Adres mektup birleştirme, Office programlarında bir belgeyi birden çok alıcıya sığdırmak için yaygın bir işlevdir. Zarflar, etiketler, form mektupları, e-postalar, fakslar ve numaralı kuponlar dahil her tür belgeyi düzenleyebilir ve birleştirebilirsiniz. Adres mektup birleştirmeyi bir bilgisayarda nasıl kullanacağınızı öğrenmek için aşağıdaki adımları okuyun.
Adım
Yöntem 1/3: Hazırlık
Adım 1. Bir veri dosyası oluşturun
Veriler, elektronik tablo dosyaları (çalışma sayfaları), veritabanı dosyaları ve hatta uygun formatta metin belgeleri olabilir. Çalışma sayfası dosyaları en sık kullanılanlardır; Bu kılavuz, bir çalışma sayfası kullandığınızı varsayar.
-
Dosya verileri, her kopyada değişecek tüm bilgileri içermelidir. Örneğin, bir form mektubu yazıyorsanız, dosya, yazmak istediğiniz tüm kişilerin adlarını ve muhtemelen adreslerini içerecektir.
Satır boyunca her hücreye bir bilgi girin, böylece her bilgi türü (ad, soyad, onur ifadesi vb.) kendi sütununda olur
-
Makul sütun adları oluşturun. Adres mektup birleştirme, her sütundaki verileri okur ve her bilgi sütunundaki ilk girdinin bu tür bilgilerin ortak adı olduğunu varsayar, bu nedenle anlamlı bir ad kullanın.
Örneğin, ad alanını "ad" yazarak başlatın ve ardından tüm adları altına yazın. Bir harfte bir veri sütunu girmeniz istendiğinde, "ad" seçeneğini bir seçenek olarak görecek ve o sütunda ne olduğunu hemen hatırlayacaksınız
- Outlook'u e-posta gönderme aracı olarak kullanan Microsoft Office kullanıcıları, dilerlerse Outlook adres defterini veri dosyası olarak kullanabilirler.
Adım 2. Veri dosyasını kaydedin
Dosyayı kolayca bulabilmek için kaydedin. Ona hatırlaması kolay olacak bir isim verin.
Adım 3. Ana belgenizi yazın
Bu belge, içindeki bilgileri içerecektir. Örneğin, bir form mektubu yazıyorsanız, ana belge mektuptur. Adres mektupla birleştirilecek her öğe içeriği (ad gibi) şu anda boş bırakılmıştır.
Yöntem 2/3: MS Office'te Adres Mektup Birleştirme
Adım 1. Adres mektup birleştirme görev bölmesini açın
Ana belgeden, açmak için bölmeye tıklayın. Göremiyorsanız, Araçlar menüsüne gidin ve listeden Adres mektup birleştirme'yi seçin.
Adım 2. MS Office tarafından sorulan soruları yanıtlayın
Office'teki Adres mektup birleştirme özelliği, dosyaları daha akıllı ve doğru bir şekilde birleştirmenizi kolaylaştırmak için tasarlanmış birkaç adım içerir.
- Yazmakta olduğunuz belgenin türünü seçerek başlayın. En uygun olanı tıklayın, ardından İleri'yi tıklayın.
- Kullanmak istediğiniz başlangıç belgesini seçin. Bu adımları izlerseniz, bu belgeyi kullan'ı seçebilirsiniz. Sonrakine tıkla.
Adım 3. Birleştirilecek dosyaları seçin
Bu, daha önce oluşturduğunuz veri dosyasıdır. Uygun radyo düğmesini seçin ve ardından dosyayı bulmak ve ana belgeye bağlamak için İleri'ye tıklayın.
Outlook adres defterini kullanmak istiyorsanız, o seçeneği tıklayın
Adım 4. Hangi verilerin kullanılacağını seçin
Office, istediğiniz bilgi satırlarını seçmenize veya seçimleri kaldırmanıza olanak tanır. Ana belgeye birleştirmek istediğiniz veri dosyasındaki bilgi öğelerini seçebilirsiniz, böylece veri dosyasını farklı şeyler için kullanırsanız daha sonra daha kullanışlı olacaktır. Memnun kaldığınızda, İleri'ye tıklayın.
Veriler, her sütundaki sütun başlıklarına tıklanarak sıralanabilir. Çok sayıda bilgiyi hızlıca aramak istiyorsanız bu yararlı olabilir
Adım 5. Veri alanlarını girin
Görev bölmesinin sonraki sayfasında, henüz yapmadıysanız bir belge yazmanız istenecek ve dosyadan belgeye veri eklemek için çeşitli seçenekler sunulacaktır.
-
İmleci o veri sütununa yerleştirerek bir veri sütunu girin ve ardından onu oraya eklemek için görev çubuğundaki uygun düğmeyi tıklayın.
Tıpkı normal harfler veya sayılar gibi Sil tuşuna basarak yanlış yerleştirilmiş veya yinelenen veri alanlarını silebilirsiniz
-
Önceden ayarlanmış seçenekler, seçtiğiniz belgenin türüne bağlı olarak biraz değişecektir. Office, sağladığınız verilerden uygun bilgileri doldurmak için elinden gelenin en iyisini yapar. Örneğin, bir iş formu mektubu yazıyorsanız, her alıcının adını, soyadını ve tam adresini birden çok satırda düzgünce düzenlenmiş bir adres bloğu ekleme seçeneği görebilirsiniz.
- Bazı ön ayar seçenekleri, uygun bilgileri doldurmanız için ek pencereler açacaktır. Her şey az çok basit ve anlaşılması kolay.
- Önceden ayarlanmış seçenekleri kullanırsanız ve uygun bilgiyi bulamazsanız, varsayılan adla eşleşen kendi veri sütunu adınızı tanımlamak için Alanları Eşleştir düğmesini tıklayın. Örneğin, adres bloğundaki "Soyadı" verilerini doldurmak için bir veri dosyasında "Soyadı" kategorisini belirtebilirsiniz.
- Kendi sütununuzu kullanmak için daha fazla seçeneği tıklayın. Her sütuna verdiğiniz adları görebileceksiniz ve yerine bunları kullanabileceksiniz.
Adım 6. Postayı kontrol edin
Adres mektup birleştirme, siz yazdırana kadar ana belgeye uyguladığınız alanlarda belirli bilgileri görüntülemez, ancak Office, görüntülenen bilgilerin istediğiniz sütunlarla eşleşip eşleşmediğini denetlemenize ve emin olmanıza olanak tanıyan bir önizleme işlevi sunar. döküman. Lütfen gösterilen siparişten memnun kalana kadar bunları kullanın.
Adım 7. Birleştirmeyi tamamlayın
Adres mektup birleştirme görev bölmesinin son ekranı, her şeyin yolunda olduğunu ve belgenizi yazdırmaya hazır olduğunu size bildirir. Her bir bilgi seti, basılı belge başına görünecek ve program, bilgi setinin olduğu kadar çok kopyasını yazdıracaktır.
Belirli harfleri kendiniz düzenlemek istiyorsanız, bunu önce "harfleri tek tek düzenle"yi tıklayarak bu görev çubuğu ekranından da yapabilirsiniz
Yöntem 3/3: OpenOffice.org'da Adres Mektup Birleştirme
Adım 1. Bir veritabanı oluşturun
Adım 2. Veri alanlarını girin
Artık bilgilerinizi OpenOffice.org'un anlayabileceği bir veritabanına bağladınız ve veritabanını postaları birleştirmek için kullanmak, nereye bakacağınızı bildiğiniz sürece kolaydır.
- Ekle menüsünden alanları seçin, ardından alt menüden diğer…'i seçin. Alternatif olarak, Ctrl+F2 tuşlarına da basabilirsiniz.
- Açılan pencerede Veritabanı sekmesine tıklayın.
-
Pencerenin sağ alt kısmındaki Gözat düğmesine tıklayın ve az önce oluşturduğunuz veritabanı dosyasını bulun.
Bir kez seçildiğinde, veritabanı, pencerenin sağ tarafında veritabanı seçimi başlıklı bir listede görünecektir
- Pencerenin sol tarafındaki türler listesinden adres mektup birleştirme alanlarını seçin.
- Veritabanınızın yanındaki "+" işaretine tıklayın, altında bir çalışma sayfası dosyası görünecektir. "+" düğmesini tıklayın onun yanındave çalışma sayfasını oluşturduğunuzda seçtiğiniz veri sütununun adını görürsünüz.
-
Hangi veri sütununu eklemek istediğinizi seçin ve ardından veri sütununu ana belgeye yerleştirmek için Ekle'ye tıklayın.
- Ekle 'ye tıklamadan önce imleci veri sütununu eklemek istediğiniz yere yerleştirmeyi unutmayın, aksi takdirde onu doğru konuma taşımanız gerekir.
- Tıpkı Office'te olduğu gibi, metin alanları ana belgede alfasayısal karakterler olarak kabul edilir. Boşluk çubuğunu kullanarak taşıyabilir ve Sil tuşuyla silebilirsiniz.
Adım 3. Birleştirmeyi tamamlayın
Her bir veri sütunu yerleşimini kontrol edin. Tamamlandığında, ana belgenizi yazdırın. Adres mektup birleştirme, belgeyle birleştirilen dosyadaki her giriş kümesi için bir kopya yazdırır.
İpuçları
- Kelime işlemci programlarında genellikle ana belgeyi oluşturmak için kullanabileceğiniz şablonlar bulunur.
- Sütunları en belirgin anahtar kelimelere ayırdığınızdan emin olun. Örneğin, isimler için takma adlar (Bay, Bayan, Bayan), ad ve soyadı kullanabilirsiniz. Her sütunda bir tür veri sütunu bulunan ad için üç ayrı sütun kullanın.
