Bankalar, sigorta şirketleri, devlet kurumları, şirketlerdeki işverenler ve hatta okullarla uğraşmış olmalısınız. Eğer öyleyse, birini bir şey yapmaya ikna etmeli veya bir şey yapmanıza yardım etmelisiniz. Sonuç üreten ikna edici veya ikna edici bir mektup nasıl yazılır? İşte ikna mektubunuzda kullanabileceğiniz bazı önemli fikirler.
Adım
Bölüm 1/4: Mektup Yazmaya Hazırlanmak
Adım 1. İyi fikirleri teşvik edin
Bir mektup yazmadan önce, ne istediğinizi, neden istediğinizi, neden iletilmesi gerektiğini ve buna karşı argümanları belirtin. Eldeki tüm fikirleri vurgulamak, mektubu hazırlamanıza ve konuyla ilgili konumunuzu tam olarak anlamanıza yardımcı olabilir.
- Bununla başlayın: “Okuyucularımı” “hedefim” olmaya ikna etmek istiyorum. “Okuyucularımı” ikna etmek istediklerinizle ve “amacım”ı onları ikna ettiğiniz şeylerle değiştirin.
- Yukarıdakiler açık ve net olduğunda kendinize sorun: Neden böyle? Okuyucularınızın istediğinizi yapmasını istemenizin nedenlerini listeleyin.
- Sebepleri belirledikten sonra, hangi düzeyin daha önemli olduğunu sıralayın. Tüm önemli ayrıntıları bir sütuna, ardından daha az önemli olanı diğerine koyun. Bu, zihninizi en alakalı ve dikkat çekici vurgu noktalarına kadar daraltmanıza yardımcı olacaktır.
Adım 2. Hedeflerinizi bilin
Tam olarak ne istediğinizi veya neye ihtiyacınız olduğunu bildiğinizden emin olun. Ne elde etmek istiyorsun? Bu ofis nasıl hareket etmeli?
Hedefleri tanımlarken sunabileceğiniz tüm olası çözümleri düşünün
Adım 3. Okuyucularınızı tanıyın
Okuyucularınızı analiz etmek ve anlamak, mektubunuzu nasıl çerçeveleyeceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır. Mümkünse, okuyucunun sizinle aynı fikirde olup olmayacağına, katılmayacağına veya tarafsız olup olmayacağına karar verin. Bu, argümanınızın her iki tarafına ne kadar ağırlık verileceğine karar vermenize yardımcı olacaktır.
- Mektupta hitap edebileceğiniz bir kişi bulmaya çalışın. Onlar kim, sana yardım etmek için hangi güçleri var? Şikayetinizi görmezden mi gelecekler? Onları nasıl selamlamalısınız? Kıdemli veya fonksiyonel pozisyonlardalar mı? Konumlarına göre konuşun.
- Okuyucuların konunuzla ilgili inançlarını ve önyargılarını ortaya çıkarmaya çalışın. Okurlarınızla aranızda ne tür anlaşmazlıklar çıkabilir? Bir karşı argümanı saygılı bir şekilde nasıl sunarsınız?
- Okuyucuların konunuzla ilgili endişelerini öğrenin. Harcamak için sınırlı fonları var mı? Konunuzdan doğrudan etkileniyorlar mı? Belgenizi değerlendirmek için ne kadar zamanları var?
- Okuyucularınızın onları ikna etmek için bir tartışmada ihtiyaç duyacakları kanıt türlerini düşünün.
Adım 4. Konuyu araştırın
Etkili bir ikna mektubu, durumu destekleyen kanıtlar ve olgusal bilgiler içerir. Birden fazla bakış açısını dikkate aldığınızdan emin olun. Sadece bakış açınızı araştırmayın; Ayrıca karşıt görüşlerden ve onları çevreleyen gerçeklerden de bahsedin.
- İddialarınızı desteklemek için gerçekleri, mantığı, istatistikleri ve anekdot kanıtlarını kullanın.
- Hemen muhalefetin haksız olduğunu söyleme. Bunun yerine, konumunuzun neden daha güçlü olduğunu ve dikkati hak ettiğini açıklarken saygılı olun.
Bölüm 2/4: Harfleri Biçimlendirme
Adım 1. Blok biçimini kullanın
İş mektuplarının özel bir formatı vardır. Format düzgün ve doğruysa okuyucuların fikrini en ufak bir şekilde değiştirmeyecektir. Ancak, biçim yanlış ve dağınıksa, üzerinizde kötü bir izlenim bırakacak ve potansiyel olarak çöpe atılacaktır.
- Çift aralıklı, blok paragraflar kullanarak başlayın.
- Her paragrafı sola hizalayın; başka bir deyişle, düzyazı veya denemelerdeki gibi paragrafları girintili yapmayın.
- Her paragraftan sonra bir satır boşluk bırakın.
- Genellikle Times New Roman veya Arial olmak üzere 12 boyutunda standart bir yazı tipi kullanın.
Adım 2. Antetli kağıdı doğru şekilde adresleyin
Adresinizi sol üst köşeye yazarak başlayın. Adınızı yazmayın – sadece cadde adını, şehri, alanı ve posta kodunu yazın. Her biri ayrı bir hatta olacak şekilde bir telefon numarası ve e-posta adresi de ekleyebilirsiniz. İngiltere'de yaşıyorsanız, adres sağa yazılmalıdır. Bir satırı tamamlayın.
- Tarihi yazın. Tam tarihi, ay adını ve yılı yazın. Bir satırı tamamlayın.
- “4 Haziran 2013”
- Alıcının adını ve adresini yazın. Mektubu göndermek için belirli bir taraf bulmaya çalışın. Bir satırı tamamlayın.
Adım 3. Mektuba bir selamlama veya selamlama ile başlayın
Genellikle "Sevgili" kelimesi ve ardından hitap edilen kişinin adı şeklindedir. Adı yazarken doğru yazdığınızdan emin olun. Buradaki ad, adres antetli kağıdında yazan adla aynı olmalıdır.
- Birini selamlarken, doğru unvanı veya rütbeyi (Pak/Madam/Dr./etc) ve ardından soyadını kullanın. Bir kadının nasıl çağrılmayı tercih ettiğinden emin değilseniz, "Bayan" yazmanız yeterlidir.
- Bundan sonra her zaman iki nokta üst üste ile takip edin.
- Selamlama ile ilk paragraf arasında bir satır tamamlayın.
- "Sevgili Doktor. Kahverengi:"
Adım 4. Mektubu bir kapanış ifadesi ile kapatın
Bir kapanış cümlesi seçerken kompozisyonunuzun tonunu düşünün ve düşünün. "Teşekkür ederim" gibi sözler oldukça standartken, "Selamlar" gibi diğer ifadeler daha samimidir. Kapak mektubunuzun resmi mi yoksa samimi mi olmasını istediğinize karar verin. Hangisini seçerseniz seçin, ilk kelime büyük harfle, sonraki kelime ise sade olmalıdır. Kapanışı virgülle takip edin.
- Daha resmi olmasını istiyorsanız "Saygıyla" kelimesini seçin. "Selamlar", "Selamlar", "Teşekkürler" veya "Saygılarımızla", iş e-postaları için standart kapanış sözleridir. "Selamlar", "Selamlar" veya "Görüşürüz" kelimeleri daha rahat ve samimi görünürken.
- Adınızı yazmadan önce imzanız için yer bırakmak için sonraki 4 satırı atlayın.
- "Teşekkürler,"
Bölüm 3/4: Mektup Yazma
Adım 1. Kısa ve öz
İkna edici bir mektup veya ikna kısa ve kibar olmalıdır. Meşgul insanlar nadiren bir sayfadan uzun veya ton sert olduğunda mektupları okurlar. Çok çiçekli sözler olmayın. Açık ve net cümleler kullanmaya çalışın. Anekdotlar da dahil olmak üzere çarpık ve gereksiz bilgiler sunmayın.
- Çok uzun cümlelerden kaçının. Güçlü bildirim cümleleri kullandığınızdan emin olun. Yazınız kısa, öz, öz ve okunması kolay olmalıdır.
- Paragrafları çok uzun sürüklemeyin. Okuyucunun ilgisini kaybedecek, ana noktadan sapacak veya amacınızın anlaşılmasını zorlaştıracak kadar çok bilgi sıkıştırmayın. İlgili bilgilere bağlı kalın ve yeni bir fikir veya noktayı iletmek istediğinizde paragrafları değiştirin.
Adım 2. Ana noktanızı ilk birkaç cümlede belirtin
Dostça bir açılış cümlesi ile başlayın, sonra konuya gelin. İlk iki cümlede ihtiyacınızı (mektubu yazmanın asıl amacı) belirtin.
Bu paragraf sadece 2-4 cümleden oluşabilir
Adım 3. İkinci paragrafta talebinizin önemini vurgulayın
Bu paragrafta endişenizi, talebinizi veya iddianızı özetleyin. Bu aşamada herhangi bir özel sebep, destek veya ana nokta belirtmediniz; bu aşamada konumunuzu, endişe veya talebin parametrelerini ve harekete geçmenin neden yeterince önemli olduğunu tam olarak açıklarsınız.
Mektubun gövdesini mantıklı, kibar ve gerçeğe dayalı tutmayı unutmayın. Aşırı duygusal bir dil kullanmaktan kaçının, mektubun gönderildiği kişi veya şirkete veya muhalefete karşı eylem talep etmeyin veya sert konuşmayın
Adım 4. Bir sonraki paragrafta başvurunuzu destekleyin
Sonraki birkaç paragraf, arka plan ve ayrıntılı bilgi sağlayarak konumunuzu haklı çıkarabilmelidir. Bu bilgilerin mantıklı, olgusal, gerekçeli, pratik ve meşru olduğundan emin olun. İsteğinizi yalnızca kişisel duygulara, inançlara veya arzulara dayandırmayın. Uzun hikayelerle okuyucuyu sıkmayın; noktaya hızlı ve doğru bir şekilde ulaşın. Bu hedefe ulaşmak için uygulayabileceğiniz birkaç farklı strateji vardır:
- Okuyucuların sempatisini ve mantığını çekmek için istatistik parçaları ve gerçekler sağlayın. İstatistiklerin ve gerçeklerin güvenilir ve saygın kaynaklardan geldiğinden ve verileri bağlam dışına çıkarmadan içtenlikle kullandığınızdan emin olun.
- Konuyla ilgili görüşünüzü destekleyen veya muhalefeti çürüten uzmanlardan alıntılar önerin. Bu uzmanlar kendi alanlarında saygı duyulan kişiler olmalı ve gerçekten de tartışılan konu hakkında fikir sahibi olmak için uygun becerilere sahip olmalıdır.
- Talebinizin kabul edilmesinin nedenlerini sunun. İnsanları istediğinizi yapmaya zorlamak etkili bir ikna tekniği değildir, ancak bir şeyin neden yapılması gerektiğine inandığınızı açıklarsanız, fikirlerini değiştirmeye yardımcı olabilir. Mevcut durumu ve neden değişmesi gerektiğini açıklayın.
- Konumunuzun ve uygulamanızın ayrıntılarını, özelliklerini ve sınırlamalarını sunun. Başvuru ile ilgili daha önce yapılan çalışmaları veya herhangi bir işlem yapılmamış veya yapılmamış olsa dahi tartışınız.
- Konumunuzla ilgili tanıklıklara örnekler verin. Konumunuzun neden önemli olduğuna dair sunulabilecek diğer kanıtları düşünün.
- Bir paragrafa ekleyebileceklerinizi ve eklemek istediklerinizi sınırlamayı unutmayın. Noktanızı ve durumunuzu netleştirin. Çok fazla ayrıntıyla aşırıya kaçmayın, ancak tüm önemli noktaları ekleyin. Yalnızca en alakalı istatistikleri, uzmanları ve tanıklıkları seçin.
Adım 5. Muhalefeti çağırın
İkna veya ikna etmenin en etkili yollarından biri muhalefete hitap etmektir. Okuyuculardan gelen herhangi bir itirazı, itirazı veya soruyu önceden tahmin edebilmelisiniz, böylece onlara mektupta cevap verebilirsiniz. Muhalefetle ortak noktanızı bulun veya kendi konumunuz için güçlü bir destek gösterin.
- Konumunuz ve muhalefet arasındaki farkları herkesin önünde kabul ettiğinizden emin olun. Saklamayın, çünkü argümanınızı zayıflatacaktır. Muhalefetle ortak değerlerinizi, deneyimlerinizi ve sorunlarınızı vurgulayın.
- Suçlayıcı ifadelerden kaçının. Bu, mektubu aşırı duygusal hale getirecek ve mantıksal çekiciliğinizi zayıflatacaktır. Aşırı olumsuz ve suçlayıcı bir tutum, muhalefetin de sizin düşüncenize katılmasını engelleyecektir.
Adım 6. Başvurunuzu yeniden onaylayarak mektubu kapatın
Mektubun sonunda isteğinizi veya görüşünüzü yineleyin. Bu, bir çözüm sunduğunuz veya eylem için yalvardığınız paragraftır. Okuyucuya bu yazışmayı telefon, e-posta veya şahsen takip edeceğinizi söyleyin.
- Mektubu, okuyucuyu sizin tarafınızda tutmaya ya da en azından sizin bakış açınızdan daha net görmeye ikna etmeye yardımcı olacak güçlü bir cümle ile bitirin.
- Kendi çözümlerinizi veya yardımlarınızı sunun. Uzlaşmayı kabul edin ya da ortada buluşun. Durumun üstesinden geldiğinizi veya hazır olduğunuzu gösterin.
Bölüm 4/4: Son Dokunuşları Yapmak
Adım 1. Herhangi bir hata olup olmadığını kontrol edin
Dilbilgisi, telaffuz ve kelimelerin yazımındaki hatalar kötü bir izlenim bırakacaktır. Okuyucunun yazım hatasına değil, fikrinize ve isteğinize odaklanmasını istiyorsunuz. Mektubunuzu göndermeden önce birkaç kez tekrar okuyun. Kulağa nasıl geldiğini duymak için yüksek sesle okuyun.
Gerekirse, yazım hataları için yazınızı kontrol ettirin (veya yazılımın yazım denetimi özelliğini kullanın)
Adım 2. Kendi imzanızı koyun
Posta ile e-postaya mektup göndermeyi tercih ederseniz, imzalamanız gerekir. Mektubunuzu kişiselleştirir ve onaylar.
Adım 3. Gerekirse, diğer kilit taraflara resmi mektubunuzun kopyalarını sağlayın
Hedef şirket veya kuruluştaki başka birinin de mektubunuzu okuması gerekiyorsa, onlara bir kopyasını verin. Bu, orijinal imzalarla birden fazla mektubun yazdırılması ve gönderilmesi anlamına gelir.
Adım 4. Bir kopyasını kendinize saklayın
Her zaman mektuplarınızın bir kopyasını saklayın ve mektubun ne zaman ve kime gönderildiğine dair notlarla birlikte kişisel notlar alın. Sorun çözülene kadar yaptığınız takibi not edin.
İpuçları
- Konuda kalın. Tartıştığınız konuyla ilgisi olmayan rastgele bilgiler eklememeye dikkat edin. İlgili gerçeklere bağlı kalın ve basit tutun. Daha açıklayıcı olmak için bu gerçekleri kullanın.
- Paragrafın ortasındaki madde işaretlerini yalnızca adımlar, eylemler veya öneriler konusunda kesinlikle emin ve net iseniz kullanın.
- Madde işaretlerinizi şirket veya hedef kuruluş türüne göre uyarlayın. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, büyük şirketlerden farklı bir düşünce tarzına sahiptir.
- Standart yazılı Endonezya dilinde yazın. Bu mesajlaşma veya sosyal medya değil; ama resmi bir mektup. Steno, argo ve ifadelerin kullanımı göz ardı edilmenize neden olabilir.
- Okuyucularınıza size bir borcu varmış gibi davranmayın ve o zaman dava açma hakkınız olduğunu hissedin. Mektubun tonunu samimi ve profesyonel tutarken onlara güven verin.
