İşyerinde Daha Verimli Olmanın 3 Yolu

2024 Yazar: Jason Gerald | [email protected]. Son düzenleme: 2024-01-19 22:14

Şu anda, çalışma baskısı daha da zorlaşıyor. Tam zamanlı bir işi olan herkes, ortalama bir iş gününün her şeyi halletmek için her zaman yeterli olmadığını bilir. Ancak, çalışmayı daha verimli hale getirmek için oluşturulan alışkanlıkları benimseyerek üretkenliğiniz büyük ölçüde artırılabilir. Verimli çalışan, tüm dikkatini önce en önemli görevlere vererek, mevcut tüm zamanı kullanır. İş yerinde verimli olmak, yalnızca üretkenliğinizi artırıp bunu patronunuza göstermekle kalmaz, aynı zamanda verimli bir gün geçirdiğiniz için sizi daha çok tatmin eder.

Adım

Yöntem 1/3: Odak Oluşturma

Adım 1. Temiz ve düzenli bir iş yeri sağlayın

İşyerinde verimlilik elde etmek bazen iş yerinizi temizlemek kadar kolay olabilir. Düzensiz ve temiz bir iş yeri üretkenliğinizi engelleyecektir. Bu düzensizlik nedeniyle sürekli olarak araç veya belge bulmakta zorlanıyorsanız, zamanınız boşa gitmiş demektir. Yalnızca günlük kullandığınız öğeleri saklayın - diğer öğeler masanızdan uzak tutulmalıdır, ancak yine de hızlı bir şekilde alınabilir.

• Bir ofiste çalışıyorsanız, ofis alanınızı ve masanızı düzenleyin, böylece iş için ihtiyacınız olan her şeyi hızlı ve kolay bir şekilde bulabilirsiniz. Bir ofiste çalışmıyorsanız, aynı ilkeler yine de geçerlidir. Örneğin, bir bisiklet tamirhanesinde çalışıyorsanız, ihtiyaç duyduğunuzda bulabilmeniz için aletlerinizi temiz ve düzenli tutun. Hemen hemen her iş yeri temiz tutmaktan fayda sağlar.

  

• Ofis çalışanları ve büyük miktarda evrak işiyle uğraşan diğerleri, mantıklı ve düzenli bir dosyalama sistemi oluşturmalıdır. Sık kullandığınız belgeleri elinizin altında bulundurun. Diğer belgeleri alfabetik veya başka bir sırayla kaydedin.

Adım 2. İş yerinizin iyi stoklandığından emin olun

İşiniz için gerekli öğelere ve araçlara sahip olduğunuzdan emin olun. Ofiste bu, delgeç, zımba, hesap makinesi vb. araçlara sahip olmanız gerektiği anlamına gelir. Ofis ortamının dışında, araçlar farklıdır, ancak prensip hala aynıdır - işe başlamadan önce verimli bir şekilde çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz araçlara sahip olun.

• Ayrıca, işinizin gerektirdiği araçlardan oluşan bir stoğa sahip olduğunuzdan emin olmak anlamına da gelir. Öğretmenlerin tebeşire, marangozların çiviye vb. ihtiyacı var.
• Ekipmanınızın iyi durumda olduğundan emin olun. Kırılan önemli bir araç, onsuz çalışamıyorsanız tüm gününüzün iş akışını bozabilir! Ekipmanınızı periyodik olarak temizlemek ve bakımını yapmak için biraz zaman ayırarak uzun vadede zamandan tasarruf edin.

Adım 3. Programı birleştirilmiş halde tutun

Eğer bir planınız varsa tabii ki işinizin daha verimli olacağını düşünüyorum. Gerçekten etkili bir program yapmak için, kendinizi yalnızca bir planlayıcı kitapla (ve uzun vadede işte fazladan bir takvimle) sınırlayın. Birden fazla defter tutarak işinizi zorlaştırmayın. Ne yapmanız gerektiğini tek bir yerde görebilmeniz gerekir.

• Her günü bir “yapılacaklar listesi” yaparak düzenleyin. Önce tamamlanabilmeleri için en yüksek öncelikle başlayın. Daha az önemli görevleri sona yerleştirin. Listenin başında başlayın. Yapılacaklar listesini bir gün tamamlamazsanız, ertesi gün bitmemiş görevi tamamlayın.

  

• En önemli projeler için son tarihler belirleyin ve gereken zaman dilimlerinde gerçekçi olun. Kendinizi başarısızlığa hazırlamak istemezsiniz – projenin başında ek süre istemek, son teslim tarihi yaklaştığında istemekten daha iyidir.

Adım 4. Kişisel dikkatinizi dağıtan şeyleri ortadan kaldırın

Farklı iş yerlerinin farklı dikkat dağıtıcıları olacaktır - bazı işler gürültülü iş arkadaşlarıyla karıştırılacaktır. Diğerleri çok sessiz olabilir, bu da en ufak bir seste dikkatinizi dağıtacaktır. Odaklanmak için yapman gerekeni yap. İşyerinde müzik dinlemenize izin veriliyorsa, işe giderken yanınıza bir mp3 çalar alın. İş arkadaşlarınızın sizi rahatsız etmemesi için işyerinize notlar göndermeyi bile düşünebilirsiniz. Sert görünebilir, ama öyle değil. Bu, insanların sizi işte bırakmasını sağlamanın makul ve etkili bir yoludur. Unutmayın, molalarda ve öğle yemeği saatlerinde sosyalleşebilirsiniz.

• En yaygın sıkıntılardan biri internet siteleridir. Araştırmalar, çalışanların üçte ikisinin her gün işle ilgili olmayan sitelerde en azından biraz zaman geçirdiğini gösteriyor. Neyse ki, çoğu internet tarayıcısı, sorunlu siteleri engellemenize yardımcı olacak ücretsiz üretkenlik yardımcıları indirmenize izin verir. "Web sitesi engelleyici" veya "üretkenlik yardımı" anahtar kelimeleri ile tarayıcı mağazanızdan eklemeleri arayın. Ücretsiz ve etkili bazı sonuçlar elde edeceksiniz.

  

• Dikkatinizin dağılmasını önlemenin bir başka harika yolu da telefon görüşmelerinizi sınırlamak (gereksiz telefon konuşmalarından kaçınmak için) ve ani karşılaşmaları en aza indirmektir.

  

Adım 5. Kişisel meselelerle ilgilenmek için molaları kullanın

Şaşırtıcı bir şekilde, bu molalar, engel olmak yerine iş yerinizin verimliliğini artırabilir. Her şeyden önce dinlenmek sizi daha dinç ve daha az yorgun yapar. İkincisi, dinlenme, dikkat dağıtıcı şeylerle başa çıkmak için size zaman verir. İş yerinde dikkatinizi dağıtabilecek herhangi bir şey yapmak için mola verin. Ağabeyinizi sık sık işte hayal ediyor musunuz? Molalarda onları arayın ve bu dikkat dağınıklığını ortadan kaldırın!

Yöntem 2/3: Stratejilerin Etkili Çalışmasını Sağlamak

Adım 1. Sorumluluklarınızı yönetilebilir parçalara ayırın

Büyük projeler göz korkutucu olabilir - eğer çok büyüklerse, önce onlardan kurtulmak çok kolaydır, son teslim tarihi yaklaştıkça onlar üzerinde çalışmak zorunda kalana kadar daha az önemli işlere zaman harcarsınız. Verimli bir çalışan olarak, büyük bir işin küçük bir bölümünü yapıyor olsanız bile, önce önemli olanı yapmalısınız. Büyük bir işin küçük bir parçasını tamamlamak pek tatmin edici gelmiyor ama zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenin akıllıca bir yolu. Uzun vadede, en önemli görevleri her gün azar azar tamamlarsanız daha hızlı tamamlarsınız.

Örneğin, bir ayda büyük bir sunum yapmanız gerekiyorsa, bugün ana hatlarını çıkarmayı bir hedef haline getirin. Çok zaman alıcı değildir, bu nedenle sizi işinizden alıkoymaz, ancak sürecin geri kalanını daha hızlı ve daha kolay hale getiren önemli bir ilk adımdır

Adım 2. Yetkilendirme ile işinizi hafifletin

İşinin özünde değilseniz, zaman kazanmak için bazı tekrarlayan görevleri astlarınız arasında bölüştürme fırsatınız var. Yeter ki siz tamamlayabilecekseniz, astlarınıza proje vermeyin. Daha önemli şeylere odaklanabilmeniz için onlara zaman alıcı, monoton işler verin. İşi devrediyorsanız, bir son teslim tarihini takip etmeyi unutmayın. Astlarınız size yardım ettiğinde daima minnettar olun - sizi takdir ettiğinizi görürlerse, bir sonraki projeleri üzerinde daha fazla çalışma olasılıkları olacaktır.

• Stajyerseniz, alt kademe bir çalışansanız yine de bu monoton işi sizinle aynı seviyedeki çalışanlarla paylaşabilirsiniz (onların izniyle ve tabii ki amirinizin izniyle). Partnerinizin yardımını kullanırsanız, bir dahaki sefere ödüllendirilmeye hazır olun!

  

• Patronunuzla iyi bir ilişkiniz varsa, işin bir kısmını sizin adınıza başka birine devrettiğini bile fark edebilirsiniz!

  

Adım 3. Taytları ince tutun

Herkesin toplantılardan nefret etmesinin bir nedeni var - 2012'de yapılan bir ankete göre, katılımcıların neredeyse yarısı toplantıların kişisel ve eğlence sitelerinde geçirdikleri zamandan daha fazla zaman kaybı olduğunu düşündü. Toplantılar, hedefleri tartışmak ve gelecek için bir vizyon belirlemek için hayati olabilir. Ancak çoğu zaman bu, saatlerce, hatta günlerce hiçbir şey üretmeden etkisiz bir toplantı haline gelir. Toplantılarınızı daha etkili hale getirmek için bazı ipuçları:

• Her toplantıdan önce, ayrılan süreyi en üst düzeye çıkarmak için bir gündem oluşturun. Her konunun kapsanması gereken zaman dilimini girin. Gündeminizi mümkün olduğunca takip edin. Başka bir konu ortaya çıkarsa, daha sonra tartışmak için önerin.
• Mümkün olduğunca az kişiyi davet edin. Toplantılarınıza katılımı minimumda tutmak, konuşmanın konu dışına çıkma olasılığını azaltacaktır. Ayrıca, çalışmaya devam etmek için orada olmaları gerekmeyen insanları masalarında tutar.
• Sunum slaytlarını minimumda tutun. Sunum slaytlarının (PowerPoint, vb.) toplantı verimliliğine yardımcı olup olmadığı veya engellediği konusunda çok az tartışma vardır. Oldukça açık: Sunum slaytları kullanıyorsanız, bunların mümkün olduğunca kısa ve bilgilendirici olduğundan emin olun. Sunumunuzun tüm içeriğini değil, sözcükleriniz aracılığıyla aktarılamayan görüntüleri ve verileri göstermek için slaytları kullanın.
• Son olarak, ana ilke, neye karar vermek istediğini bil toplantıya başlamadan önce ve bu kararı olabildiğince çabuk verin.

Adım 4. İlk başta ofiste dramayı durdurun

İş yeri stresli bir yer olabilir. Yükselen bir öfke varsa, hemen onunla başa çıkın. Bu siz, muhatap olduğunuz kişi veya her iki tarafın da özür dilemesi gerekebilir. Bunu mümkün olduğunca çabuk yapın. Dövüşün sürmesine izin verirseniz, etkinliğiniz darbe alacak ve bu kişiden kaçınma eğiliminde olacağınız için uzun vadede size zaman kaybettirecektir. Daha da önemlisi, iş yerindeki dramanın verimliliğinizi ve ruh halinizi mahvetmesine izin vermeyin!

• Bir arabulucuyu dahil etmekten korkmayın. Drama ve incinmiş duyguların iş akışını engelleyebileceğini hepimiz biliyoruz, pek çoğu, işyerindeki çatışmaları çözmek için özel olarak atanmış kişileri işe alıyor. İşyerinizdeki diğer insanlar yüzünden kendinizi hüsrana uğramış, üzgün veya korkmuş hissediyorsanız, ofisinizdeki insan kaynakları personeli ile iletişime geçin.
• Her şey bittiğinde, tartıştığınız meslektaşınızla arkadaş olmanıza gerek yok, ancak onunla çalışabilmelisiniz. Nefret ettiğiniz insanlarla bile iş yerinizde kibar ve ihtiyatlı olun.

Yöntem 3/3: Yaşam Tarzı Değişiklikleri Yapma

Adım 1. İyi dinlenin

Yorgunluk asla kimsenin iş kalitesini yükseltmez. Yorgunluk performansınızı yavaşlatır ve kolayca uykuya dalarsanız önemli bir toplantıda utanç verici olabilir. Dahası, uyku eksikliği birçok sağlık sorunu yaratacaktır. Hasta olduğunuz için işte uyuyakalmayın veya işi atlamayın – en iyi kalite için günde 7-8 saat uyuyun.

İş yerinde yorgunluk sadece küçük bir dikkat dağıtıcı olabilir. Ama en kötüsü, ciddi bir güvenlik sorunu olabilir. İnsanların hayatlarının tehlikede olduğu bir işiniz varsa (örneğin: havaalanı memuru veya kamyon şoförü), uyku programınızı yönetmek çok önemlidir

Adım 2. Egzersiz yapın

Bilim, egzersizin işteki ruh halini ve üretkenliği iyileştirdiğini göstermiştir. Bu, özellikle bilgisayar başında çok fazla zaman geçiren ofis çalışanları için çok önemlidir. Egzersiz yapmak sizi yalnızca daha sağlıklı kılmakla kalmaz, aynı zamanda daha mutlu, daha odaklı ve motive olmanızı sağlar.

İlk kez bir egzersiz rutinine başlıyorsanız, kardiyo ve ağırlık antrenmanını bir arada deneyin

Adım 3. İyi bir ruh hali koruyun

İş verimliliğinizi artırmaya çalışıyorsanız, ciddi bir şekilde çalışmalısınız. Genellikle bu iyi bir fikir değildir – kısa vadede verimliliğinizi artırabilirsiniz, ancak bu sizi işte mutlu etmez, bıkmak çok kolaydır, tükenmişliğe ve motivasyon eksikliğine yol açar. Motive olmaya çalışın - işte mutlu hissediyorsanız, daha motive ve hırslı olacaksınız. Daha sessiz ve huzurlu bir ortam için müzik dinlemek, biraz esnemek veya dizüstü bilgisayarınızı dinlenme odasına götürmek gibi üretkenliğinizi engellemeyen, ruh halinizi yükseltmek için küçük şeyler yapın.

• Öğle yemeği saatinizden en iyi şekilde yararlanın - bu fırsatı iyi bir yemeğin tadını çıkarmak ve arkadaşlarınızla şakalaşmak için kullanın.
• Kahveyi dikkatli kullanın. Kendinizi çok uyuşuk hissediyorsanız kahve harika bir uyarıcı olabilir, ancak her gün kullanırsanız, ona bağımlı hale gelebilir ve uzun vadede size hiçbir faydası olmaz.

Adım 4. Kendinizi motive edin

Çalışmak için iyi bir nedeniniz varsa daha verimli çalışmak daha kolaydır. Motive olmakta sık sık zorlanıyorsanız, sizi bu işi aramaya iten nedenleri düşünün - hayattaki hedefleriniz, hayalleriniz veya kendi vizyonunuz. Çalışmanızın nihai hedefinize giden yol olduğunu düşünmeye çalışın. Eğer işinizden hoşlanıyorsanız, işinizin nasıl hissettiğinizi nasıl etkilediğini düşünün – bunu yaptıktan sonra tatmin oluyor musunuz?

• İşinizden çıkan iyi şeyleri düşünün. Belki kendi arabanız veya eviniz olabilir ya da çocuklarınızı okula gönderebilirsiniz. Ayrıca, sizin ve aileniz için sağlık sigortası ve diş hekimi gibi işinizden elde ettiğiniz faydaları da düşünün.

  

• Çalışmazsan sonuçlarını düşün. Gelir kaynağınızı kaybettiğiniz için nelerden vazgeçmeniz gerekiyor? Ailenizi ve yakınlarınızı nasıl etkiledi?

Adım 5. Kendinizi ödüllendirin

Çalışmanızın verimliliğini başarılı bir şekilde artırırsanız, bunu kutlayın. Eski alışkanlıkları kırmak ve yenilerini benimsemek kolay değil, bu yüzden sıkı çalışmanızı ödüllendirin. Cuma günü işten sonra bir bira alın ya da arkadaşlarınızla bir parti yapın ya da sadece yatakta uzanarak kitap okuyun - uzun bir haftadan sonra sizi ne mutlu ediyorsa. Bu sizi motive etmek için çok önemlidir.

Hediyeniz çok büyük olmak zorunda değil ve maddi bir yük olmamalıdır. Lüks hediyelerinizi özel günler için saklayın