2013 yılında ABD'de yaklaşık 78.000 çalışanın işverenlerinden yaklaşık 55 milyon ABD Doları çaldığı tespit edildi. Veriler yalnızca perakende sektörü çalışanlarını dikkate almaktadır. Bu ofis hırsızlığı eğiliminin kurbanları da yok değil. Bu işletmeler tarafından hizmet verilen işletmeler ve topluluklar kaybedecek çünkü azalan karlarla işletmeler tüketicilerin etkilenmesi için fiyatları yükseltmek zorunda kalacak. Neyse ki, en düşük çalışanlardan işletme sahiplerine kadar tüm şirketlerin, dürüst olmayan çalışanları yakalayabilmeleri ve işyerindeki hırsızlığa son vermelerinin yolları var.
Adım
Yöntem 1/3: Dürüst Olmayan Çalışanları Yönetici Olarak Yakalamak
Adım 1. Hırsızlıkla ilgili tüm kanıtları dikkatli bir şekilde toplayın
Bir hırsızı iş yerinde yakalamak için bilgiye sahip olmanız gerekir. Arama yapılır yapılmaz, hırsızlığın ne zaman, nerede ve mümkünse kimin etrafında gerçekleştiğini anlamanıza yardımcı olabilecek bilgileri toplayın.
-
Toplamak isteyebileceğiniz veriler şunları içerir:
- Para/mal kaybının kesin tarih ve saati;
- Her yazar kasanın başlangıç ve bitiş bakiyesi (paranın çalınması durumunda);
- Toplam envanter ve satışlar (mal hırsızlığı durumunda);
- Hırsızlık meydana geldiğinde işte olan çalışanın adı;
- Mümkün olduğunda kart kaydırma verilerine erişin;
- Çalışan gider raporları; ve
- Ekipman kullanım notları.
- Bilgiye sahip değilseniz, hırsızlıktan şüphelendiğinizde kayda başlayın. Kayıt yapmak genellikle gelecekteki hırsızlıkları önlemek için yeterlidir, ancak hırsızlık devam ederse bir hırsızı yakalamaya daha hazırlıklı olursunuz.
Adım 2. Notlardaki kusurları bulun
Notlarınıza bir göz atın ve mantıklı görünmeyen herhangi bir şey veya para veya eşyaların kaybolabileceği boşlukları bulun. Defter tutmanız ne kadar iyi olursa, hırsızlık kanıtı bulma olasılığınız o kadar artar.
Örneğin, stok kayıtlarını kontrol ettiğinizde, günün başında 20 akıllı telefonun 10'a düştüğünü ancak sadece 9'unun satıldığını fark edebilirsiniz. Bu hesaplamaların sonuçları kesinlikle bir soru işaretidir ve araştırmanız gerekir
Adım 3. Yazar kasanın işlevine dikkat edin
Yazar kasalardan hırsızlık yapan çalışanlar, genellikle belirli işlevler yardımıyla hırsızlık yapma şansı elde etmek için çeşitli taktikler kullanarak izlerini kapatırlar. Örneğin, dürüst olmayan bir çalışan, çalmak için kasanın satış yok işlevini kullanabilir. Bir alıcı para verdiğinde, kasaya satış yok emri girilir, böylece makine açılır. Çalışanlar müşterilere bozuk para verecek ve kasadan para alacak. Müşterinin bu kurnazlığı bilmesinin hiçbir yolu yoktu ve satış da kaydedilmeyecekti.
-
Bilmeniz gereken yazar kasa işlevleri şunları içerir:
- Satış Yok
- Geri ödeme
- $0 Satış
- Raporlar (dürüst olmayan çalışanlar, yazar kasa raporu yazdırdığında ortaya çıkan satış gelirlerini cebe indirebilir).
- O'Dell Restaurant Consulting, yaygın çalışan hırsızlığı hilelerini içeren ve bazıları kasanın özel işlevlerinden yararlanan kapsamlı bir kılavuza sahiptir. Kılavuzu bu bağlantıdan okuyun. Bağlantı restoranlara odaklanırken, kılavuzda bahsedilen püf noktalarının çoğu perakende dahil olmak üzere diğer birçok alan için de geçerlidir.
Adım 4. Para hırsızlığı durumunda, kasada para hesaplamasını yapın
Para hırsızlığıyla başa çıkmanın en yaygın yollarından biri, çalışanların vardiya başında kasada parayı saymasını ve vardiya sonunda geri saymasını sağlamaktır. Hesaplama sonuçları satış raporu ile karşılaştırılacaktır. Sistemin uygulanması nispeten kolaydır ve kasadan para çalınmasını durdurma garantisi olmasa da bariz hırsızlık kolayca yakalanabilir.
-
Standart tabloların kullanılması, sahiplerin ve denetçilerin bu sistemi uygulamasını kolaylaştıracaktır. Tabloya aşağıdaki satırları ekleyin:
- Başlangıç dengesi
- Peşin satış
- Kredi kartı/çek satışları
- Toplam satış
- Bitiş bakiyesi
Adım 5. Mümkünse, video kayıtlarından gelen verileri kullanın
Şirketinizde bir CCTV güvenlik sistemi varsa, özellikle kamera yazar kasa gibi bir hırsızlık yerini gösteriyorsa, hırsızlığa dair kanıt bulmak için görüntülere bakın. Olayın zamanını ve yerini daraltmak için bu bilgileri kullanın, ardından aşağıdaki gibi gizli hırsızlık belirtilerini bekleyin:
- Çalışan elleri parayı kasadan cebe taşır.
- Yazar kasadan bahşiş sahibine hareket eden para.
- Yazar kasa alanındaki tuhaf alışkanlıklar (örneğin, dürüst olmayan bir çalışan, mali tabloları düzeltebilmek için kasadan ne kadar çaldığını hatırlamak için kasayı dikkatlice işaretleyebilir).
- Ceplere, cüzdanlara, çantalara vb. taşınan malları satmak.
- Hala satılabilen ürünler çöp kutusuna taşınır.
- Para kasalarına, kasalara vb. yetkisiz erişim.
- Mesai saatleri dışında ofis ziyaretleri,
Adım 6. Çalışanlara tek tek sorun
Bir hırsız sorgu altında itiraf etmeyecek olsa da dürüst bir çalışan size bir ipucu verebilir. Ofisteki hırsızlık hakkında dürüst ve açık bir tartışma için çalışanları ofisinize çağırmayı düşünün. Çalan herhangi bir çalışanı tanıyıp tanımadıklarını sorabilir veya onlardan hırsızlığı durdurmaya yardım etmelerini isteyebilirsiniz. Ayrıca ofisinizdeki hırsızlıkla ilgili kuralları çalışanlarınıza hatırlatabilirsiniz.
- Çalışanları odanızda tek tek konuşmaya davet edin. Çalışanlarınız, diğer çalışanlarla ilgilenmiyorlarsa kendilerini daha güvende hissedebilirler.
- Ayrıca mümkün olduğu kadar çok çalışanla, hatta mümkünse tüm çalışanlarla konuşmak isteyebilirsiniz. Bu nedenle, çalan çalışan işten çıkarılmışsa, davranışı hakkında kimin bilgi sızdırdığını bilmesi zor olacaktır.
Adım 7. Üçüncü taraf bir araştırmacının yardımıyla bir iç denetim yapmayı düşünün
Sahipler ve denetçiler, ofisteki hırsızlık sorunuyla baş etmede yalnız değildir. Ofis güvenliği ve hırsızlık önleme konusunda birçok bağımsız danışman ve araştırmacı size yardımcı olabilir. Küçük bir olay için maliyeti çok yüksek olsa da hırsızlık devam ederse ve büyük bir sorun haline gelirse bu danışmanın hizmetleri çok anlamlı olacaktır.
İç denetim, muhasebe düzeyinde dolandırıcılık meydana geldiğinde çok faydalıdır. Muhasebe çalışanları yakalanmadan bir şirketten çok şey çalabilir, bu nedenle dışarıdan denetçiler çok yardımcı olabilir
Adım 8. Hırsızla yalnızca ikna edici kanıtlarınız varsa yüzleşin
Kanıt olmadan suçlamayın veya işten atmayın çünkü bu yalnızca işçilerin moralini bozar ve keyfi olarak işten çıkarabileceğinizi kanıtlar, özellikle de daha sonra işten çıkardığınız çalışanın çalmadığı kanıtlanırsa. Bundan kaçınmak için, ateş etmeden önce hırsızlığı kanıtlayana kadar bekleyin.
Ayrıca, masum bir çalışanı işten çıkarırsanız ve çalışanın sözleşmesinde bir pozisyon güvenlik maddesi varsa, eylemleriniz haksız yere işten çıkarmayı içerecek ve bu da kovuşturmayla sonuçlanabilecektir. Bununla birlikte, ABD'deki çoğu iş sözleşmesi, bir çalışanı herhangi bir zamanda sebepsiz yere veya herhangi bir nedenle işten çıkarmanıza izin verir
Yöntem 2/3: İşletmeyi Hırsızlığa Karşı Koruma
Adım 1. Anonim bir geri bildirim sistemi kurun
Ofisini kötü çalışanlardan kurtarmak istiyorsan, iyi çalışanların bunu yapmasına yardım et. Anonim bir geri bildirim sistemine sahip olmak, çalışanlarınızın işyerinde hırsızlık veya diğer suistimalleri bildirmelerini daha güvenli hale getirir. Ayrıca çalışanlarınız, işyerlerini daha iyi hale getirmek için endişelerini, eleştirilerini ve önerilerini de dile getirebilirler.
-
Anonim geri bildirim sistemleri çeşitli şekillerde uygulanabilir, örneğin:
- Çalışanların fark edilmeden not yazabilmeleri için göze çarpmayan bir alanda (örneğin dinlenme odasında) öneri kutusu.
- Bu adrese e-posta gönderen çalışanın adını otomatik olarak sansürleyen bir e-posta hesabı.
- 3sixty, Suggestionox vb. gibi üçüncü taraf anonim geri bildirim programları.
Adım 2. Yazar kasa sisteminize istisna işleme yazılımını kurun
Yazar kasada istisna fonksiyonunun kullanımının patrona bildirileceğini bilen çalışanların kasadan hırsızlık yapma ihtimalleri daha az olacaktır. Yazar kasanızı korumak için istisnaları otomatik olarak bildiren veya istisnalar yapılmadan önce yönetici onayı gerektiren bir yazılım düşünün.
- İstisna işleme işlevleri genellikle modern yazar kasa yazılımının bir parçasıdır. Şirketinizdeki yazar kasa eskiyse, güvenlik nedenleriyle yazar kasayı yükseltmeyi düşünün.
-
Önerilen yazar kasa programları şunları içerir:
- AmberPOS
- POS Satıcıları
- Lightspeed Perakende
- iVend Perakende
- NCR Counterpoint POS ve Perakende Yönetimi
Adım 3. Ofisinizde zaten yoksa bir video güvenlik sistemi kurun
Dürüst olmayan çalışanlar için denetim, hırsızlığı durdurmak için en yüksek motivasyon olacaktır. Hırsızlığı azaltmak ve hırsızlık meydana geldiğinde güçlü kanıtlar sağlamak için kameraları savunmasız konumlara (yazar kasalar, pahalı mal alanları vb.) yerleştirin.
Ayrıca sahte kameraların ofisteki hırsızlık oranını azaltabileceği de kanıtlandı. Elbette bu, çalışanlarınızın kurduğunuz kameranın sahte olduğunu bilip bilmemesine bağlıdır. Bununla birlikte, sahte kameralar, orijinal kamerayı tamamen değiştirmek için değil, yalnızca görüntüleme aralığını "güçlendirmek" için önerilir
Adım 4. Diğer yasal izleme seçeneklerini değerlendirin
Şirketlerin çalışan performansını izlemesinin tek yasal yolu video kaydı değildir. Çeşitli başka izleme seçenekleri de mevcuttur ve bunların kullanımı, ofisinizdeki hırsızlık sorununun ne kadar ciddi olduğuna bağlı olacaktır. Ancak, kullandığınız izlemenin bölgenizdeki herhangi bir yasayı veya sizin ve çalışanlarınızın yaptığı sözleşmeleri ihlal etmediğinden emin olun. Ayrıca, izleme başlamadan önce çalışanlarınızın yapacağınız izlemeden haberdar olduğundan emin olun.
-
Yapabileceğiniz ek izleme şu şekillerde olabilir:
- İnternet tarama geçmişi kontrolü;
- Şüpheli anahtar kelimeler için iletişim tarama;
- Kişisel cihazlarda mesajları, e-postaları, Wi-Fi bağlantılarını vb. izleme;
- Güvenlik güçlerinin eklenmesi; ve
- Hassas alanlarda kart erişim kaydını kaydırın.
- Ancak çalışanları çok yakından izlemek tehlikeli olabilir. Patronun aşırı denetimi, özellikle denetiminiz iş grubunuzdaki standartlardan çok daha katıysa, çalışanların morallerini bozacak şekilde korkutulmasına neden olabilir.
Adım 5. Her çalışanla kişisel bir ilişki kurmaya çalışın
Çoğu şirket, çalışan hırsızlığının üç ana nedenini bilir: çalışanın çok sayıda acil ihtiyacı vardır, çalışan şirket tarafından ihmal edildiğini hisseder ve çalışan bir fırsat nedeniyle çalar. İlk nedeni kontrol edemeyebilirsiniz ve üçüncüsü daha sıkı bir muhasebe ve denetim ile halledilebilirken, ikincisi bir duygu meselesidir. Kısacası, çalışanlar işyerinde kendilerine değer veriliyorsa ve patronlarını seviyorlarsa çalmazlar.
-
Çalışanlarla aşağıdaki yollarla iyi ilişkiler geliştirebilirsiniz:
- Çalışanlarla yaşam, umutlar vb. hakkında gayri resmi sohbet edin.
- İyi performans için ikramiye ve ödüller sunar.
- Her çalışanla az da olsa sohbet etmeye çalışın.
- İş dışındaki sosyal etkinlikleri göz önünde bulundurun (tatiller, aile gezileri vb.).
- Çalışan şikayetleri ve hayal kırıklıkları ile empati kurun.
- Şunu bir düşünün: 1976'da yapılan bir ankette, ankete katılanların neredeyse yarısı suçluluk duymadan kendi ofislerinden hırsızlık yaptıklarını söyledi. İnsanlarınızın suçluluk duymadan çalabilmesi için can sıkıcı bir patron olmayın, ancak çalışanlarınızın çalmaması için onlara arkadaş olun.
Adım 6. İşten çıkarıldıktan sonra ofiste güvenliği yeniden düzenleyin
Nadir de olsa, işten çıkarılan çalışanlar, özellikle anahtarları, oturum açma bilgileri vb. hala varsa, eski ofislerinden hırsızlık yapabilir. Bunun olmasını önlemek için, belirli çalışanları işten çıkardıktan sonra ofisteki güvenlik sistemini sıfırlayın. İşletmenizin türüne bağlı olarak aşağıdakileri yapın:
- Bina kilidini değiştirin.
- Elektronik kilit kodunu değiştirin.
- Şirket e-posta hesabı şifrenizi, Wi-Fi şifrenizi vb. değiştirin.
- İşten çıkarılan çalışanın anahtarını, anahtar kodunu veya diğer oturum açma bilgilerini alın.
Adım 7. Diğer alışılmadık çözümleri deneyin
Artan hırsızlık sorunu, çeşitli şirketlerin bunu çözmek için yaratıcı fikirlerini tetikledi. Aşağıdaki fikirlerin tümü durumunuza uymasa da, belirli durumlarda hırsızlığı önlemede etkili oldukları kanıtlanmıştır.
- Şeffaf plastik atık kullanın. Çalışanlar, çalınan eşyaları çöp kutusuna saklayabilir, ardından çöpü atarken güvence altına alabilir. Şeffaf plastik atıklarla bunu yapmak daha zor olacaktır.
- Daha önce tartışılan çöp tenekesi yöntemiyle çalmayı kolaylaştırmak için, her kutunun geri dönüşümden önce düzleştirildiğinden emin olmayı bir kural haline getirin.
- Mobilyaları yeniden düzenleyin veya görünmeyen alanı önlemek için ofisi yeniden düzenleyin. Karanlık oda yoksa, çalışanların çalması daha da zor olacaktır.
- Ani bir yazar kasa incelemesi veya denetimi yapın. Çalışanlar her ne kadar hoşlanmasalar da bu yöntem oldukça etkilidir çünkü yazar kasanın her an denetlenebileceğini bilirlerse hırsızlık yapma ihtimalleri daha düşüktür.
- Düzenli olarak hediyeler verin. İyi satmayan ürünleri çalışanlara ücretsiz vermek hırsızlığı azaltmanın bir yoludur. Örneğin, restoranınızdaki çalışanlar sık sık yiyecek çalıyorsa, iyi satmayan yiyecekleri almalarına izin verin.
Yöntem 3/3: Bir Çalışan Olarak Hırsızlığı Durdurmaya Yardım Edin
Adım 1. Şüpheli bir şey fark ederseniz patronunuzla iletişime geçin
Bir çalışan olarak sistemleri değiştirme ve hırsızlığı durdurma yetkiniz yok, ancak bu yardım edemeyeceğiniz anlamına gelmez. Hırsızlığa yol açabilecek herhangi bir şey görürseniz, duyarsanız veya biliyorsanız, derhal amirinize başvurun. Sessiz kalmayın çünkü birçok şirketin kuralına göre susma girişimleri sizi de sürükleyebilir.
Birçok şirkette, özellikle çalışan memnuniyeti düzeyi düşük veya üst yönetim ile çalışanlar arasında mesafe bulunan şirketlerde sessizlik kültürü olabilir. Hırsızlık yapan çalışanlar, hırsızlıklarının bildirilmemesini bekler ve buna cesaret eden çalışanlara zorbalık yapabilir. Bu durumda, işyerindeki patronunuza davranışlarını bildirerek diğer çalışanlarla olan ilişkinizi bozmayın. Patronunuzla e-posta, telefon veya aşağıda anonim olarak iletişime geçin
Adım 2. Anonim bir geri bildirim sistemi kullanın
Ne yazık ki, bazı şirketlerde hırsızlığı bildirmek için "sızdıran bir kova" itibarına sahip olmak kötü bir şeydir. Bu duruma yakalanırsanız, hırsızlığı isimsiz olarak bildirmeniz önerilir. Yönetim, anonim olarak rapor vererek hırsızlık sorununu çözebilir, ancak hırsız sizi ihbarcı olmakla suçlayamaz.
-
Hırsızlığı anonim olarak bildirmeyi deneyebileceğiniz şeyler şunlardır:
- Patronun ofis kapısının altına isimsiz bir not bırakın;
- Anonim geribildirim sistemine bilgi yazın;
- Patrona tek kullanımlık bir adresle bir e-posta yazın;
- Hırsızlık konusunu görüşmek için patronla mesai saatleri dışında sohbet edin.
Adım 3. Bilgileri dikkatli bir şekilde toplayın, ancak aşırıya kaçmayın
Hırsızlığı notlar, fotoğraflar veya videolarla kaydetme fırsatı görürseniz, bunu yapın, ancak kaydederken dikkatli olun. Hırsız kaydedildiğini fark ederse, sizden kaçabilir ve olduğunu kanıtlamanızı zorlaştırabilir. En kötü durumda, "sızdıran kova" olarak etiketlenebilirsiniz ve işyerindeki diğer arkadaşlarınızla ilişkiniz bozulacaktır.
Çoğu durumda olayın yerini ve saatini ve olaya karışan kişileri hatırlamanın yeterli olacağını unutmayın. Patron size güveniyorsa ve açıklamanız onların kayıtlarıyla eşleşiyorsa, patronunuz herhangi bir ek kanıt olmasa bile harekete geçmek için yeterli bilgiye sahip olabilir
Adım 4. Dürtüsel olarak suçlamaktan kaçının
Çalışanların gerçekten de hırsızlığı patrona bildirmeleri gerekir, ancak diğer çalışanları kanıt olmadan suçlamak kesinlikle yasaktır. Ayrıca, hırsızlığın belirli bir çalışan tarafından işlendiğine dair kanıt olsa bile, çalışan diğer çalışanların veya müşterilerin önünde küçük düşürülmemelidir.
Yanlış olduğunda utanç verici olmasının yanı sıra, delilsiz suçlamalar da moral bozabilir. Kanıtsız iddialar, çalışanlara yönetimin her an onları suçlayabileceğini hissettirir
İpuçları
Hırsızlığı önlemek için yeni stratejiler bulmak için işyerinde hırsızlıkla ilgili bilimsel araştırmalar ve anketler bulmak için akademik veri tabanlarını taramayı düşünün. Örneğin, Google Akademik, konuyla ilgili şu adresten erişilebilen yüzlerce dergi makalesine sahiptir
Uyarı
- Bir takipçi olarak görüleceğiniz ve kovuşturulabileceğiniz için, şüphelendiğiniz kişileri iş dışında izlemeye çalışmayın.
- Amirinizden izin almadan işyerinde bir hırsızı yargılamaya çalışmayın çünkü başarısız olursanız, hırsız izlendiğini hissedecek veya başınız belaya girebilecek. Ayrıca hırsızlık yaparken yakalanan çalışanlar fevri davranabilir veya sinirlenebilir ve ofiste çatışmalara neden olabilir. Bu çatışma morali azaltabilir.
