İyi, kusursuz bir profesyonel mektup yazmanız mı gerekiyor? Çoğu iş mektubu, her tür içeriğe uygulayabileceğiniz sabit, öğrenmesi kolay bir biçimi izler. İş mektupları her zaman tarih, gönderen ve alıcı bilgilerini ve birkaç paragraf gövdesini içermelidir. Aşağıdaki adımları takip edin ve firmanızın standartlarına göre değişiklik yapın.
Adım
Bölüm 1/4: Bir Mektuba Başlamak
Adım 1. Formatı öğrenin
Mektubunuzun içeriği ne olursa olsun, takip etmeniz gereken bazı standart iş mektubu sunumları vardır. İş mektupları, Arial veya Times New Roman gibi ortak bir yazı tipinde yazılmalı ve hazırlanmalıdır. Blok paragrafları kullanın. Yani iki kez Enter tuşuna basarak yeni bir paragrafa başlarsınız. Blok paragraflarda ilk satırı girinti yapmayın.
- Her tarafta 2,54 cm'lik bir kenar boşluğu kullanın.
- E-posta ile gönderilen iş mektupları da ortak bir yazı tipinde yazılmalıdır. İş e-postalarında siyah beyaz dışında komut dosyaları veya renkler kullanmayın.
Adım 2. Doğru kağıt türünü seçin
Harfler 21 x 29,7 cm A4 kağıda veya 21,5 x 29,7 cm A4 kağıda basılmalıdır. F4 kağıdına veya 21 x 33 cm Folyoya birkaç uzun mektup veya sözleşme basılabilir.
Mektup postayla gönderilecekse, şirketin antetli kağıdına yazdırmayı düşünün. Antetli kağıt kullanımı profesyonel bir izlenimi pekiştirecek ve şirketin logosunu ve iletişim bilgilerini sağlayacaktır
Adım 3. Şirketiniz hakkında bilgi ekleyin
Şirketin adını ve adresini yazın ve adresin her bölümünü işaretlemek için yeni bir satır kullanın. Serbest meslek sahibiyseniz veya bağımsız bir yükleniciyseniz, şirket adının yerine veya şirket adının üstüne adınızı yazın.
- Şirketinizin antetli kağıdı varsa, şirket adını ve adresini yazmak yerine onu kullanabilirsiniz.
- Adresin yazılması gerekiyorsa, tercihinize ve şirketin tercihine bağlı olarak, sayfanın üst kısmının sağına veya soluna hizalanmalıdır.
- Mektup yurt dışına gönderilmişse, ülkenizin adını büyük harflerle yazın.
Adım 4. Tarihi girin
Tam tarihi yazmak en profesyonel seçenektir. Örneğin, "1 Nisan 2012" yazın. Tarih, alıcı bilgilerinin birkaç satır yukarısında sola dayalı olarak yazılmalıdır.
Mektubu birkaç gün içinde yazıyorsanız, tamamladığınız tarihi kullanın
Adım 5. Alıcı bilgilerini ekleyin
Alıcı bilgilerini şu sırayla yazın: tam ad, unvan (varsa), şirket adı ve adres. Her bilgi parçası için yeni bir satır kullanın. Gerekirse, bir referans numarası ekleyin. Alıcı bilgileri, tarihin birkaç satır altına hizalı olarak bırakılmalıdır.
Mektubu belirli bir kişiye göndermenizi öneririz. Bu şekilde, ilgili kişi mektubunuza cevap verebilecektir. Eğer hitap ettiğiniz kişinin adını bilmiyorsanız, biraz araştırma yapın. Adı ve unvanı için alıcı şirketin telefon numarasını arayın
Adım 6. Bir selamlama seçin
Bir selamlama, saygının önemli bir göstergesidir ve kullandığınız selamlama, onu kimin aldığına, alıcıyı iyi tanıyıp tanımadığınıza ve ayrıca onlarla olan ilişkinizin ne kadar resmi olduğuna bağlı olacaktır. Aşağıdaki seçenekleri göz önünde bulundurun:
- Yalnızca kime hitap ettiğinizi tam olarak bilmiyorsanız, "Kiminle ilgili olabilir" seçeneğini kullanın.
- Alıcıyı tanımıyorsanız, "Sayın Bay/Bayan" güvenli bir seçenektir.
- Alıcının tam adını ve unvanını da kullanabilirsiniz, örneğin, "Sevgili Dr. Dewi Sari".
- Alıcıyı iyi tanıyorsanız ve alıcıyla gayri resmi bir ilişkiniz varsa, örneğin "Sevgili Susan" gibi bir ad kullanmayı düşünebilirsiniz.
- Alıcının cinsiyetinden emin değilseniz, tam adını yazmanız yeterlidir, örneğin, "Sevgili Kris Damanik"
- Selamlamadan sonra virgül veya "Kimin için olabilir" kullanıyorsanız noktalı virgül koymayı unutmayın.
Bölüm 2/4: Mektubun Gövdesini Oluşturma
Adım 1. Doğru yazı stilini kullanın
Atasözüne göre, zaman nakittir ve çoğu iş adamı zaman kaybetmeyi sevmez. Bu nedenle, mektup yazma stiliniz özlü ve profesyonel olmalıdır. Mektubunuzu hızlı, doğrudan okunabilecek ve ilk paragrafta yalnızca kısa kişisel yorumları içerecek şekilde düzenleyin. Örneğin, "İlgili olarak…" ile başlayıp oradan devam edebilirsiniz.
- Güzel geçişler, zor kelimeler veya uzun, dolambaçlı cümleler hakkında çok fazla düşünmeyin. Mektubunuzun amacı, söylenmesi gerekenleri mümkün olduğunca çabuk ve açık bir şekilde iletmektir.
- İkna edici bir ton kullanın. Büyük olasılıkla mektubunuzun amacı, okuyucuyu fikrini değiştirmek, bir sorunu çözmek, para göndermek veya harekete geçmek gibi bir şey yapmaya ikna etmektir. Bu yüzden talebinizi ve gerekçelerinizi doğru tonda iletin.
Adım 2. Kişisel zamirleri kullanın
İş mektuplarında “ben”, “biz” ve “siz” zamirlerinin kullanılması tamamen kabul edilebilir. Kendinizi “ben”, okuyucuyu “siz” olarak ifade edin.
Bir kuruluş adına mektup yazıyorsanız dikkatli olun. Şirketin görüşlerini aktarmaya çalışıyorsanız, okuyucuların şirketin beyanınızın arkasında olduğunu bilmeleri için “biz” kullanmalısınız. Kişisel bir görüş ifade ediyorsanız, "Ben" kullanın
Adım 3. Açık ve net bir şekilde yazın
Okuyucunun ne yazdığınızı gerçekten anladığından emin olun. Okuyucular, yalnızca mektubunuzun amacı açıksa hızlı yanıt verecektir. Özellikle, okuyucunun mektubu aldıktan sonra yapmasını istediğiniz bir sonuç veya eylem varsa, bunu açıkça belirtin. Konumunuzu mümkün olduğunca az kelimeyle tanımlayın.
Adım 4. Aktif cümleler kullanın
Bir durumu anlatırken veya istekte bulunurken pasif sesi değil aktif sesi seçtiğinizden emin olun. Pasif ses, yazınızı belirsiz veya genel hale getirecektir. Ek olarak, aktif cümleler daha verimlidir ve doğrudan sorunun özüne iner. Örneğin:
- Pasif: Güneş gözlükleri dayanıklılık düşünülerek tasarlanmamıştır veya üretilmemiştir.
- Aktif: Dayanıklılığı ne olursa olsun, şirketiniz güneş gözlüğü tasarlar ve üretir,
Adım 5. Uygun geliyorsa konuşma dilini kullanın
Mektuplar insanlar tarafından ve insanlar için yazılır. Mümkün olduğunca mektupları kopyalamaktan kaçının. Standart harfleri kopyalayarak ilişkiler kuramazsınız. Ancak, "bilirsin", "demek istiyorum" veya "istiyorum" gibi standart olmayan bir dil veya argo kullanmayın. Bir iş mektubu yazma stilini uygulayın, ancak samimi ve kibar kelimeler yazın.
- Alıcıyı iyi tanıyorsanız, tek satırlık bir selamlama ekleyebilirsiniz.
- Mektubun ne kadar kişilik ortaya çıkaracağına karar vermek için sezginizi kullanın. Bazen biraz mizah iş düzeyinde yardımcı olabilir, ancak kullanmadan önce dikkatlice düşünün.
Adım 6. Kibar kalın
Şikayet veya şikayet mektubu gönderseniz bile yine de kibar olabilirsiniz. Alıcının konumunu göz önünde bulundurun ve duruma uyum sağlamak için elinizden geldiğince yardım teklif edin.
Kaba bir şikayet örneği: “Sanırım güneş gözlükleriniz berbat ve ürününüzü bir daha asla almayacağım”. Kibar bir şikayet örneği şöyle olabilir: “Güneş gözlüğünüzün yapımından hayal kırıklığına uğradım, gelecekte başka bir güneş gözlüğü markası almayı planlıyorum”
Adım 7. Ek sayfalar için “ikinci” bir antetli kağıt kullanın
Çoğu iş mektubu bir sayfaya sığacak kadar kısadır. Ancak sözleşme veya hukuki karar gibi daha uzun bir mektup yazmanız gerekiyorsa ek sayfalara ihtiyaç duyulabilir. Genellikle kısa bir adres içeren ve ana antetli kağıtla aynı tür kağıttan yapılmış "ikinci" bir antetli kağıt kullanın.
Sayfa numarasını ikinci ve sonraki sayfalara, sayfanın en üstüne ekleyin. Ayrıca alıcının adını ve tarihini de eklemeniz gerekecektir
Adım 8. Mektubunuzu bitirin
Son paragrafta, puanlarınızı özetleyin ve yapacağınız eylemin veya alıcıdan ne beklediğinizin altını çizin. Alıcının mektupla ilgili soruları veya endişeleri için sizinle iletişime geçebileceğini unutmayın, ardından gönderdiğiniz mektuba gösterdiği ilgi için teşekkür edin.
Bölüm 3/4: Mektubun Kapanışı
Adım 1. Bir kapanış selamlaması seçin
Açılış selamlaması gibi kapanış selamlaması da saygı ve formalitenin bir göstergesidir. "Saygılarımızla" veya "Saygılarımızla" en güvenli kapanış selamlarıdır. "Saygılarımla" veya "Selamlar"ı da düşünebilirsiniz. Çok resmi olmayan ama yine de profesyonel bir üslubu olan selamlar “Başarılara selamlar”, “Selamlar” ve “Teşekkürler”dir. Kapanış selamlamasından sonra virgül kullanın.
Adım 2. İmzanızı koyun
İmzanız için dört satırı boş bırakın. Mektup yazdırıldıktan sonra imzalayın veya e-posta ile gönderdiyseniz imzanızın resmini tarayın ve imza bölümüne yapıştırın. İmza için mürekkep seçimi mavi veya siyahtır.
Birinin adına bir mektup imzalıyorsanız, imzanızın önüne "pp:" yazın. "pp", "temsilci" veya "adına" anlamına gelen per procurationem anlamına gelir
Adım 3. Adınızı ve iletişim bilgilerinizi yazarak girin
İmzanızın altına adınız, unvanınız, telefon numaranız, e-posta adresiniz ve diğer uygun iletişim araçları dahil olmak üzere bilgilerinizi ekleyin. Her bilgi türü için yeni bir satır kullanın.
Adım 4. Daktilonun baş harflerini ekleyin
Mektubu yazan kişi ve yazar farklı bir kişiyse, imza bloğunun altına daktilo sahibinin adının baş harflerini eklemelisiniz. Bazen mektubun yazarının baş harfleri de yer almaktadır. Böylece mektupta kimin çalıştığı belli olacak.
- Yalnızca daktilonun baş harflerini eklerseniz, bunları küçük harfle yazın, örneğin mj.
- Yazarın baş harflerini de eklerseniz, bunları büyük harfle, daktilo sahibinin baş harfleri küçük harfle yazın, örneğin, RW:mj. Diğer stiller, RW/mj gibi baş harflerin arasına bir eğik çizgi ekler.
Adım 5. Ek bilgilerini ekleyin
Alıcının incelemesi için ek belgeler ekliyorsanız, iletişim bilgilerinin birkaç satır altına eklenen belgelerin sayısını ve türünü belirten bir not alın. Örneğin, şunu yazın: "Ek (2): özgeçmiş, broşür." Veya geleneksel tarzda, ek açıklamasını mektubun üst kısmına, tarihin altına yazın.
"Ek" kelimesini "Lamba" ile de kısaltabilirsiniz
Adım 6. Bilgilerin bir kopyasını ekleyin
Mektubun bir kopyasını başka birine gönderiyorsanız, bunu mektuba eklemelisiniz. Bu, “Ek” satırının altına “cc:” veya “Kopya” yazılarak, kopyanın alıcısının adı ve unvanı ile belirtilir (“cc” nezaket kopyası anlamına gelir, ancak geçmişte karbon kopya anlamına geliyordu. harfler hala bir daktiloda yazılmakta ve karbon kağıdıyla kopyalanmaktaydı).
- Örneğin, şunu yazın: "cc: Mari Santi, Pazarlama Direktör Yardımcısı"
- Birden fazla ad eklerseniz, ikinci adı "cc:" olmadan birincinin altına hizalayın.
Bölüm 4/4: Mektupları Tamamlama
Adım 1. Düzenlemeler yapın
Sunum, profesyonelliğin önemli bir unsurudur. Mektubunuzu düzenleyerek ve hataları kontrol ederek alıcının sizi kolayca yetenekli ve sorumlu bir kişi olarak görmesini sağlayın. Kelime işlemcinizdeki yazım denetleyicisini kullanın, ancak göndermeden önce dikkatlice okumayı unutmayın.
- Kendinize sorun, mektup açık ve net mi? 3-4 cümleden uzun paragraflar var mı? Eğer öyleyse, gereksiz ifadeleri kaldırıp kaldıramayacağınızı belirleyin.
- Mektup çok önemliyse, bir arkadaşınıza veya iş arkadaşınıza okutmanız gerekebilir. Bazen diğer insanlar, farkında olmayabileceğiniz dil hatalarını veya beceriksizlikleri tespit etmenize yardımcı olabilir.
Adım 2. Sayfaları zımba ile birlikte tutmayın
Mektubunuz birkaç sayfadan oluşuyorsa zımba kullanılmamalıdır. Sayfaların düzgün olduğundan emin olmak istiyorsanız, sol üst köşede bir ataşla birbirine tutturun.
Adım 3. Gönderin
Mektubu postayla gönderiyorsanız, bir iş zarfı kullanın. Varsa, şirket logonuzun bulunduğu bir zarf kullanın. İade adresini ve alıcı adresini düzgün bir şekilde yazın. Mektubu üçe katlayın, böylece alıcı altını açmadan önce üst kısmı açar. Yeterince pul yapıştırdığınızdan emin olun, sonra gönderin.
- El yazınızın harika olmadığını ve profesyonel kişiliğinize uymadığını düşünüyorsanız, adresi kelime işlemcinize yazın ve zarfın üzerine yazdırın.
- Mektup acilse ve/veya aceleye getirilmişse, kurye ile göndermeyi düşünün.
- E-posta ile göndermek istiyorsanız, önce HTML'ye dönüştürün veya biçimin değişmemesi için PDF olarak kaydedin. Ancak, mektubun fiziksel olarak gönderilmesi iyi olurdu.
İpuçları
- Harfleri imzalamak için kaliteli bir kalem kullanın.
- Mektuplara hızlı yanıt verin. Bir hafta içinde cevap veremezseniz, alıcıya iletin ve cevabınızı ne zaman bekleyebileceğini ona bildirin.
- Olumlu tarafı vurgulayın. Yapamadıklarınızı değil yapabileceklerinizi konuşun. Örneğin, bir ürün stokta yoksa müşteriye siparişini yerine getiremeyeceğinizi söylemeyin. Bunun yerine, ürünün çok popüler olduğunu ve tükendiğini söyleyin. Ardından, siparişlerini ne zaman yerine getirebileceğinizi söyleyin.
-
Karmaşık bir mektup yazıyorsanız, önce taslağı yazın.
- Ele almak istediğiniz herhangi bir konuyu yazın, sıralamayı düşünmenize gerek yok.
- Her konu için anahtar kelimelerin, örneklerin, argümanların ve gerçeklerin bir listesini yapın.
- Listedeki her konunun, mektubun amacı ve alıcısıyla olan ilgisini not edin.
- Gerekli olmayan parçaları atın.
- Bilgileri okuyucu için en iyi olan sıraya göre sıralayın.
Uyarı
- Gurur verici bir dil kullanmayın. Samimi övgü kabul edilebilir, ancak çok fazla övgü, işte yeterliliğe değil övgüye bağlı olduğunuz anlamına gelir.
- Sert veya saldırgan bir dil kullanmayın. Unutmayın, bu mektupla bir iş ilişkisini onarmaya veya başlatmaya çalışıyorsunuz.
