E-posta, modern dünyada en yaygın iletişim biçimlerinden biridir. Kendinizi e-posta yoluyla başkalarına nasıl tanıtacağınızı bilmek, kariyerinizi ve ağınızı geliştirebilir. Kısa ve net bir tanıtım e-postası yazmak, e-postanın okunma ve okuyucunun sizinle etkileşim kurma şansını artıracaktır. E-postanızın diğerlerinden farklı olduğundan emin olmak için daha yaygın hatalardan bazılarından kaçının.
Adım
Yöntem 1/3: E-postayı Güçlü Bir Şekilde Başlatma
Adım 1. E-postanın konusunun net olduğundan emin olun
Alıcıların, e-postayı açmadan önce e-postanın ana hatlarını bilmeleri gerekir. Kısa olduğundan emin olun; çünkü uzun şeyler karmaşıklaşabilir. Tanıtım e-postası için "Giriş - Adınız" yazabilirsiniz.
- Önce konuyu yazdığınızdan emin olun! Sıklıkla yapılan hata, e-posta hakkında yazmayı unutmaktır.
- Mobil cihazlar genellikle konuda yalnızca 25-30 karakter görüntüler, bu nedenle kısa tuttuğunuzdan emin olun.
Adım 2. Bir iş selamı ile açın
"Merhaba" veya "Merhaba" ile başlamayın. Bu şekilde selamlar, ancak kişiyi zaten tanıyorsanız. Doğru iş selamlarıyla başlayın. Alıcının adını kullanmaktan kaçının.
- "Bayan/Efendim/Madam" - Kadın alıcının medeni durumundan emin değilseniz, daha kibar olmak için her zaman Bayan kullanın.
- "İlgili taraflara" - Bu selamlama yalnızca mesajı kimin alacağından emin değilseniz kullanılmalıdır.
Adım 3. Kendinizi tanıtın
İlk cümle kendinizi alıcıya tanıtmalıdır. Bu, adı e-posta mesajının geri kalanıyla ilişkilendirmelerine olanak tanır.
- "Ben mi …"
- Varsa başlık verin. Birden fazla dereceniz varsa, sadece en önemli veya ilgili olanı seçin.
Yöntem 2/3: E-postaları Kısa Tutmak
Adım 1. Alıcının e-posta adresini nasıl alabileceğinizi açıklayın
Alıcılara iletişim bilgilerini nasıl bulduğunuzu söyleyin. Bu, onlara ulaşmak için doğru yolu izlediğinizi göstermeye yardımcı olur.
- "Ofis yöneticiniz bana bu e-posta adresini verdi"
- "Bu e-posta adresini web sitenizde buldum"
- "Şu falanca seni aramam gerektiğini söyledi"
Adım 2. Birbirinizi en son ne zaman gördüğünüz hakkında konuşun (eğer varsa)
Birinin hafızasını uyandırmak daha fazla etkileşim yaratacaktır.
- "Geçen hafta konferansta kısaca konuştuk"
- "Dün telefonda konuştuk"
- "Sunumunuzu gördüm…"
Adım 3. Ortak ilgi alanlarını paylaşın
Bu, alıcılarınızla iletişim kurmanıza yardımcı olur ve iş e-postanızın daha az basit olmasını sağlar. Ortak ilgi alanlarını belirlemek için e-postanın alıcısı hakkında biraz araştırma yapabilirsiniz. Ayrıca Facebook, Twitter ve LinkedIn'e bakın.
- Bu ortak ilgiyi nerede bulduğunuzu belirttiğinizden emin olun, aksi takdirde bir sapık olarak görülebilirsiniz.
- Mümkünse, alanınızdaki bir şey veya paylaşmak istediğiniz ortak bir profesyonel tutku gibi ortak bir ilgi alanıyla ilgili bir işletmeyle ilgili e-postanın içeriğini saklayın.
Adım 4. Bağlanmak istediğiniz nedenleri belirtin
E-postanın özüne ulaşmak için fazla beklemeyin. E-postanızın amacına ulaşmadan önce hiç kimse bir e-postayı birkaç paragraf daha okumaz. Ne istediğinizi ve bu kişiyle neden iletişim kurduğunuzu açık ve net bir şekilde açıklayın. Tavsiye veya başka bir talepte bulunuyorsanız, özellikle bu ilk iletişiminizse, talebin iyi yönetildiğinden emin olun.
- “Daha fazlasını öğrenmekle ilgileniyorum…”
- "Sizinle görüşmek için görüşmek isterim…"
- "Fikrinizi istiyorum…"
Adım 5. E-postanızın tek bir konuya odaklandığından emin olun
Çarpık bir e-posta, alıcının ilgisini kaybetmesine veya e-postayı neden gönderdiğinizi unutmasına neden olur. Tanıtım e-postanızı basit tutun ve alıcıdan yalnızca bir şey isteyin.
Yöntem 3/3: E-postayı Sonlandırma
Adım 1. Alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür edin
Bir e-postanın tamamını okumak biraz ciddiyet gerektirir, bu nedenle alıcıya okumaya zaman ayırdığı için teşekkür ettiğinizden emin olun. Bu basit nezaket, alıcının ruh halini büyük ölçüde iyileştirecek ve yanıt alma şansınızı artıracaktır.
- "Bu e-postayı okumak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederim."
- "Bunu okumak için programınızdan zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz."
Adım 2. Bir harekete geçirici mesaj hazırlayın
Alıcıdan bir e-postayı yanıtlamasını, aramasını, teklifinizi düşünmesini veya onu dahil etmek için başka bir şey yapmasını isteyin. Bağlanmayı artırmanın bir başka yolu da soru sormaktır.
- "Boş zamanın olduğunda beni ara"
- "Bir ara öğle yemeğinde buluşalım"
- "Ne hakkında düşünüyorsun…?"
- "Cevabını bekliyorum"
Adım 3. E-postayı sonlandırın
Profesyonel bir e-postayı sonlandırırken, kısa ve öz bir şekilde teşekkür ettiğinizden emin olun. Basit bir son selamlama e-postayı profesyonel tutacak, ancak yine de minnettarlığınızı ifade edecektir.
- "Saygılarımızla",
- "Teşekkürler",
- "Saygılarımla",
- "Selamlar ve selamlar", "Saygılarımla", "Şerefe!", "Selam selamlar", "Düşündüğünüz için teşekkürler" demekten kaçının.
Adım 4. İmzayı ekleyin
E-posta hizmetinizi bir imza içerecek şekilde yapılandırmadıysanız, e-postayı adınız, unvanınız ve iletişim bilgileriniz ile sonlandırdığınızdan emin olun. Bu bölümü beş telefon numarası, iki e-posta adresi ve üç web sitesiyle boğmayın. Alıcının sizinle yeniden bağlantı kurmanın en iyi yolunu bilmesi için basit tutun. İmzanıza alıntı eklemekten kaçının.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Adım 5. E-postanın yazımını kontrol edin
"Gönder" düğmesini tıklamadan önce, e-postanızı birkaç kez okumak için bir dakikanızı ayırın ve bulduğunuz hataları düzeltin. Bu e-posta muhtemelen alıcıyla ilk iletişiminiz olacak, bu nedenle en iyi izlenimi bıraktığınızdan emin olun. Yazım ve dil bilgisi hataları, e-postalarınızın anında çok daha az profesyonel görünmesine neden olur.
