İşten ayrılmaya ve yeni bir yere taşınmaya karar verdiğinizde, istifa niyetinizi en az iki hafta önceden bildirmeniz gerekir. Patronunuza teslim etmek için kibar ama sağlam bir istifa mektubu yazmayı öğrenmek için okumaya devam edin.
Adım
Bölüm 1/3: Ne Söylemeli ve Nasıl Söylemeli
Adım 1. Açık ve özlü bir açıklama yapın
Bildirim mektubunuzun ilk satırı, iki haftalık sürenin sonunda görevinizden ayrılacağınızı açıkça belirtmelidir. Daha uzun kalmak istediğiniz izlenimi verebilecek veya doğru teklifle fikrinizi değiştirebilecek cümleler kullanmayın.
- İyi bir örnek: "Bu mektup, [iş adı] olarak [şirket adı]'ndan [istifa tarihi] tarihinden itibaren geçerli olmak üzere istifa ettiğimin resmi bir bildirimidir."
- İyi bir örnek: "[şirket adı]'ndan [iş adı] olarak, [bugünkü tarihten] iki hafta sonra geçerli [istifa tarihi] olarak istifa ediyorum.
- Kötü örnek: "[iş adı] pozisyonumdan ayrılmak niyetindeyim. Lütfen sizin için en uygun zaman diliminin ne zaman olduğunu bana bildirin."
- Kötü bir örnek: "Her şey beklendiği gibi giderse, iki hafta sonra bu şirketteki görevimden istifa etmeyi düşünüyorum."
Adım 2. Patronunuza en az iki hafta verin
Bugün, çoğu çalışanın iki hafta önceden istifa mektubu göndermesi gerekmiyor, ancak yine de profesyonel nezaket olarak kabul ediliyor.
- İki haftadan daha erken bırakırsanız, gelecekteki işvereniniz onlara aynısını yapıp yapmayacağınızı merak edebilir.
- Şirketiniz şu anda özellikle yoğun bir döneme giriyorsa, sadece iki hafta yerine "dört hafta önceden haber vermeyi" düşünebilirsiniz.
- Üst düzey yöneticiler ve daha yüksek seviyelerdeki çalışanlar da iki haftadan daha uzun süre önceden haber vermeyi düşünmelidir. Genel bir kural olarak, pozisyonunuza ayrılan tatil süresi miktarına eşit bir süre ayırın. Örneğin, pozisyonunuz size üç hafta izin veriyorsa, önceden "üç hafta önceden haber vermelisiniz".
Adım 3. İstifanızın arkasındaki nedenleri belirtmekten kaçının
Bu, özellikle nedenleriniz biraz sorunluysa önemlidir, ancak şirketten iyi şartlarda ayrılmak isteseniz bile, bu nedenleri resmi bir istifa mektubunda belirtmekten yine de kaçınmalısınız.
- Ancak, doğrudan sağlamanız istendiğinde bu nedeni belirtmeniz gerekir.
- Ayrıca, neden ayrılmayı planladığınızı kesinlikle soracak olan denetçiler ve iş arkadaşlarınızla paylaşmak için bir neden sağlamalısınız. Bu muhakemenin resmi bir mektuba dahil edilmesi gerekmez, ancak şahsen sorulduğunda hazırlıklı olmak yine de yararlıdır.
Adım 4. Hem resmi hem de arkadaş canlısı olun
Bildirim mektubunuzun genel tonu profesyonel olmalı, ancak soğuk veya sert olarak karşılaşacağınız kadar profesyonel olmamalıdır. Genellikle mektubu, patronunuzla şimdiye kadar yaşadığınız en dostça ses tonuyla yazmalısınız.
- Patronunuzla iletişiminiz her zaman katı bir profesyonel yapı izliyorsa, bildirimlerinizde bu tonu takip edin. Öte yandan, patronunuzla daha kişisel bir şekilde iletişim kuruyorsanız, daha kişisel bir ton kullanmaktan korkmayın. Sıradan ve anlamsız olmadığı sürece kişisel bir ton hala uygundur.
- İyi bir örnek: “Sizinle çalışırken bana verilen deneyim ve gelişim için çok minnettarım.”
- Kötü örnek: "ABC Şirketine en yüksek saygıyı sürdürmeye devam ettiğimi ve bu şirketteki herhangi bir üst veya iş arkadaşıma karşı kötü niyetim olmadığını kayıtlara geçmek için resmi olarak onaylıyorum."
- Kötü örnek: “Her şey için teşekkürler!”
Adım 5. Olumlu bir ton ayarlayın
Bu mektup, personel klasörünüzdeki son belge olacaktır, bu nedenle iyi bir izlenim bırakmalıdır. Ayrıldığınız işten nefret etseniz ve artık şirketteki kimseyle bir şey yapmak istemiyorsanız bile, köprüleri yakmak yerine geride bırakmalısınız.
- Gelecekteki işvereniniz önceki işvereninizle iletişime geçse ve olumlu bir istifa mektubu bıraktığınızı duyarsa, sizin için iyi bir izlenim bırakacaktır. Dosyanızı almaktan sorumlu eski şirket çalışanının sizin hakkınızda fazla bir şey bilmemesi de yararlıdır.
- İstifa mektubunuzda asla şirketteki kimseyi kötülemeyin veya şirketin işleyişini eleştirmeyin.
Adım 6. Patronunuza teşekkür edin
Patronunuza şirkette çalışma fırsatını ve deneyimini verdiği için teşekkür ederek bir veya iki cümle girin. Eksileri artılarından çok daha fazla olsa bile her iş kişinin hayatına katkıda bulunur.
- İş deneyiminiz çoğunlukla olumluysa, minnettarlığınızın gösterildiğinden emin olun. Aşağıdakine benzer bir şey yazın, “Geçtiğimiz üç yıl için size ne kadar teşekkür etsem az. Beklediğimden çok daha fazlasını öğrendim ve nezaketiniz ve sabrınız için gerçekten minnettarım."
- İş deneyiminiz çoğunlukla olumsuzsa, genel bir teşekkür notu verin. Şuna benzer bir şey deneyin: "Ayrıca, bana son üç yıldaki deneyimimi verdiğiniz için teşekkür etmek istiyorum."
Adım 7. Patronunuza büyük projeleri tamamlamayı düşündüğünüzü söyleyin
Son bir sadakat ve sorumluluk eylemi olarak, yardımınız olmadan başarısız olabilecek bekleyen veya mevcut projeleri kaydetmeli ve projeyi tamamlayacağınıza ve şirketi zor durumda bırakmayacağınıza söz vermelisiniz.
- Devam eden projeler ve başkası tarafından ele alınabilecek küçük projeler hariç tutulabilir.
- Bu, patronunuz üzerinde iyi bir izlenim bırakacaktır, bu nedenle patronun, istendiğinde gelecekte başka bir patron için size iyi bir tavsiyede bulunmaya istekli olması daha olasıdır.
Adım 8. İstifa sonrası destek sunun
Siz ayrıldıktan sonra şirket farklı bir iş akışına geçtiği için bazı aksaklıklar olacaktır. İstifa mektubunuzda, iş sözleşmeniz sona erdikten sonra bile şirkete geçiş sürecinde yardımcı olmayı teklif edin.
Şirketin herhangi bir sorunuz olduğunda sizinle iletişim kurmak için kullanabileceği bir telefon numarası ve/veya e-posta adresi sağlayın
Adım 9. Bir teşekkür notu ile kapatın
Mektubun başında ona teşekkür etmiş olsanız bile, minnettarlığınızı yeniden ifade ederek mektubu kapatmak akıllıca bir fikirdir.
Örnek: "Benim için yaptığınız her şey için size ve ABC Şirketi personeline her zaman minnettar olacağım."
Bölüm 2/3: Harf Oluşturma
Adım 1. Bir e-posta değil, bir mektup yazın
Bir istifa bildirimi gönderirken, bunu bir e-posta yerine daktilo edilmiş ve basılı bir mektupla yazmalısınız. Bu mektup doğrudan amirinize sunulmalıdır.
- E-posta yazmak daha kolay ve hızlı gibi görünse de, genellikle daha az profesyonel olarak kabul edilir ve genellikle sevilmez.
- Bildirim mektubunuzu posta veya ofisinizin dağıtım sistemi ile göndermeyiniz. Bu, gecikmelere neden olur ve patronunuz mektubu aldığında, planladığınız iki haftanın yarısı geçmiş olabilir.
Adım 2. Sol üst köşeye tarihi yazın
Resmi bir mektup yazarken standart olarak, sayfanın sol üst köşesine tarih-ay-yıl formatında tarih yazmalısınız. Ay harflerle, tarih ve yıl ise sayısal biçimde yazılmalıdır.
- Örnek: 26 Haziran 2013
- Sizinki işvereninizin adresiyle aynı olacağından, genellikle bir iade adresi eklemeniz gerekmediğini unutmayın. Ancak, tercih ettiğiniz buysa, şirket antetli kağıdını adresle birlikte kullanabilirsiniz.
Adım 3. Alıcının adresini eklemeyi düşünün
Şirketin antetli kağıdını kullanırsanız, bu şirketin içinden gönderilen bir mektup olduğundan alıcının adresini eklememeyi tercih edebilirsiniz. Ancak, mektubu özellikle patronunuza göndermenize izin verdiği için adresi eklemek iyi bir fikirdir.
- İlk cümleye patronunuzun unvanını ve tam adını yazın.
- Sokak adını sonraki satıra, şehir, eyalet ve posta kodunu sonraki satıra yazın.
- Alıcının tarihi ve adresi arasında bir satır atlayın. Alıcının adresi ile altındaki selamlama arasında bir satır daha atlayın. Adresin kendisi tek aralıklı olmalıdır.
Adım 4. Patronunuzu doğrudan bir selamlama cümlesiyle selamlayın
Mektubunuz “Sevgili. (işveren adı)”ve asla “Kiminle İlgili Olabilir” gibi belirsiz veya genel bir selamlama kullanmayın.
Bu yöntem biraz sıradan olsa bile, patronunuzu normalde yaptığınız gibi selamlamalısınız. Örneğin, patronunuzu genellikle adıyla selamlıyorsanız, “Sevgili. Jennifer." Patronunuzla ilişkiniz yalnızca profesyonelse, “Sevgili. Jennifer Smith'in annesi."
Adım 5. Mektubunuzun gövdesini yazın
Bu makalede verilen yönergelere göre mektubun metnini yazmaya başlamadan önce selamlamadan sonra bir satır atlayın.
- Gövdedeki her paragraf tek satır aralıklı olmalıdır, ancak her ayrı paragraf arasında boş bir satır olmalıdır. Ayrıca paragrafların girintili olması gerekmez.
- En fazla bir sayfada bir mektup yapın.
Adım 6. Sıcak bir örtü kullanın
Samimi ve pozitif bir havayı sürdürmek için, “Selamlar”, “Teşekkürler” veya “Saygılarımızla” gibi tipik bir sondan daha sıcak ve samimi görünen bir kapanış yapmalısınız.
-
Bazı kapak örnekleri şunları içerir:
- en sıcak selamlarım
- Başarın için büyük umutlarım var
- Şimdiye kadarki her şey için çok teşekkür ederim
- En içten teşekkürler ve en içten dileklerimle.
Adım 7. Adınızı yazın ve imzalayın
Kapanışın dört satır altına tam adınızı yazın ve kapak ile ad arasına bir imza koyun.
Bölüm 3/3: İstifa Mektubu Gönderme
Adım 1. İstifa mektubunuzu doğrudan işvereninize teslim edin
En profesyonel yol, istifa mektubunuzu patronunuza ilk defa ve şahsen teslim etmektir.
- Genellikle bir toplantı planlamanız gerekir, ancak küçük bir şirkette çalışıyorsanız ve patronunuzla yakın bir ilişkiniz varsa, ofisine habersiz gelebilirsiniz.
- Sohbeti gizli tutmak için içeri girdiğinizde kapıyı arkanızdan kapatın.
- İstifa mektubunu işverene sunun ve teslim ettiğinizde ne olduğunu açıklayın.
- Muhtemelen patronunuz durumu sizinle tartışacaktır. Mektup zaten size sorulan soruları yanıtlasa bile, her soruyu eksiksiz yanıtlayın.
- Odadan çıkarken teşekkür edin ve el sıkışın.
Adım 2. Mektubun bir kopyasını ihtiyacı olana teslim edin
Bu, şirkete göre değişir, ancak genellikle İnsan Kaynakları departmanı, amiriniz gibi bir kopyaya ihtiyaç duyacaktır.
İş arkadaşları, mentorlar, ekip üyeleri ve müşteriler istifanız konusunda kişisel olarak bilgilendirilmelidir. İstifa mektubunuzun onaylı bir kopyasına ihtiyaçları yoktur
Adım 3. Sonuna kadar sıkı çalışın
Mektubu yazarken ayrılmadan önce büyük projeleri tamamlamanız istenirse, projeleri tamamlamanız ve tamamlamanız gerekir.
- Randevu almasanız bile, işinizin son iki haftasında gevşeyemezsiniz. Geçiş herkes için zor olacak ve ayrıldığınız işveren için geçişi olabildiğince sorunsuz hale getirmek sizin profesyonel işiniz.
- Öte yandan, istifanızı açıkladığınız için şirketin size haksız davrandığından şüpheleniyorsanız, sizden faydalanmalarına veya insanlık dışı bir miktarda ekstra işle sizi çıldırtmasına izin vermeyin.
