Pivot tablolar, kullanıcıların büyük miktarlardaki verileri, raporlama ve analizi kolaylaştıran kompakt, tablo biçiminde bir biçimde gruplandırmasına ve özetlemesine olanak tanıyan etkileşimli tablolardır. Bu tablolar sıralayabilir, hesaplayabilir ve veri ekleyebilir ve çeşitli elektronik tablo programlarında bulunur. Excel, ilgili bilgileri uygun kutulara sürükleyip bırakarak kolayca Özet Tablolar oluşturmanıza olanak tanır. Ardından, kalıpları ve eğilimleri bulmak için verilerinizi filtreleyebilir ve sıralayabilirsiniz.
Adım
Bölüm 1/3: Özet Tablo Oluşturma
Adım 1. Pivot Tabloyu oluşturmak için temel olacak çalışma sayfasını yükleyin
Pivot tablolar, bir çalışma sayfasından verilerin görsel raporları oluşturmanıza olanak tanır. Herhangi bir formül girmek veya herhangi bir hücre kopyalamak zorunda kalmadan hesaplamalar yapabilirsiniz. Bir Özet Tablo oluşturmak için tek ihtiyacınız olan birkaç giriş içeren bir çalışma sayfasıdır.
Access gibi bir dış veri kaynağı kullanarak Excel'de bir Özet Tablo da oluşturabilirsiniz. Yeni bir Excel çalışma sayfasına Pivot Tablo ekleyebilirsiniz
Adım 2. Verilerinizin gerekli Özet Tablo ile eşleştiğinden emin olun
Özet tablolar her zaman aradığınız cevap olmayabilir. Özet Tablo özelliklerinden yararlanmak için çalışma sayfanızın birkaç temel kriteri karşılaması gerekir:
- Çalışma sayfanız, yinelenen değerlere sahip en az bir sütun içermelidir. Temel olarak bu, en az bir sütunun tekrar eden verilere sahip olduğu anlamına gelir. Bir sonraki bölümde ele alınan örnekte, "Ürün Tipi" sütununda iki giriş vardır: "Masa" veya "Sandalye".
- Çalışma sayfası sayısal bilgiler içermelidir. Bu bilgiler karşılaştırılacak ve tabloda özetlenecektir. Sonraki bölümdeki örnekte, "Satış" sütununda sayısal veriler vardır.
Adım 3. Özet Tablo sihirbazını çalıştırın
Excel penceresinin üst kısmındaki "Ekle" sekmesini tıklayın. Ekle şeridinin sol tarafındaki "PivotTable" düğmesini tıklayın.
Excel 2003 veya önceki bir sürümünü kullanıyorsanız, “'Veri'” menüsünü tıklayın ve “Özet Tablo ve Özet Grafik Raporu…” seçeneğini seçin
Adım 4. Kullanacağınız verileri seçin
Varsayılan olarak (varsayılan), Excel etkin çalışma sayfasındaki tüm verileri seçer. Çalışma sayfasının belirli bir bölümünü seçmek için tıklayıp sürükleyebilir veya bir hücre aralığını manuel olarak yazabilirsiniz.
Verileriniz için harici bir kaynak kullanıyorsanız, “Harici bir veri kaynağı kullan” seçeneğini ve ardından Bağlantı Seç…'i tıklayın. Bilgisayarınızda depolanan bağlantı veritabanını arayın
Adım 5. Pivot Tablonuz için bir konum seçin
Menzilinizi belirledikten sonra aynı pencereden konum seçeneğinizi seçiniz. Varsayılan olarak Excel, tabloyu, pencerenin altındaki sekmeleri tıklatarak ileri ve geri geçiş yapmanızı sağlayan yeni bir çalışma sayfasına yerleştirir. Hangi hücrelerin yerleştirileceğini seçebilmeniz için Pivot Tabloyu verilerle aynı sayfaya yerleştirmeyi de seçebilirsiniz.
Seçimlerinizden memnun kaldığınızda, Tamam'ı tıklayın. Pivot Tablonuz yerleştirilecek ve arayüz değişecektir
Bölüm 2/3: Özet Tabloları Yapılandırma
Adım 1. Satır alanları ekleyin
Bir Pivot Tablo oluşturduğunuzda, temel olarak verileri satırlara ve sütunlara göre sıralarsınız. Belirli bir yere ekledikleriniz tablonun yapısını belirleyecektir. Sağdaki Alan Listesinden bir alanı, bilgilerini eklemek için Özet Tablonun Satır Alanları bölümüne sürükleyin.
- Diyelim ki şirketiniz iki ürün satıyor: masa ve sandalye. Beş mağazanızda (Mağazanızda) satılan her ürünün (Ürün Türü) numaralarını (Satış) içeren bir çalışma sayfanız var. Her bir ürünün her mağazada ne kadar satıldığını görmek istiyorsunuz.
- Mağaza alanını Alan Listesinden Özet Tablonun Satır Alanları bölümüne sürükleyin. Her biri kendi satırı olan mağazalarınızın bir listesi görünecektir.
Adım 2. Sütun alanları ekleyin
Satırlar gibi, sütunlar da verileri sıralamanıza ve görüntülemenize olanak tanır. Yukarıdaki örnekte, Satır Alanları bölümüne Mağaza alanı eklenmiştir. Her bir ürün türünün ne kadar satıldığını görmek için Ürün Türü alanını Sütun Alanları bölümüne sürükleyin.
Adım 3. Bir değer alanı ekleyin
Artık siparişi düzenlemeyi tamamladığınıza göre, tabloda görüntülenecek verileri ekleyebilirsiniz. Satış alanını tıklayın ve Özet Tablonun Değer Alanları bölümüne sürükleyin. Sağdaki Toplam sütunu ile birlikte, mağazalarınızın her birindeki her iki ürün için de satış bilgilerini gösteren tablonuzu göreceksiniz.
Yukarıdaki tüm adımlar için alanları tablo yerine pencerenin sağ tarafında bulunan Alan Listesi altındaki ilgili kutuya sürükleyebilirsiniz
Adım 4. Bir bölüme birden çok alan ekleyin
Pivot tablolar, verilerin nasıl görüntüleneceğini daha ayrıntılı olarak kontrol edebilmeniz için her bölüme aynı anda birden çok alan eklemenize olanak tanır. Yukarıdaki örneği kullanarak, birkaç türde masa ve sandalye oluşturduğunuzu varsayalım. Çalışma sayfanız, bir öğenin masa mı yoksa sandalye mi olduğunu (Ürün Tipi) ve tam olarak hangi masa veya sandalye modelinin satıldığını (Model) kaydeder.
Model alanını Sütun Alanları bölümüne sürükleyin. Sütunlar artık model başına satışların yanı sıra genel türe göre bir döküm gösterecektir. Pencerenin sağ alt köşesindeki kutularda ilgili alanların yanındaki ok düğmelerini tıklayarak bu etiketlerin görüntülenme sırasını değiştirebilirsiniz. Sırayı değiştirmek için “Yukarı Taşı” veya “Aşağı Taşı”yı seçin
Adım 5. Verilerin görüntülenme şeklini değiştirin
Değerler kutusunda bir değerin yanındaki ok simgesine tıklayarak değerlerin nasıl görüntüleneceğini değiştirebilirsiniz. Değerlerin nasıl hesaplanacağını değiştirmek için “Değer Alanı Ayarları”nı seçin. Örneğin, bu değerleri toplam yerine yüzde olarak görüntüleyebilir veya toplamak yerine ortalamasını alabilirsiniz.
Aynı alanı Değer kutusuna birden çok kez ekleyerek bu fırsattan yararlanabilirsiniz. Yukarıdaki örnekte, her mağazanın toplam satışları görüntülenir. Satış alanını tekrar ekleyerek, bu değer ayarını toplam satışların yüzdesi olarak ikinci Satışı gösterecek şekilde değiştirebilirsiniz
Adım 6. Değerleri değiştirmenin birkaç yolunu öğrenin
Değerlerin hesaplanma şeklini değiştirirken, ihtiyaçlarınıza bağlı olarak birkaç seçeneğiniz vardır.
- Sum (sum) – Bu, değer alanı için varsayılan değerdir. Excel, seçilen alandaki tüm değerleri toplayacaktır.
- Say - Bu, seçilen alanda veri içeren hücrelerin sayısını sayar.
- Ortalama – Bu, seçilen alandaki tüm değerlerin ortalamasını hesaplayacaktır.
Adım 7. Filtreler ekleyin
"Rapor Filtresi" alanı, veri kümesini filtreleyerek Pivot Tabloda gösterilen verilere genel bir bakış görüntülemenize olanak tanıyan alanları içerir. Bu alanlar rapor için filtre görevi görür. Örneğin, bir filtre olarak Mağaza alanını (Satır Etiketi değil) ayarlayarak, mağaza başına toplam satışları görüntülemek için tek tek mağazaları seçebilir veya aynı anda birden çok mağazayı görüntüleyebilirsiniz.
Bölüm 3/3: Özet Tabloları Kullanma
Adım 1. Sonuçları sıralayın ve filtreleyin
Özet Tabloların temel özelliklerinden biri, sonuçları sıralama ve dinamik raporları görüntüleme yeteneğidir. Her etiket, etiket başlığının yanındaki aşağı ok düğmesi tıklanarak sıralanabilir ve filtrelenebilir. Ardından listeyi sıralayabilir ve yalnızca belirli girişleri gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz.
Adım 2. Çalışma sayfanızı güncelleyin
Temel çalışma sayfasını değiştirdiğinizde Pivot Tablo otomatik olarak güncellenir. Bu yetenek, çalışma sayfalarınızı izlemek ve değişiklikleri izlemek için önemlidir.
3. Adım. Pivot Tabloyla Oynayın
Pivot tablolar, alanların yerini ve sırasını değiştirmenizi çok kolaylaştırır. İhtiyaçlarınıza tam olarak uyan bir Özet Tablo elde etmek için farklı alanları farklı konumlara sürüklemeyi deneyin.
Pivot Table ismi buradan gelmektedir. Verileri farklı konumlara taşımak "döndürme" olarak bilinir. Verilerin görüntülendiği yönü değiştirdiğinizde
Adım 4. Bir Özet Grafik oluşturun
Dinamik görsel raporları göstermek için Pivot Grafikleri kullanabilirsiniz. Pivot Grafiğiniz Bitmiş Pivot, bu nedenle grafiği oluşturma süreci sadece bir çırpıda.
İpuçları
- Veri menüsünden Veri Al komutunu kullanırsanız, Office Veritabanı bağlantılarından, Excel dosyalarından, Access veritabanlarından, Metin dosyalarından, ODBC DSN, web sayfalarından, OLAP ve XML/XSL'den bir dizi veriyi nasıl içe aktaracağınız konusunda daha fazla seçeneğiniz olur. Daha sonra verilerinizi bir Excel listesi gibi kullanabilirsiniz.
- Otomatik Filtre kullanıyorsanız ("Veri", "Filtreler" altında), Özet Tablo oluştururken bu özelliği devre dışı bırakın. Özet Tabloyu oluşturduktan sonra yeniden etkinleştirebilirsiniz.
