İş piyasası her geçen gün daha rekabetçi hale geliyor. Yeni işler için rekabet edebilmek için önceki işverenlerden/işverenlerden olumlu ve övgüye değer tavsiyeler almak en değerli destek olacaktır. Bir çalışan için olumlu bir referans sağlamak istiyorsanız, o kişiyi nasıl temsil edeceğinizi iyi düşünmelisiniz. O kişiye ne söyleyeceğinizi veya yazacağınızı düşünerek ve bunu en olumlu ve profesyonel şekilde ifade ederek, bir çalışanın veya bir başkasının hayallerindeki işe girmesine yardımcı olabilirsiniz.
Adım
Yöntem 1/2: Yazma
Adım 1. Olumlu bir referans mektubu sağlayın
Bir çalışan size gelip referans mektubu isterse, yapmanız gereken ilk şey talebi değerlendirmektir. Çalışanla iyi bir deneyiminiz varsa ve iş bulma şansını artırmak için olumlu destek sağlayabiliyorsanız, olumlu bir referans mektubu sağlayın.
- Olumlu bir şey yazamıyorsanız, referans mektubu sunmayı teklif etmeyin. İş bulma şansınızı öldürmesine izin vermeyin.
- Yalnızca çalışanla daha uzun süre çalıştıysanız, referans yazma isteklerini kabul edin. Bir kişinin yeteneklerini yargılamak ve sadece birkaç ay içinde çalışmak sizin için zor olacaktır.
- Referans sağlamak için doğru kişi olduğunuzdan emin olun. Yönlendirmelerle ilgili şirketin politikasını yeniden kontrol etmeniz gerekebilir.
Adım 2. Bir referans mektubu için yazabileceğiniz bilgileri toplayın
Çalışandan, başvurduğu iş ve özgeçmişi de dahil olmak üzere bilmeniz gereken diğer ilgili veriler hakkında bilgi isteyin. Performans değerlendirmeleri gibi çalışanın işiyle ilgili bilgileri de toplamalısınız.
- Birine referans mektubu yazmaya karar verirseniz, başvurduğu iş, en son özgeçmişi ve belirli bir şirkete veya projeye yaptığı katkıyı ne düşündüğü ve nasıl çalıştığı hakkında diğer bilgileri isteyin. yeni işine yarayacaktır.
- Profesyonelliği ve nasıl çalıştığını değerlendirebilmek için çalışanla aranızdaki yazışmaları okumayı düşünün. Bu amaçla performans değerlendirmesini de kullanabilirsiniz.
Adım 3. İlk mektubu taslak haline getirin
Eski bir çalışana veya meslektaşınıza olumlu bir atıfta bulunmadan önce, ilk mektubu hazırlamak için topladığınız bilgileri kullanın. Bu adım, yazdığınız referans mektubunun olumlu ve kapsamlı olmasını sağlamaya yardımcı olur.
- Referans mektupları bir veya iki sayfa uzunluğunda olmalıdır. Daha uzun yazarsanız, potansiyel işverenler her şeyi okumayabilir ve adayla ilgili hayati bilgileri gözden kaçırabilir.
- Giriş kısa olmalı ve çalışanın adını, başvurduğu işi ve onu iş için tavsiye edip etmeyeceğinizi içermelidir. Örneğin, “Marka müdürü pozisyonu için Amir Priambodo'yu tavsiye etmekten mutluluk duyuyorum. Amir Priambodo şirketimize büyük katkı sağladı ve ekibiniz için değerli bir varlık olacağına inanıyorum” dedi.
- Mektubun gövdesi 1-3 paragraf olabilir ve çalışanı ne kadar süredir tanıdığınızı, hangi kapasitede çalıştığınızı açıklamalı, becerilerini açıklamalı ve vurgulamalı ve potansiyel bir işverene nasıl katkıda bulunacağını açıklamalıdır. Çalışanın iş için en iyi aday olduğuna dair eyleme geçirilebilir kanıtlar ve nedenler sağlamalısınız.
- Mektubun gövdesinde çalışanın karakterini de tanımlayabilirsiniz, ancak yalnızca potansiyel işverenler için şüpheli değil aynı zamanda yasa dışı olan kişisel bilgileri eklememeye dikkat etmelisiniz.
- Mektubu, kişiye şiddetle tavsiye ettiğiniz ve potansiyel işverenin herhangi bir sorusu varsa yardım etmeyi önerdiğiniz kısa, özlü bir paragrafla kapatmalısınız. Örneğin, “Amir Priambodo ile çalışma deneyimime dayanarak, Brand Management, Inc.'deki marka yöneticisi pozisyonu için onu tavsiye ederim. Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen bana e-posta veya telefon yoluyla ulaşın.”
Adım 4. Olumlu, eyleme geçirilebilir kelimeler kullanın
Taslak hazırlarken ve ardından revize ederken, adayları tanımlarken olumlu, eyleme geçirilebilir bir dil kullandığınızdan emin olun. Bu eylem, potansiyel işverenlerin aday hakkında fikir edinmesine yardımcı olabilir ve ayrıca daha olumlu bir benlik imajını temsil edebilir.
- İşbirliği yapmak, işbirliği yapmak ve teşvik etmek gibi kelimeler kullanın.
- Takım oyuncusu, varlık ve sorumluluk gibi isimler kullanın.
- Güvenilir, zeki, arkadaş canlısı ve kararlı gibi sıfatlar kullanın.
- Bu kelimeleri, "Amir ve ben bir pazarlama projesinde işbirliği yapıyoruz ve o, yeni müşteriler edinmede önemli bir varlıktır" gibi cümleler halinde bir araya getirebilirsiniz. Çok sorumlu, arkadaş canlısı bir takım oyuncusu ve şirketiniz üzerinde olumlu bir etki yapacak”.
Adım 5. Dürüst olun ve abartmayın
Nitelikleri konusunda dürüst kalırken mümkün olan en iyi adayı terfi ettirmek istiyorsunuz. Dürüstlük ve abartı arasında ince bir çizgi vardır ve potansiyel işverenlerin mektubunuzun dürüst olmayan bir şekilde yazıldığından şüphelenmemesi için bundan kaçınmalısınız.
Öyle olmadıkları sürece, kişinin en iyi veya en büyük olduğunu söylemek zorunda değilsiniz. Bunun yerine, "Amir en sorumlu ve arkadaş canlısı iş arkadaşlarından biri ve onunla çalışmaktan zevk aldım" gibi bir şey yazmayı düşünün. Birinin teknik becerilerini ve yeteneklerini değerlendirirken “Amir, birlikte çalıştığım marka yöneticilerinin ilk %5'i arasında” gibi bir şey yazabilirsiniz
Adım 6. Referans mektubunu gözden geçirin ve düzenleyin
Mektubun ilk taslağını tamamladıktan sonra, metni güçlendirmek ve daha fazla geliştirilmesi gereken alanları incelemek için metni gözden geçirin. Bu adım, yazım, noktalama veya dilbilgisi hatalarını bulmak için harfi düzenlemenizi sağlar.
- Revize edilmiş taslağın uygun bir giriş bileşenine, bir gövdeye ve dürüst bir kapanışa sahip olduğundan, olumlu kelimeler içerdiğinden ve adayın en iyi resmini verdiğinden emin olun.
- Herhangi bir hatayı duymak için mektubu yüksek sesle okumayı düşünün ve profesyonelce göründüğünden emin olun.
- Mektupta verdiğiniz bilgilerin yeni iş için uygun olduğundan emin olun.
Adım 7. Mektubunuzu biçimlendirin
Referans mektubu göndermeden önce doğru formatı kullanmalısınız. Bu adım, potansiyel işverenlerin referans mektubunuzu ciddiye almasını sağlamaya yardımcı olabilir.
- Mektubun şirket antetli kağıdına yazdırıldığından emin olun.
- İlk satıra tarihi yazın.
- Tarihin altına potansiyel işverenin adresini yazın. Mektubu adayın amirine veya insan kaynakları departmanına yönlendirin.
- Potansiyel işverenle ilgili bilgilerin altına iletişim adresinizi ekleyin.
- Selamlamadan sonra, mektubu siyah mürekkeple imzaladığınızdan ve altına adınızı yazdırdığınızdan emin olun. İsterseniz iş unvanınızı, e-postanızı ve telefon numaranızı ekleyebilirsiniz.
Adım 8. Karakter kontrolünü tekrar yapın
Referans mektubu göndermeden önce metni son bir kez okuyun. Bu adım, herhangi bir hata yapmamanızı veya önemli bilgileri kaçırmamanızı sağlar.
Yöntem 2/2: Sözlü Referans Sağlama
Adım 1. Şirketin sözlü referanslarla ilgili politikasını kontrol edin
Bazı şirketler, çalışanların yalnızca hizmet yılı gibi temel bilgileri sağlamasına izin verir. Bazıları yazılı referanslar sağlamanıza izin verebilir. Şirketin referans politikasına uyduğunuzdan emin olmak, en iyi sözlü referansları sağlamanıza yardımcı olabilir.
Adım 2. Sözlü referans taleplerini kabul edin
Bir çalışan veya meslektaşınız sizden referans sağlamanızı isterse, talebi olumlu bir şekilde aldığınızdan emin olun. Çalışanla iyi bir deneyiminiz varsa, potansiyel işverenlere referans verme talebini kabul edin.
- Çalışan hakkında olumlu bir şey söyleyemiyorsanız, referans vermeyi teklif etmeyin. İş bulma şansınızı mahvetmesine izin vermeyin.
- Kişiyle bir süredir çalışıyorsanız, potansiyel bir işverenle konuşmak için onay verin. Onu yalnızca birkaç aydır tanıyorsanız, çalışanla ilgili soruları yanıtlamakta veya becerilerini açıklamakta sorun yaşayabilirsiniz.
- Referans sağlamak için doğru kişi olduğunuzdan emin olun. Yönlendirmeler hakkında patronunuz veya şirket politikanızla görüşmeniz gerekebilir.
Adım 3. Referans materyali olarak kullanmak üzere çalışan hakkında bilgi isteyin
Ayrıca, başvuranın başvurduğu işle ilgili temel bilgilere ve bilmeniz gereken diğer ilgili verilere de ihtiyacınız olabilir.
- Adayın başvurduğu iş hakkında bilgi ve güncel bir özgeçmiş isteyin. Şirkete ve üzerinde çalıştığı projelere yaptığı katkıyı ne düşündüğünü ve yeni işyerine nasıl katkı sağlayacağını öğrenmeniz gerekebilir.
- Performans değerlendirmesi gibi çalışanın işiyle ilgili her türlü bilgiyi toplamalısınız.
- Profesyonel seviyesini ve çalışmalarını değerlendirmek için çalışanla yazışmalarınızı yeniden okumayı düşünün. Bu amaçla performans değerlendirmesini de kullanabilirsiniz.
Adım 4. Bir telefon görüşmesi planlayın
Çoğu telefon referansı telefonla verilir ve adayın potansiyel işvereniyle konuşmak için uygun bir zaman planlamanız gerekir. Aday hakkında konuşmak için belirli bir süre ayırmak, kapsamlı, profesyonel ve olumlu bir referans sağlamanızı sağlayabilir.
- Adaydan, potansiyel işverene iletişim bilgilerinizi vermesini veya yeni şirkette kiminle iletişime geçeceğine dair ilgili verileri talep etmesini isteyin.
- Sohbeti, kendinizi rahat hissettiğinizde ve bir toplantıya katılmak için aceleniz olmadığında planladığınızdan emin olun.
Adım 5. Telefon referansları için notlar alın
Görüşme takvimini belirledikten ve ilgili bilgileri topladıktan sonra aday hakkında küçük bir not alın. Bu adım, görüşme sırasında adayın becerileri veya davranışları hakkında önemli bilgileri unutmamanıza yardımcı olabilir.
Potansiyel bir işverenin sorabileceği soruları bilmediğiniz için, adayın onu nasıl ve ne kadar süredir tanıdığınızı, hangi kapasitede çalıştığınızı ve becerilerinin değerlendirilmesini içeren adayın çeşitli yönleri hakkında not aldığınızdan emin olun.
Adım 6. Tüm soruları eksiksiz ve dürüstçe yanıtlayın
Sözlü referanslar genellikle potansiyel işverenlerin sorduğu soruları yanıtlamanızı gerektirir. Notlar hazırlamak ve ayrıntılı ve dürüst soruları yanıtlamak adayların işi almasına yardımcı olabilir.
- Kişinin niteliklerini abartmadığınızdan emin olun. O dünyanın en harika insanıdır” demenize gerek yok, ancak nesnel olarak “O şimdiye kadar sahip olduğumuz en iyi meslektaşlardan/çalışanlardan biri” diyebilirsiniz.
- Cevabınızdaki herhangi bir şüphenin dürüst olmadığınız izlenimi vereceğini lütfen unutmayın.
Adım 7. Olumlu, açıklayıcı kelimeler ve cümleler kullanın
Potansiyel bir işverenin sorusunu yanıtlarken adayın çekici görünmesini sağlayacak kelimeler kullandığınızdan emin olun. Bu eylem adayın diğer adaylardan daha üstün görünmesini sağlayacaktır.
- Adayı tanımlamak için çeşitli fiiller, isimler ve sıfatlar da kullanabilirsiniz. Açıklamanız ne kadar net olursa, potansiyel işverenlerin bilinçli bir karar vermelerine yardımcı olma olasılığı o kadar yüksek olacaktır.
- Örneğin, "Amir Priambodo sorunları çok yaratıcı bir şekilde çözme yeteneğine sahiptir" veya "Fikirlerini açıkça iletebilir" gibi şeyler söyleyebilirsiniz.
- Adayın yeni işinde ihtiyaç duyacağı beceriler hakkında bilgi verdiğinizden emin olun.
Adım 8. Kişisel konulardan kaçının
Üstün liderlik becerileri veya iş arkadaşları arasındaki çatışmaları çözme yeteneği gibi yalnızca adayın performansıyla ilgili şeyler hakkında konuşun. Kişisel hayatınız hakkında konuşmayın, bunu yapacak ve potansiyel işverenlere daha az profesyonel görüneceksiniz.
- Din, medeni durum, yaş veya sağlık dahil olmak üzere kişisel hiçbir şeyi tartışmayın.
- Kişisel bilgilerin sağlanması, adayın iş bulma şansını tehlikeye atabilir. Bu, ifşa ettiğiniz bilgilerin türüne bağlı olarak yasa dışı olabilir.
Adım 9. Sözlü referansı sonlandırın
Potansiyel işverenin tüm sorularını yanıtladıktan sonra sözlü referansı telefon üzerinden tamamlayın. Gerekli olduğunu düşünüyorsanız veya aday hakkında daha fazla açıklama yapabilirseniz soru sorabilirsiniz. Potansiyel işverene teşekkür ettiğinizden ve gerekirse daha fazla bilgi vermeyi teklif ettiğinizden emin olun.
