Planladığınız faaliyetleri veya diğer ihtiyaçlarınızı desteklemek için bir sponsora ihtiyacınız varsa bir başvuru mektubu yazabilirsiniz. Sponsoru planınızın desteklemeye değer olduğuna ikna edebilecek bir başvuru mektubu yazın. Ayrıca, ne gibi faydalar elde edeceğini de ana hatlarıyla açıklayın. İyi bir mektup yazmayı öğrenerek, onaylanmış bir başvuru ile reddedilen bir başvuru arasındaki farkı görebilirsiniz.
Adım
Bölüm 1/3: Başvuru Mektubunun Hazırlanması
Adım 1. Hedefleri tanımlayın
Sponsor arayarak özellikle ne elde etmek istiyorsunuz? Sponsor olmak istiyorsanız ne yapmalısınız? Ne yapıyorsun ve neden sponsorlara ihtiyacın var? Bir başvuru mektubu yazmadan önce tüm bu soruları cevaplayabilmelisiniz.
- Başvuru mektubu özel olarak yazılmalı ve belirli bir amacı olmalıdır. Belirsiz veya ne istediğinizi ve nedenini bilmediğiniz bir mektup yazmanın bir anlamı yok.
- Neden planlamanız gerektiğine ilişkin yanıtları bulun. Belirli hedeflere veya hayallere ulaşmak istedikleri için yapılan sponsorluk başvurularının başarılı olması genellikle daha kolaydır. Yardımının bir kişiye veya topluluğa nasıl yardımcı olacağını açıklayarak birine zaman veya para vererek neden sizin amacınızı desteklemesi gerektiğine dair bir inanç aşılamaya çalışın.
Adım 2. Şirketlerin bir listesini yapın
Planınızı desteklemek için kim taşınacak? Herhangi bir şirket sahibinin planınızı desteklemek için kişisel nedenleri var mı? Veya aynı misyona sahip olduğu için sponsor olmak isteyen kar amacı gütmeyen bir kuruluş var mı? Aynı etkinliğe kim sponsor oldu? Daha fazla bilgi bulmaya çalışın.
- Birlikte çalıştığınız kişiler de dahil olmak üzere kişisel olarak tanıdığınız şirketlerin veya kişilerin adlarını yazın. Kişisel ilişkileri asla ihmal etmeyin.
- Satış noktası olmayan küçük şirketleri veya girişimcileri küçümsemeyin. Belki onlar da vermek isterler. Yerel şirketleri de keşfedebileceğinizi unutmayın. Yakın çevredeki şirketler genellikle toplulukla kurulan ilişkiyi faydalı bir şey olarak göreceklerdir.
- Bir ekipte çalışıyorsanız, listelediğiniz şirketi gruplara ayırın, ardından herkesin kendi işini yapması için her üyenin şirketle iletişim kurmasını sağlayın.
Adım 3. Ne aradığınızı belirleyin
Sponsorluk başvuru mektuplarının pek çok biçimi vardır. Bir başvuru mektubu yazmadan önce ne istediğinize karar verin.
- Bağışlar para veya mal şeklinde olabilir. Eşyaları bağış olarak vermek, sadece para vermek yerine, etkinlik sırasında kullanılabilecek malzeme veya ürünleri vermek anlamına gelir. Bazen bağışlar mal şeklinde değil hizmet şeklinde verilir.
- Belki de ürünlere değil, gönüllülere ihtiyacınız var. Her iki durumda da, neye ihtiyacınız olduğu konusunda spesifik olun.
Adım 4. Sunmak istediğiniz seçeneklere karar verin
Bir sponsorluk başvuru mektubunda, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç farklı destek şekli sunabilirsiniz. Bunu yaparak, hem küçük hem de büyük şirketlere imkanları dahilinde destek sağlamaları için seçenekler sunarsınız.
- Destek ve faydaların miktarını belirleyin. Sağlanan desteğin miktarına göre ne gibi faydalar elde edeceklerini açıklamanız gerekir. Daha fazla veren insanlar daha fazla fayda sağlamalıdır.
- Web sitelerinde veya tanıtım materyallerinde/programlarında şirketiniz veya sponsorluğunuz hakkında reklam, kamu duyuruları ve logolar sunabilirsiniz.
Adım 5. Mektubu alacak kişinin adını belirleyin
Genel olarak "ilgililere" yazarak hitap eden bir mektubu asla göndermeyin çünkü daha az kişisel görünüyor.
- Genellikle, bu mektup Personel departmanından sorumlu kişiye veya genel müdüre gönderilmelidir. Sponsorluktan kimin sorumlu olduğunu öğrenmek için şirketi aramayı veya web sitesine bakmayı deneyin. Bu konuda ikinci bir tahminde bulunmayın. Başarılı olmak için, bir sponsorluk başvuru mektubunun doğru kişiye gönderilmiş olması gerekir. Adı ve başlığı doğru yazımla yazın.
- Ayrıca bu firma/kuruluşun bir bağış politikası olup olmadığını da öğrenerek vakit kaybetmeden firma politikasına göre talepte bulunabilirsiniz.
Bölüm 2/3: Harf Formatlarını Anlama
Adım 1. Sponsor başvuru mektubu örneklerini inceleyin
İnternette bu mektubun örneklerini görebilirsiniz, bazıları ücretli ama bazıları ücretsiz. Biçimi ve içeriği anlayabilmek için bu örnekleri okuyun.
- Ancak, örnek mektubun tamamını kopyalamayın. Mektubunuz kişisel ve okunması kolay görünecek şekilde kelimeleri kendiniz düzenlemeye çalışın.
- Örneğin, şirket müdürünün planlarınızla ilgili bir geçmişi olduğunu biliyorsanız, ona kişisel bir mektup yazın. Yazdığınız kişinin veya şirketin geçmişini bulmaya çalışın ve içeriği daha kişisel görünecek şekilde yapılandırın.
Adım 2. Hedef kitleye göre doğru dil stilini seçin
Ancak profesyonel bir başvuru mektubu yazmalı ve günlük konuşmalarda kullanılan kelimeleri kullanmamalısınız.
- Üzerinde logonuzun ve kuruluşunuzun adının bulunduğu antetli kağıda bir mektup yazın. Bu, uygulamanızın daha profesyonel görünmesini sağlayacaktır. Kendiniz için sponsorluk başvurusu yapıyorsanız, profesyonel görünmesi için adınızın uygun yazı tipinde olduğu bir antetli kağıt oluşturun.
- Bir şirket veya kuruluş için mektup yazıyorsanız, ne kadar resmi olursa o kadar iyidir. Bir aile üyesine veya arkadaşınıza yönelikse, fazla resmi olmayan, ancak kaba görünmeyecek kadar sıradan olmayan bir mektup yazın. Resmi olmayan e-posta adresleri aracılığıyla gönderilen sponsorluk başvuruları genellikle daha az başarılıdır.
Adım 3. Standart iş mektubu biçimini kullanın
Sponsorluk başvuru mektubu, iş mektubu formatını kullanmalıdır. Profesyonel görünmesi için uygun yazı kullanın.
- Tarihi, sponsorun adını ve adresini ekleyerek mektubu yazmaya başlayın.
- Boş bir satırı atlayın, ardından şunu yazın: Sevgili (isim) ve virgülle bitirin.
- Kısa bir mektup yazın. Bir sayfa için sponsor başvuru yazısı yazmanız okuyucunun çok fazla vaktini almaması için yeterlidir. Taşınan insanlar mektubunuzu okumanız için size bir dakika verecek. Bu nedenle, bir sayfaya kısa ve net bir mektup yazın.
- Mektubu postane veya kurye aracılığıyla gönderin çünkü e-posta ile gönderilen talep önemsiz görünüyor.
Adım 4. Mektubu bir teşekkür notu ile bitirin
Mektubun sonunda, dikkatleri için onlara teşekkür edin. Paragrafın sonunda bir satır atlayın ve imzanız için bir boşluk bırakın.
- Mektubu profesyonel ve saygılı bir selam vererek bitirin, örneğin: Saygılarımla/ben. Adınızı ve unvanınızı yazın, ardından imzalayın.
- Diğer malzemeleri yapıştırın. Ayrıca faaliyetlerinize veya şirketinize genel bir bakış sağlamak için mektupla birlikte broşürler de gönderin. Bu, güvenilirliğinizi artırabilir ve alıcının sizi desteklemek için daha rahat hissetmesini sağlayabilir.
- Kuruluşunuz ele alındıysa, yaptıklarınızla ilgili makaleler veya haberler de ekleyin.
Bölüm 3/3: Mektubun İçeriğinin İyileştirilmesi
Adım 1. İyi bir giriş yazın
Mektubun açılış paragrafında kendinizi, şirketin adını tanıtmalı ve planlarınızı özel olarak anlatmalısınız. Okuyucunun mektubunuzun içeriğiyle hemen ilgilendiğini hissetmesi için gerekli olmayan şeyler yazmayın.
- İnsanların kim olduğunuzu veya kuruluşunuzun ne yaptığını zaten bildiğini varsaymayın. Şirket hakkında (bir şirkete hitap ediyorsa) veya kendiniz hakkında (birine hitap ediyorsa) bir açıklama yapın. Örneğin: _, _ vb. rehabilite etmeyi taahhüt eden kar amacı gütmeyen bir kuruluştur.
- Sponsor olmanın hiçbir riski olmadığını göstermek için elde ettiğiniz başarıları vurgulayın. Ayrıca sponsordan alacağınız parayı nasıl kullanacağınızı da özellikle açıklayın.
- İkinci veya birinci paragrafta hemen başvurmalı ve neden sorduğunuzu açıklamalısınız.
Adım 2. Sponsor olmanın faydalarını yazın
Sponsor olabilmek için firma veya kişiyi sponsorluk yaparak elde edecekleri faydalara ikna edebilmeniz gerekir. Bu nedenle, sizin için değil, onlar için faydaların ne olacağını mektubun ortasında açıklayın.
- Örnek: Sponsor olmanın yararının iyi bir tanıtım yapmak olduğunu açıklayın. Daha spesifik olun: Bu aktivite TV tarafından karşılanacak mı? Kaç kişi gelecek? VIP misafirler var mı? Onlara sponsor olan başka büyük şirketler veya rakipler varsa, bunlar da listelenecek mi?
- Bir seçim yap. Sponsor olmak isteyen şirketler veya kişiler, genellikle ihtiyaçlarına veya bütçelerine uygun bir seçenek olup olmadığını tercih eder.
Adım 3. Zorlayıcı destekleyici kanıtlar sağlayın
Ulaşabilecekleri kitle sayısı veya demografi gibi bazı sayıları ekleyin.
- Ayrıca sponsorluğun duygusal etkisinden bahsetmeyi de unutmayın. Örneğin: yardım edilecek biri hakkında kısa bir hikaye çok etkili olabilir.
- Sponsorluğu nasıl tanıdığınızı açıklayın. Belki sponsor, sponsorluk karşılığında etkinlik sırasında ücretsiz bir stant alır.
- Onlara bu sponsorluk hakkında karar vermeleri için ihtiyaç duydukları önemli bilgileri sağlayın. İletişim bilgilerinizi ve istediğiniz yanıtın alındığı tarihi eklemeyi unutmayın. Ayrıca sponsorların yanıt göndermesini kolaylaştırmak için üzerinde kendi adresinizin yazılı olduğu damgalı boş bir zarf ekleyin.
- Sponsorlara ne tür bir tanınma istediklerini sorun. Örneğin, adlarının nasıl görünmesini ve tanınmasını istiyorlar? İsteyin, fırsatlar sunun ve varsaymayın.
Adım 4. Bu aktivitenin arka planını açıklayın
Kuruluşu desteklemek için somut faaliyetleri ve üstlenmek istediğiniz faaliyetleri ayrıntılı olarak tanımlamalısınız.
- Örneğin, bir hayır kurumu için sponsorluk talebinde bulunan bir mektup yazmak istiyorsanız, kuruluşunuzun ne zaman kurulduğu, kimin sorumlu olduğu, fonların kime verildiği ve herhangi bir ödül veya başarı gibi arka planı bağış toplama etkinliğine açıklayın. elde edilmiştir.
- Göster, sadece konuşma. Sadece iyi veya desteklemeye değer gruplar veya faaliyetler hakkında konuşmayın. Bu grubun veya faaliyetin gerçekten iyi olduğuna ve desteklenmeyi hak ettiğine ikna edebilecek ayrıntılı destekleyici kanıtlar sağlayın. Kanıtlar genellikle üstünlük ifadelerinden daha ikna edicidir.
Adım 5. Kişisel olarak takip edin
Mektup göndermek, kişisel bir ilişki kurmanın en iyi yolu değildir. Bir sponsorluk başvurusu mektubu göndermek iyi bir fikir olsa da, bu mektubu bizzat takip etmeniz gerekir.
- 10 gün içinde yanıt alamazsanız, aramayı veya şahsen gelmeyi deneyin. Ancak, birçok yönetmenin çok meşgul olduğunu ve bunu can sıkıcı bulacağını unutmayın. Randevu almanızı veya önceden aramanızı öneririz.
- Bu aktivite planından çok memnun olduğunuzu gösterin. Negatif konuşmaktan kaçının. Bağış yapmaları için yalvarıyor veya suçluluk duygusu uyandırıyormuş gibi bir izlenim vermeyin.
- Cevap “belki” ise, takip etmekten çekinmeyin. Sadece acele etmeyin veya aşırıya kaçmayın çünkü dikkatleri dağılabilir.
- Çok fazla beklemeyin. Sizi bir toplantıya davet edeceklerini veya sponsor olmak isteyeceklerini düşünmeyin. Dikkatleri için onlara teşekkür edin.
- İsteğiniz kabul edilirse bir teşekkür kartı gönderin.
Adım 6. Postanızı kontrol edin
Göndermek üzere olduğunuz mektubu kontrol etmezseniz, sponsor bulma fırsatları kaybolacaktır. Çok sayıda yazım hatası veya dilbilgisi hatası olan bir mektup, profesyonel bir mektup değildir. Profesyonelce hazırlanmayan bir faaliyete neden bir kişinin/şirketin adını dahil ettin?
- Noktalama işaretlerini kontrol edin. Birçok kişi virgül veya diğer noktalama işaretlerini doğru kullanmayı bilmiyor. Bunun gibi küçük şeyler burada çok önemlidir.
- Mektubunuzu yazdırın, kendi haline bırakın ve birkaç saat sonra okuyun. Bazen gözlerimiz bir bilgisayar ekranına yazmaya o kadar güvenir ki, yazım hatalarını gözden kaçırmak kolaydır.
- Mektubu, yeterli posta ücreti olan profesyonel görünümlü bir zarf içinde gönderin veya iyi bir kurye hizmeti kullanın.
Adım 7. Örnek mektup:
Antetli Kağıt (varsa) Tarih:_
Adres: _
_
_
Canım. Bayanlar ve Baylar _
Geçenlerde 2016 yılında Amerika Birleşik Devletleri'nde yapılacak olan dünya güzellik kraliçesi yarışmasına davet edildim. Şu anda Puteri Endonezya olarak seçildim ve gelecek yıl uluslararası bir yarışmaya katılmak istiyorum.
Bu mektup aracılığıyla, çeşitli ülkelerden 100'den fazla yarışmacıyla yarışmaya girebilmem için sponsorluk başvurusunda bulunmama izin verin. Etkinliğin uluslararası televizyonda yayınlanacak ve 300.000 kişinin ilgisini çekmesi bekleniyor. Sponsorların isimleri bu yarışmada ve yarışma organizatörünün web sitesinde gösterilecektir.
Finansman desteği aşağıdaki seçeneklere göre sağlanabilir:
Rp_ – İsim, açıklama ve logo
Rp_ – İsim ve açıklama
Rp_ – İsim ve logo
Rp_ – İsim
Sponsor olmak istiyorsanız en geç _ haber bekliyorum.
Bu uygulamaya gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz.
Saygılarımla, imza
Ad Soyad
İpuçları
- Kibarca isteklerde bulunun, talep etmeyin.
- kim bilgi ara karar verici sekreter veya üçüncü bir kişi yerine arayabileceğiniz kişi.
- El yazınız çok güzel değilse, daha profesyonel görünmesi için mektubunuzu yazın.
- Daha iyi sonuçlar için harfleri yüksek kaliteli kağıda yazdırın.
- Şirketlerden neredeyse her zaman sponsor olmaları istenir. Bu nedenle, belirli bir şirketin faaliyetlerinizi desteklemek için neden doğru şirket olduğunu açıklayın.
- Posta gönderdiğiniz şirketteki birinin doldurabilmesi için bir sponsorluk formu ekleyin.
İlgili makale
- Mektup Nasıl Yazılır
- Okuyucu Mektubu Yaz
