Memorandum, şirket çalışanları arasındaki iç iletişim için kullanılan bir belge türüdür. Notlar, doğru yazıldığında işlerin akmasına yardımcı olabilecek, iş dünyasının zaman içinde test edilmiş bir yönüdür.
Adım
Bölüm 1/3: Dil ve Format Seçme
Adım 1. Aşırı gündelik dil kullanmaktan kaçının
Genel olarak, notun dili açık ve basit ancak profesyonel olmalıdır. Nottaki gündelik konuşma tonundan kaçınmalısınız.
- Örneğin, “Herkese merhaba! Çok şükür bugün Cuma ha? Önemli bir iş meselesi hakkında konuşmak istiyorum."
- Bunun yerine doğrudan "Bir Proje Z ilerleme raporunu paylaşmak istiyorum" noktasına gelin.
Adım 2. Duygusal dilden kaçının
Ayrıca nötr bir ton kullanmaya çalışmalı ve duygusal dilden kaçınmalısınız. İddiaları desteklemek için gerçekleri ve kanıtları belirtmeye çalışın.
- Örneğin, "Cuma günleri rahat giyinmemize izin verilseydi, hepimiz çok daha mutlu olurduk" gibi iddialardan kaçının.
- Bunun yerine, çalışanların kıyafet seçmesine izin verildiğinde moralin yükselip yükselmediğine dair çalışma bilgilerine bakın ve bu bilgiyi notta belirtin.
Adım 3. Sinyal cümleleri kullanın
Kanıt veya kaynaklardan alıntı yapmak istiyorsanız, okuyucunun ne yaptığınızı bilmesini sağlayan bir dil kullandığınızdan emin olun.
Örneğin, “Bulgularımıza göre…” veya “EPA tarafından tamamlanan araştırma şunu gösteriyor…” ifadesini deneyin
Adım 4. Uygun modeli ve yazı tipi boyutunu seçin
Notların okunması kolay olmalıdır. Bu nedenle, küçük yazı tiplerini kullanmaktan kaçının, varsayılan boyut 11 veya 12'dir.
Ayrıca Times New Roman gibi basit bir yazı tipi seçmelisiniz. Comic Sans gibi “komik” yazı tiplerini denemenin zamanı değil (bu yazı tipini seçtiğiniz için gülebilirsiniz)
Adım 5. Standart kenar boşluklarını kullanın
Bir iş notu için tipik kenar boşluğu 1 inç veya 2,54 cm'dir, ancak bazı kelime işlem programları biraz daha geniş kenar boşluklarına sahip not şablonları hazırlamıştır (örneğin, 1,25 inç veya 3,18 cm).
Adım 6. Tek bir boşluk seçin
İş notları genellikle çift boşluk kullanmaz. Not defteri sayfasını küçük tutmak için tek boşluk bırakmayı düşünün, ancak paragraflar veya bölümler arasına boşluk ekleyin.
Paragraf girintileri genellikle gerekli değildir
Bölüm 2/3: İş Notu Yazmaya Hazırlanma
Adım 1. Notun gönderilmesi gerekip gerekmediğine karar verin
Ekibinizdeki birkaç kişiyle önemli iş konularını paylaşmanız gerekiyorsa, bir not göndermek iyi bir fikirdir. Örneğin, yalnızca bir kişiyle iletişim kursanız veya yazışmaların kaydını tutmak isteseniz bile notlar gönderilebilir.
- Ancak bazı durumlarda doğrudan ilgili kişiyle konuşmak daha etkilidir.
- Ayrıca, bazı bilgiler bir notta gönderilemeyecek kadar hassas olabilir.
Adım 2. Notu yazma amacını belirleyin
Notların içeriği ve ayarları amaca göre değişir. Çoğu not türü aşağıdaki nedenlerle yazılır:
- Bir fikir veya çözüm önermek. Örneğin, fazla mesai programlarıyla ilgili bir sorunu nasıl çözeceğinizi biliyorsanız, fikir bir notta yazılabilir ve patronunuza gönderilebilir.
- Emir vermek. Örneğin, kısa notlar göndermek, departmanınızın ev sahipliği yaptığı bir konferansın sorumluluğunu devretmek için etkili bir yoldur.
- Raporlar için. Ayrıca iş arkadaşlarınıza son olaylar hakkında bilgi vermek, bir projeyle ilgili güncellemeleri bildirmek, ilerleme raporları sağlamak veya araştırma bulgularını bildirmek için notlar gönderebilirsiniz.
Adım 3. Konuyu daraltın
Birden fazla projeyi yönetiyor olabilirsiniz ve iş arkadaşlarınıza, patronlarınıza veya müşterilerinize işlerin ilerleyişi hakkında notlar göndermeye istekli olabilirsiniz. Ancak, iş notlarının yalnızca bir konuya odaklanması gerektiğini unutmayın.
Meşgul kişilerin hızlı okuması için kısa, net ve kolay notlar olmalıdır. Bu nedenle, önemli bilgilerin göz ardı edilmesine izin vermeyin. Odaklanmış notlar, mesajınızın alındığından ve anlaşıldığından emin olmanıza yardımcı olur
Adım 4. İzleyiciyi düşünün
İş notunun içeriği, stili ve tonu hedef kitle tarafından belirlenir. Bu nedenle, notu kimin alacağını dikkatlice düşünün.
Örneğin, bir iş arkadaşınıza ofisteki biri için sürpriz bir parti planlamakla ilgili bir not, aylardır yaptığınız bir soruşturmanın sonuçları hakkında bir süpervizöre gönderilen bir nottan farklıdır
Bölüm 3/3: İş Notu Oluşturma
Adım 1. Etiketleyin
Birçok ticari yazışma türü vardır. Notların standart yolu, belgeyi açıkça etiketlemektir.
- Örneğin, sayfanın en üstüne “Memo” veya “Memorandum” yazın.
- Konum ortalanabilir veya sola hizalanabilir. İlham almak için aldığınız iş notlarını inceleyin ve formatı kopyalayın.
Adım 2. Bir başlık yazın
Notun ilk kısmı önemli noktaları içermelidir. Her bileşenle ilgili ayrıntılı bilgi bir sonraki adımda açıklanacaktır.
- TO: notu alan kişilerin adlarını ve unvanlarını yazın.
- KİMDEN: tam adını ve unvanını yazın.
- TARİH: Tam ve doğru tarihi yazınız, yılı unutmayınız.
- KONU: notun içeriğinin kısa ve özel bir açıklamasını yazın.
- Konunun genellikle "Re:" veya "RE:" ile gösterildiğine dikkat edin (her ikisi de ilgili anlamına gelir).
Adım 3. Alıcı listesini dikkatlice seçin
Bilgiye veya gelişmelere ihtiyacı olan herkesi dahil ettiğinizden emin olun. Notların dağıtımını bilmesi gereken kişilerle sınırlayın.
- İş açısından, yalnızca birkaç kişinin ilgili veya ilgili olduğu durumlarda ofisteki herkese not göndermek akıllıca değildir.
- İnsanlar çok sayıda not tarafından boğulacak ve ilgisiz notları görmezden gelme veya sadece gözden geçirme eğiliminde olabilir.
Adım 4. Alıcı listesindeki kişiler için doğru adları, unvanları ve unvanları kullanın
Siz ve patronunuz günlük olarak aşina olsanız da, yazılı yazışmaları resmi tutmak en iyisidir. Örneğin, belki patronunuzu sadece ofis koridorunda buluştuğunuzda adıyla selamlıyorsunuz, ancak notlar için onu “Bayan Riana” veya “Dr. Riana.
Yazdığınız bilgilerin alıcı listesindeki herkese yönelik olduğunu unutmayın. Bu nedenle, tam adı ve unvanı yazın
Adım 5. Harici notta hitap ettiğiniz kişinin unvanını bulun
Ofis dışından birine not gönderiyorsanız, uygun selamlamayı tanımlamanız önemlidir. Söz konusu profili aramak için zaman ayırın, kişisel bilgiler genellikle şirket web sitesinde açıklanır.
- Örneğin, derecenin bir doktora olup olmadığından şüphe duyuyorsunuz. Evet ise, genellikle doğru selamlama Dr. x
- Onun pozisyonu nedir? Müdür yardımcısı mı yoksa dekan mı? Eğer öyleyse, notta belirttiğinizden emin olun.
Adım 6. Konuyu dikkatlice yazın
Konunun kısa, net ve çok genel olmadığından emin olun.
- Örneğin, “Yeni İş” konusu belirsiz görünüyor ve biri dosyayı haftalar veya günler öncesinden arıyorsa, notlarınızdan hangisinin olduğuna karar vermekte zorlanabilir.
- Daha iyi bir konu, "Müşteri Tabanı Genişletme Araştırması İlerleme Raporu" gibi bir şey olabilir.
Adım 7. Selamlamayı atlamayı düşünün
Mesaja "Sevgili" gibi bir selamlama ile başlamak isteyip istemediğinizi seçmekte özgürsünüz. Bayan Wardani” veya “Sevgili. Meslektaşlar." Ancak, bir iş notunda selamlamanın beklenmediğini unutmayın.
Notlar, önemli bilgileri aktarmanın hızlı ve etkili bir yoludur ve dinleyiciler, notu kimin aldığını ve gönderdiğini açıkça bilir
Adım 8. Girişi oluşturun
Notu yazma ve gönderme amacınızı açıklayın.
Örneğin, “Size şunu bildiriyorum…”. Giriş, notun içeriğinin bir özetini sağlamalıdır
Adım 9. Giriş bölümünü kısa tutun
İlk bölümde tüm ayrıntıları ve/veya kanıtları sunmaya gerek yoktur.
Birkaç cümle veya kısa bir paragraf yeterli olacaktır
Adım 10. Not gövdesi ayarlarını tanımlayın
Girişten sonra, bir iş notu genellikle sonuçtan önce iki ila dört ek paragraf içerir. İçerik ve ayarlar konuya bağlıdır.
Örneğin, bilgileri önem sırasına göre düzenleyebilirsiniz. Veya bir süreci tanımlarsanız, notun gövdesini sürecin aşamalarına uyacak şekilde bölün
Adım 11. Altyazı eklemek isteyip istemediğinize karar verin
İş notları net bölümlerden oluşmalıdır. Genellikle iş notları, alıcının bilgileri kolayca okuyabilmesi ve sindirebilmesi için net bir şekilde bölünür. Alt bölümleri etiketleyerek madde işaretlerini anlamalarına yardımcı olabilirsiniz.
Adım 12. Belirli bir altyazı yazın
Her alt bölümün odağının alıcı için net olduğundan emin olun.
Örneğin, planlanan bir ofis taşıma hakkında bir not yazarken şu alt bölümleri ekleyin: “Genel Merkez Ofisimiz İçin Yeni Yer”, “Ofis Malzemeleri için Önemli Talimatlar” ve “Ofis Taşınması Tamamlama Takvimi”
Adım 13. Konu cümlesini ana paragrafa dahil edin
Her alt bölümün veya paragrafın ilk cümlesi, bölümün ana noktasını aktarmalıdır.
Notun her paragrafı veya bölümü yalnızca bir fikre odaklanmalıdır
Adım 14. Madde işaretlerini kullanmayı düşünün
Önemli noktaları vurgulamak istiyorsanız, madde işaretleri veya listeler çok yardımcı olabilir. Bu biçim, okuyucuları önemli noktalara dikkat etmeye teşvik eder ve notları daha hızlı ve verimli bir şekilde okumalarına yardımcı olur.
Adım 15. Notu kısa tutun
Genel olarak, iş notları bir ila iki sayfadan uzun değildir.
Bu standart sayfa sınırı, genellikle bölümler arasında fazladan satır olmayan tek aralıklı belgeler içindir
Adım 16. Bir özet paragrafına ihtiyacınız olup olmadığına karar verin
Genel olarak, notlar, özellikle bir sayfadan kısaysa, bir özet gerektirmez.
Ancak, açıklanan bilgiler karmaşıksa veya not normalden uzunsa, önemli noktaların bir özetinin olması yararlı olur
Adım 17. Bir sonuç bölümü veya paragrafı girin
Bir özet nota ihtiyacınız olmasa bile, yine de onu bir kapanış cümlesiyle bitirmelisiniz. Aşağıdakileri düşünün:
- Notun ana mesajı nedir? Alıcının bir şey yapmasını istiyor musunuz? Herhangi bir günden daha geç olmamak üzere yanıt vermeleri gerekiyor mu? Evet ise, açıkça belirtin.
- Herhangi bir işlem gerekmiyorsa, "Daha fazla tartışmaktan memnuniyet duyacağım" veya "Herhangi bir sorun veya soru için lütfen benimle iletişime geçin" gibi basit bir kapanış cümlesi ekleyin.
Adım 18. İsterseniz imzalayın
Genellikle notun sonuna bir isim veya imza eklemeye gerek yoktur. Ancak, alanınızdaki diğer not örneklerini takip etmenin en güvenli olduğunu unutmayın.
- Diğeri resmi olarak sona eriyorsa (örneğin, “Saygılarımızla Dr. Sari), örneği takip edin.
- İmza gerektirmese de, belgenin sonuna adınızın baş harflerini eklemeniz gerekebilir.
Adım 19. Herhangi bir ek olup olmadığını belirtin
Not ayrıca tablolar, grafikler veya raporlar gibi ekler de içeriyorsa, notun sonunda eklerden bahsettiğinizden emin olun. Örneğin, "Ekli: Tablo 1".
- Ayrıca, notun gövdesindeki eke de başvurmalısınız.
- Örneğin, yaklaşan bir ofis değişikliğini çalışanlara bildirmek için aşağıdaki gibi bilgiler yazabilirsiniz: “Taşıma sürecini bu çeyreğin sonuna kadar tamamlamayı planlıyoruz. Daha ayrıntılı bir program için ekteki Tablo 1'e bakın.
Adım 20. Dikkatlice yazılmış notu tekrar okuyun
Göndermeden önce tekrar okuyun ve düzeltin. Cümlenin dil bilgisinin doğru olduğundan, yazım yanlışları veya noktalama işaretleri kullanılmadığından ve içeriğin kolay anlaşılır olduğundan emin olun.
- Zamanlama bir sorun değilse, ilk düzeltmeden sonra teslimatı ertelemeyi düşünün. Notu bir veya iki saat sonra tekrar okursanız, başlangıçta gözden kaçan hataları bulabilirsiniz.
- Not hassas bilgiler içeriyorsa, notu sizin için kimlerin inceleyebileceğini ve içeriğinin nihai onayını verebileceğini görmek için şirket politikalarını kontrol edin.
