Alfabetik olarak arşivleme, hem kişisel hem de profesyonel yaşamda önemli olan belgeleri düzenlemenin bir yoludur. Alfabetik arşivleme, tek tek dosyaları hızla bulmanızı ve geri yüklemenizi sağlar. Bu, tüm belgelerin korunmasını ve her zaman elinizin altında olmasını sağlar. Makul bir dosyalama sistemini sürdürmek için Endonezyaca alfabetik olarak dosyalamanın birçok kuralı vardır.
Adım
Bölüm 1 / 2: Alfabetik Olarak Arşivleme
Adım 1. Hangi alfabetik sistemin kullanılacağına karar verin
Basit gibi görünse de, alfabetik dosyalama sistemi, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç seçeneğe sahiptir. Bir sistem seçmeli ve tutarlı bir şekilde uygulamalısınız.
- Harf harf dosyalama, her kelimedeki her harfin gerçekleştiği sırayla temel alır ve kelimeler arasındaki boşlukları yok sayar.
- Kelime kelime arşivleme, her dosya üst üste her kelimenin ilk harfine göre sıralanarak yapılır.
- Birim birim dosyalama her bir kelimeyi, kısaltmayı ve baş harfini dikkate alır ve sıralar. Genellikle uygulanması önerilen sistem budur.
Adım 2. Dosyaları gruplayın
Arşivlemeniz gereken tüm dosyalara sahip olduğunuzda, hepsini nasıl gruplayacağınıza karar verin. İçindeki dosya veya dosya türünden bağımsız olarak her şeyin alfabetik olarak sıralandığı bir sözlük biçimi kullanabilirsiniz. Dosyaları türe veya konuya göre gruplandırdığınız ve ardından alfabetik olarak sıraladığınız ansiklopedi biçimini de kullanabilirsiniz.
Arşivlenecek çeşitli dosya türleriniz varsa (makbuzlar, vergi fişleri, mektuplar vb.), ansiklopedi biçimini kullanmanızı öneririz. Dosyaları önce türe göre gruplayın, ardından alfabetik olarak sıralayın. Belgeleri ayırmak için bir kenarlık veya renk kodu kullanın
Adım 3. Arşivlenen dosyaları indeksleyin
İndeksleme, dosya başlığının her bir bölümünü uygun birimler halinde gruplandırmaktır. Dosyaları arşivlenmeden önce indekslemek için, her dosya adının öğelerini bölmeniz ve alfabetik olarak ayarlanmış ve varsayılan addan farklı yeni bir ad oluşturmanız gerekir. Örnek olarak:
- Aşağıdaki dosyaları indekslemeniz ve arşivlemeniz gerektiğini varsayalım: anoa hakkında “Anoa Yeme Davranışı” başlıklı bir makale, önde gelen anoa uzmanı Jasmin A. Dahlia'nın biyografisi ve Jakarta Hayvanat Bahçesi'ndeki bir anoa sergisi için tanıtım broşürü.
- Jasmin A. Dahlia'nın biyografisi “Dahlia, Jasmin A.” olarak indekslenir, çünkü dosyalamada soyadı ilk sırada olmalıdır. Bu nedenle dosyalar “D” harf grubunda arşivlenir.
- Sözlük gibi bir sınıflandırma yöntemi seçerseniz, “Anoa Yeme Davranışı” makalesi buna göre indekslenmelidir. Buna göre, “P” harf grubunda (“Davranış” için) arşivleyin.
- Aksi takdirde, yalnızca anoa ile ilgili dosyaları arşivlemek yerine ansiklopedi biçiminde bir gruplama kullanırsanız, “Anoa Yeme Davranışları”nı “Anoa, Yeme Davranışları” olarak indeksleyebilirsiniz. Bu dosya daha sonra “A” harf grubunda arşivlenir.
- Anoa sergisinde çok fazla malzeme olacağını öngörüyorsanız bir tanıtım broşürü “Anoa, sergi (Jakarta Hayvanat Bahçesi)” olarak indekslenebilir. Örneğin başka bir dosyayı “Anoa, sergi (Bandung Hayvanat Bahçesi)” olarak indeksleyebilirsiniz.
- Aksi takdirde, Jakarta Hayvanat Bahçesi ile ilgili birkaç dosya almayı düşünüyorsanız veya coğrafi konuma göre dosyalarda ansiklopedi formatı gruplandırmasını kullanmak istiyorsanız, tanıtım broşürü “Jakarta Hayvanat Bahçesi, (Anoa Sergisi)” olarak indekslenebilir.
Adım 4. Dosyaları dizin adlarına göre alfabetik olarak sıralayın
Alfabetik olarak dosyalamanın genel kuralı, dosyaları A'dan (ilk) Z'ye (son) kadar düzenlemektir. Dosyaları ayırabilmeniz için ayrımı ve sırayı tanımlamak için özel bilgileri kullanın. Örnek olarak:
- Bir önceki adımda indekslenen sıralama şöyle olabilir (kullanılan sisteme bağlı olarak): “Dahlia, Jasmin A.”, “Jakarta Zoo (Anoa Sergisi)” ve “Anoa Yeme Davranışı” VEYA “Anoa, sergi (Jakarta) Zoo))”, “Anoa, Yeme Davranışı” ve “Dahlia, Jasmin A.”.
- “Kanguru” dosyaları “Fil” dosyalarından sonra sıralanır. “Zürafa” dosyaları arada olacak ve “Anoa” dosyaları “Ayı” ve “Koyun”dan önce sıralanacak. Böylece sıralama: “Anoa”, “Ayı”, “Koyun”, “Fil”, “Zürafa”, “Kanguru”.
- Daha sonra “Armadillo” dosyalarını eklerseniz, bunlar “Anoa”dan sonra olacaktır. Her ikisi de “A” harfi ile başladığından, sırayı belirlemek için A'dan sonraki harfe (anoa için “N” ve “armadillo” için “R”) bakmanız gerekecektir. Böylece, yeni düzen: "Anoa", "Armadillo", "Ayı", "Koyun", "Fil", "Zürafa", "Kanguru".
Adım 5. Dosya klasörünüzü etiketleyin
Bulmayı kolaylaştırmak için her arşiv klasörünü içindeki dosyaya karşılık gelen dizin adıyla etiketleyin. Bu yöntem aynı zamanda yeni dosyaların sırayla arşivlenmesini de kolaylaştırır.
- Arşivi klasörüne atın.
- Kullanılabilirliğini artırmak için klasörü renkle kodlarsanız daha kolay olur. Örneğin, ansiklopedi biçiminde gruplandırma kullanıyorsanız, her gruba kendi rengi atanır ve her gruptaki her dosya rengine göre etiketlenir.
Adım 6. İndeksleme ve dosyalama sistemini belgeleyin
İndeksleme ve dosyalama sisteminiz tutarlı bir şekilde uygulanmalıdır. Dosyaya erişimi olan herkesin dosyanın üzerinde çalıştığı sistemi bildiğinden emin olun. Örneğin, dosyalama sistemi kurallarınızın ayrıntılarını içeren bir belge oluşturabilir veya paylaşabilirsiniz. Bu, herkesin dosyalama sistemini verimli bir şekilde kullanabilmesine yardımcı olacaktır.
Adım 7. Yeni dosyayı düzgün şekilde arşivleyin
Dosyaları, sisteminize göre dizin adına ve alfabetik sıraya göre dolaba yerleştirin. Gerekirse, yeni dosyayı doğru yerine dahil etmek için mevcut dosyayı taşıyın.
Bölüm 2/2: Özel Durumların Ele Alınması
Adım 1. Dosyaları önemli terimlere göre arşivleyin
Bazen dosyaları orada listelenen başlık veya ad yerine anahtar kelimeye göre arşivlemek daha kolaydır. Bu, dosyaların en mantıklı terimler kullanılarak dizine eklenmesini ve aranmasını sağlar. Örnek olarak:
“The First Bank in Jakarta”, “Jakarta, First Bank” olarak indekslenebilir ve arşivlenebilir. Özellikle "Bandung'daki İlk Banka" veya "Medan'daki İlk Banka" gibi benzer ada sahip başka dosyalarınız varsa, "Birinci" veya "Banka" yerine bu girişteki anahtar terim "Jakarta"dır
Adım 2. Adları soyadına göre sıralayın
Standart arşiv, önemli terimler olarak kabul edildiğinden, kişilerin soyadlarının önce dizine eklenmesini önerir.
- Bu nedenle “Jasmin A. Dahlia”, “Dahlia, Jasmin A.” olarak indekslenir ve arşivlenir.
- Başlığı (Dr., Ir, vb.) sonuna ekleyin. Örneğin, “Dr. Jasmin A. Dahlia” indekslenir ve “Dahlia, Jasmin A., Dr.” olarak arşivlenir.
- Genellikle, isimler harf harf yazımlarına göre sıralanır. Örneğin, "MacDonald", "McDonald"dan önce gelir. Bu nedenle, “D'”, “L'”, “Le”, “de” vb. ayrı bir birim olarak değil, adın bir parçası olarak kabul edilir. Bu genellikle yabancı isimlere uygulanır. Örneğin, “Heinlein”, “Le Guin” “L'Engle” ve “Wolfe” dosyaları doğru sıralanmıştır (“L'Engle, “Le Guin”, “Heinlein”, “Wolfe” DEĞİL).
- Bu kuralın bir istisnası, genellikle bir kişinin adı bir işletme veya kuruluşun adının bir parçasını oluşturduğunda geçerlidir. Bu durumda, kişinin adını işletme adında bir birim olarak ele alın. Örneğin, “Jasmin A. Dahlia Pest Control Services”, “J” harf grubu altında dosyalanır ve “Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services” olarak indekslenmez.
Adım 3. Makaleleri, bağlaçları ve edatları yok sayın
Makaleler (örn. İngilizce'de “a”, “an” ve “the”), bağlaçlar (örn. “and”, “but” ve “veya”) ve edatlar (örn. “with”, “from” ve “to”), önemli bir terim olarak kabul edilmediğinden, indeksleme ve arşivlemede genellikle alfabetik olarak atlanır. Makaleler, bağlaçlar veya edatlar dosya adını oluştursa bile bu doğrudur. Örnek olarak:
- “Emu Besleme Uygulamalarının İncelenmesi” başlıklı dosya, “an” harfinden “A” harfi yerine “EMU” (dosya başlığında önemli bir kelime) için “E” harfi ile arşivlenmiştir. İngilizce makale.
- "Dahlia ve Soetono, Haşere Kontrol Hizmetleri", "Dahlia, Jasmin A"dan sonra listelenmiştir. Dizin adlarının her ikisi de "Dahlia" harfleriyle başlar, böylece sipariş belirleme, dosyalama sırasını belirlemek için bir sonraki önemli terime (bu durumda "Soetono" ve "Jasmin") kaydırılır. Önemli olmadığı için "ve" kelimesini yok sayın.
Adım 4. Kısaltmaları telaffuz ediliyormuş gibi kullanın
Dosyalamada “Tbk” gibi kısaltmalarla karşılaşabilirsiniz. ("Açık"ın kısaltması). Tipik olarak, dosyaları sadece bir harf dizisi yerine bir kelime gibi indeksler ve arşivlersiniz.
Örneğin, “Jasmin A. Dahlia Madencilik Şirketi”, “Jasmin A. Dahlia Tbk”den sonra arşivlenir
Adım 5. Numaraları her zamanki gibi dosyalayın
Dosyaları alfabetik olarak arşivlediğinizde, numara içeren dosyalar görürsünüz. Genellikle, bu dosyalar yazılışları yerine her zamanki gibi arşivlenir. Rakamlar da harflerden önce arşivlenir.
- Örneğin, "Sonsuza Kadar 3 Gün", "100 İş İpucu"ndan önce arşivlenir ("3", "100"den önce gelir).
- Rakamlar harflerden önce sıralandığından, "Ticari İpuçları" ve "Hisse Senedi Oynama İpuçları", "100 İş İpuçları"ndan sonra arşivlenecektir.
- Yazımlı sayılar, sayılar yerine kelimeler olarak kabul edilir. Örneğin, “İş Dünyasının 100 Büyük Lideri”, “İş Yapmak İçin İki Yüz Güçlü İpucu” ve “İş Yapmanın İpuçları” dosyaları sıralanmıştır.
- Ancak, dosyalamanızı kolaylaştıracaksa, bir istisna yapmaktan çekinmeyin ve sayıları her zaman yazılmış gibi sıralayın.
Adım 6. Özel karakterleri kullanın
İndeksleme sırasında karşılaşılan tüm alfabetik olmayan veya sayı olmayan karakterler dikkate alınmalıdır. Ancak, ilgili karakterlerin işlenmesi türe bağlıdır:
- Noktalama işaretleri (kesme işaretleri, noktalar ve virgüller gibi) genellikle yok sayılır. Örneğin, "Washington's Best Coffee" ve "Washington State Fair" dosyaları sırayla arşivlenir.
- Genellikle, aksanlar göz ardı edilir ve ilgili harfler olarak kabul edilir. Örneğin, “clair”, “Eclair” ve “ber”, “Uber” olarak arşivlenir. Ancak, dosyayı aksan işaretleri kullanan bir dilde alfabetik olarak arşivlerseniz, o dilin normal alfabetik sırasına uyulmasını zorunlu kılarsanız yöntem uygulanmaz.
Adım 7. Gerekirse “bir şeyden önce hiçbir şey” kuralını kullanın
Tipik olarak, alfabetik olarak arşivlenirken boşluklar (noktalama işaretleri ve atlanan diğer öğeler dahil) yoksayılır. Ancak, benzer şekilde başlayan dosyalarla karşılaşırsanız, arşivdeki sırayı belirtmek için bir boşluk veya " hiçbir şeyden önce " kuralını kullanın.
- Örneğin “Bank Jakarta”, “Bank Bandung” ve “Bank Medan” dosyaları bu sırayla arşivlenir.
- Böylece, "Dahlia, Jasmin A." dosyası. "Dahlia, Jasmin A., Dr."dan önceydi.
Adım 8. Gerekirse, dosyayı daha ayrıntılı bilgilerle ayırt edin
Nadir durumlarda, dosyaların sırasını belirlemek için alfabetik bilgi yeterli değildir. Öyleyse. Dosyaları indekslemek ve arşivlemek için daha fazla bilgi kullanın. Ayırt edilebilmeleri için her dosyada ek bilgileri işaretleyin. Örnek olarak:
- Jasmin A. Dahlia adlı iki kişiye ait dosyalarınız varsa, bunları doğum tarihine göre sıralayın. “Dahlia, Jasmin A. (doğum 1853)” dosyası “Dahlia, Jasmin A. (1967 doğumlu)”dan önce gelir.
- Dosyaları coğrafi konuma göre de sıralayabilirsiniz. Üç farklı konumdan üç farklı bankadan dosyalarınız varsa ve her bankanın adı “Bank Mandiri”yse, aşağıdaki örnekte olduğu gibi sıralayın: “Bank Mandiri (Bandung)”, “Bank Mandiri (Jakarta)” ve “Banka Mandiri (Medan)".
- Bu nedenle, ayılar veya ayı türleri hakkında iki dosyanız varsa, bunları türe, coğrafi konuma vb. göre daha da ayırın. Örneğin, “Bear, Chocolate” ve “Bear, Polar” dosyaları (sırayla) veya “Bear (Avrupa)” ve “Bear (Kuzey Amerika)” dosyaları (sırayla).
Adım 9. Tüm istisnaları ve özel kuralları bildirin
Dosyalarınızı kullanan herkesin standart dosyalama sistemi yönergelerindeki istisnalardan haberdar olduğundan emin olun. Bu, herkesin dosyalama sistemini doğru ve verimli bir şekilde kullanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
