Daha önce hiç resmi bir başvuru mektubu yazdınız mı? Resmi başvuru mektupları genellikle borç tahsil etmek, yardım istemek veya bir başkasından belirli bir şey yapmasını istemek gibi çeşitli nedenlerle yapılır. İdeal olarak, başvuru mektubu bir sayfadan uzun olmamalıdır. Başka bir deyişle, talebiniz doğru cümle ile biten, açık, net, kendinden emin ve açık bir şekilde iletilmelidir. Peki, başvuru mektubunu kapatmak için doğru cümle nedir? Genel olarak, mektubun kapanış cümlesi, mektubun amacına ve mektubun alıcısının kimliğine çok bağlıdır. Örneğin, mektup şahsen tanıdığınız birine gönderilmişse, daha rahat bir tonla bitirmekten çekinmeyin. Bu arada, mektup iş amacıyla yazılmışsa, daha resmi bir tonla bitirdiğinizden emin olun.
Adım
Yöntem 1/2: Kişisel Başvuruyu Sonlandırma
Adım 1. Kibar bir dil stili kullanın
Kişisel bir başvuru mektubunda, genellikle mektubu yazan kişinin önce başvurusunun arkasındaki nedenleri belirtmesi, ardından başvuruyu doğrudan, açık ve spesifik bir şekilde iletmesi gerekir. Mektubun alıcısının isteğiniz karşısında bunalmış hissetmemesi için "İster miydiniz" veya "İster miydiniz" gibi kibar ve daha az talepkar bir şehir seçeneği kullanmayı unutmayın.
Örneğin, "Kız kardeşime tek başına dışarı çıkmak zorunda kalmasın diye bir yardım etkinliğine eşlik eder misiniz?" yazabilirsiniz
Adım 2. Takip talebinizi yeni bir paragrafta sunun
Belirli bir zamanda yanıt almanız gerekiyorsa veya alıcının istekle ilgili başka bir şey yapması gerekiyorsa, lütfen bunu ayrı bir paragrafa ekleyin. Böylece, mektubun alıcısı, takip başvurusunun ikincil olduğunu, ancak yine de ana başvuruyla ilgili olduğunu bilecektir.
Yine aynı örnekle, "Onu bir yardım etkinliğine gitmek için evinden alır ve daha sonra bırakırsanız çok memnun oluruz" gibi bir takip isteği ekleyebilirsiniz
Adım 3. İsteği dikkate aldığı için alıcıya teşekkür edin
Talebiniz gönderildikten sonra, mektubun alıcısına teşekkür eden kısa bir açıklama ekleyin. İsterseniz yardımlarının sizin için ne kadar önemli ve anlamlı olduğunu da iletin.
Örneğin, "Bize yardım etmeye istekli olduğunuz için çok teşekkür ederiz. Yardımınız, hayır etkinliğine katılmaya can atan kız kardeşim için çok faydalı olacak."
Adım 4. Alıcının bilmesi gerekebilecek tüm ek bilgileri ekleyin
Talebinizin belirli bir şekilde veya belirli bir tarih ve saatte yapılması gerekiyorsa, lütfen teşekkür ettikten sonra ekleyin. Ayrıca, mektubun alıcısının önce sizinle iletişime geçmek istemesi durumunda iletişim bilgilerini de ekleyebilirsiniz.
Örneğin, “Bilginiz olsun, etkinlik başlamadan önce kız kardeşimin organizatörlerle görüşmesi gerekiyor. Bu nedenle etkinlik yerine en az bir saat önce gelmesi gerekiyor."
Uç:
Ek bilgileri ekledikten sonra tekrar teşekkür etmeyi unutmayın. Bunu yaparak, mektubun alıcısı, talepten dolayı kendini yüklenmiş hissetmeyecek, hatta nezaketinden sizin tarafınızdan yararlanıldığını bile hissetmeyecektir.
Adım 5. Adınızı mektubun sonuna yazmadan önce bir kapanış selamı ekleyin
Kişisel bir başvuru mektubunun sonuna “Selam” gibi basit bir kapanış selamı eklemek uygundur. Siz ve mektubun alıcısı daha yakın veya daha yakınsanız, lütfen "Selamlar" veya "Her zaman sevgiler" gibi daha sıcak bir kapanış selamlama tonu kullanın.
Kapanış selamından sonra bir virgül ekleyin ve imzanız için iki boş satır bırakın. Bu iki boş satırdan sonra tam adınızı ekleyin
Yöntem 2/2: İş Uygulamalarını Sonlandırma
Adım 1. Mektubun gövdesinde başvurunuzu belirtin
İş, profesyonel ve akademik amaçlar için resmi bir başvuru mektubu yazarken, mektubun amacını en baştan eklemeyi unutmayın. Mümkünse, talebinizi mektubun sonunda değil, özellikle ilk cümlesinde yapın.
Talebiniz mektubun başında açıklandığı için mektubun sonunda tekrar etmenize gerek yoktur
Adım 2. Alıcıya zaman ve ilgi için teşekkür edin
Yeni bir paragrafta, alıcıya değerli zamanını okuyup isteğinizi değerlendirdiği için teşekkür eden kısa bir cümle yazın. Onun istekliliğini takdir ettiğinizi bildiğinden emin olun.
Örneğin, "Talebimi değerlendirmek için zaman ayırdığınız için teşekkür ederim. Gerçekten onu takdir ederim."
Uç:
Alıcıya zaman ve ilgi için teşekkür ettikten sonra, gerekirse "Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı özür dilerim" gibi bir özür de ekleyebilirsiniz.
Adım 3. Alıcının bilmesi gereken son tarihi belirtin
Mektuba belirli bir zamana kadar cevap almanız gerekiyorsa, alıcıya tarih ve saati bildirmeyi unutmayın. Bazı durumlarda, son tarihi belirlemenin önemine ilişkin kısa bir gerekçe sağlamanız gerekebilir.
Örneğin, "Anilik için üzgünüm, ancak cevabınıza 22 Nisan Pazartesi gününden önce ihtiyacım var, çünkü o gün uçak biletimi zaten ayırttım ve sadece 2 haftalığına (şehrinizin adı) geri döneceğim" gibi bir şey ekleyebilirsiniz.. ondan sonra."
Adım 4. Alıcıların soruları olduğunda sizinle iletişim kurabilmeleri için iletişim bilgilerini sağlayın
Özellikle yakın gelecekte bir cevaba ihtiyacınız varsa, mektubun alıcısının sizinle kolay ve hızlı bir şekilde iletişim kurmasına yardımcı olun. İşin püf noktası, mesai saatleri içinde kolayca iletişim kurabileceği iletişim bilgilerini eklemeniz yeterli.
Örneğin, "Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen beni ofis numarasından arayın: 222-123-4567" yazabilirsiniz
Adım 5. Mektubu resmi ve kibar bir kapanış selamı ile bitirin
Resmi bir iş başvuru mektubuna ekleyebileceğiniz bazı kapanış selamlama örnekleri "Saygılarımızla" veya "Selamlar"dır. Kapanış selamından sonra virgül eklemeyi ve imzanız için iki boş satır bırakmayı unutmayın. Bu iki boş satırdan sonra tam adınızı ekleyin.
Belirli bir iş unvanı veya kimlik numarası gibi ek bilgilere ihtiyacınız varsa, lütfen tam adınızın hemen altına ekleyin
İpuçları
- Mektubu yazdırıp imzalamadan önce düzenlemeyi unutmayın. Unutmayın, en ufak bir hata güvenilirliğinize zarar verebilir ve talebinizin mektubun alıcısı tarafından yerine getirilmemesi riskini doğurabilir.
- Mektubun bir kopyasını en azından başvurunuz sonuçlanıncaya kadar kişisel dosyanızda saklayın.
- Posta servisi yerine internet üzerinden mektup göndermeyi planlıyorsanız, kullanılan format aslında aynıdır. Mektubun sonunda, ekleyebileceğiniz bir dijital imzanız yoksa, daha sonra boşaltılsa bile imza için boşluk bırakın.
