Yakın zamanda ölümcül bir hata yaptınız mı veya birinin duygularını incittiniz mi? Eğer öyleyse, bir mektup yazmak gibi samimi ve etkili bir şekilde özür dilemekten çekinmeyin. Aslında, ister kişisel ister profesyonel olsun, bir özür mektubu yazmak, hatalarınızı ve ilgili kişiyle olan ilişkinizi düzeltmek için oldukça faydalıdır. Ancak mektubunuzun samimi ve yerinde olması için aşağıdaki çeşitli yöntemleri uyguladığınızdan emin olun.
Adım
Yöntem 1/3: Kişisel Bir Özür Mektubu Oluşturma
Adım 1. Durumu iyileştirmek için neler yapabileceğinizi sorun
Muhtemelen, söz konusu kişi hatayı düzeltmek için ne yapmanız gerektiğini tam olarak biliyor. Onların fikrini sormak, onların özrünü kabul etmek ve durumu iyileştirmek için ne gerekiyorsa yapmaya istekli olduğunuzu gösterir.
Örneğin, "Randevum olduğu halde gelmediğim için partinizi berbat ettiğimi fark ettim. Size bir kafede bir içki ısmarlamamı ister misiniz yoksa evimde yemek mi yapayım, o yüzden" diyebilirsiniz. Artık sinirlenmiyor musun? Biliyor musun, arkadaşlığımız benim için çok önemli."
Adım 2. Özür dilemek için yüz yüze görüşme imkanı sunun
Gerçekten eldeki soruna bağlı olsa bile, şahsen özür dilemek için ona çıkma teklif etmeyi deneyin. Mektubu bitirmeden önce, şahsen özür dilemek için onunla tarafsız bir yerde buluşma arzunuzu dile getirin. Teklif onun tarafından reddedilebilse de, yine de teklif edin.
Örneğin, “Seninle gerçekten tanışmak istedim, bu yüzden şahsen özür dilemek istedim” diyebilirsiniz. Lütfen sana uygun olan saati söyle, tamam mı?"
Adım 3. Duygularınızı temsil edebilecek bir kapanış selamı kullanın
Mektup kişiselse, resmi olmayan ve duygusal bir kapanış selamı da kullandığınızdan emin olun. Örneğin, mektubun sonuna "Selamlar", "Üzgünüm" veya "Selamlar" yazabilirsiniz.
Yöntem 2/3: Profesyonel Bir Özür Suresi Oluşturma
Adım 1. İlgili soruna bir çözüm önerin
Özür, ticari müşterilerinize yönelikse, hatayı düzeltmek konusunda ciddi olduğunuzu bildiklerinden emin olun. Örneğin, yalnızca müşteriler tarafından duyulmak yerine, ilgili ve uygulanabilir çözümler sunmaya çalışın.
Mektup işletmenizin bir müşterisine gönderilmişse, "Geçmişteki bir teslimat hatasını düzeltmek için aynı ürünü kargoya vermeden iade edeceğiz ve bir sonraki siparişinizde %30 indirim sunacağız" demeyi deneyin
Adım 2. Benzer bir durumun tekrar olmayacağını açıkça belirtin
Son paragrafta, gelecekte aynı hataların tekrarlanmasını önlemek için attığınız çeşitli önleyici adımları açıklayın. Aldığınız tüm önleme yöntemleri ve aynı sorunla baş etmede ne kadar etkili oldukları konusunda net olun.
Örneğin, "Şimdiye kadar, gelecekteki proje gecikmelerinin olmasını önlemek için çeşitli yöntemler uyguladım. Bunlardan biri, projeden bir hafta, bir gün ve 8 saat önce bana hatırlatmak için çevrimiçi bir takvim oluşturmaktır" diyebilirsiniz. Ayrıca üzerinde çalıştığım her projenin zamanında tamamlanabilmesi için daha detaylı bir iş sorumlulukları listesi hazırladım."
Adım 3. Uygun bir kapanış selamı koyun
Mektup iş amaçlıysa, mektubu kapatmak için “Saygılarımızla” veya “Selamlar” gibi resmi bir selamlama kullandığınızdan emin olun.
Yöntem 3/3: Mektubun Tonunu Belirleme
Adım 1. Bir iş ortağına bir özür mektubu gönderirken kibar ve profesyonel bir ses tonu kullanın
Özür patronunuza veya başka bir iş ortağınıza yönelikse, tavrınızı kibar, resmi ve profesyonel tutun. Durumu açıklayın ve doğru, açık ve net bir şekilde özür dileyin. Karşınızdaki kişinin sizi daha sonra daha kolay affedebileceğini umarak aşırı tanıdık bir konuşma tarzı kullanmayın.
- Örneğin, "Yapılan hata için bir kez daha içtenlikle özür dilerim. Gelecekte böyle bir hatanın tekrarlanmaması için çeşitli önleyici adımlar atacağıma söz veriyorum" diyebilirsiniz.
- "Gerçekten üzgünüm! Umarım beni affedersiniz" demeyin. Cümle, profesyonel bir özür mektubu için fazla gayri resmi geliyor.
Adım 2. Samimi ve dürüst bir ses tonu kullanın
Özür, kişisel hayatınızda önemli birine yönelikse, mektubunuzun daha dürüst ve daha az zorlama hissetmesi için mektubun tonunun kişisel olduğundan emin olun.
Örneğin, "Şaka yaparken çok ileri giderek duygularınızı incittiğim için gerçekten üzgünüm. Konuşmadan önce düşünmüyordum ama şimdi neden kızgın olduğunu anlıyorum. Üzgünüm."
Adım 3. Bahane üretmeyin
Her hata bir durum tarafından motive edilecektir. Ancak, hatanızı haklı çıkarmak için durumu bir bahane olarak kullanmayın! İnan bana, böyle yapmak özrünü samimiyetsiz gibi gösterecek. Yaptığın hataya ve özrüne odaklan!
Örneğin, “Bu proje ihmal edildiği için üzgünüm. Ama o zaman oğlum hastaydı ve ondan sonra aile tatilleri vaktimi aldı” demeyi deneyin, “Bu proje ihmal edildiği için üzgünüm. Bu deneyime dayanarak, gelecekte aynı durumun tekrarlanmasını önlemek için özel bir plan geliştirdim."
Adım 4. Başkalarını suçlamayın
Özür mektubunuzda başka birini suçlamak ne kadar cazip gelse de, yapmayın! İnan bana, böyle yaparsan mektubun içindeki tüm sözlerin anlamsız olacak. Sonuç olarak, ilgili kişinin daha sonra özrünüzü kabul etmesi zor olacaktır.
Adım 5. Mektubu imzalayın
Mektuba kişisel dokunuşunuzu (imza gibi) eklemek için zaman ayırın; mektubun senin için gerçekten önemli olduğunu göster. İlgili kişiye vermeden önce hem kişisel hem de profesyonel mektupları yazdırıp imzalamanız gerekir.
- Profesyonel bir özür mektubu daha resmi bir kanaldan (posta postası gibi) gönderilmelidir. Bu arada, ilgili kişiye profesyonel bir özür mektubu gönderebilirsiniz.
- Mektubu şahsen imzalamakta sorun yaşıyorsanız, en azından bir dijital imza ekleyin. Bazı bilgisayar programları, dijital imzalar oluşturmak ve bunları çeşitli belgelere yapıştırmak için özel seçenekler sunar. Dilerseniz bir kağıda imzanızı atabilir, tarayabilir, görüntü formatında bilgisayarınıza kaydedebilir ve ardından istediğiniz belgeye ekleyebilirsiniz.
