Birçok şirket, departman veya şirket genelindeki maliyetleri izlemek için Microsoft Excel'i kullanır. Şu anda Excel, Windows işletim sistemli bilgisayarlarda varsayılan program haline gelmiştir. Böylece faturalarınızı izlemek için bu programı kullanabilirsiniz. Masrafları takip etmek için kullanabileceğiniz Microsoft ve diğer sitelerden bir dizi şablon (baskı) vardır. Excel'in en son sürümlerinde bile bu şablonlar programda zaten mevcuttur. Faturaları Excel'de izlemek için kendi çalışma sayfalarınızı da oluşturabilirsiniz. Bu makale her iki yolu da tartışacaktır.
Adım
Yöntem 1/2: Bir Excel Şablonu Kullanma
Adım 1. Varsayılan Excel şablonunu seçin
Excel'in en son sürümü, kişisel harcamaları izlemek için şablonlar ve genel ticari işlemler için şablonlar içerir. Excel'de giderleri izlemek için bu şablona erişebilir ve kullanabilirsiniz.
- Excel 2003'te, "Dosya" menüsünden "Yeni"yi seçin. "Şablonlar" iletişim kutusunu açmak için "Yeni Çalışma Kitabı" görev bölmesinden "Bilgisayarımda"yı seçin.
- Excel 2007'de, " Yeni Çalışma Kitabı " iletişim kutusunu getirmek için " Dosya " menüsünden " Yeni " öğesini seçin. Sol bölmedeki "Şablonlar" menüsünden "Yüklü Şablonlar" seçeneğini seçin. Orta bölmedeki "Yüklü Şablonlar"dan "Kişisel Aylık Bütçe"yi seçin ve "Oluştur"u tıklayın.
- Excel 2010'da "Dosya" etiketine tıklayın, ardından "Dosya" menüsünden "Yeni"yi seçin. "Kullanılabilir Şablonlar" panelinin üst kısmından "Örnek şablonlar"ı seçin, ardından örnek şablonlar görünümünden "Kişisel Aylık Bütçe"yi seçin ve "Oluştur"u tıklayın.
Adım 2. Çevrimiçi bir şablon seçin
Microsoft Excel'in yerleşik kişisel bütçe şablonu harcamalarınızı takip edemiyorsa, internette bulunan şablonları kullanmayı deneyin. Üçüncü taraf sitelerden şablonlar indirebilir veya Microsoft Office Online'a bağlanmak için Excel'i kullanabilirsiniz.
- Excel 2003'te, https://office.microsoft.com/en-us/templates/ adresindeki Microsoft Office Online kitaplığından uygun şablonu seçebilirsiniz. (Burada, Excel'in önceki sürümleri için de şablonlar bulabilirsiniz.)
- Excel 2007'de, "Yeni Çalışma Kitabı" iletişim kutusunun Microsoft Office Online bölümünden "Bütçeler"i seçin. Çevrimiçi Office şablon kitaplığına bağlanmak için internet bağlantınız olmalıdır.
- Excel 2010'da, Kullanılabilir Şablonlar bölmesinin Office.com bölümünden "Bütçeler"i seçin. Çevrimiçi Office şablon kitaplığına bağlanmak için internet bağlantınız olmalıdır.
Adım 3. Bilgileri uygun hücrelere girin
Girilen bilgiler, kullanılan çalışma sayfası şablonuna bağlıdır.
Adım 4. Çalışma sayfanızı kaydedin
Şablon tarafından sağlanan çalışma sayfasının adını kullanabilir veya istediğiniz bir ad girebilirsiniz. Veya çalışma kağıdının adını ve üretim yılını basitçe yazabilirsiniz.
Yöntem 2/2: Harcamaları İzlemek için Kendi Çalışma Sayfanızı Oluşturun
Adım 1. Excel'i açın
Adım 2. Çalışma sayfası için A1 hücresine bir ad girin
“Kişisel Bütçe”, “Kişisel Harcama İzleme” veya benzeri bir ad kullanın. (İsim yazarken tırnak işareti kullanmayınız. Burada örnekleri belirtmek için tırnak işaretleri kullanılmıştır).
Adım 3. 2. satır sütun başlıklarını girin
Burada kullanabileceğiniz bazı isimler ve sıralar, "Tarih", "Ödendi", "Not", "Gider", "Gelir" (veya "Kazanç" veya "Para Yatırma") ve "Bakiye" bulunmaktadır. Bu başlıkları A2'den G2'ye kadar olan hücrelere girin ve sütun genişliğini tüm metin görünecek şekilde ayarlayın.
Sütun başlıklarını ve başlıklarını ayarladıktan sonra, sayfayı aşağı kaydırdığınızda sütun başlıklarının üstte olması için " Bölmeleri Dondur " özelliğini kullanın. Bölmeleri Dondur seçeneği, Excel 2003 ve sonraki sürümler için "Görünüm" menüsünde ve Excel 2007 ve 2010 için "Görünüm" menü şeridindeki "Pencere" grubundadır
Adım 4. 3. hücre satırına ilk gideri girin
Adım 5. G3 hücresine bakiye formülünü girin
Bu ilk bakiye girişi olduğu için bakiye, gelir ve giderler arasındaki farka göre belirlenecektir. Bunun nasıl belirleneceği, bütçeyi gider tarafından veya sahip olduğunuz nakitten görme arzunuza bağlıdır.
- Giderleri göstermek için özel bir çalışma sayfası istiyorsanız, bakiye formülünüz =E3-F3'tür; burada E3, gider bakiyesini içeren hücredir ve F3, gelir dengesi hücresidir. Bu şekilde giderleriniz gelirinizden fazla ise toplam giderleriniz pozitif bir rakama sahip olacak ve bu da anlamanızı kolaylaştıracaktır.
- Sahip olduğunuz parayı göstermek için özel bir çalışma sayfası istiyorsanız, bakiye formülü =F3-E3'tür. Böylece, eldeki nakit giderlerden fazlaysa çalışma kağıdı pozitif nakit akışı, giderler gelirden fazlaysa negatif olacaktır.
Adım 6. 4. hücre satırına ikinci maliyet girişini girin
Adım 7. G4 hücresine bakiye formülünü girin
İkinci ve sonraki girişlerin bakiyesi cari bakiyeyi kaydedeceğinden, ortaya çıkan gider ve gelir farkını önceki girişteki bakiyeye eklemeniz gerekir.
- Çalışma sayfasının özel olarak giderleri görüntülemesini istiyorsanız, bakiye formülü =G3+(E4-F4) şeklindedir, yani G3 önceki bakiyeyi içeren hücredir, E4 giderleri içeren hücredir ve F4 geliri içeren hücredir.
- Çalışma sayfasının eldeki nakit miktarını görüntülemesini istiyorsanız, bakiye formülü =G3+(F4-E4)'tür.
- Maliyetler ve gelirler arasındaki farkı gösteren formüldeki parantezler aslında gerekli değildir. Formül kavramının netleşmesi için yazdık.
- Tüm girişler tamamlanana kadar bakiye değeri hücresini boş bırakabilirseniz, lütfen formülde EĞER kelimesini kullanın, böylece tarih girdiğinizde bakiye hücresi değeri göstermez. Çalışma sayfasının yükü izlemesini istiyorsanız, ikinci giriş için bu yöntemin formülü =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) ve =IF(A4="", "", G3+(F4-E4)) eldeki nakit akışını izlemek için bir çalışma kağıdı istiyorsanız. (Giderleri ve geliri çevreleyen parantezler hariç tutulabilir, ancak dış parantezler atlanamaz.)
Adım 8. Bakiye formülünü G sütunundaki (Bakiye sütunu) başka bir hücreye kopyalayın
G3 hücresine sağ tıklayın ve açılır menüden "Kopyala"yı seçin. Ardından alttaki hücreye gidin. Seçili hücreye sağ tıklayın ve açılır menüden "Yapıştır"ı seçerek formülü seçili hücreye yapıştırın (Excel 2010'da, açılır menüden "Yapıştır" veya "Formülleri Yapıştır" seçeneğini seçin.) Formül, geçerli satırın maliyet, gelir ve tarih referanslarını (kullanılıyorsa) belirtmek için hücre referanslarını otomatik olarak günceller ve geçerli satırın üzerindeki satırın referans bakiyesi.
Adım 9. Çalışma sayfasını kaydedin
Çalışma sayfanıza net bir ad verin, örneğin “Cost Monitoring.xls” veya “Kişisel Bütçe.xls”. ile bir çalışma sayfası oluşturma yöntemiyle aynı şekilde dosyanın adını ve yılını girebilirsiniz. (Yine, sadece örnek dosya adlarını açıklığa kavuşturmak için yazdığımız gibi tırnak işaretleri kullanmanıza gerek yoktur. Dosya uzantısı türünü yazmanıza gerek yoktur, çünkü Excel otomatik olarak yazacaktır.)
Excel 2003 ve önceki sürümleri, çalışma sayfalarını ".xls" biçiminde kaydederken, Excel 2007 ve 2010, çalışma sayfalarını daha yeni XML tabanlı ".xlsx" biçiminde kaydeder. Ancak, en son Excel ayrıca dosyaları ".xls" biçiminde kaydetme seçeneğine de sahiptir. Birden fazla bilgisayarınız varsa ve bu çalışma sayfasını hepsine kaydetmeyi planlıyorsanız, bilgisayarınızda Excel 2003 veya önceki bir sürüm varsa eski biçimi kullanın. Tüm bilgisayarlarınızda en az Excel 2007 varsa en son biçimi kullanın
İpuçları
- Girilen yazımın doğru olması için gider ve gelir kategorilerinde " Otomatik Tamamla " kullanın.
- Ödenmemiş, ödenmiş ve gelecekteki maliyetleri ayırt etmek için kalın, metin rengi veya hücre gölgeleme kullanabilirsiniz.
- Formüllerin veya sütun başlıklarının yanlışlıkla değişmesini önlemek için hücrelerin değişmesini önlemek iyi bir fikirdir. Değiştirmek istediğiniz hücreleri seçin (tarih, alacaklı kategorisi, gider, gelir ve not) ve bu hücrelerin kilidini açın, ardından tüm çalışma sayfasına koruma uygulayın.
