İstihdam belgesi (veya istihdam doğrulama mektubu), genellikle bir işveren tarafından talep eden tarafa, çalışanın çalışma geçmişini doğrulamak amacıyla yazılan resmi bir yazışmadır. Genellikle bir kredi başvurusunda bulunmak, bir mülk kiralamak, yeni bir işe başvurmak veya iş geçmişini doğrulamak için başka nedenlerle bir çalışma belgesi gerekir. Bir çalışma belgesi yazarken kim olduğunuzu açıklayın, çalışanın görevlerinin dürüst bir özetini verin ve işi doğrulayın. Bu sertifika profesyonel antetli kağıt kullanmalı, iletişim bilgileri ve imza içermelidir. Tam ve doğru bir istihdam belgesinin nasıl oluşturulacağını öğrenmek için aşağıdaki talimatları okuyun.
Adım
Bölüm 1 / 2: Bir İstihdam Belgesi Yazmaya Hazırlanma
Adım 1. Neden bir istihdam belgesi yazdığınızı düşünün
Mektubun dilinin içeriği ve tonu alıcıya bağlıdır. Finansal kurumlar için profesyonel bir dil kullanın ve finansal bilgileri (örneğin maaşlar, komisyonlar, zamlar ve ikramiyeler) ekleyin. Öte yandan, yeni bir işe başvuran bir çalışan için çalışma belgesi yazıyorsanız, dilin tonu daha gayri resmi olabilir ve finansal bilgileri eklemeyebilirsiniz.
Amacını ve kapsamını anlayarak, alıcının ihtiyaçlarına uygun bir mektup yazabilirsiniz
Adım 2. Kimin yazması gerektiğini düşünün
Normalde, bir çalışma belgesi bir denetçi tarafından yazılır. Bu durumda çalışan, işveren olarak sizden belirli amaçlar için bir çalışma mektubu yazmanızı isteyecektir. Öte yandan, çalışanlar kendileri için bir çalışma belgesi yazabilirler. Bu durumda, çalışan olarak siz kendiniz yazacaksınız ve ardından patrondan gerektiğinde imzalamasını veya değiştirmesini isteyeceksiniz. Mümkün olduğunda, işveren bunu tam tersi değil, çalışan adına yazmalıdır.
- Çalışanlara mektup yazan patron sizseniz, onları kendi özelliklerine göre yapılandırabilir ve içindeki mesajları kontrol edebilirsiniz. Ayrıca bir işveren olarak yazdığınız mektup gerçek ve dürüst kabul edilir. Ancak, asıl engel, geçen zamandır. Bir patron olarak elbette yoğun bir programınız var ve bu mektubun hazırlanması zaman alacak. Bu nedenle, çalışma sertifikaları genellikle kısa ve özlüdür, bu nedenle, özellikle zaten yapmışsanız, çok fazla zaman kaybetmezsiniz.
- Kendiniz yazan bir çalışansanız, alıcılara hangi bilgileri ileteceğinizi belirleyebilir ve patronunuzla fikir paylaşmak için zaman bulmak zorunda kalmazsınız. Ayrıca patrona yazması için verilmesi gereken süre de yüklenmez (eğer kendin yazarsan patron mutlu olabilir çünkü bunu kendisi yapmak zorunda değildir). Ancak patron her zaman imzalamalıdır ve mektubunuzun içeriğini okuduktan sonra bunu yapmak konusunda isteksiz olma olasılığı vardır. Durum buysa, ya yeniden yazmalısınız ya da onu sizin için kendisi yazmaya ikna etmelisiniz.
Adım 3. Gerekli bilgileri toplayın
Alıcıyı ve mektubu kimin yazacağını öğrendikten sonra, mektupta gerekli bilgileri toplamanız gerekir.
- Patron sizseniz, neyi dahil etmek istediğini görmek için çalışanla konuşun. Alıcının kim olduğunu, mektubun amacının ne olduğunu, hangi özelliklerin dahil edilmesi gerektiğini ve ne zaman gönderilmesi gerektiğini tartışın.
- Eğer bir çalışansanız ve mektubu kendiniz yazıyorsanız, gereken tüm bilgiler zaten oradadır, ancak önce patronunuzla konuşup ne tür bir mektup beklediğini sormalısınız. Bu, işverenin özelliklerine uygun bir mektup yazmanızı ve imzasını almanızı sağlar.
Bölüm 2/2: İstihdam Belgesi Yazma
Adım 1. Şirket antetli kağıdını kullanın
Şirketin resmi antetli kağıdına bir çalışma belgesi yazın. Patron iseniz, bu kağıdı kullanmak ücretsizdir. Çalışan iseniz, önce bunları kullanıp kullanamayacağınızı sorun. Şirketin resmi antetli kağıdı mektubunuzu onaylayacak ve alıcının içeriğine inanmasını sağlayacaktır.
Resmi antetli kağıdınız yoksa, harf üstbilgileri oluşturmak için bir bilgisayar kullanabilirsiniz. Başlık, şirket adını, adresini, telefon numarasını ve e-posta adresini içermelidir. Ayrıca mektubun yazarı (ve başlığı) ve mektubun yazıldığı tarih hakkında bilgi verin
Adım 2. Mektubu alıcıya mümkün olduğunca açık bir şekilde adresleyin
Alıcının adını biliyorsanız, doğrudan ilgili kişiye hitap edin. Kimin okuyacağını bilmiyorsanız, mektubun içeriğini açıklayan bir konu satırı ile kuruluşa hitap edin.
- Örneğin, alıcının adresini ve adını biliyorsanız, başlığın hemen altına yazın. "Sevgili [Bay Sudirman]" gibi uygun bir selamlama ile takip edin.
- Mektubun kime gönderildiğini bilmiyorsanız, mektubun içeriğini açıklayan bir konu satırı ile ilgili departmana gönderin. Örneğin, bir finans kuruluşuna kredi almak amacıyla yazacağınız bir mektup için, yerel şubenize konu satırında "Kredi Başvurusu için Çalışan Açıklaması" yazan bir mektup gönderebilirsiniz. "Kiminle İlgili" gibi bir selamlama ile devam edin.
Adım 3. Kim olduğunuzu tanımlayın
İlk gövde paragrafında, kim olduğunuzu ve mektubu yazma amacınızı açıklayın. Pozisyonunuzu, hizmet sürenizi ve sertifikayı talep eden çalışanı ne kadar süredir tanıdığınızı belirtin. Kendiniz yazan bir çalışansanız, mektup patronunuzdan gelmiş gibi yazmaya devam edin çünkü imzalayan o olacaktır.
Örneğin, "Benim adım Budi Jatmiko ve PT ABC'de Pazarlama ve Satış Başkan Yardımcısıyım. PT. ABC'de 12 yıldır çalışıyorum ve bu çalışanı yedi yıldır tanıyorum. Son üç yıldır çalışanın doğrudan amiri oldu."
Adım 4. Doğrulamayı sağlayın
İçeriğin bir sonraki paragrafı, işe başlama tarihi, unvanı, işin geçici mi yoksa kalıcı mı olduğu ve çalışanın hala orada çalışıp çalışmadığı dahil olmak üzere çalışanın işini özetler. Bu paragraf, gerekirse çalışanın finansal bilgilerini sağlar.
- Örneğin, "Bu mektup, çalışanın gerçekten burada çalıştığının bir teyididir. 7 Eylül 2003'ten bu yana PT. ABC'de yedi yıl çalıştı. PT. ABC. 7 Ocak 2011 tarihine kadar PT. ABC'de bu pozisyonda çalışmaya devam ediyor."
- Başka bir örnek: "Bu mektup, çalışanın PT. ABC'de yedi yıl çalıştığını doğrulamaktadır. İlgili kişi 7 Eylül 2003 - 7 Ocak 2011 tarihleri arasında PT. ABC'de çalışmıştır. PT. ABC'de satış müdür yardımcısı olarak görev yapmıştır. PT ABC'de aylık 35 milyon IDR maaşla yedi yıl daimi işçi olarak çalıştı."
Adım 5. Çalışanın görevlerini özetleyin
Bu paragraf, başka işlere başvuran çalışanlar için çalışma belgesinde çok ihtiyaç duyulan çalışanın görevlerini açıklamaktadır. Çalışma belgesi bir tavsiye mektubu olmasa da, çalışanın olumlu bir değerlendirmesini içermesinde yanlış bir şey yoktur. Bu ek bilgiler, bir işveren olarak itibarınızı artıracak ve çalışanlara yeni iş, mülk veya kredi bulma konusunda yardımcı olacaktır.
Örneğin, "PT. ABC'de bir çalışanın görevleri şunlardır: Bogor bölgesi ve çevresinde radyatör satışlarından sorumludur. Yönetici pozisyonundadır ve yedi ila dokuz kişilik bir ekibi motive etmekten sorumludur. müşteri memnuniyetini sağlamak, müşteri şikayetlerini çözmek ve satışların ilerlemesini üç ayda bir merkeze raporlamak."
Adım 6. Çalışanlar hakkında hassas veya yasa dışı bilgilerden kaçının
İstihdam referanslarına ve potansiyel işverenlere yönelik diğer beyanlara nelerin dahil edilebileceğine dair hükümler vardır. Çalışan bilgilerini yalnızca ilgili izinle ekleyebileceğinize dair bir koşul vardır. Ayrıca, söz konusu çalışanla ilgili her türlü bilgiyi dürüst ve iyi niyetli olduğu sürece ifşa edebileceğinize dair bir kural da bulunmaktadır. Hassas bilgileri açıklamadan önce, sosyal uygunluk ve yürürlükteki yasalara göre neyin dahil edilmesinin kabul edilebilir ve uygun olduğunu kontrol ettiğinizden emin olun.
Adım 7. İletişim bilgilerinizi sağlayın
Son paragraf (işveren) iletişim bilgilerinizi içermelidir. Bu bilgi, alıcının herhangi bir sorusu varsa gereklidir. Alıcının sizinle iletişime geçebileceğini belirttiğinizden emin olun.
Örneğin, "Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa, (021) 21215555 veya [email protected] adresinden benimle iletişime geçmekten çekinmeyin."
Adım 8. İmzalayın ve gönderin
Mektup yazıldıktan sonra, kapanış selamı ile bitirin, imzalayın ve talep eden çalışana verin veya alıcıya kendiniz postalayın.
- Mektubu "Saygılarımızla" selamıyla kapatın.
- Tam adınız ve pozisyonunuzla birlikte imzanızı koyun.
- Bu tür mektuplar için genellikle şirketler tarafından kullanılan bir resmi veya doğrulama damgası ekleyin.
İpuçları
- Bazı vize başvuru süreçleri, vize verilmesi durumunda çalışanın sahip olacağı pozisyonu yazmanızı gerektirir. Vize başvurusunda bulunan çalışanın yaptığı işin önemini açıklamanız gerekebilir.
- Bazı işverenler, çalışandan daha sonra imzalayacağı bir mektup yazmasını ister. Çalışanlardan kendilerininkini yazmalarını isterseniz, imzalamadan önce bunları iyice okuduğunuzdan emin olun.
- Bazı şirketlerde iş doğrulaması yapmak üzere atanan belirli bir kişi vardır ve belirli bir şablonu olan şirketler de vardır. Şüpheniz varsa, insan kaynakları departmanına danışın.
Uyarı
- Mali bilgileri yalnızca çalışan talep ettiğinde girin. Çalışan iseniz ve mektubu kendiniz yazıyorsanız, gerektiği kadar bilgi girebilirsiniz.
- İzin vermedikçe çalışanlarla ilgili kişisel bilgileri girmeyin.
- İstihdam belgesi talep eden çalışan artık sizinle çalışmıyorsa herhangi bir durum veya problem olmasa dahi ayrılma sebeplerini belirtmeyiniz.
