Bir teklifte bulunmak, üniversiteye kayıt olmak, bir işletmeyi yönetmek veya jeolojide çalışmak gibi birçok aktivitede vazgeçilmez bir beceridir. Çoğu durumda, teklifler belirli bir proje planı için destek arayan uygun kişiye gönderilecektir. Teklifin alıcısı, açıkça, doğrudan ve akıllıca iletilirse sunulan fikir veya fikirlere katılma olasılığı yüksektir. Çeşitli projeleri uygulamada başarıya ulaşmanın bir yolu, bilimsel bir teklif veya bir kitap yazmak gibi çekici ve inandırıcı bir teklif yapmaktır. Teklifler gerektiği gibi yapılmalıdır, ancak bir teklif yazma yönergeleri temelde aynıdır.
Adım
Bölüm 1/2: Teklif Yazmaya Hazırlık
Adım 1. Teklifi kimin okuyacağına karar verin
Yazmadan önce, teklifin kime gönderileceğine ve planınız hakkında ne bildiğine veya bilmediğine karar verin. Ayrıca okuyucunun meşgul biri olup olmadığını, sadece teklife göz gezdirip düşünmediğini ve fikirlerinizi değerlendirmek için zamanı olup olmadığını düşünün. Bundan sonra, aşağıdaki soruları cevaplayarak fikirlerinizi ve planlarınızı ikna edici, etkili ve verimli bir şekilde aktarmaya çalışın:
- Teklifinizi kim okuyacak? Tartıştığınız konuyu ne kadar iyi anlıyor? Açıklamanız veya daha fazla bilgi sağlamanız mı gerekiyor?
- Bir teklif gönderdikten sonra okuyuculardan ne bekliyorsunuz? Teklifi okuyanların beklentilerinize göre bir karar vermelerini sağlamak için neler söylemek istersiniz?
- Teklif materyalinin okuyucunun beklentilerine ve ilgi alanlarına uygun olması için doğru kelimeleri seçin. Bir teklif yazmadan önce, okuyucunun beklentilerini, teklifin alıcısını okumaya ilgi duymanın en etkili yolunu ve okuyucunun ne söyleyeceğinizi anlamasını sağlamanın en iyi yolunu düşünün.
Adım 2. Ele almak istediğiniz sorunu tanımlayın
İletmek istediğiniz konuyu zaten anlıyorsunuz, ancak okuyucunun da aynı anlayışa sahip olduğundan emin olun. Ayrıca, okuyucunun konuyu iyi anladığınızdan emin olup olmadığını düşünün. İyi bir yazma etiği sergilemek için kanıt veya veri sağlayarak açıklamanızı destekleyin. Tartışmak istediğiniz konuyu belirledikten sonra, okuyucuyu teklifteki projeyi yürütmek için en uygun kişi olduğunuza ikna etmeye çalışın. Yazmadan önce şunları göz önünde bulundurun:
- Teklif yazmaktaki amacınız nedir?
- Neden bir teklif yazmak istiyorsun?
- Sebebin başka bir şey değil de sebep olduğundan emin misiniz? Kendini güvende hissettiren nedir?
- Aynı konuyu başka biri tartıştı mı?
- Evet ise: işe yaradı mı? Sebebi nedir?
-
Değilse: neden? Herkesin bildiği bilgileri vermeyin.
Teklifte tartışılan konuları anlamak için derinlemesine araştırma ve değerlendirme yaptığınızı gösterin.
Adım 3. İstediğiniz çözümü belirleyin
Açıklamaları basit ve anlaşılması kolay kelimelerle iletin. Ele alacağınız konuyu belirledikten sonra istediğiniz çözümü belirtin. Kısa, etkili cümleler kullanarak çözümler önerin. Bir teklif yazmak için belirtilen gereksinimleri göz ardı etmeyin.
Bütçeniz dahilindeki mevcut fonlardan en iyi şekilde yararlanın.
- Karşılaştığınız sorunu tanımlayın ve planınızla ilgilenmeyen şüpheciler de dahil olmak üzere teklifinizi okuyan herkesi ikna edecek bir çözüm önerin. Açık bir programla faydalı mantıklı çözümler sağlayın çünkü teklifin okuyucusunun kolay etkilenmeyen bir kişi olmaması mümkündür.
- Hedeflerinize ulaşmayı destekleyen çözümleri düşünün. Birincil hedefler, ulaşmanız gereken hedeflerdir ve ikincil hedefler, teklifte açıklanan projeyi yaparak ulaşmak istediğiniz diğer hedeflerdir.
- “Başarılar” ve “sonuçlar” bağlamında faydalı olan diğer çözümleri düşünün. Başarılar, hedeflerinize ulaşıldığının nicel kanıtı olarak yorumlanabilir. Örneğin: "kârı artırmak" amacıyla bir iş teklifi göndermek istiyorsanız, başarı "100.000.000 IDR kâr artışı" olacaktır. Sonuç, projeyi yürüterek sağladığınız ürün veya hizmettir. Örneğin: bilimsel bir projenin sonucu bir aşı veya yeni bir ilaçtır. Teklifin okuyucusunun genellikle projeden elde edilecek faydaları belirlemesini kolaylaştırmak için planladığınız projenin başarılarını ve sonuçlarını bilmek istediğini unutmayın.
Adım 4. Doğru dil stilini kullanın
Dil stilini teklifin amacına ve okuyucuya göre seçin. Sorununuza bir çözüm bulmak için okuyucuların beklenti ve ilgi alanlarını göz önünde bulundurun. Jargon, standart dışı kısaltmalar veya anlaşılması zor cümleler kullanmayın, örneğin: işyerindeki dengesizlikleri düzeltmek.
Anlaşılması kolay kısa cümleler kullanın, örneğin: bir çalışanı işten çıkarın.
İkna edici bir tarz mı tercih edersiniz? Duygusal bir teklif daha inandırıcı olabilir, ancak argümanınızın temeli olarak gerçekleri sunmaya öncelik vermelisiniz. Örneğin: bir panda koruma programı önerisi, gelecek nesillerin pandaları görmemesinin ne kadar üzücü olacağını ifade ederek başlayabilir, ancak açıklamanız burada bitmemeli. Daha inandırıcı olmak için, sunduğunuz gerçekler ve çözümler için argümanlar sunun
Adım 5. Teklifi ana hatlarıyla belirtin
Teklif taslağı, nihai teklifin bir parçası değildir. Teklifin ana hatlarını çizerek önemli şeyler hakkında düşünmeniz daha kolay olacaktır. Bir teklif taslağı hazırlamadan önce ayrıntılı bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun.
Öneriyi yazarak ana hatlarıyla belirtin: karşılaştığınız sorun, önerdiğiniz çözüm, sorunun nasıl çözüleceği, çözümün neden en uygun olduğu ve sonuçlar. Bir iş teklifi geliştirmek istiyorsanız, kuruluşun mali bütçesinin ve yönetiminin ayrıntılı bir analizini ekleyin
Bölüm 2/2: Kişisel Teklif Hazırlama
Adım 1. Bir girişle başlayın
Teklife okuyucunun dikkatini çeken ve okuyucunun ilgisini çeken şeylerle başlayın. Amaca göre faydalı bir teklif yapın. Okuyucuların nedenlerinizi bilmeleri için neden bir teklif yazdığınızı açıklayın. Bundan sonra, teklifi sunmaktaki amacınızın ne olduğunu belirtin.
Sorunun neden hemen ele alınması gerektiğini açıklayan gerçekleri sağlayabilirseniz, bunu teklifin başında belirtin, ancak görüşleri değil gerçekleri belirttiğinizden emin olun
Adım 2. Karşılaştığınız sorunu tanımlayın
Kendinizi tanıttıktan sonra, karşılaştığınız sorunu belirterek teklifinizin ana gövdesini yapılandırın. Okuyucu bir teklif sunmanın arka planını anlamıyorsa, bir açıklama yapın. Bu bölümü “sorun tanımlama” aşaması olarak düşünün. Senin sorunun ne? Buna ne sebep oldu? Bu sorunun sonuçları nelerdir?
-
Sorununuzun neden şimdi ele alınması gerektiğini açıklayın. Sorun çözülmezse okuyucu için sonuçları nelerdir? Güvenilir kaynaklardan araştırma sonuçları sağlayarak ve gerçekleri destekleyerek tüm soruları yanıtlayın. Duygulara veya inanç değerlerine güvenmeyin.
Tartışmakta olduğunuz konu ile okuyucunun ilgi veya misyon beyanı arasında doğrudan bir bağlantı gösterin.
Adım 3. Bir çözüm önerin
Bu bölüm, sorunun nasıl çözüleceğini, neden bu yöntemi seçtiğinizi ve hangi sonuçların elde edileceğini açıklayabileceğiniz için teklifin en önemli kısmı olarak kabul edilebilir. İkna edici bir teklif hazırlamak için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
- Fikirlerinizin etkisini tartışın. Yararsız fikirler sunmak yerine, okuyucunun coşkusunu uyandırmak için geniş kapsamlı etkileri olan fikirler sunun. Örneğin: "Ton balığı davranışı hakkında daha geniş bilgi, gelecek nesillerin refahı için etkili orkinos konservesi ve yönetim stratejilerinin belirlenmesinde çok faydalıdır."
- Eylem planınızı bildirmenin yanı sıra, eylemi neden yapmak istediğinizi de açıklamanız gerekir. Okuyucuların şüpheci olacağını ve fikirlerinizi hafife almayacaklarını varsayarak bir öneride bulunun. 2.000 ton balığı yetiştirmek için bir teklif sunmak istiyorsanız, neden? Sizce bu proje neden en iyisi? Seçenek oldukça pahalıysa, neden daha ucuz seçeneği seçmiyorsunuz? Tüm bu soruları tahmin ederek ve yanıtlayarak her yönü düşündüğünüzü gösterin.
- Okuyucunun sorunu etkili bir şekilde çözebildiğinize gerçekten inanabilmesi için bir açıklama yapın. Özünde, sorunun çözümünü ve nasıl yapılacağını açıklamanız gerekir.
- Yazmadan önce kapsamlı bir araştırma yapın. Daha inandırıcı olmak için, yapılan araştırmaların sonuçlarına dayanarak daha fazla örnek ve destekleyici gerçekler sağlayın. Kişisel görüş kullanmayın.
- Kanıt sunmadan bir çözüm sunarsanız teklifler reddedilecektir. Önerilen çözümünüz işe yaramazsa, görmezden gelin. Bir çözüm sunmadan önce, gerekli test ve ayarlamaları yaparak sonuçları tespit edin.
Adım 4. Bir mali program ve bütçe ekleyin
Teklifler genellikle yatırım gerektirir. Okuyuculara değerli bir yatırım yaptığınıza dair güvence vermek için gerçekçi bir mali program ve bütçe hakkında ayrıntılı bilgi verin. Belirsiz, ölçülemeyen veya sorunla ilgisi olmayan hedefler iletmeyin.
Departmanın veya bireysel personelin uyması gereken sorumlulukları ve son tarihleri tanımlayın.
- Proje ne zaman başlayacak? Proje ne kadar sürecek? Hangi aktiviteleri yapacaksınız? Birkaç aktivite aynı anda yapılabilir mi? Okuyucunun kendinizi olabildiğince iyi hazırladığınıza ve yatırım yapacağı fonları yönetebildiğinize güvenmesi için ayrıntılı ve eksiksiz bir açıklama yapın.
- Mali açıdan dikkate değer bir teklif hazırlayın. Bir fikir göndermeden önce, teklifi göndereceğiniz şirketin veya kişinin mali durumunu göz önünde bulundurun. İhtiyacınız olan parayı sağlayamazlarsa, fikriniz reddedilecektir. Bu nedenle, finansal imkanları olan bir şirkete veya kişiye bir teklif gönderin ve projenizi desteklemek için zaman ve para yatırmaları halinde elde edecekleri faydaları açıklayın.
Adım 5. Teklifi bitirmek için bir sonuç çizin
Girişte belirttiğiniz amacı vurgulamak için teklifte yaptığınız açıklamayı özetleyin. Hala söylemediğiniz şeyler varsa, onları sonuca ekleyin. Planladığınız projenin katlanılan maliyetlerden çok daha fazla sonuçlar sağlayacağını kısaca açıklayın. Okuyucuya karar vermesi için bir şans verin ve dikkati ve zamanı için ona teşekkür edin.
- Teklifle doğrudan ilgili olmayan hususlar varsa bunları ekte sununuz. Ancak, çok cesur bir teklifi kabul ederlerse okuyucular rahatsız olabilir. Bu yüzden gereksiz ekler vermeyin.
- A, B vb. yazın. iki veya daha fazla ek eklerseniz, örneğin: veri tabloları, basılı makaleler, tavsiye mektupları vb.
Adım 6. Teklifinizi düzenleyin
Yazarken, düzenlerken ve tasarlarken teklifleri dikkatli bir şekilde yapın. Teklif materyalinin açık ve özlü olması için gerekli revizyonları yapın. Başkalarından iyileştirme için girdi ve öneriler isteyin. Okuyucunun dikkatini ve ilgisini çekebilmek için sistematik ve faydalı bir öneri hazırlayın.
- Başkalarından, gözden kaçırdığınız şeyleri hatırlatmak için teklifi okumalarını isteyin, örneğin: tam olarak tartışmadığınız bir sorunun çözümü veya tamamlanmamış bir açıklama.
- Argo veya klişeler kullanmaktan kaçının çünkü kulağa tembel gelebilir ve yanlış anlamalara yol açabilir. Kısa cümleler kullanabiliyorsanız uzun cümleler kullanmayın.
-
Pasif cümlelerden mümkün olduğunca kaçının. Pasif ses, iletmeye çalıştığınız şeyi gerçekten açıklamıyor. Aşağıdaki iki cümleyi karşılaştırın: “Teklif yapıldı” ve “Teklif yaptım”. İlk cümlede, teklifi kimin yaptığını bilmiyorsunuz ve zaten olmuş bir şeyi söylüyorsunuz. İkinci cümlede, teklifi kimin yaptığını biliyorsunuz. “Buna inanıyorum…”, “Çözüm yardımcı olacaktır…” vb. ifadeleri kullanmayın.
Net doğrudan cümleler kullanın, örneğin: "Bu teklifteki projenin gerçekleştirilmesi, yoksulluk seviyelerini önemli ölçüde azaltabilir."
Adım 7. Teklifinizi gözden geçirin
Düzenleme yaparken, açık ve özlü içerik sunmanız gerektiğini unutmayın. Yazım, dil bilgisi veya noktalama hataları için teklifi dikkatlice kontrol edin.
- Teklifinizdeki hatalar, eğitimsiz ve güvenilmez görünmenize neden olarak onay alma şansınızı azaltır.
- Belirlenen teklif yazım kurallarına uygun yazı formatını kullanın.
İpuçları
- Teklifi okuyan herkesin anlaması kolay cümleler kullanın. Açık ve anlaşılır kısa cümleler seçin.
- Finansal veriler ve diğer bilgiler dikkatli bir şekilde sunulmalı ve yatırımcılar için gerçekçi ve karlı finansal projeksiyonlar sunulmalıdır.
İlgili wikiHow Makaleleri
- Yönetim İçin Teklif Nasıl Yazılır?
- Özet Nasıl Yazılır?
- Anahat Nasıl Yazılır
