İnsan Kaynakları (İK) Departmanında çalışanlarınız için, daha iyi adayları işe almak için nitelikli adayları geri çevirmek kesinlikle zor bir sorumluluktur. Ancak endişelenmeyin çünkü aslında süreci kolaylaştırmak için uygulayabileceğiniz bazı basit ipuçları var. Örneğin, söz konusu aday görüşme aşamasından geçtiyse, ret kararını telefonla iletmek en doğrusudur. Değilse, reddetmeyi resmi e-posta yoluyla bildirmek asla zarar vermez. Hangi aracı seçerseniz seçin, nezaketten ödün vermeden kararınızı doğru tutun.
Adım
Yöntem 1/2: Adayla Telefonla İletişime Geçme
Adım 1. Başvuru sahibiyle telefonla iletişime geçin
E-posta yoluyla bir iş başvurusunu reddetmek, özellikle olası bir gariplikten kaçınmak için size daha rahat gelirken, aslında telefonda konuşmak hala daha kibar ve profesyonel hissettiriyor. Bu nedenle, görüşme sürecinde şahsen tanıştığınız adayları reddetmek için bu seçeneği seçin.
Söz konusu başvuru sahibini, arandığında akşam yemeği yemediğinden emin olmak için mesai saatleri içinde arayın
Adım 2. Kelimeleri küçümsemeyin
Konuşmayı kısa ve öz, ideal olarak 5 dakikadan kısa tutun. Özel hayatından bahsetmeyerek, şakalar yaparak veya hava durumunu sorarak zamanınıza değer verdiğinizi ve onu boşa harcamak istemediğinizi gösterin!
Örneğin, “Merhaba Beni! Bu Vitamin World'den Susan. Dün sizinle röportaj yapmak bir zevkti. Ah evet, orada hava nasıl şimdi? Güçlü bir rüzgar uyarısı olduğunu söylediniz mi? Bölgeniz güvende, değil mi?”
Adım 3. Şirketin pozisyonu başka bir adaya vermeye karar verdiğini açıklayın
Mülakat süreci boyunca başvuranla tanıştığınız için mutlu olduğunuzu ve pozisyonu başka bir adaya devretmeye karar vermiş olsanız bile onu gerçekten pozisyon için düşündüğünüzü kibarca açıklayın. Tüm bunları "Merhaba" dediğiniz anda söylemek iyi bir fikirdir, böylece sohbet çok uzun sürmez.
"Merhaba Ruth, ben AAA Teknoloji Şirketinden Dika Firza. Şahsen, geçen haftaki iş görüşmesine katılmayı kabul ettiğiniz için teşekkür ederim. Toplantıdan gerçekten keyif aldık ve çalışma geçmişinizin çok etkileyici olduğu konusunda hemfikiriz. Maalesef pozisyonu başka bir adaya vermeye karar verdik.”
Adım 4. Nihai olarak seçtiğiniz adayın belirli güçlü veya güçlü yanlarını tanımlayın
Genel olarak, oldukça fazla sayıda başvuru sahibi, şirkete sunduklarına kıyasla seçilen adayın esasını gerçekten bilmek ister. Seçilen adayın iş geçmişini ayrıntılı olarak açıklamak aslında bir zaman kaybı olsa da, yine de seçilen adayın sahip olduğu bazı önemli avantajları açıklamanız gerekir, böylece onların tefekkürleri için bir malzeme haline gelir.
- Örneğin, “Kapsamlı deneyiminizi çok takdir etmemize rağmen, seçtiğimiz adayın yüksek lisans derecesi var ve adayın eğitim seviyesi bizim için çok önemli bir belirleyici faktör” diyebilirsiniz.
- Ya da “Seçtiğimiz aday başka bir şirkette aynı pozisyonda çalışmış, bu nedenle geçiş sürecinin gelecekte daha kolay olacağına inanıyoruz.”
Adım 5. Söz konusu adaylara ek olarak, daha az kalifiye olmayan birçok adayın olduğunu açıklayın
Temel olarak, nitelikli olduklarını bilen adaylar, başvurdukları şirket tarafından reddedildiklerinde ihanete uğramış hissedebilirler. Bazı durumlarda ret kararının kişisel olduğunu düşünen başvuru sahipleri de bulunmaktadır. Bunun üstesinden gelmek için, ilgili başvuru sahibine, daha az nitelikli olmayan birçok kişiyle rekabet ettiklerini hatırlatmayı unutmayın!
“Bu pozisyonu doldurmak için çok güçlü bir aday olsanız da, bu sefer adaylar için rekabetin çok sıkı olduğunu kabul etmeliyiz. Bu yarışmayı kazanamadığın için üzgünüm, tamam mı?”
Adım 6. Onları şirketinizle sosyal medyada bağlantı kurmaya davet edin
Reddetme, konuşulması çok hoş olmayan bir konu olduğundan, onları şirketinizle çevrimiçi bağlantı kurmaya davet ederek ortamı yumuşatmaya çalışın. Bunu yaparak, reddetmenin kişisel değil profesyonel olduğunu da onaylamış olursunuz.
- “Şirkette başka bir boşluk olursa sizi tekrar düşünürüz” diyebilirsiniz. İK LinkedIn hesabımıza bir arkadaş daveti gönderir misiniz?”
- Veya, “Aslında şirketimiz yakın gelecekte uygulanacak bazı ilginç programlar tasarlıyor” da diyebilirsiniz. Bilgileri kaçırmamak için Facebook veya Twitter'ımızdaki yüklemeleri kontrol etmeye devam edebilirsiniz, tamam!"
Adım 7. Söz konusu başvuru sahibi kararınızla tartışmaya çalışırsa konuşmayı sonlandırın
Bazı durumlarda, reddedilen başvuru sahipleri, “Bana görüşme için bir şans daha verin. Kararının değişeceğini garanti ederim!” veya "Şirketiniz bir hata yaptı çünkü ben en iyi adaydım." Böyle bir durum ortaya çıkarsa, şirketin kararları veya başvuranın istihdam geçmişinin güçlü ve zayıf yönleri hakkında uzun bir tartışma sürecine girmeyin.
Sohbeti kibarca bitirmek için, “Başka birini işe almış olsak bile, bu sende bir sorun olduğu anlamına gelmez. Yakın gelecekte doğru işi bulacağınızdan eminim.”
Adım 8. Yüksek nitelikli adayları daha sonraki bir tarihte yeniden başvurmaya teşvik edin
Başvuranın aradığınız pozisyonu doldurmaya uygun olmaması, şirketinizdeki tüm pozisyonları doldurmaya uygun olmayacağı anlamına gelmez, değil mi? Kendisiyle kurulan ilişkinin boşa gitmemesi için başvurulan pozisyona uygun olmasa bile yine de onunla iyi bir profesyonel ilişki kurmak istediğinizi ona açıklamaya çalışın. Ayrıca şirketinizde gelecekte daha iyi iş fırsatlarının yeniden açılacağını da açıklayın.
Söyleyebileceğiniz bir cümle, “Şirketimiz ileride başka bir iş ilanı açarsa, tekrar başvurmaktan çekinmeyin! Bu pozisyon için kabul edilmeye yaklaştınız, bu yüzden fırsat tekrar açılırsa tekrar denemek zorunda kalacaksınız.”
Yöntem 2/2: Reddetme E-postası Yazma
Adım 1. Başka bir adayı işe almaya karar verir vermez, söz konusu başvuru sahibine bir ret e-postası gönderin
Siz veya başka bir profesyonel, ilgili pozisyonu doldurmak için bir aday seçtikten sonra, reddedilen adaya derhal bir ret e-postası gönderin. Bunu yaparak, söz konusu başvuru sahibi kesinlik kazanacak ve hemen yeni iş fırsatları arayabilecektir.
İdeal olarak, ret mektupları karar verildikten bir iş günü sonra gönderilir
Adım 2. 3-4 cümleden uzun olmayan bir e-posta oluşturun
Söz konusu başvuru sahibi henüz görüşme aşamasına geçmediği için kısa ve açık bir ret vermekte tereddüt etmeye gerek yoktur. Spesifik olarak, e-postayı başvuranın tam adıyla başlatın ve ardından “ABC Reklam Ajansı'nda Kreatif Direktör olarak başvurduğunuz için teşekkür ederiz. Etkileyici çalışma geçmişinize rağmen, pozisyonu başka bir adaya devretmeye karar verdik. Size gelecekteki kariyerinizde en iyisini diliyoruz."
E-postanın sonuna tam adınızı ekleyin ve önemli bir hata olmadığından emin olduğunuzda e-postayı gönderin
Adım 3. Verdiğiniz ret için özür dilemenize gerek yok
Başvurduğunuz firmadan ret kabulü kolay değildir, ancak profesyonelliği ön planda tutmak adına, şirketin söz konusu adayı işe almama kararına katılmıyormuş gibi davranmayın veya özür dilemeyin. Şirket içi çevrelerde fikir ayrılığı olsa bile, bunu başvuranın bilmesine izin vermeyin.
Örneğin, "Seni işe almayı çok isterdim ama ne yazık ki İK departmanı yöneticisinin farklı bir görüşü var" yazmayın
Adım 4. Başvuru sahibi yanıt e-postasında bir soru sorduğunda kısa ve doğrudan bir yanıt verin
Başvuru sahibi, e-postanıza, seçilen adayın sahip olmadığı niteliklerle ilgili bir soru ile cevap verirse, soruyu 3-4 kısa cümle ile cevaplamanız yeterlidir. E-posta değişim sürecinin çok uzun sürmemesi için e-postanızın gövdesinin kısa, anlaşılır ve objektif olması gerektiğini unutmayın.
Örneğin, “İş geçmişiniz ve deneyiminiz çok umut verici olsa da, ne yazık ki genellikle uzun süre işsiz kalıyorsunuz ve işverenlerin başka adayları işe almasının nedeni bu” gibi bir cevap verin
İpuçları
- Telefon konuşmasının çok uzun sürmesine izin vermeyin. Başvuranlara aslında oldukça fazla rakiple rekabet ettiklerini ve bu sefer başarısız olsalar bile gelecekte açılacak diğer pozisyonlara başvurabileceklerini hatırlatın. Başka bir deyişle, telefon görüşmesini kısa ve öz tutun, ardından görüşmeyi 5 dakikadan kısa bir sürede kibarca sonlandırın.
- Şirketiniz ne zaman bir iş ilanı açsa, 5-6 kişiyle görüşmek en iyisidir. Bu şekilde, ret için telefonla 4-5 kişiye ulaşmanız yeterlidir.
- Başvuru sahiplerine reddetme nedenleri hakkında asla yalan söylemeyin. Peki ya söz konusu kişi görüşme sırasındaki performansı çok kötü olduğu için reddedilirse? Bilgileri daha medeni bir şekilde aktarmaya çalışın.
