragraf halinde yazılmalıdır
Adım 4. Örneğin, notun başına şunu yazabilirsiniz:
“1 Ocak 2016'dan itibaren PT XYZ, sağlığın korunmasına ilişkin yeni bir politika uygulayacak. Tüm çalışanlar ve aile üyeleri, her ay BPJS 1. sınıf sağlık yardımı alacaklar”.
Adım 5. Notta dile getirdiğiniz sorunun bağlamını açıklayın
Okuyucular, sunduğunuz sorunun arka planı hakkında bilgiye ihtiyaç duyabilir. Bağlamı kısaca açıklayın ve yalnızca neyin önemli olduğunu söyleyin.
İlgiliyse, bu politikanın neden uygulanmasını istediğinizi açıklayan notu yazmaya devam edin. Örneğin, şunu yazın: “Hükümet, her şirketin çalışanlarını ve aile üyelerini BPJS Kesehatan katılımcıları olarak kaydetmesi gerektiğine dair bir düzenleme yayınladı”
Adım 6. Tartışma bölümünde bir açıklama yaparak planınızı destekleyin
Yapacağınız işlemi kısaca anlatın. Teklifinizi desteklemek için kanıt ve mantıklı nedenler sağlayın. En önemli bilgileri ileterek başlayın, ardından spesifik veya destekleyici gerçekleri sağlayın. Okuyucunun önerdiğiniz eylemden ne gibi yararlar elde edeceğini veya bu önlemin alınmaması durumunda ortaya çıkacak zararı belirtin.
- Daha uzun bir not oluşturmak istiyorsanız, ilgili ve ikna edici grafikler, listeler veya çizelgeler de sunun.
- Daha uzun notlar için, her bölümün içeriğini açıklayan kısa bir başlık sağlayabilirsiniz. Örneğin, “Politika” başlığı oluşturmak yerine “Tüm Çalışanlar İçin Yeni Politika” yazın. Nottaki önemli şeylerin okuyucu tarafından hemen bilinebilmesi için başlığı spesifik ve kısa yapın.
Adım 7. Okuyucu tarafından gerçekleştirilecek eylemleri önerin
Bir not aracılığıyla, ister yeni bir ürünle ilgili bir duyuru, ister gider raporlamayla ilgili yeni bir politika, isterse şirketin bir sorunu nasıl çözdüğüne ilişkin bir açıklama olsun, başkalarından belirli bir konuda harekete geçmelerini istersiniz. Bir sonuç paragrafı veya cümlesinde hangi işlemin yapılması gerektiğini açıklayın.
- Örneğin, şunu yazın: "Tüm çalışanlar 1 Mart 2016'dan itibaren yeni muhasebe sistemini kullanmalıdır".
- Ayrıca teklifiniz için destekleyici kanıtlar sağlayın.
Adım 8. Olumlu ve destekleyici bir özet sağlayarak notu kapatın
Son paragraf, sorunu çözebilecek bir sonraki adımı açıklamalıdır. Ayrıca örgütsel dayanışma konusunda bir destek mesajı iletin.
- "Bu teklifi daha fazla tartışmaya ve karşılıklı olarak üzerinde anlaştığımız kararı uygulamaya hazırım" diyebilirsiniz.
- Veya notu, “Bir üretim hattı ekleme planı konusunda çok heyecanlıyız. Bu planın şirketi geliştireceğine ve işimizin devamlılığını sağlayacağına inanıyoruz” dedi.
- Notu yalnızca bir veya iki cümle ile kapatın.
Bölüm 3/4: Notu Bitirme
Adım 1. Notun biçimini iyi bilin
Daha kolay okumak için standart not biçimini kullanın. Notu Times New Roman veya Arial yazı tipinde, 12 boyutunda, sol, sağ ve alt kenar boşlukları 3 cm olacak şekilde yazın.
Sola hizalanmış bir paragraf biçimi kullanın. Paragrafın sonundaki iki boş satırı atlayın ve paragrafın başında boşluk bırakmanıza gerek yok
Adım 2. Notunuzu kontrol edin
Doğru, açık, özlü ve ikna edici olduğundan emin olmak için notu tekrar okuyun ve düzenleyin. Doğru yazı stilini kullandığınızdan emin olun. Gereksiz bilimsel terimleri veya jargonu ortadan kaldırın.
- Hâlâ yazım, dil bilgisi ve tartışma hataları olup olmadığını görmek için tekrar kontrol edin. İsimleri, tarihleri ve sayıları yazmaya dikkat edin.
- Notunuzun yeterince kısa olduğundan emin olun ve gereksiz bilgileri ortadan kaldırın.
Adım 3. Adınızın yanında sıfırlayın
Notun imzalanması gerekmez, ancak notun başında adınızın hemen yanında bir tükenmez kalemle paraflamanız gerekir. Baş harfleri bu notu onayladığınızı gösterir.
Adım 4. Antetli kağıt kullanın
Notlar için özel olarak tasarlanmış antetli kağıtlarla basılan veya sadece normal mektup kağıdı kullanan mektup kağıtları vardır.
Notu bir bilgisayarda oluşturduysanız (ve e-posta ile gönderdiyseniz), şirket logosu ve iletişim bilgileri görüntülenen Word programını kullanarak kendi antetli kağıdınızı oluşturun. Gelecekteki not gönderimleri için bu not şablonunu kullanın
Adım 5. Notun nasıl gönderileceğine karar verin
Notu dağıtmanın en iyi yolunu seçin. Yazdırıp paylaşabilir veya e-posta ile gönderebilirsiniz.
E-posta yoluyla not göndermek için, notu bir Word belgesinden HTML'ye veya PDF'ye dönüştürebilir ve e-posta eki olarak gönderebilirsiniz
Bölüm 4/4: Not Şablonlarını Kullanma
Adım 1. Bir not şablonu arayın
Notlar, sıfırdan oluşturmak yerine şablonlar kullanılarak oluşturulabilir. Bunun için internette, örneğin Microsoft Word'de iyi not şablonları arayın. Kullanılan biçimler genellikle hemen hemen aynıdır, ancak yazı tipi boyutu, uzunluğu ve tasarımı değişebilir.
- İhtiyaçlarınıza en uygun şablonu indirin.
- Herhangi bir web sitesindeki şablonları kullanmadan önce kuralları okuduğunuzdan emin olun.
Adım 2. Bilgisayarınıza indirdiğiniz şablonu açın
İndir butonuna tıkladıktan sonra şablon ya doğrudan bilgisayarınıza indirilecektir ya da yapmanız gereken birkaç adım vardır. Sonuç sıkıştırılmış bir dosyaysa, önce bu dosyayı açmanız ve ardından Microsoft Word'de açmanız gerekir.
Sorun yaşamamanız için Microsoft Word programının en son sürümünü kullanmanızı öneririz ve bu şablon işinize yarayacaktır. Hala Microsoft Word programının önceki bir sürümünü kullanıyorsanız, herhangi bir dosya indirmeden önce onu güncelleyin
Adım 3. Kendi antetli kağıdınızı tanımlayın
Tüm şablonlar değiştirilebilir. Not şablonunun her bir bölümünü ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz. Örneğin, antetli kağıt bölümündeki şablona bir logo ve ticari marka tescil işareti ekleyin. Şirket bilgilerini yazmak için antetli kağıt bölümüne tıklayın.
Adım 4. Not başlığındaki şablon alanlarını doldurun
“Kime”, “Kimden”, “Bilgi” ve “Hakkında” alanlarını doldurmalısınız. Her alanı doldururken dikkatli olun, böylece bu bölümde kafanız karışmaz, kaçırılmaz veya yanlış yazılmaz.
Adım 5. Mesajınızı yazın
Giriş, bağlam, tartışma ve özeti notun gövdesine yazın. Nokta nokta bilgileri iletmek için notları liste biçiminde yazabilirsiniz.
- Nottaki tüm paragrafları doğru kenar boşlukları ve yazı tipi boyutlarıyla düzgün bir şekilde organize etmek için aynı şablon biçimini kullanın.
- Gerekirse, tabloyu görüntülemek için not şablonunu kullanabilirsiniz. Bu, özellikle bir listede veya başka bir biçimde hazırlanan not özensiz veya okunması zor görünüyorsa daha yararlı olabilir.
- Şablonda zaten bulunan kelimeleri silmeyi unutmayın. Göndermeden önce dikkatlice tekrar kontrol edin.
Adım 6. Ayrıca hurda ayakları da kontrol edin
Notun alt kısmı, genellikle ek bilgi sağlamak, örneğin şirket bilgilerinizi veya telefon numaranızı yazmak için kullanılan notun altındadır. Tüm bu bilgilerin doğru yazıldığını dikkatlice kontrol edin. Elbette yanlış iletişim bilgileri veya eksik bilgiler olmadan iyi bir not göndermek istiyorsunuz.
Adım 7. Ekranı ayarlayın
Şablondan alabileceğiniz avantajlardan biri, belgenin rengini değiştirme fırsatıdır. Notun görüntüsü kişiliğe göre ayarlanabilir ve daha çekici görünmesini sağlar. Ek olarak, daha dikkat çekici ama yine de profesyonel hale getirmek için mevcut duruma en uygun rengi seçebilirsiniz.
Adım 8. Notu yeni bir belge olarak kaydedin
Bu not dosyasının bir kopyasını sakladığınızdan emin olun, böylece herhangi bir ticari iletişiminizin kanıtı olarak dijital bir yedek bulunur.
Adım 9. Tekrar kullanabilmeniz için bu şablonu kaydedin
Biraz farklı bir konuya sahip bir not oluşturmanız gerektiğinde, içindeki bilgileri göndermek istediğiniz notun konusu ile değiştirin. Zamandan tasarruf etmenin yanı sıra, profesyonel görünmeleri için tutarlı bir biçimde notlar oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, okuyucular daha fazla dikkat edecek ve gönderdiğiniz notu dikkatlice okuyacaktır.
İpuçları
- Çok fazla sebep vermeyin. Belirli eylemlerin neden yapılması gerektiğini açıklamanız gerekiyor, ancak aşırıya kaçmayın.
- Notta yazılan açıklama/bilgiler kısaca sunulmalıdır.
İlgili makale
- İş Notu Nasıl Yazılır
- Mektup Nasıl Yazılır
- Etkili İletişim Nasıl Yapılır?
- Bir Okuyucu Mektubu Nasıl Yazılır
