Çek hesabı etkinliğinin Microsoft Excel'den oluşturulan çek kayıtları kullanılarak kaydedilmesi daha kolaydır. Tüm nakit ödemeleri takip edebilmeniz için giderleri kategorize etmek için çek kayıtları oluşturabilirsiniz. Hesaptaki para bakiyesini öğrenmek için bir formül oluşturabilirsiniz. Kullanışlı olmanın yanı sıra, Excel'de bir çek kaydı oluşturarak Excel'in temellerini de öğrenebilirsiniz.
Adım
Bölüm 1/5: Excel'de Sütun Oluşturma
Adım 1. Excel'i tanıyın
Excel, verileri yönetmek ve formüllerle hesaplamalar yapmak için kullanılan bir elektronik tablo yazılımıdır. Excel elektronik tabloları sütunlara ve satırlara göre düzenlenir.
- Excel'in masaüstü sürümü bir PC veya Mac'e yüklenebilir. Bilgisayarınız, tabletiniz veya telefonunuz için ücretsiz çevrimiçi uygulamalar da vardır. Her sürümün işlevselliği yalnızca biraz farklıdır.
- Excel uzun süredir piyasada ve her yıl her zaman yeni bir sürüm çıkıyor. Her sürümün çalışma şekli sadece biraz farklıdır.
- Excel'de satırlar yataydır ve sayıya göre sıralanır. Sütunlar dikeydir ve harfe göre sıralanmıştır. Satırların ve sütunların birleştiği karelere hücre denir. Hücreler satır ve sütunlara göre adlandırılır. D sütunundaki beşinci satırdaki hücrenin adı D5 (sütun D, satır 5).
- Çalışma sayfası ve çalışma kitabı arasındaki farkı bilin. Çalışma sayfası, bir veya daha fazla elektronik tablo içeren bir Excel dosyasıdır. Her elektronik tablo, çalışma kitabında ayrı sekmelerde bulunur. Çalışma kitaplarında genellikle üç sekme bulunur, ancak gerekirse eklenebilir.
- Basit bir kontrol kaydı oluşturmak için tek bir sekmeyi kullanabilirsiniz.
- Kontrol kaydında bir yük kategorisi işlevi oluşturmak için iki sekmeyi kullanacaksınız.
Adım 2. Boş bir elektronik tablo açın
Bir elektronik tablonun nasıl açılacağı, işletim sistemine ve kullandığınız bilgisayarın türüne bağlıdır.
- Windows 7 altında işletim sistemi çalıştıran bilgisayarlar için masaüstünün sol alt köşesindeki Başlat menüsüne tıklayın. Görüntülenen menüden Programlar 'ı tıklayın. Sonraki görüntülenen menüden Microsoft Office'i ve ardından Microsoft Office Excel'i tıklayın. Bu noktada masaüstünüzde boş bir elektronik tablo belirir.
- Windows 7 veya sonraki sürümlerdeki bilgisayarlar için ekranın sol alt köşesindeki Windows simgesine tıklayın, ardından Excel'i açmak için Microsoft Excel kutucuğuna tıklayın. Solda yeni dosyaları ve sağda yeni belge şablonu seçeneklerini gösteren bir sayfa olacaktır. Yeni bir elektronik tablo açmak için ilk şablon seçeneği olan Boş Çalışma Kitabı'nı tıklayın.
- Mac'te Excel'i açmak için yuvada Excel'i tıklayın. Menü çubuğunda "Dosya" yı tıklayın. "Aç" ı ve ardından "Yeni" yi tıklayın. Yeni bir boş e-tabloya yönlendirileceksiniz.
Adım 3. Sütun etiketleri oluşturun
Genellikle kasanın çek defterinde bulunan etiketi kullanın. Tarih için sütunlar oluşturun, hayır. çek, alacaklı ve açıklama veya not. Ardından borçlar (yani ödemeler veya para çekme işlemleri), krediler (yani mevduatlar) ve vadeli bakiyeler için sütunlar oluşturun.
- B1 hücresine "TARİH" girin (sütun B, satır 1). İşlem tarihi buraya girilir.
- Bir hücreyi sağa, C1 hücresine taşıyın (sütun C, satır 1). "ÖĞE #" yazın. Burada "ATM" veya "depozito" gibi çek numarası veya işlem türü girilir.
- Bir hücre sağa, D1 hücresi (D sütunu, 1. satır) hareket ettirin. "ALICI" yazın. Bu, çek veya alacaklının alıcısının adıdır.
- Bir hücreyi sağa, E1 hücresine taşıyın (sütun E, satır 1). "TANIM" yazın. İşlem ile ilgili detaylar buraya girilir.
- Bir hücre sağa, F1 hücresi (sütun F, satır 1). "BORÇ" yazın. Hesaptan çıkan para (çıkış) buraya kaydedilir.
- Bir hücre sağa, G1 hücresine gidin (sütun G, satır 1). "GİDER KATEGORİ" yazın. Önce burayı boş bırakın. Bu sütun seçenekleri daha sonraki bir adımda oluşturulacaktır.
- Bir hücre sağa, H1 hücresi (H sütunu, 1. satır) hareket ettirin. "KREDİ" yazın. Hesaba giren para (giriş) buraya kaydedilir.
- Bir hücreyi sağa, J1 hücresine taşıyın (sütun J, satır 1). "GELİR KATEGORİ" yazın. Bu sütun seçenekleri de daha sonraki bir adımda oluşturulacaktır.
- Bir hücre sağa hareket ettirin, K1 hücresi (K sütunu, 1. satır). "BALANCE" yazın. Bu, tüm işlemler kaydedildikten sonra hesaptaki tutardır.
Adım 4. Sütun etiketlerini biçimlendirin
Etiket sütununa kalın yazı tipiyle biçimlendirme ekleyin ve kayıt etiketi satırlarına kolay okuma için farklı bir arka plan rengi verin. Önce biçimlendirmek istediğiniz hücre aralığını seçin, ardından bir biçim seçeneği belirleyin.
- Araç çubuğu şeridinin "GİRİŞ" sekmesindeki biçim seçeneklerini arayın. Bu "GİRİŞ" sekmesi, yeni bir çalışma kitabı açtığınızda zaten açıktır.
- B1 (TARİH) hücresini seçin, ardından imleci K1 (BALANCE) hücresine kadar tüm etiketler üzerinde sürükleyin.
- Kalın bir biçim seçmek için araç çubuğunun sol üst köşesinde "B"yi tıklayın.
- Arka plan rengini değiştirmek üzere arka plan renk paletini görüntülemek için boya kovası simgesine tıklayın.
Adım 5. Birden çok sütunu yeniden boyutlandırın
Genellikle sütun boyutu, girdiğiniz verileri depolamak için çok küçüktür. Örneğin, "ALACAK" ve "TANIM" sütunları uzun adlar veya uzun notlar içerebilir. Sütun A yalnızca ayırıcı görevi görür, bu nedenle boyutu çok dardır.
- Tüm sütunu seçmek için sütun başlığına A tıklayın. "HOME" şeridindeki araç çubuğunun sağ üst köşesindeki "FORMAT" düğmesini tıklayın. Açılır menüden "Sütun Genişliği"ne tıklayın, 2 girin ve ardından Tamam'a tıklayın. A sütunu çok dar olacaktır.
- D sütununu genişletin, "ALACAK". Bu sütunu seçmek için D sütunundaki başlık bölümünü tıklayın. Fareyi D ve E sütunlarının sınırının üzerine getirin. İmleç, artı işaretine benzer bir şekle sahip bir yeniden boyutlandırma imlecine dönüşecektir. Bu imleç göründüğünde, sütunu istediğiniz kadar genişletmek için sol tıklayın ve fareyi sağa sürükleyin.
- E sütunu "TANIM" genişletmek için aynı prosedürü tekrarlayın.
Adım 6. Kayıt etiketini ortalayın
İlk satırın tamamını seçin. Sayfanın sol kenarındaki bir numaraya sol tıklayın. "HOME" şeridindeki araç çubuğunun sol üst tarafında, ortaya hizala düğmesini tıklayın. Seçilen hücrelerdeki tüm veriler ortalanacaktır. Her hücredeki sütun etiketleri artık ortalanmıştır.
Bölüm 2/5: Hücreleri Biçimlendirme
Adım 1. Bazı verileri girin
Yapılan biçim değişikliklerini görmek için hücrelere dört satır veri girin. Başlangıç bakiyesiyle başlayın, ardından diğer üç işlemi girin.
- Açılış bakiyesi tarihini B2 hücresine ekleyin, örneğin 9/27/15. D2 hücresindeki "ALACAK" sütununa "Açılış Bakiyesi" yazın. K2 hücresindeki "BALANCE" sütununa, B2 hücresindeki tarihe göre hesabınızdaki para miktarını girin.
- Üç işlem daha ekleyin. Borç işlemlerini (çek ödemeleri veya ATM'den para çekme gibi) ve kredi işlemlerini (para yatırma gibi) birleştirin.
- Hücredeki her sayının tutarsız biçimlendirmesine dikkat edin. Tarih sütunu biçimi "2015/09/27" veya "27-Eylül" olarak değişebilir. Dolar tutarı sütununda yanlış sayıda ondalık basamak görüntülenebilir. Her şey temiz olacak şekilde biçimlendirin.
Adım 2. Tarihi biçimlendirin
Bu sütunun tutarlı tarihler gösterdiğinden emin olun. Excel'de tarihleri biçimlendirmek için birçok seçenek vardır. Hangisini istiyorsan seç.
- B sütunundaki "TARİH" başlığını tıklayın. Tüm sütun seçilecektir.
- Sütuna sağ tıklayın ve Hücreleri Biçimlendir'i seçin. Hücreleri Biçimlendir penceresi görünecektir.
- "Sayılar" sekmesini seçin. "Kategori"de "Tarih"i seçin. İstediğiniz tarih biçimini seçin ve pencerenin sağ alt köşesindeki Tamam'a tıklayın.
- Sütun seçiliyken, araç çubuğunun sol üst köşesindeki "HOME" şeridindeki ortaya hizala simgesini tıklatarak bu hücrelerdeki verileri ortalayın.
Adım 3. "ÖĞE #" sütununu biçimlendirin
Bu sütundaki veriler ortalanmalıdır. Sütun başlığına tıklayarak tüm C sütununu vurgulayın. Ortaya hizalama simgesini tıklayın. Bu sütuna girilen verilere dikkat edin. Yazı ortalanmalıdır.
D ve E, "ALACAK" ve "TANIM" sütunlarının biçimini kontrol edin. Excel genellikle hücreleri, verilerin sola hizalanması için biçimlendirir. Bu biçim bu sütun için uygun olacaktır. Sütun boyutunu iki kez kontrol edin. Artık bu hücrelerde bazı veriler var, bu nedenle sütun genişliğini gerektiği gibi daha geniş veya daha dar yapmak için ayarlayın
Adım 4. Para birimini F, H ve K sütunlarında veya "BORÇ", "KREDİ" ve "İLERİ BAKİYE" sütunlarında biçimlendirin
Para birimi iki basamaklı ondalık sayılar kullanır. Dolar işareti gösterme seçeneği var. Dilerseniz banka numarası da kırmızı yapılabilir.
- F sütununu seçin. F sütununu sağ tıklayın ve Hücreleri Biçimlendir öğesini seçin. Hücreleri Biçimlendir penceresi görünecektir. "Sayı" sekmesinde, "Muhasebe" seçeneğini seçin. "Ondalık basamaklar" seçeneğinde "2"yi seçin. "Sembol" de dolar işaretini seçin.
- H ve K sütunları için yukarıdaki adımları tekrarlayın.
- Borç numarasının kırmızı görünmesini sağlamak için tüm sütunu seçmek üzere F sütunundaki başlığı tıklayın. Sütunu sağ tıklayın ve Hücreleri Biçimlendir öğesini seçin. Hücreleri Biçimlendir penceresi göründüğünde Yazı Tipi sekmesini seçin. Bu sekmede, Renk seçeneğinin yanındaki açılır menüyü tıklayın. Paletten kırmızı renge tıklayın.
Bölüm 3/5: Formül Oluşturma
Adım 1. Mevcut bakiyeyi hesaplamak için bir formül oluşturun
Geçerli bakiyeyi hesaplamak için matematiksel işlem formülünü K sütununa girin. K2 hücresindeki formüle ihtiyacınız yok. Başlangıç bakiyeniz buraya girilir.
- K3 hücresine tıklayın. E-tablonun üst kısmındaki formül çubuğunu tıklayın. Hesaplamayı gerçekleştirmek için formülü yazın. =TOPLA(K2-F3+H3) girin. Bu formül, elektronik tabloya açılış bakiyesini (K2 hücresi), varsa borçları çıkarmasını (F3 hücresi) ve varsa kredileri eklemesini (H3 hücresi) söyler.
- Açılış bakiyesi 200$ ise ve ilk girişiniz 35$'lık bir çekse, F3 hücresine borç olarak 35$ kaydedin. H3 hücresine girdiğiniz formül, ilk bakiyeyi alır ve bakiyeyi 165 $ olacak şekilde borç çıkarır.
Adım 2. Formülü kopyalayın
K3 hücresini seçin. Sağ tıklayın ve Kopyala'yı seçin. K4 ve K5 hücrelerini seçin, ardından sağ tıklayın ve Yapıştır'ı seçin. Şimdi formül bu hücrelere kopyalandı. Şimdi, girilen tüm veri satırları için K sütununda cari bakiye hesaplanmıştır.
Adım 3. Mevcut bakiye sütununu temizlemek için bir koşullu formül oluşturun
Yukarıdaki formülü K6 hücresine kopyalayabilirsiniz. Ancak herhangi bir veri girmediğiniz için K5 hücresindeki mevcut bakiye de K6 hücresinde görünecektir. Bunu temizlemek için, herhangi bir işlem girilmezse hücreyi boşaltacak, ancak varsa bakiyeyi gösterecek bir koşullu formül oluşturun.
K6 hücresine, =EĞER(ESBLANK(B6), "", SUM(K5-F6+H6)) formülünü girin. Bu, Excel'e "TARİH" sütunundaki B6 hücresi boşsa, H6 hücresinin boş olması gerektiğini, ancak B6 hücresi boş değilse bakiyenin hesaplanması gerektiğini söyleyecektir
Adım 4. Formülü Otomatik Doldur ile genişletin
Otomatik Doldur özelliği, bitişik hücrelerin formülünü doldurur, böylece "BALANCE" formülünü tekrar tekrar girmeye gerek kalmaz.
- Etkin hücrede Otomatik Doldurma kolunu arayın. Etkin hücrenin sağ alt köşesindeki küçük koyu dikdörtgene bakın. İnce bir artı gibi görünen bir Otomatik Doldurma imlecine dönüşene kadar fareyle üzerine gelin.
- K6 hücresine tıklayın. Otomatik Doldurma kolunun üzerine gelin ve imleç ince bir artı işaretine dönüşecektir. Otomatik Doldurma kolunu sol tıklayıp basılı tutun. İmleci K100 hücresine sürükleyin (sütun K, satır 100).
- Formül şimdi K sütunundan 100. sıraya kadar olan tüm hücrelere kopyalanmıştır. Her hücredeki satır ve sütun numaraları, formülün doğru şekilde hesaplanabilmesi için otomatik olarak ayarlanır.
Bölüm 4/5: Kategori Ekleme
Adım 1. Bir işlem kategorisi oluşturun
İşlem kategorileri, nakit çıkışlarını ve gelir türlerini izlemek için kullanışlıdır. Kategoriler, emlak vergileri veya hayırsever bağışlar gibi gelir vergileriyle ilgili olabilir. Kategoriler, bir hesabın finansal etkinliğini kolayca görselleştiren grafikler oluşturmak için de kullanılabilir.
Adım 2. "Kategoriler" sekmesini oluşturun
Bu sekme, tüm potansiyel gelir ve gider kayıt çekleri kategorilerini saklamak için kullanılır. "Kategoriler" çalışma kitabındaki sekmelerden birini yeniden adlandırın. Adı vurgulaması için mevcut bir sekme başlığına çift tıklayın. Ad, "Sayfa2" veya "Sayfa3" olarak değişecektir. Sayfa adı vurgulandığında, sekme için "Kategoriler" gibi yeni bir ad yazın.
B4 hücresine "Kategoriler" yazın. Hücreleri kalın olacak şekilde biçimlendirin ve ortalayın
Adım 3. Gelir kategorileri oluşturun
B5 hücresine "*** Gelir ***" yazın. Gelecekte sahip olduğunuz veya yararlanabileceğiniz tüm gelir kategorileri burada yer almaktadır. B6 hücresinden başlayarak tüm gelir kategorilerinizi girin ve aşağıya doğru ilerleyin.
- En yaygın gelir kategorisi "Ücretler"dir (ücretler). Birden fazla iş varsa, farklı ücret kategorilerini ayırın.
- Mali durumunuz diğer gelir kategorileri için belirleyici bir faktördür. Hisseleriniz varsa bir "Temettü" kategorisi oluşturun. Ayrıca varsa nafaka kategorileri oluşturun. "Faiz Geliri", "Hediyeler" ve "Muhtelif" gibi diğer kategoriler.
Adım 4. Yük kategorileri oluşturun
Son gelir kategorisindeki hücreleri temizleyin. Bir hücre aşağı gidin ve ardından "*** Gider ***" yazın. Tüm yük kategorileri bu bölümdedir.
Yük kategorilerinin sayısı, “İpotek”, “Kira”, “Sigorta”, “Araba Ödemesi”, “Benzin”, “Elektrik”, “Telefon” veya “Eğlence” dahil olmak üzere koşullarınıza göre uyarlanır
Adım 5. Kategoriyi içeren hücre aralığına bir ad verin
B5 hücresini seçin, ardından B5 hücresinden tüm gelir ve gider kategorilerini vurgulayın. Formül kutusunun solundaki pencerenin sol üst köşesindeki hücre adı kutusunu arayın. Vurgulanan aralıktaki ilk hücrenin adı "B5" olarak görüntülenecektir. Hücre adı kutusuna tıklayın ve "Kategoriler" yazın. Bu, çek kaydında kullanabileceğiniz hücre aralığının adıdır.
Adım 6. Çek defterindeki gider ve gelir kategorilerini kullanın
Çek kaydını oluşturduğunuz sekmeye geri dönün. Şimdi bir açılır menüye “GİDER KATEGORİ” ve “GİRİŞ KATEGORİ” sütunları eklenecek.
- Kayıt sekmesi kontrolünde G2 hücresini seçin. Bu, "GİDER KATEGORİ" sütunundaki ilk hücredir.
- Araç çubuğunda "VERİ" şeridini seçin. "Veri Doğrulama" düğmesini tıklayın. Açılır menüden "Veri Doğrulama"yı seçin. “Veri Doğrulama” penceresi açılacaktır.
- "Veri Doğrulama" penceresinin "Ayarlar" sekmesinde, "İzin Ver" açılır kutusunu bulun. Aşağı oku tıklayın ve "Liste" yi seçin. "Kaynak" altında "=Kategoriler" girin. Tamam'ı tıklayın.
- G2 hücresinin yanında küçük bir ok belirecektir. Kategorilerin bir listesini görüntülemek için bu oku tıklayın. Satır işlemine karşılık gelen kategoriyi tıklayın.
- Otomatik Doldur'u kullanarak formülü G2 hücresinden G100 hücresine kopyalayın.
- "GELİR KATEGORİ" sütunundaki işlemi tekrarlamak için J2 hücresine gidin.
Bölüm 5/5: Çek Kaydının Korunması
Adım 1. Formül hücrelerini kilitleyin ve elektronik tabloyu koruyun
Çalışma sayfasını korumak, kilitli hücrelerdeki verilerin üzerine yazamayacağınız anlamına gelir, böylece formül hataları nedeniyle gelecekteki bakiye hesaplamalarının yanlış olması konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Ayrıca çek defterinizi diğer kullanıcılardan daha korumalı hale getirmek için bir şifre ekleyebilirsiniz. Parolanın kolay hatırlanabilir olduğundan emin olun veya güvenli bir yere not edin. Parolanızı unutursanız çalışma sayfasına erişilemez.
Adım 2. Hücrenin kilidini açın
Çalışma sayfası korunduğunda, tüm hücreler kilitlenir. Bu nedenle, çalışma sayfası korumalı olsa bile girilecek veri hücrelerinin kilidini açmanız gerekir.
- B2 ila J100 hücrelerini seçin. Bunların tümü, "BALANCE" sütunu olan son sütun K hariç, tüm kontrol kaydı sütunlarının hücreleridir. Çalışma sayfası korumalı olsa bile bu hücrelere yine de veriler girilmelidir.
- Seçilen hücre aralığında sağ tıklayın. Hücreleri Biçimlendir'i seçin.
- Hücreleri Biçimlendir penceresinde Koruma sekmesini seçin. “Kilitli” kutusunun işaretini kaldırın ve ardından Tamam'ı tıklayın.
Adım 3. Çalışma sayfasında Korumayı etkinleştirin
Bu, K sütunundaki ("BALANCE") hücreler de dahil olmak üzere tüm hücrelerin kilitli kalacağı ve böylece üzerine yazılamadıkları anlamına gelir.
- Araç çubuğundaki "İNCELEME" şeridini açın. “Sayfayı Koru” penceresini açmak için “Sayfayı Koru”ya tıklayın.
- Çalışma sayfasını korumak istiyorsanız, şifreyi buraya ekleyin. Değilse, boş bırakın.
- Tamam'ı tıklayın. Çek kayıtları artık korumasız.
Adım 4. Kilitli hücreleri değiştirmek için çalışma sayfasının korumasını kaldırın
Kilitli bir hücrede formülü değiştirmek isterseniz bu işlemi daha sonra tersine çevirebilirsiniz. Araç çubuğundaki "İNCELEME" şeridini açın. "Sayfanın Korumasını Kaldır" penceresi görünene kadar "Sayfanın Korumasını Kaldır"ı tıklayın. Tamam'ı tıklayın.
