Bir fatura, satılan mallar veya verilen hizmetler için fiyatların bir listesidir. Microsoft Word, mevcut şablonlarla veya kendi tasarımınızla fatura oluşturmanıza olanak tanır. Aşağıdaki adımlar, Word 2003, 2007 ve 2010'da fatura oluşturmanıza yardımcı olur.
Adım
Yöntem 1/1: Hazır Şablonları İndirme
Adım 1. Yeni bir belge oluşturun
Hazır bir şablon yeni bir belge olmasa da yeni bir belge oluşturuyormuş gibi faturalandırmaya başlayın.
- Word 2003'te Dosya menüsünden "Yeni"yi seçin.
- Word 2007'de, pencerenin sol üst köşesindeki Office düğmesini tıklayın, ardından Dosya menüsünden "Yeni"yi seçin.
- Word 2010'da Dosya sekmesine tıklayın ve ardından pencerenin solundaki seçenekler listesinden Yeni seçeneğini belirleyin.
- Word 2003'te Yeni araç çubuğuna veya Word 2007/2010'da hızlı erişim araç çubuğundaki Yeni düğmesine tıklamayın. Düğme yalnızca Normal.dot veya Normal.dotx şablonuyla yeni bir belge oluşturmanıza olanak tanır. Boş bir belgeden fatura oluşturmak istiyorsanız bu yöntemi kullanın.
Adım 2. İstediğiniz şablonu bulun
- Word 2003 ve 2007'de, Yeni Belge görev bölmesinin solundaki "Kullanılabilir Ofis Şablonları" seçeneğinden Faturalar'ı seçin. Orta penceredeki listeden bir şablon türü seçin, ardından görünen fatura şablonlarından birini seçin.
- Word 2010'da, Office.com Şablonları'nın Kullanılabilir Ofis Şablonları bölümünden Faturalar'ı seçin. Oluşturmak istediğiniz şablon klasörüne çift tıklayın, ardından görünen fatura şablonlarından birini seçin.
Adım 3. Ekranın ortasındaki "İndir" düğmesine tıklayarak şablonu indirin
Ardından, bu makalenin altındaki bilgilerle faturada değişiklik yapabilirsiniz. Değişiklikleri yaptıktan sonra ücreti kaydedin.
Word ve Excel için faturalandırma şablonlarına doğrudan https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1. adresindeki Microsoft web sitesinden de erişebilirsiniz. Uygun olanı seçtiğinizden emin olun. fatura. Word sürümünüzle
Adım 4. İkinci yol:
Boş Belgelerden Fatura Oluşturma
Adım 5. Fatura başlığını oluşturun
Şirketinizin adını yazın ve uygun "Faturalandırma" açıklamasını ekleyin. Örneğin, belge fatura değil de yalnızca teklif olarak hizmet veriyorsa "Teklifler"i listeleyebilirsiniz.
- Başlığı sayfanın en üstüne ekleyebilir veya Word'ün başlık işlevini kullanabilirsiniz. Word'ün başlık işlevini kullanıyorsanız ve faturanın bir sayfayı geçeceğini tahmin ediyorsanız, ilk sayfada tam başlıkları ve sonraki sayfalarda özet başlıklarını listelemek için Farklı İlk Sayfa seçeneğini kullanabilirsiniz.
- Şirket adı, diğer şirket malzemelerinizle aynı yazı tipinde olmalıdır.
- Fatura ekstresi, belgenin alıcısının onu tanımlayabilmesi için yeterince büyük bir boyutta yazılmalıdır.
Adım 6. Fatura tarihini, fatura ekstresinin sağına, belgenin üst kısmına yakın bir yere yazın
Ancak, açıklama kadar büyük bir tarih eklemeniz gerekmez.
Word, sizin için bugünün tarihini ekleyebilen otomatik bir tarih özelliğine sahiptir. Oldukça kullanışlı olmasına rağmen, elektronik olarak gönderilen faturalar için bu özelliği kullanmayın çünkü belge açıldığında tarih değişmeye devam edecektir. Saklama tarihi değişmeyecek olsa da, faturalandırma size ne zaman ödeme yapıldığını görmek için faturadaki tarihe bakacaktır
Adım 7. Faturayı numaralandırın
Bu numara aynı zamanda faturanın en üstünde görünmelidir. Fatura numaralandırma, birden fazla açık faturanız varsa faturalarınızı takip etmenizi kolaylaştıracaktır. Faturanızı aşağıdaki iki şekilde numaralandırabilirsiniz:
- İstemciyle ilgili olmayan küresel numaralandırma. Böylece tüm faturalama belgelerinizi tek bir klasörde saklayabilirsiniz.
- Her müşteri için özel numaralandırma. Her istemci için ayrı bir klasör oluşturmak istiyorsanız bu numaralandırmayı kullanın. Müşteri adının bir kısmını, örneğin "Swithin1" gibi fatura numarasına dahil etmek isteyebilirsiniz.
Adım 8. Gönderenin ve alıcının adresini görüntüleyin
Adresinizi ve adınızı ve müşterinin adresini faturaya ekleyin.
İletişim bilgileriniz, şirket adı, lehtar adı, müşteri adresi ve gerekirse telefon, faks ve e-posta adresini içermelidir
Adım 9. Fatura bilgilerini not edin
Microsoft Word'deki tablo özelliği, kalem miktarı, kalem/hizmet açıklaması, birim fiyatı/hizmet bedeli ve satın alınan kalemin toplam fiyatı gibi fatura bilgileri için satırlar ve sütunlar oluşturmanızı kolaylaştırır.
Word'deki tablo özelliği ayrıca hesaplamalar yapmanızı sağlar. Satın alınan bir ürünün toplam fiyatını manuel olarak hesaplamak yerine, miktarı fiyatla çarpmanız yeterlidir. Bundan sonra, toplam faturayı bulmak için tüm ara toplamları hesaplayabilirsiniz
Adım 10. Toplam faturayı, faturanın sağ tarafına, ürün başına fiyatın hemen altına yazın
Daha kolay görüntüleme için toplam faturalandırmayı kalın yazabilirsiniz.
Satış vergisi alıyorsanız, tüm mal/hizmetlerin bir ara toplamını gösterin, ardından faturalanan vergiyi not edin ve vergi değerinin soluna vergi yüzdesini ekleyin. Bundan sonra, toplam faturayı altına yazın
Adım 11. Ödeme kurallarını dahil edin
Ödeme kurallarını fatura bilgilerinin üstünde veya altında görüntüleyebilirsiniz. Yaygın olarak kullanılan bir ödeme kuralı, "fatura geldiğinde öde"dir. "vadesi 14 gün", "30 gün sonra" veya "60 gün sonra".
Faturanın altına nasıl ödeme yapacağınızı açıklayan bir not, genel bilgiler veya hizmetinizi kullandığınız için teşekkür eden bir müşteri eklemek isteyebilirsiniz
Adım 12. Faturayı, anlaşılması kolay ve faturanın türünü açıklayan bir adla kaydedin
Ayrıca şirket adını, fatura numarasını ve müşteri adını da ekleyebilirsiniz.
İpuçları
- Fatura belgesini kaydettikten sonra yeni fatura oluştururken "Mevcuttan yeni" fonksiyonunu kullanarak başka bir fatura oluşturmak için belgeyi şablon olarak kullanabilirsiniz. Ayrıca faturaları ileride kullanmak üzere.dot veya.dotx şablon formatında kaydedebilirsiniz.
- Faturaları ve diğer bilgileri görüntülemenin başka bir yolu, bir Microsoft Excel çalışma kitabı oluşturmak ve faturadan dosyaya Word biçiminde bir bağlantı yapıştırmaktır. Çalışma kitabını güncellediğinizde, yapıştırılan çalışma sayfasına sağ tıklayın ve değişiklikleri görmek için "Bağlantıyı Güncelle"yi seçin.
