İyi bir mektubun nasıl yazılacağını anlamak, hem iş hem de akademisyenlik ve kişisel ilişkiler alanlarında çeşitli alanlarda uygulanabilecek temel becerilerden biridir. Bildiğiniz gibi, mektuplar bilgi, iyi niyet veya sadece gönderenin mektubun alıcısına olan sevgisini iletmek için kullanılan yaygın bir iletişim yöntemidir. İyi ve doğru bir mektubun nasıl yazılacağını öğrenmek için bu makaleyi okumayı deneyin!
Adım
Yöntem 1/2: Resmi Bir Mektup Yazma
Adım 1. Resmi bir ton mektubu veya resmi bir mektup yazmak için doğru zamanı anlayın
Genel olarak, resmi mektuplar, kişisel ilişkileriniz olan kişiler yerine, iş ortakları veya belirli devlet daireleri gibi yalnızca profesyonel ilişki içinde olduğunuz kişilere yöneliktir.
- Daha sonra resmi mektup Microsoft Word, OpenOffice veya Text Edit gibi kelime işlemci yazılımları kullanılarak yazılabilir ve daha sonra gönderilmeden önce yazdırılabilir. Mektubun hemen alınması gerekiyorsa veya alıcı e-postayı almayı tercih ediyorsa, mektubu e-posta ile göndermenizi öneririz.
- Alıcı, mevcut patronunuz veya iş arkadaşınızsa, daha az katı bir biçim kullanmak isteyebilirsiniz. Genellikle, bu tür mektuplar e-posta yoluyla gönderilebilir ve mektubun başında bir adres bulunmasına gerek yoktur.
Adım 2. Mektubun başına adresinizi ve mektubun yazıldığı tarihi yazın
Özellikle, adınızı ve adresinizi mektubun sol köşesine ekleyin. Resmi bir iş mektubuysa, şirketin adını ve adresini ekleyin veya şirketin antetli kağıdını aynı yere yapıştırın. Bundan sonra mektubun yazılacağı tarihi yazmadan önce iki satır boşluk bırakın.
- Tam tarihi 19 Eylül 2021 gibi doğru biçimde ekleyin. 19-Eylül 2021 veya 19/9/21 gibi daha az resmi bir biçimden kaçınmak en iyisidir.
- E-posta ile gönderilen mektuba tarih eklenmesine gerek yoktur.
Adım 3. Mektubun alıcısının adını ve adresini girin
Mektup e-posta ile gönderilmediyse, iki satırlık bir boşluk bırakın ve alıcının iletişim bilgilerini boş alana ekleyin. Özellikle, bu bilgilerin her birini ayrı bir satırda listeleyin:
- Mektubun alıcısının tam adı ve unvanı
- Varsa kuruluş ve şirket adı
- Mektubun alıcısının tam adresi (gerektiğinde iki veya daha fazla satır ekleyin)
Adım 4. Bir selamlama ekleyin
Bir satırı duraklatın, ardından “Sevgili” gibi bir selamlama ve ardından mektubun alıcısı olarak adınızı ekleyin. Dilerseniz tam adınızı, soyadınızı veya sadece adınızı ekleyebilirsiniz. Gerekirse, kişinin resmi adresini veya unvanını da ekleyin.
- Eğer kişinin sadece ofisteki pozisyonunu biliyorsanız, ancak ismini bilmiyorsanız “Sayın Sağlık Müdürüm:” veya benzeri bir ibare yazmaktan çekinmeyin, ancak genellikle pozisyonu dolduran kişinin adı olabilir. ilk önce deneyebilirsiniz.
- Mektubun alıcısını gerçekten tanımıyorsanız veya konumunu bilmiyorsanız, sadece "Sayın Bay/Bayan:" veya sadece "Sevgili:" yazın. ve mümkünse kaçınılmalıdır.
Adım 5. Mektubunuzu yazın
Resmi mektuplar açık bir amaç beyanı (SOP) ile açılmalıdır. Özellikle kısaltmalardan kaçının ve “İlgileniyor musunuz…” yerine “İlgileniyor musunuz…” gibi resmi sorular kullanın. Ardından, yazım veya dilbilgisi hatası olmadığından emin olmak için başka bir kişinin yardımıyla veya yardımı olmadan mektubun gövdesini yeniden okuyun.
Resmi bir iş mektubu yazıyorsanız, mektubun gövdesinin her zaman kısa ve öz olduğundan emin olun. Bu arada mektup, haber alışverişi amacıyla bir yakınınıza veya yakın bir arkadaşınıza yazılmışsa, lütfen daha rahat ve/veya akıcı bir cümle kullanın. Ancak, mektubunuzun bir sayfayı geçmemesine dikkat etmek iyi bir fikirdir
Adım 6. Bir kapanış selamlaması ekleyin
Mektubu olumlu bir şekilde sonlandırmak ve mektubun alıcısıyla daha derin bir bağlantı kurmak için genellikle bir kapanış selamlaması eklenir. Bu nedenle, son paragrafı yazdıktan sonra, mektubun türüne uygun bir kapanış selamı ekleyin. Resmi bir mektup için, "Saygılarımızla", "Selamlar" veya "İyi şanslar" gibi bir kapanış selamı eklemeye çalışın.
- Resmi olarak yazılan harfler için, kapanış selamlamanız ile tam adınız arasında yaklaşık dört boşluk bırakın. Ardından, mektubu yazdırın ve boş alana mavi veya siyah mürekkeple imzanızı yapıştırın.
- Resmi e-postalarda, kapanış selamlamasının hemen altına tam adınızı ekleyin.
- İsterseniz, özellikle resmi bir mektupta adınızın önüne selamı ekleyebilirsiniz. Örneğin, evli iseniz, lütfen kapanış selamlamasının altına “Bu Amanda Surya” adını ekleyin.
Adım 7. Mektubu katlayın (isteğe bağlı)
Mektup postadaysa, üçe katlamayı deneyin. İşin püf noktası, alt yarıyı harf alanının 2/3'ünü kaplayana kadar ortadan katlamak, ardından üst yarıyı, açık harf alanı kalmayana kadar ortadan katlamaktır. Bu şekilde, mektup boyutu piyasada bulunan çoğu zarfa uyacaktır.
Adım 8. Alıcının adresini zarfın önüne yazın (isteğe bağlı)
Zarfın ortasını bulun, ardından alıcının tam adresini şu şekilde yazın:
- Bay Joko Susilo
- Jl. ABC numarası 123
- Cakarta, 12345
Adım 9. İade posta adresini zarfın arkasına yazın (isteğe bağlı)
Bu yöntemi kullanarak, postane herhangi bir nedenle gönderemedikleri postaları hiçbir ek ücret ödemeden adresinize iade edebilir. Mektubun alıcısının adresini yazarken kullandığınız yöntemi kullanın, ancak tam adınız yerine bir takma ad ekleyin.
Yöntem 2/2: Gayri Resmi Mektuplar Yazma
Adım 1. Mektubun resmi seviyesini belirleyin
Temel olarak, mektubun tonu, mektubun alıcısıyla olan ilişkinizin yakınlık düzeyine bağlı olacaktır. Mektubunuzun formalitesini belirlemek için şu yönergeleri izlemeyi deneyin:
- Mektup uzak bir akrabaya, yaşlı bir akrabaya veya sosyal partnere yönelikse, yarı resmi bir ton kullanmayı deneyin. Kişi size daha önce e-posta gönderdiyse, lütfen onlara e-posta gönderin. Değilse, harfleri manuel olarak yazmak en güvenli seçenektir.
- Mektup yakın bir arkadaşınıza veya akrabanıza gönderilmişse, lütfen manuel olarak yazın veya e-posta ile gönderin.
Adım 2. Mektuba bir selamlama ile başlayın
Kullanılan selamlama, mektubu alan kişiyle aranızdaki yakın ilişkinin yanı sıra mektubun formalite düzeyine de bağlıdır. Göz önünde bulundurabileceğiniz bazı olasılıklar:
- Mektup yarı resmi ise, "Merhaba" gibi bir selamlama kullanmaktan çekinmeyin. Ardından, yaşınız çok uzak değilse alıcının takma adıyla selamlamayı veya alıcı sizden çok daha yaşlıysa alıcının adını "Efendim" veya "Hanımefendi" gibi bir selamlamayla başlayarak izleyin.
- Mektup resmi değilse, "Merhaba" gibi bir selamlama veya "Merhaba" veya "Hey" gibi daha gündelik bir selamlama da kullanabilirsiniz. Alıcının adıyla selamlamayı takip edin.
Adım 3. Mektubun gövdesini yazmaya başlayın
Bir sonraki satıra geçin ve yazmaya başlayın. Mektubun kişisel bir iletişim aracı olması amaçlanıyorsa, alıcının bilgilerini onaylayarak başlamayı deneyin. Örneğin, "Umarım iyisindir" gibi resmi cümleler veya "Nasılsın?" gibi resmi olmayan cümleler kullanabilirsin. sen.
Adım 4. İletilmesi gereken şeyleri listeleyin
Mektubun ana rolü bir iletişim aracı olduğu için, lütfen mektubun alıcısının bilmesi gerektiğini düşündüğünüz şeyleri, örneğin hayatınızda meydana gelen olayların ayrıntıları gibi ekleyin. Örneğin, mektup büyükannenize ise, sadece "Hediye için teşekkürler!" yazmayın. Bunun yerine hediyenin sizin için ne kadar önemli olduğunu gösterin, örneğin “Dün gece arkadaşlarım ve ben büyükannemin gönderdiği oyunu oynadığımız için uyuyamadık. Teşekkürler!" Mektubun konusu ne olursa olsun, asıl odak noktası bilgi paylaşma arzusu olmalıdır.
Dahil edilmemesi gereken bilgileri anlayın. Temel olarak öfke ifadesi veya merhamet dileme girişimi olarak yazılan bir mektup gönderilmemelidir. Zaten böyle bir mektup yazdıysanız, ancak gönderip göndermemekten emin değilseniz, birkaç gün bekletin. Belki, o birkaç gün kararınızı değiştirebilir
Adım 5. Mektubu bitirin
Resmi olmayan bir mektubu bitirmek için, alıcıyla olan ilişkinizin yakınlığını yansıtan bir kapanış selamı kullanın. Mektup bir eşe, arkadaşa veya yakın akrabaya yönelikse, lütfen “Selamlar”, “Selamlar” veya sadece “Sevgili” gibi bir kapanış selamı kullanın. Bu arada, yarı resmi bir mektup için, "Selamlar" veya "Selamlar" gibi sıcak ama yine de oldukça resmi bir kapanış selamı kullanmaktan çekinmeyin.
- “Valediction” terimini hiç duydunuz mu? Aslında, valediction, eski zamanlarda bir mektup kapanış selamlaması olarak yaygın olarak kullanılan İngilizce'de resmi bir ifadedir. Bir arkadaşınıza İngilizce mektup yazıyorsanız ve onu aptal bir tarzda kapatmak istiyorsanız, bu yöntemi kullanmaktan çekinmeyin. Örneğin, adınızla biten, "Her zaman olduğu gibi, adanmış hizmetkarınız olarak kalıyorum" gibi bir veda şeklinde bir kapanış selamı koyun.
- Mektup yazıldıktan sonra bilgi eklemek isterseniz, İngilizce'de Postscript ("yazdıktan sonra") anlamına gelen P. S başlığını kullanın.
Adım 6. Mektubu gönderin
Mektubu bir zarfa koyun, bir pul koyun, alıcının adresini ekleyin ve hemen postaneye gönderin.
İpuçları
- Mektubun gövdesini alıcının ilgisini çekecek bir konuya odaklamaya çalışın.
- Genel olarak, selamları her zaman virgül takip eder. Ancak, resmi harflerde kullanılan noktalama işaretleri genellikle virgül yerine iki nokta üst üstedir.
- Şikayet mektubu yazarken daima kibar bir dil ve sağlam argümanlar kullanın. Bunu yapmak, olumlu bir yanıt alma şansınızı artıracaktır.
- Çok resmi bir mektup yazdırmak istiyorsanız, standart fotokopi kağıdından biraz daha ağır kağıt kullanmanızı öneririz.
- Resmi veya yarı resmi bir e-posta göndermek istiyorsanız, her zaman profesyonel görünen bir e-posta adresi kullanın. "sweetstar189" tarafından gönderilen e-postalar kesinlikle "jeni.sandra" tarafından gönderilen e-postalar kadar ciddiye alınmayacaktır, değil mi?
- Harfleri daima mavi veya siyah tükenmez kalem kullanarak yazın.
- Listelenen adresin doğru olduğundan emin olun.
- Paragrafa her zaman girintili olarak yazılmış veya yazılmış bir cümle ile başlayın.
- Mektubunuzun içeriğini en az iki kez tekrar kontrol edin.
- Mektup elle yazılmışsa, her zaman mürekkebi sızdırmayan bir tükenmez kalem kullandığınızdan emin olun.
