Konferanslar, aynı ilgi alanlarına sahip kişilerin birbirleriyle tanışmaları ve kendi alanlarındaki en son fikirleri paylaşmaları için doğru yerdir. Konferanslar genellikle eğitim kurumları, şirketler, kademeli pazarlama grupları, dini topluluklar ve diğerleri tarafından düzenli olarak yapılır. Bir konferans düzenlemek istiyorsanız, kapsamlı bir çalışma planı ve yapılması gereken bir dizi etkinlikle başlayın, örneğin konferansın yerini belirlemek, katılımcı listesini yapmak, materyalleri derlemek, sunumlar için ekipman hazırlamak. mümkün olduğunca düşünülmesi ve planlanması gereken yemek ve diğer çeşitli ihtiyaçları sağlamak. Planlarınızı hayata geçirirken başınız belaya girerse, sakin olun ve konferansı karşılayabileceğinizden emin olun. Bir konferansın başarısını belirleyen önemli bir husus, tamamlanmış ve yapılması gerekenlerin bir listesini yaparken faaliyetlerin birer birer uygulanmasıdır.
Adım
Bölüm 1/4: Konferansı Planlama: Erken Aşama
Adım 1. Hazırlıkları önceden yapın
Konferans için planlama, konferans büyük veya büyük olacaksa, en az sekiz ay önceden başlamalıdır.
- Birçok konferans salonu ve catering işletmesinin birkaç ay önceden rezerve edilmesi gerektiğini unutmayın. Ayrıca, şehir dışında yaşayan katılımcıların konferansa katılabilmeleri için seyahat programları düzenlemeleri gerekmektedir.
- Ayrıca, sponsorlar ve büyük şirketler de yıllık bütçelerini birkaç ay önceden planlamak zorunda kalabilirler. Bu nedenle, etkinliğiniz için onlardan finansal ve finansal olmayan destek önceden görüşülmelidir.
Adım 2. Bir komite oluşturun
Bir konferansa hazırlanırken birçok önemli konuya karar verilmesi gerekir. Bir komite oluşturarak, bir karar vermeden önce birkaç kişiden görüş alacaksınız. Ayrıntıları düşünmenize de yardımcı olacaklar.
- Koordinatörleri, yani önemli kararlar verecek ve koordinasyona çok zaman ayıracak kilit personeli işe alın. Yeterli paranız varsa, görevleri planlamanıza ve paylaşmanıza yardımcı olabilmesi için bir koordinatör tutun.
- Aynı konuda konferanslar olup olmadığını öğrenin. Eğer öyleyse, konferansı düzenleyen koordinatörü komiteye katılmaya davet edin. Katılamazsa, konferans hazırlığını kolaylaştırmak için daha önce kapsanan materyali isteyip istemediğinizi sorun.
Adım 3. Hedefler belirleyin ve bir çalışma gündemi oluşturun
Her kararın temelini oluşturacak konferansı ne yaptığınızı yazın. Konferansa hazırlanmadan önce ne vermek istediğinizi ve kime vermek istediğinizi bilmek, planlarınızı hayata geçirmenizi kolaylaştıracaktır.
Daha önce hiç konferans düzenlemediyseniz, küçük, kısa bir konferans planlayarak başlayın. 250-300 katılımcı kapasiteli 1-2 günlük bir konferans düzenlemeyi düşünün
Adım 4. Konferansın yerini ve tarihini belirleyin
Ayrıntılı bir plan yaptıktan sonra yeni tarihler ve yerler belirlenebilse de, hazırlık için ne kadar zamanınız olacağını tahmin etmeniz gerekecektir.
- Bir tarih belirlemeden önce, uygulamanın aksamaması için konferansın genellikle hangi ay ve günde düzenlendiği hakkında önceden bilgi arayın. Örneğin, Avrupa'da konferanslar genellikle Mart ve Haziran veya Eylül ve Kasım ayları arasında Pazartesi-Salı veya Perşembe-Cuma günleri yapılır, çünkü katılımcılar diğer zamanlarda konferanslara katılmakla daha az ilgilenir. Bir konferans tarihine karar vermeden önce bulunduğunuz yerdeki tam programı öğrenin.
- Konferansın süresi, tahmini katılımcı sayısına ve konferans sırasında sağlanması gereken tüm ihtiyaçlara bağlıdır. 250-300 kişi için 2 tam gün sürecek bir konferans planlayın.
- Şehir içinde bir konferans düzenleme olasılığını göz önünde bulundurun, ancak en yakın havaalanına, konaklamaya ve yeterli tesislere erişim olduğundan emin olun. Konferansa katılmak isteyen daha fazla insanı çekmek için büyük bir şehirde veya turistik bir yerde bir konferans düzenlemenizi öneririz.
Adım 5. Konferans başlığını belirleyin
Başlığı belirledikten sonra yayınlayabilir ve planlar yapabilirsiniz çünkü sosyal medya aracılığıyla bilgi yaymak için bir temel olarak materyal hakkında zaten kesinlik vardır.
Konferans katılımcılarının amacını ve/veya geçmişini ifade eden bir başlık seçin. Gerçekleştirilen konferansların başlıklarını kullanarak ilham alın, ancak kendi başınıza karar verdiğinizden emin olun
Bölüm 2/4: Konferansa Hazırlık
Adım 1. Bir finansal bütçe yapın
Örneğin bir bina kiralamak, malzeme hazırlamak, konuşmacı ücreti ödemek gibi, harcanması gereken fon miktarı ayrıntılı olarak hesaplanmadan hiçbir işlem yapılamaz. Tüm giderler mali bütçeye atıfta bulunmalıdır. Sorumlulukları devrediyorsanız, asistanınızın belirlediğiniz bütçe sınırına bağlı kaldığından emin olun.
Bütçenin miktarı, sponsorların varlığından veya yokluğundan etkilenir. Sponsordan konferansı finanse etmek için fon sağlamasını isteyebilirsiniz. Ancak sponsorun da konferansta bazı şeyleri belirleme hakkı vardır. Örneğin: bir sunumu kimin yapacağını belirlemek veya panelistlerden biri olarak bir konuşmacı önermek, örneğin: sponsor bir şirkette başarılı bir iş adamı ve tüm konferans materyallerine bir logo yerleştirerek bir markayı tanıtmak. Avantaj, sponsor, planı gerçekleştirmek için hemen kullanabilmeniz için önceden fon sağlayacaktır
Adım 2. Bilet satış fiyatını ve yöntemini belirleyin
Bazı konferanslar ücretsiz, bazıları çok pahalı. Bilet fiyatlarını ve nasıl satılacağını belirlemeden önce aşağıdaki hususları göz önünde bulundurun:
- Konferansa hazırlanmanın maliyeti nedir? Çok büyük bir maliyeti olmayan küçük çaplı bir konferans düzenlemek istiyorsanız, katılımcılardan ücret almamanızı öneririz. Alternatif olarak, katılımcıların konferans hazırlık masraflarını karşılamak için bilet ödemesi gerekmektedir.
- Birkaç günlüğüne bir konferans düzenlemek veya yemek sağlamak istiyorsanız kayıt ücretini belirleyin. Endonezya'daki büyük şehirlerdeki konferans kayıt ücretleri birkaç yüz bin ile milyonlarca rupi arasında değişmektedir.
- Birçok konferans, katılımcının konumuna veya durumuna göre kademeli ücretler alır. Örneğin: akademik konferanslar genellikle öğrencilerden öğretmenlerden daha az ücret alır. Sponsorların çalışanları da normal katılımcılardan daha az ücretlendirilir.
Adım 3. Bir konferans yeri belirleyin
Bir yer seçerken, katılımcı sayısını, konuma ulaşımın kolaylığını, park yerinin müsaitliğini, toplu taşıma, havaalanları ve otellere olan uzaklığı göz önünde bulundurun. Konferans için uygun bir yer bulmanın yanı sıra, tüm katılımcıların kolayca ulaşabileceğinden emin olun.
Şehir içinde konferans salonları sağlayan binalar veya oteller hakkında bilgi arayın. Küçük konferanslar için bir kilisede veya başka bir toplantı salonunda bir oda kiralayın
Adım 4. Toplantı binası yönetim kadrosu olarak görev yapan personelin yardımlarından yararlanın
Konferans için seçtiğiniz binada kaynaklar mevcutsa, bunlardan en iyi şekilde yararlanın. Personel, günlük görevlerine aşinadır ve gerektiğinde soruları yanıtlamaya, sorunları çözmeye veya tavsiye vermeye hazırdır.
Toplantı salonundaki faaliyetlerin yönetiminden sorumlu personelin hizmetlerinden, örneğin ayrıntılı konferans düzenlemeleri için yararlanabilirsiniz. Ücretli olmasına rağmen, birkaç hafta içinde çok zaman alacağı için tüm bu aktiviteleri kendiniz yapmak zorunda değilsiniz
Adım 5. Tüketim menüsünü belirleyin
Katılımcıların konferans sırasında yiyecek bulması gerektiğini ve birçok katılımcının konferans mekanı çevresinde hangi yiyeceklerin bulunduğunu bilmemesi muhtemel olduğunu unutmayın. Kahvaltı, öğle yemeği ve atıştırmalıklar sağlamak için bir yemek servisi kullanmanız gerekip gerekmediğini veya konferans salonu yöneticisinin tüm katılımcılar için yemek hazırlayıp hazırlayamayacağını öğrenin.
Bir menü seçerken, birçok kişinin alerji veya tercihler nedeniyle belirli yiyecekleri yememesi gerektiğini unutmayın. Deneyimli yemek hizmeti girişimcileri çeşitli seçenekler sunabilir, örneğin: vejeteryan menü, kuruyemişsiz, glütensiz, helal yiyecek veya diğer menü seçenekleri
Adım 6. Bir site kontrolü yapmak için zaman ayırın
Hazırlanması gereken her şeyi hallettikten sonra, bir gün önceden konferans salonunu ziyaret etmek için zaman ayırın. Konferansa katılacak katılımcılarla birlikte yeni D-gününüzün gelmesini beklemeyin.
Bir gün önceden konferans salonuna gelin ve her şeyin en ince ayrıntısına kadar iyi bir şekilde hazırlandığından emin olmak için ilgili tüm personelle bir toplantı yapın
Bölüm 3/4: Konferans Programının Hazırlanması
Adım 1. Konferansı planlayın
Tartışılacak konuların büyük bir resmini çektikten ve konferans başlığını belirledikten sonra, konferansın açılışından kapanışına kadar bir program hazırlayın. Görüşülen iş alanına göre çeşitli şekillerde konferanslar yapılabilir. Planlamayı kolaylaştırmak için konferanslar genellikle aşağıdaki sırayla yapılır:
- Konferansa, genellikle belirli bir iş alanında tanınmış bir kişi tarafından verilen ve tanınmış bir konuşmacı haline gelen bir giriş veya açılış konuşması ile başlayın. Etkinliği akşam düzenleyebilir ve daha sonra akşam yemeği ile sonlandırabilir veya konferansı başlatmak için sabah ilk oturumu gerçekleştirebilirsiniz.
- Programın geri kalanını daha kısa oturumlara bölün. Konferans, katılımcıların talebi üzerine, önerilerine göre yapılıyorsa, materyali katılımcıların ihtiyaçlarına göre ayarlayın. Ancak, konferans programına atölye programları, film klipleri veya diğer materyalleri de dahil edebilirsiniz. Mevcut katılımcı sayısına bağlı olarak, her bir oturuma tüm katılımcıların katılıp katılamayacağını (“plenum” olarak adlandırılır) veya katılımcıların birkaç gruba ayrılması gerekip gerekmediğini ve her grubun kendi tercihlerine göre paralel olarak farklı oturumlara katılıp katılmayacağını (“gruplar” olarak adlandırılır) belirleyin.”).
- Katılımcıları motive eden veya onlara meydan okuyan materyalleri sunmaya konuşmacıları davet ederek konferansı kapatın.
Adım 2. Oturumu nasıl yürüteceğinize karar verin
Toplantıyı şirketin ihtiyaçlarına göre nasıl yürüteceğinizi, örneğin öğreterek, vakaları tartışarak, seminerler düzenleyerek, en son politika veya araştırma sonuçlarını sunarak, sorular sorarak veya slaytlar kullanarak sunarak seçebilirsiniz.
- Materyalin nasıl teslim edileceğinin seçimi yayın stratejisini etkileyecektir. Bu nedenle, katılımcılar için çok yararlı olan materyalleri mümkün olduğunca erken hazırlayın.
- Her oturumun süresi, sunulan sunum sayısı ve içeriğine bağlı olarak 45 dakika ile 3 saat arasında başlayabilir.
Adım 3. Diğer etkinlikleri dahil etmek isteyip istemediğinizi düşünün
Programa dahil edilebilecek ve konferansın başarısını desteklemede önemli bir rol oynayabilecek faydalı faaliyetleri düşünün, örneğin:
- Bir iş toplantısı veya ödül sunumu gibi konferans katılımcı organizasyonunun yararına etkinlikler planlayın.
- Katılımcılardan kayıt ücreti alınırsa yiyecek sağlayın. Ücret yoksa, katılımcılardan öğle yemeği getirmelerini isteyin (son seçenek olarak). Katılımcılar genellikle en az bir öğün yemek yemeyi beklerler. Konferans yeri şehirdeyse, katılımcıların yakındaki bir restoranda öğle yemeği yiyebilmeleri için bir mola verin.
- Katılımcılara bir eğlence etkinliği planlamak isteyip istemediklerini sorun, örneğin: bir şehir turuna çıkın, geceleri bir komedi gösterisi izleyin, bir film izleyin veya tiyatroda bir gösteri izleyin. Etkinlik, büyük bir şehirde düzenlenen bir konferans veya bir şirket için daha uygun olabilir, ancak her zaman değil.
Bölüm 4/4: Yayınlama
Adım 1. Katılacak katılımcıları belirleyin
Konferanslar çok çeşitlidir, örneğin farklı katılımcılarla akademik, dini ve ticari konferanslar. Planlamadan önce, yeterli sayıda katılımcının konferansa katılmakla ilgilendiğinden emin olun.
Şirket çalışanları veya kilise toplulukları gibi küçük gruplar için konferanslar düzenlemek istiyorsanız çok fazla tanıtım yapmanıza gerek yok. Konferans planlarını bir e-posta göndererek, şirket bülteninde duyuru yaparak ve/veya bir yönetim toplantısında bildirerek bildirebilirsiniz
Adım 2. Şirket liderlerinden katılmalarını isteyin
Şirketinizdeki insanları ikna etmek için akılda kalıcı bir başlık bulmanız veya harika bir konuşmacı davet etmeniz gerekir.
Tanınmış konuşmacılardan onay aldıktan sonra, bilgileri konferans materyallerine ekleyin ve potansiyel katılımcıları bilgilendirin
Adım 3. Bir web sitesi oluşturun
Günümüzde dijital medya, konferans başarısı için çok önemli bir araçtır. Konferans başlığı anahtar sözcüğünü veya konferansla ilgili diğer sözcükleri aradığınızda kolayca bulunabilecek bağlantılara sahip bir web sitesi adı oluşturun. Konferansla ilgili ayrıntılı bilgileri web sitesine yazın ve konferansla ilgili tüm basılı ve reklam materyallerine bir bağlantı ekleyin.
- Ünlü konuşmacıların isimleri de dahil olmak üzere, web sitesinde konferans yerinin tarihini, saatini ve adresini ekleyin. Ayrıca ulaşım, konaklama, ilginç yerler ve varsa konferans programlarını da bildirin.
- Katılımcılar kaydolabiliyorsa bir web sitesi bağlantısı ekleyin.
Adım 4. Bir reklam yerleştirin
Konuşmacıların konferansta sunulacak materyalleri içeren teklifler sunabilmeleri için önceden reklam vermeye başlayın (bir yıl önceden). Konferansın boyutuna ve katılımcıların geçmişine göre doğru yayın yolunu seçin. Potansiyel katılımcıların bilgilerini nereden aldıklarını düşünün, belki de:
- Sosyal medya, örneğin sponsor kuruluşun Facebook ve Twitter hesaplarından
- Listservs ve e-posta adreslerindeki kişilerin listesi
- Blog, dergi, gazete veya iş günlüğü
- İlgili gruplara, kuruluşlara veya şirketlere gönderilen posterler, el ilanları veya diğer bildirimler
Adım 5. Teklif isteyin
Bir reklam taslağı hazırlarken, kayda açık olduğunuzu veya bildiriler, panel teklifleri veya atölye materyalleri şeklinde bireysel veya grup tekliflerinin sunulmasını beklediğinizi belirtin.
Teklifin uzunluğunu iş koluna göre belirleyebilirsiniz. Eğitim alanında, küçük ölçekli konferanslar genellikle birkaç yüz kelimelik özetler gerektirirken, büyük ölçekli konferanslar tam metinler gerektirir
Adım 6. Kayıtları kabul etmeye başlayın
Hâlâ birkaç ay önce olmasına rağmen, katılımcıların konferanstan önce kayıt yaptırabilmeleri için olanaklar hazırlayın. Bu şekilde, katılacak katılımcı sayısını tahmin edebilirsiniz.
- Kayıt için konferans web sitesine bağlanan bir web sitesi oluşturun. Bir web sitesi oluşturmak için teknik becerilere sahip değilseniz, mevcut bir hizmeti kullanın. Örneğin, çeşitli etkinlikler için çevrimiçi kayıtla ilgilenen, verileri işleyen ve kullanıcıların erişmesini kolaylaştırarak size gönderen bir şirket olan RegOnline'ın ücretli hizmetlerini kullanın.
- Kredi kartı kullanarak ödeme makbuzlarını işleme imkanınız varsa, katılımcılar telefon veya faks yoluyla da kayıt olabilirler.
- İnternet veya telefon kaydını kabul etmiyorsanız, lütfen bir PDF başvuru formu oluşturun ve web sitesine yükleyin. Katılımcıları formu yazdırabilecekleri, doldurabilecekleri ve şirket e-posta adresinize bir çek veya aktarım kanıtı ile gönderebilecekleri konusunda bilgilendirin.
- Katılımcıların erken kayıt olabilmeleri için en az bir ay önceden ödeme yapan katılımcılara indirim sunun. Katılımcılar konferans alanında ödeme yaparsa bilet fiyatları biraz daha pahalıdır.
İpuçları
- Konuşmacıya sunum için sahne, televizyon, büyük ekran veya bilgisayar gibi ek donanıma ihtiyacı olup olmadığını sorun.
- Yemek menüsü seçerken belirli gıda maddelerinden diyet yapmak zorunda olan katılımcıların olup olmadığına dikkat edin.
- Kiralama maliyetlerini karşılaştırırken yiyecek, su, meşrubat vb. için fiyat isteyin. çünkü çok pahalı olabilir.
- Bir oda seçerken, konferansın amacını göz önünde bulundurun ve not almak için oditoryumu mu yoksa sandalye ve masaları mı kullanmak istediğinize karar verin.
