İnsanların görevleri tamamlamak için yeterli zamana sahip olmadıklarından şikayet ettiklerini sık sık duyarız. Aynısını yaşıyorsanız, endişelenmeyin! Bazı temel organizasyon ve zaman yönetimi becerilerinde ustalaşarak mevcut zamanınızdan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz. Zamanınızı ne kadar akıllıca yönetirseniz, o kadar çok görev tamamlanır.
Adım
Yöntem 1/3: Zamanınızı Nasıl Kullandığınızı Belirleme
Adım 1. Tüm günlük aktiviteleri kaydedin
Her gün yaptığınız aktiviteleri gözlemleyin ve bunları tamamlamanızın ne kadar sürdüğünü not edin. Belki de boşa harcanan zamanın, aslında günlük işleri tamamlamak için kullanılan zamandan çok daha fazla olduğunu düşünmüyorsunuz.
Kahvaltı hazırlamak, evi süpürmek, duş almak gibi evde rutin aktivitelerinizi kaydetmeyi unutmayın
Adım 2. Tüm etkinlikleri bir not defterine kaydedin
Gün boyunca yaptığınız aktiviteleri ve ne kadar sürdüğünü öğrendikten sonra bunları bir deftere yazın. Tüm bilgiler birleştirilir ve 1 sayfada sunulursa, zaman kaybını tetikleme potansiyeline sahip kalıpları ve etkinlikleri göreceksiniz.
- Eksiksiz ve net notlar tutun. Birden fazla etkinliği tek bir girişe kaydetmeyin, görünüşte önemsiz görevleri göz ardı etmeyin ve günlük etkinliklerin uygulanmasını izlerken zamanı doğru bir şekilde takip edin.
- Etkinlikleri kategorilere ayırın. Örneğin, ev işlerini mavi, ofis işlerini kırmızı ve boş zaman etkinliklerini siyah olarak not edin. Bu yöntem, her grubun ne kadar zaman alacağını tahmin etmenize yardımcı olur.
Adım 3. Zamanınızı nasıl kullandığınızı öğrenin
Günde 1 saat hayal kuruyor musunuz? Nerede yemek yiyeceğinize karar vermek için 2 saat? İnternete girmek için 8 saat? Zamanınızı nasıl kullandığınızı tanımlayan kalıpları bulun ve ardından hangi etkinliklerin yararlı olup hangilerinin olmadığını belirleyin.
- Kendini kontrol edemediğin için zaman mı harcıyorsun? İşleri ertelemeye alışkın mısınız? Büyük bir sorumluluk mu taşıyorsun? Zamanınızı nasıl kullandığınızı değerlendirirken kendinize bu soruları sorun.
- Belki de günlük aktivitelerinizi mantıksız bir şekilde planlıyorsunuz. Örneğin, 30 dakika çalışıyorsanız, 10 dakika ara vererek önemsiz şeylerle ilgileniyorsanız, sonra 30 dakikalığına işinize geri dönüyorsanız, zamanınızı akıllıca yönetmemişsinizdir. 1 saat çalışıp daha sonra önemsiz şeylerle ilgilenirseniz daha odaklı ve üretken olursunuz.
- Son tarihler belirleyerek görevleri tamamlayın. Bu, belirli görevleri dikkatiniz dağılmadan tamamlamak için gereken süreyi belirterek yapılır.
Adım 4. Program ayarlamalarını yapın
Hangi aktiviteleri yapacağınızı ve zamanınızı neye harcadığınızı tam olarak öğrendikten sonra günlük programınızı ayarlayın. Zaman eksikliği nedeniyle hangi aktiviteleri ortadan kaldıramayacağınızı veya ortadan kaldırmayacağınızı bildiğinizden emin olun. Çok zaman alan faaliyetler her zaman zaman kaybetmez.
Adım 5. İşle ilgili e-postaları göndermeniz günde 3 saatinizi alıyorsa, bu etkinlik için ayrılan süreyi azaltmanız pek olası değildir
Ancak, iş e-postaları gönderirken 4-5 kişisel e-postayı yanıtlarsanız, ayrılan süreyi azaltın.
Adım 6. Alışkanlıklarınızı ve bakış açınızı değiştirin
Zamanınızı yönetmekte zorlansanız bile, her zaman bir çözüm vardır. Artık neden zamanınızı boşa harcadığınızı veya zamanınızı nasıl kullanmanız gerektiğini bildiğinize göre, bir sonraki adım yeni alışkanlıklar oluşturmak için zamanınızı nasıl yönettiğinizi değiştirmektir.
- Evi temizlemek veya yemek pişirmek için çok zaman harcıyorsanız, bir hizmetçi kiralamak veya bir yemek servisine abone olmak iyi bir fikirdir. Bazı insanlar için zaman paradan daha değerlidir.
- Belki belirli bir amaç olmadan internete erişmek için biraz zaman harcıyorsunuz. Yapacak daha önemli görevleriniz varsa, belirli web sitelerine veya sosyal medyaya erişim sürenizi sınırlayın.
Yöntem 2/3: Saptırmalardan Kaçınma
Adım 1. Günlük aktiviteleriniz sırasında dikkatinizi dağıtan şeyleri belirleyin
Tutarlı bir dikkat dağınıklığı, zamanı akıllıca yönetmenin önündeki en büyük engeldir. Sohbet etmeyi seven veya işi ihmal ettiğiniz için dinlenmek isteyen arkadaşlar gibi hangi etkinliklerin veya kişilerin zamanınızın çoğunu aldığını öğrenin. Size zaman kaybettiren şeylerden kaçınmaya çalışın.
- Çok zaman harcıyorsanız, ancak umduğunuz sonuçları alamıyorsanız, kaçınmanız gereken dikkat dağıtıcı şeyler olabilir.
- Ofiste çalışırken dikkatinizi dağıtan bazı iş arkadaşlarınızla karşılaşabilirsiniz. Mesai saatleri içinde küçük konuşmalar yapmayın veya amaçsızca sohbet etmeyin. Ancak, onlara karşı kibar olun çünkü ofisteki davranış, kariyer başarısı için zamanı yönetme yeteneği kadar önemlidir.
Adım 2. Telefonda çok uzun süre kalmayın
Zamanınızın bir kısmını uzun telefon konuşmalarına harcıyorsanız, bu alışkanlığı değiştirin. Yüz yüze konuşmak çoğu zaman telefonda konuşmaktan daha etkilidir. Bu yüzden telefonda uzun konuşma alışkanlığından kurtulun.
Telefonda tartışırken, konuşmanın başlangıcı veya sonu genellikle sadece önemsiz şeyler hakkındadır. Birçok insan telefona odaklanamaz ve hayal kuramaz. Bu nedenle, bunun farkında olmaya çalışın. En iyi sonuçları elde etmek için, her iki tarafın da toplantı sırasında dikkati dağılmadan tartışabileceği işle ilgili konuları tartışmanız gerekiyorsa yüz yüze bir toplantı yapın
Adım 3. Web sitesine çok sık girmeyin
Birçok insan, görevleri tamamlamak için ana araç olarak internete ihtiyaç duyar. Bununla birlikte, çoğu, yalnızca makaleler, spor haberleri, sanatçı fotoğrafları, yavru kedi veya köpek yavrusu resimleri aramanın faydası olmadan da zaman harcıyor. İnterneti kullanmaya odaklanın. İnternet kaynaklı yönlendirmeleri azaltmak için belirli uygulamaları, web sitelerini ve medyayı engelleyen çeşitli programlar vardır.
- Daha önemli şeylere odaklanmanız gerektiğinde Facebook, Twitter ve diğer sosyal medyayı kapatın.
- Google üzerinden konu aramak da çok zaman alıcıdır. İlk başta, sadece bazı bilgileri bulmak istiyorsunuz, ancak farkına varmadan önce 3 saattir çeşitli web sitelerine göz atıyorsunuz.
Adım 4. Bir "Lütfen Sakin Olun" işareti koyun
Belki de otel odasının kapısında asılı olan tabelayı görmüşsünüzdür. Bu işareti ofisinize veya çalışma alanınıza asın. Otelde istemek yerine, kendiniz yazdırın ve gerekirse çalışma alanı kapısına asın. Böylece kimse sizi sohbete davet etmez, böylece işinize odaklanabilirsiniz.
Evden çalışıyorsanız, çalışmak için özel bir oda kurun. Genellikle aile üyeleriyle yapılan etkinlikler için kullanılan bir yerde çalışmayın. TV'den gelen sesi, telefonun çaldığını veya bir video oyununun sesini duyduğunuzda dikkatinizin dağılması kolaydır
Adım 5. Beklenmeyen sapmalara hazırlıklı olun
Bazen, örneğin patronunuz sizi WA aracılığıyla sohbet etmeye davet ettiğinden veya ebeveynleriniz hafif görevleri tamamlamak için yardım istediğinden, dikkat dağıtıcı şeyler kaçınılmaz olarak ortaya çıkar. Planladıysanız, bunlar görevleri tamamlamak ve öncelikli faaliyetleri gerçekleştirmek için size zaman kazandırmaz.
Yöntem 3/3: Zamanı Verimli Kullanma
Adım 1. Yapılması gereken her şeyi yazın
Günlük görevler için belleğe güvenmeyin. Yapılması gereken faaliyetlerin bir listesini yapın ve tüm iş hedeflerine ulaşmak için mümkün olduğunca sık okuyun.
- Bazı görevler önemsiz veya hafif görünse bile, bunları bir yere yazın. Gündemdeki program, "Steve'i Ara", "Kar marjını hesapla" veya "Patrona e-posta gönder" gibi bir şey içerecektir.
- Yeni aktiviteler veya görevler hakkında not almaya hazır olmanız için günlük aktiviteleriniz sırasında yanınızda not almayı alışkanlık haline getirin. Daha sonra not alabilecek olsanız da, unutmamak için geciktirmemek en iyisidir.
Adım 2. Bir takvim kullanın
Günlük etkinlikleri planlamak için bir takvim veya ajanda kullanmak, zamanınızı verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Son teslim tarihi, görev veya toplantı gibi programınıza eklenmesi gereken yeni her şeyi not edin. Her sabah, gün boyunca hangi aktiviteleri yapacağınızı öğrenmek için ajandanızı okumak için zaman ayırın.
Adım 3. Aynı programla randevu almayın
Zamanı akıllıca yönetebilmek için çok kalabalık olmayan bir etkinlik programı düzenleyin. Son teslim tarihlerine uymayın veya aynı programla randevu almayın. Zamanın uygun olduğundan emin olmak için yeni bir zamanlamayı kabul etmeden önce gündemi okuyun. Bu şekilde, zamanınızı iyi yönetebilecek ve tutarlı bir günlük programa bağlı kalabileceksiniz.
Adım 4. Dikkat dağıtıcı şeylerden kaçının
Dikkatinizi dağıtan veya programınızdan sapmanızı engelleyen ve diğer etkinlikleri geciktiren şeyleri ortadan kaldırarak zamanınızı verimli bir şekilde kullanın. Öncelikli görevlerinize odaklanabilmek ve daha sonra eğlenebilmek için TV'yi ve video oyunlarını kapatın.
Adım 5. Tamamlanacak görevlere öncelik verin
En önemli görevleri planlayarak veya önce gelmesi gereken zamanınızı olabildiğince iyi düzenleyin. Bu görevi parlak renkler veya küçük çıkartmalar kullanarak bir çizelgeye yazın. Öncelikli görevleri, bunları tamamlamak için yeterli zaman olacak şekilde planlayın ve daha sonra yapılabilecek diğer etkinlikleri listeleyin.
- Herhangi bir zamanda öncelikleri değiştirmeye hazır olun. Aniden ortaya çıkan ve derhal ele alınması gereken şeyler vardır, böylece dikkati yönlendirmek için çalışmayı bırakmanız ve çok acil teslim tarihlerini maksimum sonuçlarla karşılamak için zaman ayırmanız gerekir. Bunun gibi olayların nadir olduğundan emin olun.
- Günlük önceliklerinizi sık sık değiştirirseniz, bir şeylerin düzeltilmesi gerekiyor gibi görünüyor. Programınızda küçük ayarlamalar yapmak normal olsa da, programınızı çok sık değiştirmek, öncelikleri doğru bir şekilde ayarlayamadığınızı gösterir.
Adım 6. Gerçekçi olun
Her görevin doğru şekilde tamamlanması için gerçekçi bir zaman tahsisi belirleyin. Bir görevi tamamlamanız 30-60 dakika sürüyorsa, 60 dakika planlayın. Gerçekçi zaman tahminleri yaparak bunalmış hissetmezsiniz veya çalışma programınızı değiştirmeniz gerekmez.
Gerekenden daha fazla zaman verme konusunda dikkatli olmak daha iyidir. Bir görev erken bitirilirse, bir sonraki üzerinde çalışın ve bunun üretkenlik üzerinde kesinlikle hiçbir etkisi yoktur
Adım 7. Günlük rutin aktiviteleri planlayın
Yemek yeme ve banyo yapma gibi günlük rutininizi planlamayı unutmayın. Bu muhtemelen kendi kendine işe yarayacaktır, ancak diğer planlanmış etkinlikleri kaçırmamak veya ertelememek için zamanlanmış görevler arasında zaman ayırmanız gerekecektir.
Adım 8. Hatırlatıcıları kullanın
Ajandanıza ek olarak, size önemli görevleri veya son teslim tarihlerini hatırlatmak için Post-it sayfaları veya telefonunuza belirli bir zamanda size bir şey veya bir sonraki programa hazırlanın. Bu şekilde planlanmış aktiviteleri unutmazsınız.
- Size hatırlatmaları için diğer insanlara güvenmeyin, çünkü onların da sizin gibi unutma ihtimalleri yüksektir.
- Planlanmış çok önemli bir aktivite varsa, küçük bir notun veya cep telefonu alarmının göz ardı edilmesi ihtimaline karşı birkaç hatırlatıcı ayarlayın.
Adım 9. Yardım isteyin
Başkalarından yardım isteyebilir veya gerekirse hafif işler verebilirsiniz. Gece geç saatlere kadar çalışmakla meşgulseniz, başka birinden evi temizlemesini veya akşam yemeği hazırlamasını istemekten çekinmezseniz iyi bir program yapabilirsiniz.
- Sorumluluğu güvenebileceğiniz birine devredin. Görevi tamamlayabilecek kişilerden yardım istemek yerine, tamamlamaya iyi çalışmaya hazır birini seçin.
- Görevleri başkalarına kaydırmaya alışmayın. Zamanı yönetmede yetersizlik göstermenin yanı sıra tembel ve isteksiz görünebilirsin.
Adım 10. Verimliliğinizi öğrenin
Neyi başardığınızı, ne kadar iyi performans gösterdiğinizi ve bunun ne kadar zaman aldığını analiz etmek için periyodik olarak zaman ayırmanız gerekir. Kişisel ve profesyonel yaşamınızın çeşitli yönlerini değerlendirerek, çalışma programınızı ve günlük yaşam tarzınızı hedeflerinizi aşan sonuçlara ulaşmak için ayarlayabilirsiniz.
Adım 11. Kendinize bir hediye verin
Çok fazla veya çok uzun süre çalışmak can sıkıntısına yol açar ve bu da en kolay görevlere bile odaklanmanızı zorlaştırır. Bu nedenle, başarılarınızı kutlamak için zaman ayırın ve kendinize sevdiğiniz bir hediyeyi verin.
- Kendinizi rahatlatmak için dinlenmeye zaman ayırın. Telefonunuzu kapatın ve e-postalara cevap vermeyin. İş ve boş zaman bir aradaysa, bu kendinizi ödüllendirmenin veya tükenmişliği önlemenin bir yolu değildir.
- Pazartesiden Cumaya kadar çalışıyorsanız, hafta sonunu dinlenmeye ayırın. Örneğin arka arkaya 3 ay süren bir projeyi tamamlıyorsanız, proje tamamlandıktan sonra kısa bir tatil için zaman ayırın.
